Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR63848
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR63848/1
Regeling vervallen per 24-01-2014
Archiefverordening
Geldend van 22-02-2002 t/m 23-01-2014 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-1996
Intitulé
ArchiefverordeningVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen, de aanwijzig van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- 1.
de wet: de Archiefwet 1995;
- 2.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- 3.
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- 4.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris;
- 5.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht;
- 6.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- 7.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk 2 De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de Jansstraat 40-42 te Haarlem.
Hoofdstuk 3 De zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke informatie.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze informatie voldoende is gewaarborgd.
het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van informatie bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke informatie redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht voorschriften vast.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk 4 Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en documentaire verzamelingen.
Artikel 11
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoevevan gemeentelijke organen en derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende informatie en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 13
- 1.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit informatie die berust in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van gemeentelijke organen en van derden door of vanwege de archivaris verricht, kunnen aan de verzoeker in rekening gebracht worden volgens een door de gemeenteraad van Haarlem bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
- 2.
burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking wordt gesteld.
Artikel 14
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 5 Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 15
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de informatie, welke niet is overgbracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 16
De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 17
- 1.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk is en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen is opgenomen.
- 2.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatie die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevindt.
Artikel 18
De beheerder doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 19
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan de burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- 1.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- 2.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- 3.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
- 4.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- 5.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 20
De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 21
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt de Archiefverordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 10 oktober 1974, ingetrokken.
Artikel 22
Deze verordening treedt in werking met ingang van 22 februari 2002 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.
Artikel 23
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2002 gemeente Velsen.
Ondertekening
Vastgesteld in de openbare vergadering van 21 februari 2002.
Toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip archiefzorg, dat in de archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk 4 bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen.
Ondanks het feit, dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze cllecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelde wijze.
Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treding (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiËle behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken.
Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften worden opgenomen in een door burgemeester en wethouders vast te stellen nieuw Besluit Informatiebeheer 2002. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening 2002, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt.
Artikel 9, artikel 15, artikel 21
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 12
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 17
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van archiefbescheiden kan de materie veelal met traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algmene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 18
Slechts die sapecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl