Regeling van Budgethouders 2016

TOELICHTING OP DE REGELING VAN BUDGETHOUDERS 2016

1.Algemeen

1.1 Aanleiding

Binnen het functiehuis van de gemeente Velsen ‘HR21’ bestaat de functie ‘programma-manager’. Het college heeft met het collegebesluit van 7 juli 2015 besloten om aan de functie programmamanager meerdere bevoegdheden te mandateren. Naar aanleiding van dit besluit en om deze bevoegdheden te kunnen uitvoeren is de Regeling van Budgethouders aangepast en geactualiseerd.

Eerste wijziging R egeling budgethouders 2011 gemeente Velsen

Artikel 2 Toevoeging begripsomschrijving:

‘- Gemeenteraad,

‘- College van burgemeester en wethouders,

‘- Aanpassing begripsomschrijving budgetbeheerder (meer specifiek)

‘- Aanpassing begripsomschrijving ambtenaar (algemene begripsomschrijving),

‘- Toevoeging planning & controlcyclus,

Artikel 3 Aanpassing afdelingsmanagers en aanvulling bij teamleiders ‘voor zover budget toegewezen is.’

Artikel 9 Aanpassing tekst met betrekking rol afdeling Financiën, i.p.v. ‘zorgt voor..’ nu ‘ondersteunt..’

Artikel 10 Toevoegingen:

‘- De budgetbeheerder verricht de administratieve handelingen die nodig zijn om het budget volgens ons vooraf vastgestelde afspraken en richtlijnen te beheren.

‘- De budgetbeheerder is niet bevoegd om te beschikken over het budget.

Tweede wijziging R egeling budgethouders 2011 gemeente Velsen

Artikel 2 De begrippen zijn nu opgenomen in alfabetische volgorde.

Artikel 3 Tekst is aangepast. Toegevoegd is de concerncontroller als budgethouder en er is geregeld hoe vervanging van budgethouder vorm gegeven kan worden.

Artikel 4 Tekst is aangepast. De lijst hoeft niet door het college te worden vastgesteld maar komt voort uit de aanstellings- en vervangingsbesluiten. Gezien de administratieve functie wordt de lijst bijgehouden door de afdeling Financiën.

Regeling van Budgethouders 2016

Artikel 1 De nummers van de artikelen van de Financiële verordening gemeente Velsen zijn geactualiseerd aan de huidige geldende Financiële verordening gemeente Velsen; artikel 17 is gewijzigd in artikel 29 en artikel 20 is gewijzigd in artikel 32.

Artikel 1.3 De gemeenteraad autoriseert niet op programmaniveau maar op autorisatieniveau. Dit is aangepast.

Artikel 2 Bij het begrip ‘Planning & Controlcyclus’ is de Perspectiefnota toegevoegd en is de tenaamstelling van het begrip ‘tussenrapportages’ gewijzigd in ‘bestuursrapportages’.

Artikel 3 In het eerste lid van dit artikel is de uitoefening van het budgethouderschap aangevuld met ‘programmamanagers’. In het tweede lid is vervanging van de budgethouders vastgelegd en in het derde lid wordt geregeld dat de directie de richtlijnen voor de uitvoering van het budgethouderschap vastlegt in een uitvoeringsinstructie.

Artikel 10 In dit artikel wordt nu geregeld dat de budgethouder verplicht is een budget-beheerder(s) aan te wijzen.

1.2 Doelstelling regeling

De voorliggende ‘Regeling van Budgethouders 2016’ beoogt de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen in de gemeentelijke organisatie.

1.3 Autorisatieniveaus

Bij de samenstelling van de Regeling van Budgethouders 2016 is uitgegaan van het volgende principe:

De gemeenteraad autoriseert op autorisatieniveau. Zij geven aan welke maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en maken afspraken met het college van burgemeester en wethouders over de inzet van middelen en met welke producten deze maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Het staat het college van burgemeester en wethouders vrij om binnen de autorisatieniveaus budgettair neutraal budgetten over te hevelen van het ene naar het andere product.

