Beleidsregel regeling brondocumenten

Geldend van 25-09-2019 t/m heden

Intitulé

Beleidsregel regeling brondocumenten

Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;

gezien het voorstel van 10 september 2019;

gelet op het bepaalde in artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht;

mede gelet op het bepaalde in de Wet basisregistratie personen en het ID-protocol Burgerzaken van de NVVB;

overwegende, dat het noodzakelijk is beleidsregels vast te stellen voor het overleggen en onderzoeken van brondocumenten om zodoende de kwaliteit en actualiteit van in de basisregistratie personen (BRP) opgenomen, en op te nemen, gegevens te waarborgen;

besluiten:

vast te stellen de volgende beleidsregel:

Beleidsregel regeling brondocumenten

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • 1.

    Brondocument:

    • a.

      Identiteit vaststellend document: een door enig bevoegd gezag afgegeven document bedoeld ter vaststelling van de identiteit. Naast Nederlandse paspoorten, identiteitskaarten, rijbewijzen en verblijfsdocumenten betreft het buitenlandse paspoorten en identiteitskaarten;

    • b.

      document betreffende de burgerlijke staat: een door enig bevoegd gezag afgegeven document, houdende gegevens over de burgerlijke staat, zoals bedoeld in artikel 2.8 Wet BRP.

  • 2.

    Wet BRP: Wet basisregistratie personen.

  • 3.

    BRP: de basisregistratie personen.

  • 4.

    Ingezetene: degene die zijn adres heeft in een Nederlandse gemeente en als zodanig actueel staat ingeschreven in de BRP.

  • 5.

    College: het college van burgemeester en wethouders van Venlo.

  • 6.

    Legalisatiecirculaire: Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNA-onderzoek) van 16 december 2015, Staatscourant 2015, 46341.

  • 7.

    Look-a-like fraude: gebruik van een document door een niet-rechtmatige houder die uiterlijke gelijkenis vertoont met de rechtmatige houder.

Artikel 2 Overlegging brondocumenten

  • 1.

    In de volgende gevallen dienen door de ingezetene of degene die dient te worden geregistreerd als zodanig, brondocumenten te worden overgelegd:

    • a.

      indien een persoon zich wenst te (her)vestigen in Venlo en daartoe conform artikel 2.38 Wet BRP dient te worden ingeschreven in de BRP. In ieder geval dient een geldig legitimatiebewijs te worden overgelegd. Daarnaast dienen te worden overgelegd de door of namens het college verzochte documenten die nodig zijn voor een juiste en volledige registratie in de BRP;

    • b.

      indien zich ten aanzien van een ingezetene, buiten Nederland, een wijziging heeft voorgedaan in zijn burgerlijke staat en/of nationaliteit. De ingezetene overlegt zo spoedig mogelijk de brondocumenten welke nodig zijn voor opname of wijziging van zijn gegevens in de BRP;

    • c.

      indien door of namens het college wordt verzocht om overlegging van brondocumenten welke nodig worden geacht voor een juiste bijhouding van gegevens over de burgerlijke staat en/of nationaliteit van de ingezetene.

  • 2.

    De op grond van het eerste artikellid over te leggen buitenlandse brondocumenten dienen, daar waar dit wordt vereist op grond van de legalisatiecirculaire, te zijn gelegaliseerd.

  • 3.

    De op grond van het eerste artikellid over te leggen brondocumenten dienen te zijn opgesteld in de Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal. Wordt naast het brondocument een vertaling ervan in één van bedoelde talen overgelegd, dan dient ook de vertaling, daar waar dat wordt vereist op grond van de legalisatiecirculaire, te zijn gelegaliseerd.

  • 4.

    Indien hierom door of namens het college wordt verzocht, dient een door een in Nederland beëdigd vertaler opgestelde Nederlandse vertaling van het brondocument te worden overgelegd.

Artikel 3 Onderzoek brondocumenten

  • 1.

    Onderzoek van identiteit vaststellende documenten vindt plaats bij overlegging hiervan waarbij gebruik kan worden gemaakt van een paspoortscanner of andere controle apparatuur. Indien geen afwijkingen worden geconstateerd wordt het document terstond aan betrokkene teruggegeven. Is er twijfel over de echtheid van het document of bestaat het vermoeden dat degene die het document overlegt niet de rechtmatige houder ervan is (look-a-like), dan wordt het ingehouden voor nader onderzoek. Waar nodig zal tijdens het nader onderzoek een beroep worden gedaan op de expertise van derden. Worden er geen onregelmatigheden geconstateerd dan wordt het document teruggegeven aan betrokkene.

  • 2.

