Regeling vervallen per 31-05-2015

De gemeenteraad van Vianen;

Geldend van 08-12-2010 t/m 30-05-2015

Intitulé

De gemeenteraad van Vianen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 12 november 2010;

 

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 149 Gemeentewet;

 

besluit;

 

vast te stellen de volgende Verordening betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,

    voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen

    archiefbewaarplaats;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, evenals voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 4

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 6

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 7

Het college van burgemeester en wethouders doet, naar behoefte, aan de raad verslag betreffende hetgeen hij verricht heeft ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hij legt daarbij de verslagen over die door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats verantwoording af.

Hoofdstuk III Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 8

De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 9

De gemeentesecretaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld

in artikel 22 van de wet.

Artikel 10

  • 1. De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 11

De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, evenals, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 12

De beheerder doet aan de gemeentesecretaris ten minste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 13

De gemeentesecretaris doet eens in de vijf jaar verslag aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 14

De verordening van 1987 is van rechtswege vervallen

Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

Artikel 15

Deze verordening wordt aangehaald als ´Archiefverordening gemeente Vianen 2010´.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 november 2010,

De griffier, De voorzitter,

C.J. Steehouwer mw. drs. D.A.M. Koreman