Mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord (herhaalde publicatie)

Geldend van 08-04-2016 t/m heden

Intitulé

Mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord (herhaalde publicatie)

Om technische redenen wordt dit besluit dat eerder is vastgesteld op 8 april 2016 en bekendgemaakt in Blad gemeenschappelijke regelingen 2017, 621, opnieuw bekendgemaakt.

Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Limburg-Noord en de voorzitter van de Veiligheidsregio Limburg-Noord, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,

Gelet op:

- afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht,

Overwegende:

- dat het uit praktisch oogpunt en ter bevordering van een vlotte afhandeling van zaken aanbeveling verdient de afhandeling van daarvoor in aanmerking komende zaken te mandateren aan de daarvoor in aanmerking komende functionarissen;

Besluiten:

1. de uitoefening van bevoegdheden, die zijn genoemd in het mandatenschema, zoals opgenomen in bijlage A bij dit besluit, op te dragen aan de algemeen directeur en de daarbij genoemde specifieke bepalingen van toepassing te verklaren;

2. de algemeen directeur verleent mandaten en ondermandaten zonder tussenkomst van het dagelijks bestuur;

3. indien een nieuw mandaat of ondermandaat, volmacht of machtiging wordt verleend of een mandaat, volmacht of machtiging wordt gewijzigd of ingetrokken dit door de algemeen directeur te laten verwerken in het mandatenschema, waarbij de gewijzigde versie de eerdere versie vervangt;

4. ten aanzien van de uitoefening van de verleende mandaten de volgende bepalingen vast te stellen:

Artikel 1. Begripsbepalingen

  • 1. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen

  • 2. Onder mandaatgever wordt verstaan: degene die het mandaat verleend heeft.

  • 3. Onder gemandateerde wordt verstaan: degene die het mandaat gekregen heeft.

  • 4. Onder mandaat dient tevens gelezen te worden volmacht en machtiging.

  • 5. Onder volmacht wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmacht verlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten.

  • 6. Onder volmacht verlener wordt verstaan: degene die de volmacht verleend.

  • 7. Onder volmacht ontvanger wordt verstaan: degene die de volmacht ontvangt.

  • 8. Onder machtiging wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingsverlener) feitelijke handelingen te verrichten.

  • 9. Onder machtiging verlener wordt verstaan: degene die de machtiging verleent.

  • 10. Onder machtiging verkrijger wordt verstaan: degene die de machtiging verkrijgt.

  • 11. Onder ondermandaat wordt verstaan: de opdracht van een gemandateerde aan een medewerker om het betreffende mandaat uit te oefenen.

  • 12. Onder ondertekeningsmandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om door het dagelijks bestuur genomen besluiten namens hem te ondertekenen.

Artikel 2. Overleg met bestuur

Indien bij een namens het dagelijks bestuur te nemen besluit het beleid van het dagelijks bestuur is betrokken, dient vooraf overleg gepleegd te worden met de betrokken portefeuillehouder in de volgende gevallen:

a. bij afwijking van vigerende gedragsregels;

b. indien de uitoefening van de bevoegdheid politieke of andere belangrijke consequenties krijgt of kan krijgen en / of indien precedentwerking is te verwachten;

c. bij mogelijke strijdigheid met het vigerende of voorgenomen beleid;

d. bij negatieve beslissingen tenzij het gaat om routinebeslissingen dan wel beslissingen waarbij de gemandateerde niet de beleidsvrijheid heeft om anders te beslissen;

e. bij te verwachten bezwaar of beroep.

Artikel 3. Overleg met betrokken managers en externen

  • 1. Het management team staat samen voor het bereiken van de doelstellingen van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.

  • 2. Indien bij een te nemen besluit een andere afdeling belang heeft, of de betreffende zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, wordt het voorgenomen besluit voor co-advies voorgelegd aan de manager van die andere afdeling.

  • 3. Bij blijvend afwijkend co-advies van een andere manager dient overleg gepleegd te worden met de algemeen directeur voordat het besluit genomen wordt.

  • 4. Indien een te nemen besluit onmiskenbaar zodanige multidisciplinaire aspecten in zich draagt dat afstemming met andere organisaties noodzakelijk is wordt een besluit niet genomen voordat deze afstemming op adequate wijze heeft plaatsgevonden.

