Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen

1.1 Toezicht provincie Noord-Holland

Ook de toezichthouder heeft bij de beoordeling van de financiële positie belangstelling voor het weerstandsvermogen van de gemeente. Bij toezicht vanuit het perspectief van 'duurzaam financieel beleid' is ook het risicomanagement van een gemeente van belang. Hierbij heeft een goed risicomanagement een positief effect op het toekomstig in evenwicht blijven van de begroting. Bij een goed risicomanagement is de kans dat zich financiële problemen voordoen als gevolg van risico's die de gemeente loopt of neemt kleiner.

1.2 Definitie en functie van weerstandsvermogen en risicomanagement

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin de gemeente in staat is middelen vrij te maken om onverwachte niet structurele financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden of dat de gemeente haar taken alleen kan blijven uitvoeren met steun van het Rijk.

Het weerstandsvermogen wordt gedefinieerd als de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico's die de gemeente loopt.

De weerstandscapaciteit vormt het sluitstuk van het risicomanagement en is een graadmeter voor de financiële gezondheid van de gemeente. In algemene zin is risicomanagement het proces waarbij risico's worden opgespoord, hun consequenties worden beoordeeld en de meest effectieve manier wordt bepaald om deze risico's te voorkomen of te minimaliseren. Het gaat het om:

• 1.

  het kennen van de risico's binnen de organisatie

• 2.

  het maken van onderbouwde keuzes om risico's zelf te dragen of af te wentelen

• 3.

  het nemen en naleven van maatregelen in de bedrijfsvoering om risico’s en de kans dat het risico zich voordoet te minimaliseren, rekening houdend met de kosten daarvan

Risicobeheersing is geen nieuw fenomeen voor de gemeente Velsen. De negatieve gevolgen van risico's trachten we van oudsher waar mogelijk te voorkomen óf te beperken in het kader van het voeren van een verantwoorde bedrijfsvoering. Aandacht voor de inventarisering van risico's werd gestimuleerd door de Comptabiliteitsvoorschriften 1995, waarin een verplichte risicoparagraaf werd voorgeschreven. We willen

nu komen tot een structurele inbedding van risicomanagement en risicobewustzijn in de organisatie. Hiervoor zijn met de herijking van de planning & controlcyclus en met de maatregelen ten aanzien van

afwijkingenbeleid en de daaraan gerelateerde, door het college vastgestelde budgethoudersregeling, goede stappen gezet. Voor het sturen op risico's die programmadoelstellingen en reguliere processen kunnen

verstoren, is echter meer nodig. Het is van belang om het risicobewustzijn van de organisatie te verbeteren en hierbij invulling te geven aan de integrale verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers. Dit heeft

raakvlakken met gemeentebrede beleidscontrol waarin kwaliteitsverbetering en beheersing van bedrijfsprocessen centraal staat.

1.3 Weerstandscapaciteit en risico's

De risico’s waar in deze nota op wordt gedoeld zijn risico's die niet op voorhand kwantificeerbaar zijn. Voor risico’s die wel kwantificeerbaar zijn wordt een voorziening getroffen. Niet kwantificeerbare risico’s zijn relevant voor onze financiële positie en worden daarom gerelateerd aan de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit is het sluitstuk van risicomanagement en biedt een laatste financieel vangnet voor risico's.

Functie van weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen dient ertoe om incidentele gaten in de begroting en een eventueel negatief rekeningsresultaat op te vangen. We beperken ons tot incidentele risico's (in één begrotingsjaar) omdat, als een risico tot uiting komt, deze tegenvallers zich voordoen nadat politieke besluitvorming over de begrotingsraming heeft plaatsgevonden. Het tot uiting komen van een dergelijk risico is dan direct van invloed op onze financiële positie en het in stand houden van ons voorzieningenniveau.

De gemeente Velsen kiest ervoor om het weerstandsvermogen te gebruiken als een incidentele buffer voor risico’s.

