Reglement op de auditcommissie gemeente Venlo 2010

Geldend van 01-01-2010 t/m heden

Intitulé

Reglement op de auditcommissie gemeente Venlo 2010

De raad van de gemeente Venlo;

gezien het voorstel van het projectcollege van 19 mei 2009;

gehoord de herindelingscommissie van 24 juni 2009;

gelet op artikel 4, 3e lid van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Venlo ex artikel 213 Gemeentewet;

mede gelet op de Wet samenvoeging gemeenten Arcen en Velden en Venlo;

besluit

vast te stellen het navolgende Reglement op de auditcommissie gemeente Venlo 2010;

Artikel 1

  • 1.

    De auditcommissie is:

    • -

      communicatieplatform tussen raad en accountant;

    • -

      afstemmings- en coördinerend orgaan voor de controleactiviteiten van de raad (met name voor wat betreft rekenkamer, rekeningencommissie, onderzoeken artikel 213a en artikel 155a).

  • 2.

    Hierin zijn de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigd, een ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft.

  • 3.

    De auditcommissie is geen commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet.

Artikel 2

  • 1.

    Conform de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Venlo kent de auditcommissie de volgende leden:

    • -

      drie vertegenwoordigers uit de raad;

    • -

      een vertegenwoordiger van de raadsgriffie;

    • -

      de portefeuillehouder Financiën;

    • -

      de concerncontroller;

    • -

      het hoofd afdeling Beleidsplanning en Concernfinanciën.

  • 2.

    Benoeming van leden vindt plaats door het fractievoorzittersoverleg.

  • 3.

    De auditcommissie kan in bijzondere gevallen het fractievoorzittersoverleg verzoeken om plaatsvervangende leden te benoemen.

  • 4.

    De secretaris van de rekenkamer is als toehoorder aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie.

  • 5.

    De auditcommissie kan de accountant uitnodigen om aanwezig te zijn bij een vergadering, al dan niet om toelichting te verschaffen.

  • 6.

    Stemgerechtigd zijn de vertegenwoordigers uit de raad, die in voorkomende gevallen bij meerderheid besluiten.

Artikel 3

De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter, zijnde een raadslid.

Artikel 4

  • 1.

    De griffie is verantwoordelijk voor het secretariaat van de auditcommissie.

  • 2.

    De griffie draagt in samenwerking met de afdeling Beleidsplanning en Concernfinanciën zorg voor de verdere ambtelijke ondersteuning.

Artikel 5

  • 1.

    De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadslidmaatschap.

  • 2.

    In tussentijds ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6

  • 1.

    De auditcommissie draagt zorg voor de afstemming van de activiteiten van raad en college op het gebied van controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

  • 2.

    De auditcommissie is belast met de assistentie van de raad bij het toezicht houden op:

    • -

      de betrouwbaarheid en de relevantie van de financiële verslaglegging;

    • -

      (de effectiviteit van) de beheersing van risico’s binnen de gemeente;

    • -

      het functioneren van de externe accountant;

    • -

      de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften.

  • 3.

    Tot het pakket van de auditcommissie worden de volgende voorbereidingstaken gerekend:

Artikel 7

  • 1.

    De auditcommissie vergadert voorafgaand aan de controle van de programmarekening door de accountant, na afloop van de interim-controle en na afloop van de controle van de programmarekening door de accountant en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee leden van de auditcommissie, met opgaaf van redenen, dit nodig achten.

  • 2.

    De agenda komt tot stand onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, in samenspraak met de griffier.

  • 3.

    Agenda en vergaderstukken worden zeven dagen vóór de vergadering aan de leden toegestuurd.

Artikel 8

  • 1.

    De vergaderingen van de auditcommissie vinden achter gesloten deuren plaats.

  • 2.

    De auditcommissie kan op grond van een belang, als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de auditcommissie worden overgelegd geheimhouding opleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

  • 3.

    Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

  • 4.

    De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie haar opheft.

  • 5.

    De onder het 2e lid bedoelde geheimhouding kan ook worden opgelegd door de voorzitter van de auditcommissie, ten aanzien van stukken die aan de auditcommissie worden overgelegd. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

  • 6.

    De onder het 3e lid bedoelde geheimhouding wordt in acht genomen totdat degene die de verplichting heeft opgelegd, dan wel bij meerderheid van stemmen de auditcommissie, haar opheft.

  • 7.

    Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad of het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad of het college haar opheft.

Artikel 9

  • 1.

    Van het besprokene ter vergadering wordt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, een besluiten- en afsprakenlijst opgesteld. Het concept wordt aan de leden van de auditcommissie gestuurd met het verzoek om binnen 2 weken te reageren. Reacties worden indien mogelijk verwerkt. Indien na 2 weken geen op- of aanmerkingen zijn gemaakt die inhoudelijk afwijken van het concept, is het verslag daarmee vastgesteld en wordt het ter kennisname aan raad en college gestuurd.

  • 2.

    In het geval er wel inhoudelijk afwijkende opmerkingen naar voren zijn gebracht wordt het verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie alsnog vastgesteld en aan raad en college gestuurd.

Artikel 10

  • 1.

    Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2010.

  • 2.

    Op dat tijdstip wordt ingetrokken:

    • a.

      het Reglement op de auditcommissie, vastgesteld door de gemeenteraad van Venlo bij besluit van 28 september 2005;

    • b.

      het Reglement voor de Auditcommissie, vastgesteld door de gemeenteraad van Arcen en Velden bij besluit van 7 december 2006.

Artikel 11

Dit reglement kan worden aangehaald als het “Reglement op de auditcommissie gemeente Venlo 2010”.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van 4 januari 2010.
De griffier De voorzitter