Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2011

Artikel 2, Algemene Ondersteuning

• 1. De griffie verleent algemene ondersteuning aan de raad, de voorzitter en de leden van de raad, het Presidium, de commissies en de commissievoorzitter.

• 2. De algemene ondersteuning is zowel secretarieel, procedureel als inhoudelijk van aard, met uitzondering van de politieke inhoud van initiatiefvoorstellen, schriftelijke vragen, moties en (sub)amendementen.

• 3. Tot de algemene ondersteuning behoort in elk geval:

• a.

  de uitvoering van en advisering over het Reglement van Orde en de commissieverordening;

• b.

  de dataplanning van de werkzaamheden van de raad, de commissies en het Presidium;

• c.

  de voortgangsbewaking van de werkzaamheden van de raad, de commissies en het Presidium;

• d.

  de samenstelling van de (ontwerp)agenda voor de vergadering van de raad, het Presidium en van de commissies;

• e.

  de notulering van de vergadering van de raad, het Presidium en van de commissies;

• f.

  de afdoeningbewaking van toezeggingen aan de raad en aan de commissies;

• g.

  de voorbereiding en de uitvoering van raadstaken;

• h.

  de advisering over gemeenterechtelijke zaken.

Artikel 3, Ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid, dat informatie of advies wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de direct betrokken ambtenaar of medewerker van de griffie.

• 2. De betrokken medewerker rapporteert aan zijn direct leidinggevende over de wijze van afhandeling, zowel inhoudelijk als procedureel, van het verzoek als bedoeld in het vorige lid. De leden 5, 6 en 7 van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing.

• 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een medewerker van de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4. De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

• 5. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

• a.

  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• b.

  dit het belang van de gemeente kan schaden;

• c.

  de taakuitoefening van de betreffende functionarissen hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht.

• 6. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het vijfde lid geweigerd wordt.

• 7. Indien de bijstand wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 5, Klachtrecht

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het college. Het college beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 6, Fractievergoeding

• 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 2 ontvangen de fracties jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 2.000,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 200,-- per raadszetel.

Artikel 7, Bestedingswijze fractievergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• c.

  giften;

• d.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

• 3. De uitgaven mogen besteed worden aan:

• a.

  onderwerpen genoemd in de door het Presidium vastgestelde lijst.

• b.

  onderwerpen die (achteraf) door het Presidium zijn (worden) goedgekeurd.

Artikel 8, Bevoorschotting

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9, Gevolgen wijziging zeteltal

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

• a.

  bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• b.

  bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10, Reservering fractiegelden

• 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve op 31 december van dat jaar mag niet groter zijn dan € 5.000.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 11, Verantwoording

• 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2. Controle van het verslag vindt plaats door de raadsgriffier. Deze brengt advies uit aan het Presidium en biedt het voorstel tot vaststelling aan de gemeenteraad aan.

• 3. De raad stelt na ontvangst van het voorstel de bedragen vast van:

• a.

  de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

• b.

  het terug te betalen bedrag van de reserve als bedoeld in artikel 10, lid 2;

• d.

  de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 12, Fractieruimten

• 1. Voor elke fractie staat in het gemeentehuis een fractieruimte ter beschikking.

• 2. Inrichting en gebruik van de fractieruimten vindt plaats op basis van een programma van eisen, dat door het Presidium wordt opgesteld.

Artikel 13, Rechtspositie

• 1. De griffier ondersteunt de raad bij de verdere uitwerking van de rechtspositie van de raads- en commissieleden. Hij pleegt daartoe overleg met het Presidium en de afdeling Personeel en Organisatie.

• 2. Hij bevordert de totstandkoming van de daartoe benodigde uitvoeringsregelingen en kan daarbij de afdeling Personeel en Organisatie om advies en bijstand te vragen.

Artikel 14, Opleidingen en cursussen

• 1. De griffier inventariseert jaarlijks, vóór 1 april, in overleg met het Presidium de behoefte bij raads- en commissieleden aan opleidingen en cursussen.

• 2. Aan de hand van deze inventarisatie stelt hij een opleidingsplan op, dat door het Presidium wordt vastgesteld. Het opleidingsplan wordt ter kennis gebracht van de leden van de raad en van de commissies.

• 3. De griffier kan ter uitvoering van het bepaalde in het eerste en tweede lid de afdeling Personeel en Organisatie om advies en bijstand te vragen.

Artikel 15, Informatievoorziening en Automatisering

• 1. De afdeling Informatievoorziening en Automatisering is belast met de totstandkoming en het actueel houden van een Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) en het Documentatiecentrum voor de leden van de raad en van de commissies.

• 2. De afdeling Informatievoorziening en Automatisering verzendt de aan de leden van de raad en van de commissies gerichte stukken zoveel mogelijk per e-mail.

Artikel 17, Inwerkingtreding

• 1. De op 10 mei 2011 vastgestelde verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning met ingang van inwerking treden van deze verordening in te trekken.

• 2. De nieuwe verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2011 treedt met ingang van 1 september 2011 in werking.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Venray op 30 augustus 2011.

, voorzitter , raadsgriffier.