Meerjarige effecten van structurele tegenvallers kunnen worden betrokken bij de eerstvolgende begrotingsbehandeling en in financiële zin samen met overige ontwikkelingen worden beschouwd. Dit doet ook recht aan de

positie van de gemeenteraad die via de begrotingsbehandeling kan bepalen hoe met meerjarige effecten van structurele tegenvallers dient te worden omgegaan. Hiervoor hoeft het weerstandsvermogen dan ook niet

te worden aangesproken.

Het kennen van risico's

De informatievoorziening vormt de basis van ieder risicomanagement. Het is van belang dat de risico’s die de gemeente Velsen loopt in beeld worden gebracht. De huidige informatievoorziening ten aanzien van risico’s is, naar het oordeel van het college, nog te ongericht. Dit zou er toe kunnen leiden dat losse signalen uit beleidsvelden die in de risicoparagraaf worden gerapporteerd de aandacht bepalen, terwijl andere factoren onderbelicht

blijven. De risicoparagraaf mag niet het karakter van een te vrijblijvende opsomming van risico’s krijgen. Om de risico’s procesmatig beter in beeld te krijgen gebruiken we de huidige rapportages van de planning en controlcyclus. We streven daarbij naar een zo volledig mogelijk en actueel beeld bij de begroting en tussentijdse actualisatie. Dit vraagt om een systematische aanpak, waarbij alle relevante risicovelden worden doorgelicht.

Strategie risicobeheersing

Leidend uitgangspunt voor het aanspreken van de weerstandscapaciteit is dat er geen andere mogelijkheid is om risico's te vermijden, te verminderen of te beheersen. Voordat risico's ten laste van de weerstandscapaciteit kunnen komen dient gekeken te worden of risico's:

• 1.

  kunnen worden weggenomen of gereduceerd door interne maatregelen (zoals het realiseren van een goede administratieve organisatie)

• 2.

  geheel of gedeeltelijk kunnen worden overgedragen aan derden

• 3.

  kunnen worden afgedekt via verzekeringen

• 4.

  met een voorziening kunnen worden afgedekt

Beheersing is een decentrale verantwoordelijkheid

Omgaan met risico's en het nemen en naleven van maatregelen om risico's te beperken en te beheersen is de verantwoordelijkheid van de budgethouder. Elk risico heeft daarmee als regel een probleemeigenaar in de organisatie. Uitgangspunt is dat, wanneer problemen zich voordoen, deze in eerste instantie door de budgethouder zelf worden opgelost. Wanneer de budgethouder de ernst en reikwijdte van de risico's zodanig inschat dat ze niet via de geëigende weg kunnen worden opgelost dan worden de risico's voorgelegd aan het bestuur inclusief een voorstel ten aanzien van de meest gewenste handelwijze.

1.4 Aandachtsgebieden risicomanagement

Hoe groot het weerstandsvermogen - de financiële buffer voor tegenvallers -moet zijn is afhankelijk van de mate waarin er inzicht is in de risico’s die de gemeente loopt en afhankelijk van de beheersmaatregelen die kunnen worden genomen. We onderscheiden de volgende twee aandachtsgebieden van risicomanagement:

• 1.

  het definiëren van het weerstandsvermogen, het vaststellen van de hoogte ervan en de wijze van aanwenden

• 2.

  selectie van relevante risico’s en de kans dat deze zich voordoen. Het gaat hierbij om het identificeren van de risico's die van belang zijn voor onze financiële positie en het beoordelen of de risico's ten laste van het weerstandsvermogen dienen te komen

2.1 Soorten weerstandscapaciteit

We onderscheiden incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De incidentele weerstandscapaciteit is het vermogen om calamiteiten éénmalig op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken. De incidentele weerstandscapaciteit hangt samen met de reservepositie van een gemeente. De structurele weerstandscapaciteit betreft de middelen die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers op te

vallen. Het betreft hier middelen waarbij het enige tijd duurt voordat ze inzetbaar zijn maar waarvan het aanwenden niet ten koste gaat van lopende taken. Gezien de functie van de weerstandscapaciteit, zijnde slagvaardig kunnen reageren op tegenvallers die zich tijdens een begrotingsjaar voordoen, leggen wij het accent op de direct beschikbare weerstandscapaciteit. Er bestaat geen sluitende opsomming van de elementen die dienen te worden meegenomen in het begrip weerstandscapaciteit. Wij vinden dat de volgende twee zaken onderdeel van onze incidentele (direct inzetbare) weerstandcapaciteit zijn:

• 1. Algemene reserve en algemene reserve grondbedrijf

• De

  algemene reserve is in principe bedoeld als buffer voor het opvangen van risico's, waarvan de financiële gevolgen vooraf niet redelijkerwijs zijn in te schatten.

