Strategisch inkoopkader 2013

a. Doelmatigheid

De gemeente Venlo bevordert doelmatig aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt en effectief mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. Hierbij wordt gekeken naar het beheersen en verlagen van de totale kosten voor de gemeente (Total cost of ownership), waarbij een optimale prijs-kwaliteit verhouding wordt bereikt binnen door de gemeente vastgestelde voorwaarden. Met de vaststelling van de begroting 2013-2016 geldt er op het terrein van Bedrijfsvoering (waaronder inkoop) een aanzienlijke financiële taakstelling die de doelmatigheidsdoelstelling benadrukt.

b. Rechtmatigheid

De gemeente Venlo streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico’s op schadeclaims door (Europese) aanbestedingen rechtmatig uit te voeren.

Uitgangspunt voor inkopen is rechtmatig handelen, wat wil zeggen overeenkomstig het wettelijk kader (zie hierna). De gemeente Venlo is verplicht tot naleving van de nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt voor alle inkopen van leveringen, diensten en werken. Een belangrijk doel van deze wetgeving is het stimuleren van de vrije markt en eerlijke concurrentie.

Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring waardoor een aantoonbare verantwoording van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures essentieel is. Het strategisch inkoopkader draagt hier nadrukkelijk aan bij.

Op inkopen binnen de gemeente Venlo is het volgende wettelijk kader van toepassing.

• Gemeenschapsrecht:
  • -

    Het EG-verdrag met daarin de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging die in aanbestedingstermen worden vertaald doordat bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de Europese drempel) transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen.

  • -

    De Europese Richtlijnen, vooral de Europese Richtlijn betreffende de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (2004/18/EG)

• Nederlandse

  wetgeving:

  • -

    In het bijzonder de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB);

  • -

    De Gids Proportionaliteit, die in het Aanbestedingsbesluit als verplicht richtsnoer is aangewezen;

  • -

    Het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012), het reglement voor het aanbesteden van opdrachten voor werken en aan werken gerelateerde leveringen en diensten dat in het Aanbestedingsbesluit als verplicht richtsnoer is aangewezen;

  • -

    Richtsnoer Leveringen en diensten (nog niet vastgesteld);

  • -

    De Gemeentewet, op basis waarvan de gemeentelijke administratie wordt gecontroleerd en waarin de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld (zie ook het gemeentelijke mandaatbesluit en budgethoudersregeling);

  • -

    De wet BIBOB die de integriteitsbeoordeling van leveranciers bevordert

  • -

    De Algemene wet bestuursrecht (algemene beginselen van behoorlijk bestuur)

  • -

    Het Burgerlijk Wetboek (precontractuele goede trouw; redelijkheid en billijkheid)

c. Integriteit

Bij het verstrekken van opdrachten handelt de gemeente Venlo als een professionele opdrachtgever integer, wat wil zeggen dat alle inkopen op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze worden uitgevoerd. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben.

De integriteitsdoelstelling houdt daarnaast ook in dat de gemeente Venlo uitsluitend opdrachten wil verlenen aan integere leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt de leverancier uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden hierop getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet en de wet Bevordering Integriteitsbeoordeling door het Openbaar Bestuur (BIBOB), hiertoe kan een Gedragsverklaring aanbestedingen gevraagd worden dan wel een toetsing door het bureau BIBOB plaatsvinden.

d. Duurzaamheid

Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, opdat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten betreft het thema’s als kinderarbeid en mensenrechten.

De laatste jaren is er veel aandacht voor duurzaam inkopen en het stimuleren van innovatie. De gemeente heeft hierin een voorbeeldfunctie richting inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven en streeft er naar om in 2015 alle inkopen en aanbestedingen (100%) duurzaam in te kopen door het toepassen van de duurzaamheidscriteria van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en specifiek voor de gemeente Venlo het integreren van C2C-benadering binnen haar inkoop.

Volgens de Strategische visie Venlo 2030 en in het bijzonder het programma innovatieve en excellente stad wil de gemeente excelleren in duurzaamheid en daarin wat betreft innovatie voorop lopen. Onze gemeentelijke inkopen bieden de kans om ook als organisatie daadwerkelijk mee te werken aan het realiseren van de ambities deze visie alsmede ook om onze voorbeeldfunctie op dit gebied te vervullen. Bijkomend voordeel is dat door het stimuleren van innovatie bij onze leveranciers ook wordt gewerkt aan het verhogen van het opleidingsniveau van onze bevolking alsmede ook het aandeel mensen uit de creatieve klasse doet bevorderen.

e. Social Return/ compliance contract

De gemeente Venlo koppelt haar sociale doelstellingen aan het besteden van middelen voor allerlei diensten, werken en leveringen met als doel opleidingsmogelijkheden, werk en stageplekken te creëren voor mensen die nu langs de kant staan. Sociaal ondernemerschap wordt gestimuleerd door met voorrang producten en diensten van sociale ondernemers in te kopen. Social return moet daar waar mogelijk worden toegepast bij alle Europese aanbestedingen en mag worden toegepast bij alle overige aanbestedingen.

Bij de uitwerking van het strategisch inkoopkader (zie hierna) wordt nadere invulling gegeven aan social return, hierbij kan gedacht worden aan:

• -

  een percentage van de aanneemsom wordt aangewend voor het inzetten van werkzoekenden of stagiaires; of

• -

  in het bestek wordt een sociale paragraaf opgenomen die de opdrachtnemer zelf kan invullen. Deze sociale paragraaf moet ruimte bieden aan innovatie en creativiteit om zo de beste vorm van samenwerking te vinden tussen de gemeente en bedrijven en ook tussen bedrijven en organisaties.

Uit het bovenstaande blijkt dat ook de doelstelling social return kan bijdragen aan het realiseren van de strategische visie, want ook deze doelstelling beoogt kennisontwikkeling en innovatie. Ook bij social return geldt dat de gemeente een voorbeeldfunctie heeft.

In het verlengde van social return ligt de gemeente als sociale ondernemer. Vanuit haar eigen taakstelling beoogt zij ook zelf om opleidingsmogelijkheden, werk- en stageplekken te creëren voor mensen die nu aan de kant staan. Onder meer wordt dit gedaan door bepaalde werkzaamheden als gemeente zelf te doen en derhalve niet uit te besteden (lees: in te kopen). Hiervoor maakt de gemeente met name gebruik van de regionale sociale werkvoorziening, de WAA.

f. Midden- en Kleinbedrijf (MKB) vriendelijk aanbesteden

Als lokale overheid achten wij het wenselijk een bepaling op te nemen omtrent het waar mogelijk stimuleren van deelname aan aanbestedingen door het midden en kleinbedrijf (MKB) ten behoeve van de lokale en regionale werkgelegenheid. Gelet op de strategische visie en het programma innovatieve en excellente stad willen we door middel van inkoop het MKB ook aanmoedigen om haar innovatiekracht te vergroten.

De grondbeginselen van de aanbestedingsregelgeving zijn gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Dit betekent dat de gemeente evenwel geen enkel bedrijf, dus ook geen MKB/ lokale of regionale ondernemer, mag voortrekken bij gunning van opdrachten. Noch mag de overheid onnodige drempels opwerpen voor het inschrijven op aanbestedingen. Hoe kan de gemeente dan er voor zorgen dat ook het MKB kan meedingen naar opdrachten?

Bijvoorbeeld door:

• -

  Geen disproportionele eisen te stellen aan ondernemers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

• -

  Transactiekosten van aanbestedingen voor inschrijvers zo laag mogelijk te maken. Het voortzetten en aanmoedigen van het vragen naar een eigen verklaring inzake financiële gegoedheid in plaats van het vragen naar diverse bedrijfseconomische ratio’s en een bankgarantie, daar waar dat passend is.

• -

  Door bij grote opdrachten gebruik te maken van de zogenaamde percelenregeling (artikel 2.18 Aanbestedingswet).¹

• -

  Het niet onnodig samenvoegen van opdrachten en indien opdrachten worden samengevoegd, gebruik te maken van percelen.

• -

  In afwijking van het kader onder II te kiezen voor een lichtere aanbestedingsprocedure.

Daarentegen acht de gemeente Venlo het onwenselijk, dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente Venlo, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële klanten/ opdrachtgevers aan te trekken.

Afwijken en uitzonderingen

Afwijken van de aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het in een enkel specifiek geval mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die volgen uit de Aanbestedingswet. Deze uitzonderingen gelden ook onder de Europese drempel.

Afwijken van de aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is verder enkel toegestaan in uitzonderlijke omstandigheden, waarbij tevens geldt dat de mate waarin de andere doelstellingen uit het Strategisch inkoopkader worden gediend met de afwijking, deze kan rechtvaardigen.

Afwijken van de minimaal voorgeschreven aanbestedingsprocedure onder de Europese drempel, dan wel het toepassen van een uitzonderingsgrond in de Aanbestedingswet bij aanbestedingsprocedures boven en onder de Europese drempel, mag alleen met voorafgaande toestemming van het college. In het kader van integraal management is een advies van inkoop aan de orde.

Tactisch beleid

Om op een eenvoudige wijze een goede balans te vinden tussen de genoemde doelstellingen wordt voor de praktijk een “Handboek inkoop en contractmanagement” opgesteld en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Hierin wordt een nadere uitwerking gegeven van het strategisch inkoopkader.

Overgangsbepaling

1.1 Op inkoopprocedures die gestart zijn voor de inwerkingtreding van dit Strategisch inkoopkader zijn de bepalingen van het ‘Strategisch inkoopkader 2011’ van toepassing.

Inwerkingtreding

Bovenstaand Strategisch inkoopkader 2013 treedt in werking op 1 juli 2013.

Met ingang van laatstgenoemde datum wordt het ‘Strategisch inkoopkader 2011’ ingetrokken.