Artikel 4. Uitsluitingen

  • 1. Een mandaat mag niet worden uitgeoefend:

    a. indien niet wordt voldaan aan de algemene voorwaarden die in deze verordening zijn vastgelegd;

    b. indien niet wordt voldaan aan de specifieke voorwaarden die in het als bijlage bij deze verordening behorende mandatenschema zijn vastgelegd;

    c. indien niet wordt voldaan aan de vigerende overlegprocedure;

    d. indien het dagelijks bestuur of de betrokken portefeuillehouder of de voorzitter of de algemeen directeur zulks ten aanzien van een concreet geval kenbaar heeft gemaakt;

    e. er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde bij het te nemen besluit bestaat;

    f. indien overschrijding van budgetafspraken is te verwachten.

  • 2. Een ondermandaat mag niet worden uitgeoefend:

    a. indien de mogelijkheid tot verlenen van het ondermandaat niet in het mandaat geregeld is;

    b. indien wordt afgeweken van vigerende gedragsregels;

    c. indien de uitoefening van de bevoegdheid politieke of andere belangrijke consequenties krijgt of kan krijgen en / of precedentwerking is te verwachten;

    d. bij mogelijke strijdigheid met het vigerende of voorgenomen beleid;

    e. bij negatieve beslissingen, tenzij het gaat om routinebeslissingen dan wel beslissingen waarbij de gemandateerde niet de beleidsvrijheid heeft om anders te beslissen;

    f. indien niet wordt voldaan aan de specifieke voorwaarden die in het als bijlage bij deze verordening behorende mandatenschema met betrekking tot ondermandaat zijn vastgelegd;

    g. indien de algemeen directeur of de gemandateerde zulks te kennen heeft gegeven.

  • 3. Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in dit besluit wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

Artikel 5. Wijze van ondertekenen

  • 1. Bij de uitoefening van een afdoenings- of ondertekeningsmandaat namens het dagelijks bestuur worden uitgaande stukken als volgt ondertekend; "Namens het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Limburg-Noord” gevolgd door de functieaanduiding van de gemandateerde, diens handtekening en naam.

  • 2. Bij de uitoefening van een ondermandaat voor wat betreft de afdoening of de ondertekening worden uitgaande stukken overeenkomstig het bepaalde in het eerste lid ondertekend met dien verstande dat de functieaanduiding, de handtekening en de naam van de ondermandataris in de plaats van de functieaanduiding, de handtekening en de naam van de mandataris worden geplaatst;

  • 3. Voor de wijze van ondertekenen wordt door de algemeen directeur een ondertekening protocol vastgesteld.

Artikel 6. Registratie en verslaglegging van mandaten

De algemeen directeur houdt een register bij van verleende (onder)mandaten en van (onder)mandatarissen.

Artikel 7. Vervanging

In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de plaatsvervangers, die in de vervangingsregeling mandaat Veiligheidsregio Limburg-Noord, die als bijlage B deel uitmaakt van het besluit, zijn aangewezen.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag waarop zij is vastgesteld en vervangt alle eerdere besluiten.

Artikel 9. Aanhalingstitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Limburg-Noord op 8 april 2016.

De secretaris,

De voorzitter,

Toelichting Mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord

Algemeen:

Binnen de Veiligheidsregio Limburg-Noord geldt de mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord en worden concrete mandatenbesluiten genomen.

De regels die in de mandaatverordening liggen opgesloten gelden voor alle concrete mandaten die door het dagelijks bestuur, de voorzitter, de algemeen directeur, alsmede de ondermandaten die op basis daarvan worden verleend. In een concreet mandaatbesluit kan overigens – indien daar in een concreet geval behoefte aan is – wel expliciet worden afgeweken van de regels die in de mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord is opgenomen.

Aan de mandaatverordening zijn twee bijlagen gekoppeld, die expliciet deel uitmaakt van de verordening, het mandatenschema met ondertekeningsprotocol, waarin alle concreet verleende mandaten met bijbehorende informatie zijn opgenomen en de vervangingsregeling Veiligheidsregio Limburg-Noord waarin aanvullend aan de bepalingen in de mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord is geregeld hoe de vervanging bij afwezigheid van gemandateerden is geregeld.

De algemeen directeur heeft de bevoegdheid om de aan hem toegekende bevoegdheden te mandateren en ondermandateren binnen de organisatie zonder tussenkomst van het dagelijks bestuur met inachtneming van de regels die in de mandaatverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord is opgenomen.