• De

  algemene reserve is dus bron van weerstandscapaciteit. De algemene reserve grondbedrijf is bedoeld voor het opvangen van tegenvallers in de verkoop en

• ontwikkeling

  van gronden en daarmee onderdeel van de weerstandscapaciteit. Omwille van het specifieke karakter van deze reserve dient deze reserve een aparte algemene reserve te blijven.

• 2. Post onvoorzien op de begroting

• De

  post onvoorzien mag worden opgevat als een buffer voor onvoorziene externe tegenvallers. Het dekt uitgaven die voldoen aan de "3-o's": onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar.

• De

  post onvoorzien maakt onderdeel uit van de weerstandscapaciteit omdat het (structureel) in de (meerjaren) begroting is opgenomen en er geen aanvullende maatregelen nodig zijn om het aan te kunnen wenden.

De volgende twee zaken zijn onderdeel van onze structurele weerstandcapaciteit

• 1. Stille reserves

• 2. Onbenutte belastingcapaciteit

bedrag waarmee de belastingen nog maximaal kunnen toenemen volgens de normen van een artikel-12 aanvraag.

2.2 Buiten beschouwing

De volgende posten blijven buiten beschouwing bij de bepaling van de weerstandscapaciteit:

1. Voorzieningen

Een voorziening dient om een vooraf ingeschatte verplichting of verlies af te dekken. Het past dan niet voorzieningen mee te tellen voor de weerstandscapaciteit, waarbij het immers gaat om vrij in te zetten middelen voor onverwachte en niet te kwantificeren risico's. Een voorziening wordt gecreëerd voor:

• a.

  een te verwachten en te kwantificeren financiële verplichting of financieel risico

• b.

  het oormerken van gelden van derden die alleen voor een specifiek doel mogen worden ingezet.

2. Bestemmingsreserves

Dit zijn reserves waar de raad een bestemming aan heeft gegeven. Deze reserves zijn van belang om bepaalde beleidsdoelen te kunnen realiseren. Het aanwenden van deze reserves brengt de uitvoering van taken in gevaar en past daarom niet in het geformuleerde uitgangspunt dat de (incidentele) weerstandcapaciteit moet kunnen worden ingezet om calamiteiten op te vangen zonder dat de voortzetting van taken in gevaar komt.

2.3 Begrotingstechnische gevolgen

Het aanwenden van de incidentele weerstandscapaciteit is niet zonder consequenties voor de begroting. Bij aanwending van de reserves ontstaat een structureel tekort in de exploitatiesfeer vanwege het feit dat reserves eigen vermogen zijn en de bespaarde rente op het eigen vermogen ten gunste komt van de exploitatie. Om meerjarig negatieve effecten op de taakuitvoering te voorkomen zal de rentederving door het gebruik van de reserves moeten worden afgedekt. Tijdens de begrotingsvoorbereiding of -bijstelling kunnen eventuele structurele effecten van aanwending worden meegenomen.

3.1 Risico

Niet ieder risico is relevant of kan ten laste van de weerstandscapaciteit worden gebracht. Het is belangrijk om tot een goede afbakening te komen.