    Wordt een buitenlands document betreffende de burgerlijke staat overgelegd, dan zal dit worden ingehouden en onderzocht. Betrokkene ontvangt hiervan een bewijs. Het document wordt gecontroleerd op vorm, echtheid en inhoud waarbij gebruik kan worden gemaakt van controle apparatuur. Waar nodig zal tijdens het onderzoek een beroep worden gedaan op de expertise van derden. Indien er twijfel bestaat ten aanzien van de juistheid van de inhoud van het document kan een verificatieonderzoek worden opgestart. Worden er geen onregelmatigheden geconstateerd dan wordt het document teruggegeven aan betrokkene.

Artikel 4 Aangifte bij ontdekking valse of vervalste documenten

Indien na onderzoek van een brondocument wordt geconstateerd dat er mogelijk sprake is van een vals of vervalst document, dan wel van look-a-like fraude, zal hiervan door of namens het college aangifte worden gedaan bij de politie, waarbij het onderzochte document ter inbeslagname zal worden overhandigd.

Artikel 5 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel regeling brondocumenten.

Artikel 6 Inwerkingtreding

De beleidsregel treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Ondertekening

Venlo, 10 september 2019

Burgemeester en wethouders van Venlo

de secretaris de burgemeester

Twan Beurskens Antoin Scholten

Toelichting op de beleidsregel overlegging en onderzoek brondocumenten

Artikel 1 onder lid 1 sub b

Onder burgerlijke staat wordt verstaan: de algemene rechtstoestand van een persoon, die onder andere wordt bepaald door afstamming, naam, nationaliteit, geslacht, leeftijd en huwelijkse staat.

Artikel 2.8 Wet BRP bevat een limitatieve opsomming van brondocumenten waaraan gegevens kunnen worden ontleend ter opname in de BRP. Indien betrokkene aantoonbaar in de onmogelijkheid verkeert om brondocumenten te overleggen of is vrijgesteld van de verplichting om deze te overleggen, kunnen gegevens over de burgerlijke staat worden ontleend aan een verklaring onder ede.

Artikel 2 lid 2

Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad van de ondertekenaar afkomstig is. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Meestal wordt het document als laatste gelegaliseerd door de Nederlandse ambassade onder welk ressort het afgifteland valt. Men noemt dit wel een “legalisatieketen”. Op de website van de Rijksoverheid wordt per land aangegeven welke legalisatieregels er gelden. De legalisatiecirculaire geeft aan in welke gevallen er een uitzondering bestaat op het legaliseren van documenten.

Artikel 2 lid 4

Documenten welke zijn opgesteld of vertaald in de Duitse, Engelse of Franse taal worden in principe geaccepteerd. In voorkomende gevallen, zoals bij beschikkingen van buitenlandse rechtscolleges, is soms echter een vertaling in de Nederlandse taal noodzakelijk.

Artikel 3 lid 1

Bij twijfel over de echtheid van een identiteit vaststellend document of indien het vermoeden bestaat dat degene die het document overlegt niet de rechtmatige houder ervan is, zal contact worden opgenomen met het ‘Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten’ (ECID), een samenwerkingsverband van de Koninklijke Marechaussee en politie, voor het nader onderzoeken van het document. Tevens zal in zo’n situatie, daar waar betrokkene niet aantoonbaar de Nederlandse nationaliteit bezit, contact worden opgenomen met de vreemdelingenpolitie voor het uitvoeren van nader onderzoek naar de identiteit en verblijfsrechtelijke status van betrokkene.

Artikel 3 lid 2

Een buitenlands document betreffende de burgerlijke staat zal worden ingehouden om te worden onderzocht. Met behulp van controle apparatuur en de ter beschikking zijnde informatie opgenomen in diverse kennisbanken wordt het document technisch, tactisch en inhoudelijk onderzocht. Indien er getwijfeld wordt aan de echtheid van het document, zal dit voor nader onderzoek worden gestuurd naar het Bureau Documenten van de Immigratie- en Naturalisatiedienst. Is er twijfel ten aanzien van de juistheid van de in het document opgenomen gegevens, dan kan er een verzoek om verificatie (=inhoudelijke controle van een document op de juistheid van de daarin opgenomen gegevens) worden gedaan via het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Artikel 4

Indien uit het onderzoek van het overgelegde brondocument blijkt dat er mogelijk sprake is van een vals of vervalst document, zal hiervan aangifte worden gedaan bij de politie. Bij de aangifte wordt het document overgedragen aan de politie. Door het overdragen van het document wordt voorkomen dat betrokkene het document opnieuw zou kunnen aanbieden bij een andere gemeente of overheidsinstantie. Justitie beslist uiteindelijk of het document aan betrokkene wordt teruggegeven.