Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie 2014

Artikel 1 Begripsbepalingen

Rekenkamercommissie:

de commissie van de gemeente Venlo die belast is met de rekenkamerfunctie zoals bedoeld in artikel 81oa van de Gemeentewet.

Doeltreffendheid of effectiviteit:

de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

Doelmatigheid of efficiency:

het streven om met een zo gunstig mogelijke inzet van de beschikbare productiemiddelen het gewenste resultaat te bereiken.

Rechtmatigheid:

de mate waarin de handelingen van een organisatie in overeenstemming zijn met de gemeentelijke begroting en van toepassing zijnde wetten, verordeningen en regels.

Extern lid/ leden:

lid/ leden van de rekenkamercommissie niet zijnde raadslid.

College:

college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo

Raad:

de gemeenteraad van de gemeente Venlo

Onderzoeksrapport :

is een rapport van een door de rekenkamer uitgevoerd onderzoek, en bevat drie onderdelen: 1- een nota van bevindingen, 2- conclusies, en 3- aanbevelingen.

Artikel 2 Rekenkamercommissie

• 1

  Er is een commissie voor de rekenkamerfunctie die wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

• 2

  De rekenkamercommissie bestaat uit zes leden.

• 3

  De rekenkamercommissie heeft tot taak het onderzoeken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het college gevoerde beleid en beheer.

• 4

  De rekenkamercommissie adviseert op basis van haar onderzoek de raad bij zijn kaderstellende en controlerende taak.

Artikel 3 Benoeming leden

• 1

  De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie.

• 2

  De raad benoemt drie leden uit zijn midden, alsmede drie externe leden.

• 3

  De raad benoemt de raadsleden voor de duur van de zittingsperiode van de raad dan wel de resterende zittingsduur van de raad. De externe leden worden op voordracht van de rekenkamercommissie benoemd door de raad voor een periode van 36 maanden met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens 36 maanden.

• 4

  De rekenkamercommissie benoemt een voorzitter uit de externe leden. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Tevens stuurt de voorzitter de ambtelijk secretaris aan. De voorzitter heeft stemrecht in de rekenkamercommissie.

• 5

  De rekenkamercommissie kiest uit haar midden een vice-voorzitter (ter vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid).

• 6

  De raad benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend lid, dat in de plaats kan treden van een raadslid dat verhinderd is.

• 7

  Het plaatsvervangende lid is te allen tijde bevoegd deel te nemen aan de beraadslagingen van de rekenkamercommissie. Het plaatsvervangende lid heeft dezelfde rechten en plichten als de leden indien hij/zij in de plaats treedt van een lid dat verhinderd is.

• 8

  De leden van de rekenkamercommissie vervullen overigens geen betrekkingen die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van hun ambt of handhaving van hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin. Externe leden zijn geen lid van of gelieerd aan een bestuursorgaan van de gemeente Venlo. De betrekkingen, die de leden buiten hun lidmaatschap vervullen, worden openbaar gemaakt.

• 9

  Voor ieder onderzoek kan voor de duur van dit onderzoek, op aanbeveling van de rekenkamercommissie, één raadslid op het terrein van dat onderzoek worden benoemd door de raad als ad hoc lid van de rekenkamercommissie.

Artikel 4 Eed

• 1

  Alvorens de functie te kunnen uitoefenen, leggen de externe leden van de rekenkamercommissie in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)”.

• 2

  Artikel 15, eerste lid van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op externe leden.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit

• 1

  De raad ontslaat de leden en plaatsvervangende leden, of stelt hen op non-activiteit.

• 2

  Het lidmaatschap van een lid eindigt:

  • a.

    op eigen verzoek;

  • b.

    indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c.

    indien de raad besluit dat het lid ingevolge artikel 3 lid 8 niet langer geschikte is de functie van de rekenkamercommissie te vervullen.  

Artikel 6 Vergoeding externe leden

1 De externe leden ontvangen een door de raad vastgestelde vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie.

2 De externe voorzitter ontvangt naast de vergoeding genoemd in het 1e lid een door de raad vastgestelde vaste onkostenvergoeding per maand.