3.2 Definitie

Bij een risico is onzeker hoe groot de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Ook de mate waarin de effecten zich doen voelen is onzeker. Er is natuurlijk wel sprake van voorkennis. Zonder voorkennis kunnen er geen risico’s worden geïdentificeerd. Er is dan sprake van volstrekte onzekerheid. Wanneer echter zowel de kans als het gevolg exact te bepalen zijn, en er volstrekte zekerheid is, kan er niet meer worden gesproken van risico's maar van onontkoombare ontwikkelingen en voldongen feiten. Volstrekte onzekerheid is niet analyseerbaar en volstrekte zekerheid is al rekentechnisch verwerkt in de begrotingscyclus. In het middengebied van risico's onderscheiden we twee soorten risico’s:

1. concrete risico's: dit zijn kwantificeerbare risico's, waarvan we weten dat ze zich met een grote mate van zekerheid zullen voordoen en waarvan het financiële gevolg goed is in te schatten. Als regel dienen deze risico’s

te worden afgedekt met voorzieningen

2. latente risico's: risico's, die we voorzien maar nog onvoldoende hard zijn zowel wat betreft financiële omvang en/of kans op realisatie. Dit zijn de risico’s waarvan, indien ze zich voordoen, het financiële gevolg ten laste

komt van het weerstandsvermogen.

Om risico's goed te kunnen relateren aan het weerstandsvermogen zullen we de risico’s in kwantitatieve grootheden moeten benoemen. Wanneer kwantificering van kans en effect (in bandbreedtes) niet mogelijk is, omdat ons de voorkennis ontbreekt, is er sprake van volstrekte onzekerheid en niet van een risico.

Onder een risico verstaan we de kans op het optreden van een gebeurtenis door interne en/of externe omstandigheden met een bepaald financieel gevolg. Risico’s die relevant zijn voor het weerstandsvermogen, dienen van materiële betekenis te zijn voor het balanstotaal of de financiële positie. Wij rekenen met een ondergrens van € 10.000 als minimale tegenvaller. Risico's waarvan de

financiële tegenvaller lager dan € 10.000 wordt geschat achten we object van reguliere bedrijfsvoering. Deze risico's dienen in principe binnen de productenramingen te worden opgevangen. Risico's boven de € 100.000 moeten uitgebreid worden verantwoord in de paragraaf weerstandsvermogen.

3.3 Risico-informatiesysteem

Op dit moment hebben we geen eenduidige indeling vastgesteld voor de signalering en het monitoren van onze belangrijkste risico's. Wij stellen dan ook voor om een risico-informatiesysteem te introduceren. Hiervoor wordt

een nadere categorisering van belangrijkste strategische risicovelden gemaakt. We sluiten een aantal risico's uit die samenhangen met de reguliere exploitatie en die met een grote mate van zekerheid periodiek terugkeren. Deze reguliere risico's, die overigens meestal vrij goed meetbaar zijn, dienen via onze jaarcyclus te worden ingekaderd in bestaand beleid. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• 1.

  claims van burgers die de gemeente aansprakelijk stellen voor geleden schade.

• 2.

  het risico van schade aan eigendommen, waarbij overigens ook achterstallig onderhoud een rol kan spelen.

Wij kiezen er voor om, waar dat mogelijk is, deze risico’s te verzekeren of via een voorziening af te dekken.

Begrotingstechnische risico's mogen evenmin leiden tot een beroep op de weerstandscapaciteit omdat ze beheersbaar zijn door een goede planning & control. Dat geldt ook voor de niet in geld uit te drukken risico's van bijvoorbeeld vertraging in processen of het niet realiseren van beleidsdoelstellingen. Om deze risico’s te minimaliseren is er permanent aandacht voor de kwaliteit van ramingen, een goede begrotingsdiscipline, zorgvuldig

budgetbeheer en tijdige informatievoorziening. Overigens past het uitwerken van een risico-informatiesysteem niet binnen de reikwijdte van deze nota. Dit is een activiteit die centraal kan worden opgestart en vervolgens decentraal kan worden uitgevoerd.

