GBA privacyreglement 2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

De wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 4 januari 2010;

Basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

Aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

Bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

Verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;

Beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

Ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

Betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;

Afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de wet;

Binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Venlo;

Buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer;

Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

Protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan afnemers en derden;

Telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Dit zijn: Naam, naam (gewezen) echtgenoot/geregistreerde partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum, overlijdensdatum.

Artikel 2 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

• 1.

  De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

  • a.

    gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

  • b.

    gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

  • c.

    informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.

• 2.

  De aangehaakte gegevens worden uitsluitend gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 3 Categorieën van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Venlo.

Artikel 4 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

• 1.

  Naast de gegevens die op grond van de wet en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen ten behoeve van de bevolkingsadministratie, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

• 2.

  Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 5 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

• a.

  Op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

• b.

  Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

Artikel 6 Authentieke gegevens

• 1.

  Met inachtneming van het bepaalde in Hoofdstuk 3 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

• 2.

  De binnengemeentelijke afnemer die bij de vervulling van zijn taak informatie over een ingeschrevene nodig heeft die in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar is in de basisadministratie, gebruikt voor die informatie dat gegeven.

Artikel 7 Toepasselijke regelgeving

• 1.

  De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

• 2.

  Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

Artikel 8 Verstrekkingen uit de bevolkingsadministratie

De beheerder is bevoegd tot nadere invulling te geven aan:

• a.

  (Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

• b.

  (Rechtstreeks) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

• c.

  Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie.

Artikel 9 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Met behulp van het gegevens- en zakenmagazijn worden persoonsgegevens van de diverse gegevensverzamelingen met elkaar in verband gebracht.

Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

• 1.

  Binnengemeentelijke afnemers, die vermeld zijn in bijlage 2, hebben rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie. Zij mogen de vermelde gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen publieke taken.

• 2.

  Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking to beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 11 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Artikel 12 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 13 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

• 1.

  Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel is, ter beoordeling van de beheerder, dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn publieke taken.

• 2.

  Verzoeken voor selecties en steekproeven dienen door binnengemeentelijke afnemer altijd schriftelijk ingediend te worden bij de beheerder;

• 3.

  Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 14 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Telefonisch worden slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden als bedoeld in artikel 98 van de wet en andere gemeenten.

Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden

• 1.

  Aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze verstrekkingen nodig zijn ter behartiging van de belangen waarvoor ze gevraagd worden. Gegevens in de vorm van selecties worden uitsluitend verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke.

• 2.

  Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

• 3.

  Verstrekking vindt uitsluitend plaats voor zover de persoonlijke levenssfeer van de burger niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 16 Voorwaarden voor verstrekking

• 1.

  Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

  • a.

    dient de identiteit van de verzoeker deugdelijk te worden vastgesteld;

  • b.

    dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

  • c.

    dienen ter ondersteuning van het verzoek de door de beheerder aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

• 2.

  Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 17 Verstrekking aangehaakte gegevens

Aangehaakte gegevens worden alleen aan binnengemeentelijke afnemers verstrekt, indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Artikel 18 Terugmeldverplichting

• 1.

  Een binnengemeentelijke afnemer van gegevens uit de bevolkingsadministratie is verplicht, om bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven, hiervan schriftelijk mededeling aan de beheerder.

• 2.

  De beheerder kan binnengemeentelijke afnemers aanwijzen die, bij gerede twijfel over de juistheid van andere dan authentieke gegevens, hiervan schriftelijk mededeling aan de beheerder.

• 3.

  De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan.

Artikel 19 Protocollering

• 1.

  De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

• 2.

  De bijhouding als bedoelt in lid 1 geldt tevens voor de aangehaakte gegevens.

Artikel 20 Beveiliging

• 1.

  De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

• 2.

  De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 21 Slotbepaling

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als: GBA privacyreglement 2011

• 3.

  Met de inwerkingtreding van dit besluit komt het Privacyreglement GBA vastgesteld door het college van B&W d.d. 16 maart 2004 te vervallen.