3 De vergoedingen genoemd in lid 1 en lid 2 komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie.

Artikel 7 Secretariaat

1 De raad benoemt, op voordracht van de rekenkamercommissie, een ambtelijk secretaris.

2 De ambtelijk secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitoefening van haar taken terzijde.

3 De ambtelijk secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

4 De ambtelijk secretaris wordt bij zijn inhoudelijke werkzaamheden aangestuurd door de voorzitter van de rekenkamercommissie; onderdeel van de werkzaamheden van de ambtelijk secretaris vormen de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

5 Op de ambtelijk secretaris zijn de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo (AGV) van toepassing.

6 De ambtelijk secretaris wordt om organisatorisch-technische redenen ondergebracht bij de raadsgriffie.

Artikel 8 Onderwerpselectie

• 1

  De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2

  De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad gestuurd.

• 3

  De rekenkamercommissie verzoekt periodiek de raad en de inwoners van de gemeente Venlo onderwerpen voor onderzoek aan te dragen. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks, mede aan de hand van de aangedragen onderwerpen, een onderzoeksplan vast en brengt dit ter kennis van de raad.

• 4

  De raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij dat naar behoren.

Artikel 9 Werkwijze en bevoegdheden

• 1

  De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 2

  De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 3

  De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 4

  De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het college en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het college en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken.

• 5

  Indien de werkwijze van de rekenkamercommissie, het college en/ of de ambtenaren leidt tot problemen of complicaties dan worden deze zo spoedig mogelijk bespreekbaar gemaakt door de burgemeester of gemeentesecretaris bij de voorzitter of secretaris en visa versa. Mocht dit niet leiden tot een oplossing dan wordt de situatie voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg.

• 6

  Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is lid 4 van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde, dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert.

• 7

  Het college verstrekt aan de rekenkamercommissie de planning en de resultaten van onder haar verantwoordelijkheid uitgevoerde doelmatigheids-, doeltreffendheid- en rechtmatigheidonderzoeken.

• 8

  De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet verstrekt desgevraagd aan de rekenkamercommissie controleprogramma’s en licht haar volledig in omtrent de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de rekenkamercommissie aan te geven wijze.

• 9

  De rekenkamercommissie stelt voorafgaand aan het uitbrengen van haar onderzoeksrapport een nota van bevindingen op die aan de gemeentesecretaris voor een technische feitencheck wordt voorgelegd. De rekenkamercommissie stelt de gemeentesecretaris in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die uitgaat van maximaal twee werkweken, zienswijzen op de nota van bevindingen aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. De nadere uitwerking hiervan wordt geregeld in het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie.

• 10

  De gemeentesecretaris zorgt dat de (intern en extern) betrokkenen (zijnde in ieder geval degenen waarvan de taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest) het conceptonderzoeksrapport ontvangen en binnen de door de gemeentesecretaris gestelde termijn de zienswijzen kunnen indienen. De gebundelde zienswijzen worden vervolgens tijdig door de gemeentesecretaris aan de secretaris van de rekenkamercommissie verstrekt.

• 11

  Na verwerking van de technische feitencheck en vaststelling door de rekenkamercommissie wordt het onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen Aan de raad aangeboden. Deze aanbieding gebeurt onder embargo tot de Beeldvormende raadsvergadering minimaal één week voor de Beeldvormende raadsvergadering, onder gelijktijdige toezending van een afschrift aan het college, gemeentesecretaris en externe betrokkenen.

• 12

  De rekenkamercommissie presenteert haar onderzoek tijdens de Beeldvormende raadsvergadering. In de Oordeelsvormende raadsvergadering ( in de regel 1 week later) kan het college in ieder gevalhaar reactie op het onderzoeksrapport geven.

• 13

  Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit jaarverslag wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad en aan het college.

Artikel 10 Budget

• 1

  De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar door de raad beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2

  Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  • a

    de vergoedingen aan de externe leden;

  • b

    externe deskundigen die door de rekenkamercommissie worden ingeschakeld;

  • c

    de eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3

  De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Zij verantwoordt de besteding van de middelen in haar jaarverslag.

Artikel 11 Reglement van orde en Onderzoeksprotocol

• 1

  De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad.

• 2

  De rekenkamercommissie stelt binnen de kaders van deze verordening een onderzoeksprotocol vast

Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de rekenkamercommissie.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1

  Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2014.

• 2

  Op dat tijdstip worden ingetrokken: de Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie, vastgesteld door de raad van Venlo d.d. 1 januari 2010;

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie 2014”.