3.4 Risicoprofiel

Het risicoprofiel is een kwalitatievebeoordeling van geïdentificeerde risico's. Het is daarmee meer dan een kale opsomming van aanwezige risico's binnen onze gemeente. Het geeft informatie over de aanwezigheid en de

aard van risico's. Het risicoprofiel kan worden weergegeven in een schema, waarbij per risicofactor een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en wat het financieel gevolg is. Het vormt dan de basis voor het stellen van prioriteiten ten aanzien van beheersmaatregelen en/of het vaststellen van de hoogte van de weerstandscapaciteit. Op risico's met een geringe kans en een beperkt financieel effect hoeft immers minder actie te worden genomen dan grote risico's met forse financiële impact. Binnen onze gemeente hebben we onze risico's nog niet op deze manier gewaardeerd. We zijn voornemens om in 2008 naar een op dergelijke destructureerde beschrijving van risico's toe te groeien. Wanneer het te introduceren risico-informatiesysteem is gevuld met informatie is het mogelijk om een inschatting te maken van het risicoprofiel van de gemeente Velsen. Tot die tijd moet er gewerkt worden met aannames zoals dat op dit moment ook gebeurd.

3.5 Relatie met niet-financiële rechtmatigheid

Er is een relatie tussen een risico-inventarisatiesysteem en niet financiële rechtmatigheid. De accountant kijkt tijdens zijn controlewerkzaamheden of er binnen de organisatie een systeem van risicobeheersing en

risicoafweging bestaat. De accountant beoordeelt dit interne systeem van risicobeheersing en risicoafweging en neemt deze beoordeling mee in zijn uiteindelijke rechtmatigheidsoordeel.

4.1. Gewenste

weerstandscapaciteit Een adequate weerstandscapaciteit biedt voldoende buffer voor de meest waarschijnlijke tegenvallers. Een te lage buffer is onverstandig maar een te grote buffer is evenmin wenselijk. Een te grote

buffer vertroebelt het beeld van de begroting en gaat ten koste van de ruimte voor nieuw beleid en de voorzieningen binnen de gemeente. De vraag is hoeveel weerstandscapaciteit toereikend is. Wat voldoende is als weerstandscapaciteit is ook gerelateerd aan de gedefinieerde functie namelijk het opvangen van incidentele tegenvallers in een begrotingsjaar.

4.2 Basis voor weerstandsvermogen: het risicoprofiel

Het schatten van de gewenste hoogte van de weerstandsvermogen is niet eenvoudig. De vraag is nu hoe het weerstandsvermogen moet worden bepaald. Er zijn een aantal mogelijkheden.

• 1.

  Vergelijking met andere gemeenten

Het risicoprofiel verschilt per gemeente terwijl ook de gemeenten qua structuur en risicoproblematiek verschillen. Vandaar dat we onszelf niet zondermeer met andere gemeenten kunnen vergelijken.

• 2.

  Vuistregels

In plaats van het vergelijken met andere gemeenten is het totale uitgavenniveau van onze gemeente misschien een betere indicatie voor de benodigde weerstandscapaciteit. De redenatie hierbij is dat hoe hoger het

begrotingstotaal is, hoe groter de risico’s. Als bovengrens kan bijvoorbeeld 20 % en als ondergrens 10% van de totale uitgaven worden genomen. Voordeel is dat deze methode duidelijk aangeeft dat er sprake is van een raming. Nadeel is dat er geen inventarisatie van risico’s hoeft plaats te vinden waardoor er minder inzicht in de risico’s is.

• 3.

  “Berekenen” van het weerstandsvermogen

In plaats van het hanteren van vuistregels kan ook voor een berekening worden gekozen. Als alle risico’s in beeld zijn gebracht en financieel zijn gekwantificeerd kan vervolgens

berekend worden wat de gewenste weerstandscapaciteit is. Daarbij geldt dat de kans verwaarloosbaar is dat risico's allemaal tegelijk en met een maximale omvang zullen optreden. Sommige risico's zullen zich zelfs

nooit voordoen. Afhankelijk van wat wij aan zekerheid acceptabel vinden om de geïnventariseerde risico's af te dekken, varieert de gewenste weerstandscapaciteit. De risico-inventarisatie is daarbij van het grootste

belang. Als bepaalde risico’s niet in beeld zijn gebracht is er geen goede berekening van de benodigde weerstandscapaciteit te maken. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat een berekening soms schijnzekerheid geeft. Zeker als de berekening is gebaseerd op aannames. Wanneer de componenten in de berekening op aannames gebaseerd zijn lijkt deze in eerste aanleg nauwkeurig maar in feite is er sprake van een

subjectieve bepaling van de gewenste minimum en maximum omvang van het weerstandsvermogen. Aangezien de bepaling van het weerstandvermogen samenhangt met het risicoprofiel is het van belang eerst een inventarisatie van de risico’s te maken en vervolgens het weerstandvermogen te bepalen.