1.4 Structuur

De opzet van de Regeling van Budgethouders 2016 sluit aan bij de huidige organisatie-structuur en gaat uit van korte lijnen. Verder is de regeling zodanig ingericht dat er een ongedeeld budgethouderschap is. Voorts gaat de regeling er vanuit dat er slechts budgethouders en budgetbeheerders bestaan. Een budgethouder is dan een functionaris die verantwoordelijk en ook bevoegd is. De budgethouder wijst budgetbeheerders aan.

Deze uitgangspunten leveren een zeer eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget is er dus altijd maar 1 persoon verantwoordelijk. Dit leidt tot korte lijnen in de organisatie en bevat geen mogelijkheden om zich te kunnen verschuilen als er eens problemen mochten zijn.

Toelichting per artikel

Artikel 2

Ter verduidelijking is een aantal begrippen dat van belang is hier omschreven.

Voor de goede orde melden wij nog dat het begrip product ruim geïnterpreteerd wordt. Het kan zijn: een voorziening, een dienst, een goed of een activiteit. De kern is dat er taakstellende afspraken aan verbonden kunnen worden. Een product omvat zoveel mogelijke kwantitatieve normen voor zowel financiële als niet-financiële prestatie-indicatoren.

Artikel 3

De Regeling van Budgethouders 2016 voorziet in een sterke verankering van het budget-houderschap in de lijn van de organisatie, de leden van het management alsmede een programmamanager kunnen budgethouder worden. De reden hiervoor is de noodzaak tot een zo veel mogelijk ongedeelde verantwoordelijkheid in de organisatie; deze blijft waar deze thuishoort: bij de eindverantwoordelijk leidinggevende.

De basis voor de interne beheersing zijn de aanstellingsbesluiten van de budgethouders.

Om de voortgang in de bedrijfsvoering te garanderen is het noodzakelijk dat de budget-houders kunnen worden vervangen. Hiertoe dient dan wel een vervangingsbesluit te worden genomen. De gemeentesecretaris is bevoegd om dit vervangingsbesluit namens het college van burgemeester en wethouders in mandaat te nemen.

Artikel 4

Het effect van het bijhouden van de lijst van budgethouders is eenvoudig en helder: de lijst is een administratief hulpmiddel ten behoeve van de interne beheersing. Wie op de lijst voorkomt, is budgethouder, wie niet op de lijst voorkomt, is geen budgethouder

De afdeling Financiën voert de administratie van de lijst van budgethouders. De lijst wordt opgesteld aan de hand van de genomen aanstellings- en vervangingsbesluiten. Aan de hand van de lijst van vindt onder meer de controle van facturen plaats.

Artikelen 5 en 6

De integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt achteraf verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikelen 7 en 8

Om een zuiver beeld te hebben en te houden van het beschikbare budget moeten de gegevens in het financiële systeem altijd up to date zijn. De budgethouder is daarbij de primair verantwoordelijke voor de input en het vastleggen van de bedrijfsgegevens. Daartoe zijn te rekenen gegevens over rechten en verplichtingen en gereed melding van prestaties en leveringen.

Artikel 9

De bepaling dat de afdeling Financiën voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat er voor de gehele organisatie slechts één integrale financiële administratie bestaat.

Artikel 10

De budgethouder wijst budgetbeheerders aan maar blijft zelf verantwoordelijk voor het budget. De budgetbeheerder verricht ondersteunende werkzaamheden ten aanzien van het voorbereiden en uitvoeren van beleid, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten.

Artikel 11

Regelt dat het tot het taakgebied van de budgethouder behoort, te komen met voorstellen tot wijzigingen van de begroting via begrotingswijzigingen. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging/aanpassing van beleid ten grondslag. Deze bevoegdheid kan niet aan budgetbeheerders worden gemandateerd, mede omdat het voorstellen tot beleids- en begrotingswijzigingen vaak samenhangen met rapportages, die ook het afleggen van verantwoording als doel hebben. En dat laatste kan alleen de verantwoordelijke doen: de budgethouder.

Artikel 12

Hier wordt aangegeven dat een budgethouder nooit de bevoegdheid heeft, meer te besteden dan maximaal in het budget zit. Tijdig rapporteren is daarom inherent aan deze bepaling.

Ten aanzien van lid 3 geldt de volgende werkwijze. Het investeringskrediet wordt door de raad vastgesteld. Vervolgens besluit het college over de aanwending van het investerings-krediet. Bij het nemen van een collegebesluit in dit kader, is het van belang dat ook expliciet wordt aangegeven in het collegevoorstel wie de budgethouder is die verantwoordelijk is voor de besteding van dat (deel) van het investeringskrediet.

Artikel 13

Het spreekt vanzelf dat budgetten niet mogen worden overschreden en dat er geen basis voor het doen van bestedingen is als er geen budget is. Hier is een basisprincipe van de beheersing van de geldstromen in de organisatie aan de orde. Bovendien is het ongeautoriseerd besteden van middelen in strijd met het budgetrecht van het bestuur; daarom ook moet het college van burgemeester en wethouders toestemming geven in de hier bedoelde gevallen.

Artikel 14

Bij dit punt worden de overhevelingbevoegdheden van de budgethouder geregeld. Deze overhevelingbevoegdheden zijn onderworpen aan beperkingen die direct zijn af te leiden van het budgetrecht van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders. Budgettair neutraal overhevelen betekent niet anders dan dat door het overhevelen er niet meer (of minder) middelen worden ingezet. We onderscheiden 3 soorten wijzigingen van de begroting: beleidswijzigingen, interne en administratieve wijzigingen.

Beleidswijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de gemeenteraad moeten worden geautoriseerd. De gemeenteraad bepaalt aan welke doelen het geld wordt besteed. In de programmabegroting worden per autorisatieniveau budgetten beschikbaar gesteld. Ieder autorisatieniveau bestaat uit een aantal producten. Deze producten dragen alle bij aan de door de gemeenteraad gewenste maatschappelijke effecten van de programma’s. Indien door welke oorzaak dan ook de baten of de lasten van een autorisatieniveau binnen een programma in volume wijzigen is goedkeuring van de gemeenteraad noodzakelijk.

Interne wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door het college van burgemeester en wethouders moeten worden geautoriseerd. Het college van burgemeester en wethouders bepaalt met welke producten de door de gemeenteraad gewenste maatschappelijke effecten van het programma binnen een autorisatieniveau moeten worden bereikt. Hierbij wordt uitgegaan van een bijdrage van ieder product aan het gewenste maatschappelijke effect. Kwaliteit, kwantiteit en in te zetten middelen worden door het college van burgemeester en wethouders geautoriseerd. Indien het noodzakelijk is dat geschoven moet worden met middelen tussen producten binnen een autorisatieniveau is hiervoor de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk.

Administratieve wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de budgethouder moeten worden geautoriseerd. Indien de inzet van middelen binnen een product wordt overgeheveld, is sprake van besteding binnen de met het college van burgemeester en wethouders gemaakte afspraken. De budgethouder kan een dergelijke overheveling zelf door middel van een administratieve wijziging laten verwerken.

Om de organisatie zo soepel mogelijk te laten werken, zijn ruime mogelijkheden tot overheveling van budgetten tussen kostenplaatsen gewenst. Uitgangspunt is immers dat de afgesproken productie wordt gehaald met de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde organisatorische middelen. Het is daarbij niet relevant of het ene of het andere organisatie-onderdeel de middelen inzet en in welke vorm dit gebeurt. Alle lasten worden toegerekend aan de producten. Ook hier geldt dat van iedere mutatie een administratieve begrotings-wijziging moet worden gemaakt, die door de budgethouders geaccordeerd moet worden.

Artikel 15

In bepaalde gevallen komt de mogelijkheid voor dat een budgethouder inkomsten voor de gemeente kan genereren door het verrichten van werken door derden. Hiervoor is altijd vooraf toestemming van het college van burgemeester en wethouders nodig om vast te leggen dat deze werkzaamheden niet ten koste gaan van reguliere werkzaamheden. Daarnaast is het mogelijk in een aantal gevallen subsidies te verwerven.

Alle niet begrote inkomsten vloeien toe aan de algemene middelen; het behoort tot het budgetrecht van de raad hier een bestemming voor te bepalen. Het is de plicht van elke budgethouder de algemene middelen te vergroten waar dat maar mogelijk is.

Artikel 16

Slotbepaling