Artikel 1: begripsbepalingen

In artikel 1 zijn de begripsbepalingen opgenomen. Hierbij is aansluiting gezocht bij de terminologie uit de Algemene wet bestuursrecht.

Mandaat

Volgens de Algemene wet bestuursrecht betekent mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Awb). Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever (artikel 10:2 Awb).

Mandaat heeft altijd betrekking op publiekrechtelijke rechtshandelingen, bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning of het verlenen van een subsidie. Bij mandaat gaat het dus om bevoegdheidsuitoefening, waarvoor het mandaterende bestuursorgaan verantwoordelijk blijft en waarover het ook zeggenschap blijft behouden. Er vindt dus geen verschuiving van bevoegdheden en verantwoordelijkheden plaats.

Volmacht

Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk Wetboek). Een door de gevolmachtigde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever (artikel 3:66 lid 1 Burgerlijk Wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, bijvoorbeeld het sluiten van een onderhoudsovereenkomst, het aanschaffen van boeken of het kopen van grond.

Machtiging

Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie, het versturen van een ontvangstbevestiging en het bijhouden van de administratie.

Er is bewust voor gekozen om in het vervolg geen onderscheid te maken tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Via een schakelbepaling in de Awb zijn de bepalingen die betrekking hebben op mandaat tevens van toepassing indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht of machtiging verleent. Wanneer in deze verordening of in het register wordt gesproken over mandaat kan het dus zijn dat het in feite een volmacht of machtiging betreft.

Artikel 2 en 3: overleg

Binnen de Veiligheidsregio Limburg-Noord wordt veel belang gehecht aan afstemming zowel binnen de eigen organisatie als met partners. Vandaar dat ervoor is gekozen dis op te nemen in de mandatenverordening.

Artikel 4: uitsluitingen

In dit artikel wordt onder meer weergegeven binnen welke marges een gemandateerde gebruik mag maken van zijn ‘opgedragen’ bevoegdheid, die hij namens de mandaatgever uitoefent. Nadrukkelijk is onder andere vastgelegd dat een mandaat alleen kan worden uitgeoefend binnen de wettelijke kaders en voor de uit te oefenen bevoegdheid relevante kaders die voor de interne organisatie zijn vastgesteld. Dit betekent dus dat indien ten aanzien van de gemandateerde bevoegdheid er regels zijn vastgesteld of vastgelegd, zowel intern als extern, volgens die regels moet worden gehandeld bij het gebruik van (onder)gemandateerde bevoegdheden. Een gemandateerde kan altijd besluiten om geen gebruik te manen van zijn mandaat en de beslissing aan het bestuursorgaan over te laten. Een reden om de beslissing aan het bestuur over te laten is bijvoorbeeld het ontstaan van een situatie waarin het redelijkerwijs te verwachten is dat het bestuur nadrukkelijk op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken.

Artikel 5: wijze van ondertekenen

In dit artikel wordt aangegeven hoe besluiten die zijn afgedaan moeten worden ondertekend. Deze formulering voldoet aan de eisen van de Algemene wet bestuursrecht. Voor de wijze van ondertekenen stelt de algemeen directeur een ondertekening protocol vast. Deze gelden als standaardondertekening voor de veiligheidsregio Limburg-Noord.

Artikel 6: registratie en verslaglegging van mandaten

De algemeen directeur houdt een register bij van verleende (onder)mandaten en van (onder)mandatarissen.

Artikel 7: vervanging

Het nemen van beslissingen en het ondertekenen van besluiten moet ook gewaarborgd zijn bij afwezigheid van gemandateerde functionarissen. Hiervoor dient de plaatsvervangingsregeling van dit artikel te worden aangehouden. De nadere, interne invulling van de vervanging zal verzorgd worden in de vervangingsregeling Veiligheidsregio Limburg-Noord welke als bijlage B is toegevoegd.

Artikel 8: inwerkingtreding

Geeft aan dat de regeling geldt vanaf een bepaalde datum.

Artikel 9: aanhalingstitel

Geeft aan hoe deze regeling genoemd moet worden in formele stukken.

Bijlage A Mandatenschema

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

Bijlage B Vervangingsregeling

afbeelding binnen de regeling