4.3 Huidige situatie

Op dit moment wordt binnen de gemeente Velsen de noodzakelijke minimumomvang van de algemene reserve bepaald via de berekeningswijze zoals die is opgenomen in de nota weerstandsvermogen die de

raad op 29 september 2005 heeft vastgesteld.

"De algemene reserve van de gemeente Velsen is de som van de volgende componenten:

• A.

  Tussen de 10 en 20 % van de jaarlast exclusief de loonsom en de kapitaalslasten.

• B.

  10% van de waarde van de borgstellingen

• C.

  1% van de achtervang borgstellingen ( woningcorporaties)

• D.

  5% van het investeringsvolume inclusief grote projecten

• E.

  (100-cijfer)/100)*A voor de kwaliteit van bestuur + organisatie

• F.

  100 % van de balanswaarde van de deelnemingen

• G.

  10 % van de maximale onverzekerbare aansprakelijkheidsrisico’s

Hoewel het weerstandvermogen niet alleen uit de algemene reserve bestaat (zie hoofdstuk 2) wordt een groot deel van het weerstandvermogen natuurlijk wel bepaald door de omvang van de algemene reserve. Wij stellen dan ook voor om bovenstaande bepalingswijze te handhaven. Wel stellen wij op dit moment twee aanpassingen voor. De eerste aanpassing is dat de omvang van het weerstandsvermogen wordt bepaald en niet de omvang

van de algemene reserve. De tweede aanpassing geldt voor onderdeel E. Kwaliteit van bestuur + organisatie. Dit deel van de berekening achten wij niet op zijn plaats bij de bepaling van het weerstandsvermogen. In feite is in de huidige situatie sprake van een “berekening” die ook elementen van het gebruiken van vuistregels in zich heeft. Gezien het feit dat het tijd kost om te komen tot een goede risico-inventarisatie stellen wij voor om de huidige methode, met de genoemde aanpassingen, te blijven gebruiken. Wij zijn mening zijn dat het op deze wijze bepalen van de omvang van het weerstandsvermogen op dit moment voldoende mogelijkheden biedt. Zodra er een goede risico-inventarisatie is zullen wij een nieuw voorstel voor een berekeningsystematiek aan de raad doen. Het heeft daarbij onze voorkeur om het weerstandvermogen te relateren aan geïnventariseerde risico’s.

Het kost echter enige tijd om een goede risico-invertarisatie te doen en om het risicobewustzijn in de organisatie zodanig te verbeteren dat structureel inzicht ontstaat in de (financiële) risico’s die de gemeente Velsen loopt.

5.1 Organisatie

Versterken controlfunctie

Risicomanagement is een zaak van de afdelingsmanagers als onderdeel van het integrale management. Zij hebben de zorg voor het tijdig identificeren en aanpakken van risico's. De effectiviteit van risicomanagement kan worden bevorderd door risicomanagement en kwaliteitsbewaking te ondersteunen vanuit de controlfunctie.

5.2 Beleving ten aanzien van risicomanagement

Vergroting bewustwording

Vergroting van de bewustwording van risico's binnen de ambtelijke organisatie is een noodzakelijke voorwaarde voor het stimuleren van de actiegerichtheid om risico's te beheersen. De wijze waarop actie dient te worden genomen vergt vanzelfsprekend maatwerk per beleidsveld. Hierbij spelen de budgetbeheerders een grote rol.

Kennisbevordering

Het is van belang dat medewerkers in bepaalde posities kennis hebben van datgene wat voor het risicomanagement van belang is. Dit is een bedrijfsvoeringaspect waar de afdelingsmanagers aandacht aan dienen te

besteden. Het is ook belangrijk dat controllers in de mogelijkheden hebben om op het gebied van risicomanagement en de vertaling naar het weerstandsvermogen als adviseur kunnen optreden voor de afdelingsmanager.

5.3 Systeem

Geen decentrale risicobudgetten

Ten aanzien van de plaats van de budgetten kiezen wij er niet voor om risicoreserves per programma of toedeling naar afdelingen te specificeren. Centralisering van reserves en de post onvoorzien maken flexibiliteit in de

toedeling van het weerstandsvermogen mogelijk.

Instrumentarium

Een systematische aanpak van de inventarisatie van risico's is een belangrijke voorwaarde voor actief risicobeheer. Om dit te bevorderen dient een eenvoudig hulpmiddel ontwikkeld te worden voor afdelingsmanagers en budgetbeheerders om risico's te inventariseren, te analyseren en te managen. Hierbij gaat het om het kwantificeren van risico’s en het categoriseren van risicovelden. De uitwerking hiervan kan in een later stadium

plaatsvinden.

5.4 Proces

Besluitvorming

In de paragraaf weerstandsvermogen bij de programmabegroting wordt een beeld gegeven van het weerstandsvermogen. Mede afhankelijk van wijzigingen in risico's of risicoprofiel kan de Raad besluiten over aanvulling of vermindering van de weerstandscapaciteit of tot wijziging van de bandbreedte van de weerstandscapaciteit. In de tussenrapportages zal de Raad worden geïnformeerd over eventuele tegenvallers voor het huidige jaar

en de eventuele invloed op het meerjarenperspectief.

Toelichting door het afdelingshoofd

Van de afdelingsmanager wordt verwacht dat hij beheersmaatregelen treft ten aanzien van alle door hem gesignaleerde risico's. Welke maatregelen passend zijn voor risico's is maatwerk. Voorwaarde is dat de risico's eerst worden beschouwd op de vraag of ze kunnen worden weggenomen of gereduceerd dan wel geheel of gedeeltelijk aan een derde kunnen worden overgedragen. Pas wanneer deze opties niets hebben opgeleverd kan het risico worden opgenomen in het risicoprofiel en in aanmerking komen voor de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit relateren we aan niet te vermijden, latente risico's. Bij de aanmelding van risico's wordt dit door de afdelingsmanager toegelicht. Wanneer risico's in principe wel zijn te beheersen, maar de kosten van beheersmaatregelen zodanig hoog zijn dat ze niet in verhouding staan tot het te lopen risico dan zorgt hij voor een adequate onderbouwing. Deze onderbouwing vormt de basis voor de verslaglegging aan de Raad. Dit wordt meegenomen bij het opstellen van interne richtlijnen voor de managementrapportages.

Verslaglegging

Er wordt op drie manieren over (mutaties in) risico's aan de Raad gerapporteerd:

1. tijdens de begrotingsuitvoering via de tussenrapportage

2. tijdens de begrotingsvoorbereiding in de programmabegroting (de paragraaf weerstandsvermogen)

3. via de jaarrekening

Risico's die in de paragraaf weerstandsvermogen zijn opgenomen zullen we zonodig aan de orde stellen in de tussenrapportages. Het accent ligt daarbij op actualisering van het inzicht. Voor het eerst in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting 2009 zal de ontwikkeling van het risicoprofiel worden toegelicht aan de hand van een gestructureerde inventarisatie van risico's. De paragraaf zal op termijn ook ingaan op de vraag of eerder gesignaleerde risico's zijn toegenomen of afgenomen, niet meer actueel zijn én of nieuwe risico's zijn ontstaan. In principe wordt in deze paragraaf een volledig beeld van de risico's gegeven, tenzij de belangen van de gemeente door de openbaarheid van deze informatie kunnen worden geschaad. Te denken valt aan commercieel gevoelige informatie of financiële indicaties van claims die van invloed kunnen zijn op de uitkomsten van het onderhandelingsproces tussen gemeente en derden. In dergelijke gevallen wordt de Raad vertrouwelijk geïnformeerd.