Inkoop en aanbestedingsbeleid 2014 van de gemeente Vianen

1. Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingswet De Aanbestedingswet 2012, incl. het bijbehorend flankerend beleid, in werking getreden op 1 april 2013.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

GemeenteDe Gemeente Vianen zetelend op Voorstraat 30, 4132 AS te Vianen

Inkoop (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

OfferteaanvraagEen enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor

te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform

de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen

2004/17/EG en 2004/18/EG.

OndernemerEen ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

WerkenWerken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2. Gemeentelijke doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden opcontroleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan

centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper enopdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante weten regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d. Maatschappelijke verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oogvoor het MKB)

Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden met de maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu.

e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveauvan de Gemeente

Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

f. De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowelzichzelf als voor Ondernemers voorop.

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De

Gemeente maakt gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’. Naast deze doelen heeft de Gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten:

• 1.

  Het stimuleren van de regionale economie;

• 2.

  Het stimuleren van de lokale economie;

• 3.

  Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;

• 4.

  Het stimuleren van deelname van inwoners van de Gemeente aan de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;

• 5.

  Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van Ondernemers.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

In het bijzonder sluit het Inkoop- en aanbestedingsbeleid aan op het volgende gemeentelijke beleid ‘What’s Your Social Return On Investment gemeente Vianen’

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

a De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Aanbestedingswet:

dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• Europese wet- en regelgeving:

wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

• Burgerlijk Wetboek:

het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Gemeentewet:

het wettelijke kader voor gemeenten.

• Jurisprudentie:

jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

3.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past, afhankelijk van de betreffende Inkoop, in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten;

• •

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten bij aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Vianen 2013 voor overeenkomsten tot het leveren van goederen en diensten;

• •

  ICT Inkoopvoorwaarden gemeente Vianen 2014 voor overeenkomsten met betrekking tot ICT;

• •

  De Nieuwe Regeling 2011 (DNR 2011) voor de inkoop van diensten van architecten, ingenieurs en adviseurs;

• •

  Aanvullende voorwaarden gemeente Vianen bij ‘De Nieuwe Regeling 2011’ (DNR) voor de inkoop van diensten van architecten, ingenieurs en adviseurs.

• •

  Gids Proportionaliteit.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het

aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de

• •

  legitieme behoeften van de Gemeente.

b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

a De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

a Bij Inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht.

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• •

  Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld waarin mogelijke duurzame oplossingen worden onderzocht. Hierbij worden de duurzaamheidscriteria opgesteld door Agentschap NL als uitgangspunt gekozen.

• •

  De Gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

b Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces.

Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3 Social Return on Investment

De nota ‘What is your Social Return On Investment van de gemeente Vianen 2014’ maakt integraal onderdeel uit van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit betekent dat bij alle inkopen en aanbestedingen met een opdrachtwaarde van € 200.000 of meer de Social Return verplichting, volgens de zgn. bouwblokmethode van de nota What Is Your Social Return On Investment?, toegepast moet worden.

Bij inkopen en aanbestedingen met een opdrachtwaarde van minder dan € 200.000 kan gekozen worden de Social Return verplichting toe te passen.

4.4 Innovatie

De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig

nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

a Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- enmarktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdrachtniet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers

die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers nietwenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.)

b De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

a De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit totenigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

b De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente zal per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert. De verkorte en uitgebreide strategie worden door de Gemeente schriftelijk goedgekeurd. Er worden geen bedragen vastgelegd vanaf welk bedrag welk inkoopproces moet worden doorlopen. Het te doorlopen inkoopproces wordt onderbouwd in de op te stellen

inkoopstrategie. Voor inkopen met een opdrachtwaarde van minder dan € 15.000 wordt géén inkoopstrategie opgesteld of een formele procedure doorlopen.

5.6 Stimuleren van de lokale economie

Bij alle meervoudig onderhandse inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken boven € 15.000 (excl. BTW) wordt waar mogelijk een bedrijf uit Vianen uitgenodigd om een offerte in te dienen. Daarbij mag niet steeds aan hetzelfde bedrijf worden gevraagd om offerte uit te brengen.

5.7 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

1 Voortraject Bepalen van de inkoopbehoefte

Onderzoek naar de aanwezigheid van een bestaande raamovereenkomst

Bepalen waarde van de opdracht of raamovereenkomst

Aanmaken inkoopdossier

Opstellen inkoopstrategie

2 Specificeren Opstellen bestek

Opstellen overige aanbestedingsdocumenten

3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

Bekendmaking opdracht via verzenden van de

Offerteaanvraag, de website of Tenderned

Offertes evalueren

Gunning aan winnende Ondernemer

Informeren afgewezen Ondernemers

4 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

Registreren getekende overeenkomst

Opmaken inkoopdossier en ter archivering aanbieden

5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht

Eventueel met het doen van bestellingen

6 Bewaken Bewaking budget en check op facturen

Overleg met en controle op de opdrachtnemer

7 Nazorg Evaluatie inkoopproces

Melding ten behoeve van het aanbestedingsregister

Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek Inkopen. In dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.

6.2Inkoop en organisatie

De Gemeente heeft er voor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). IBMN voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.4Klachtenregeling

De aan IBMN deelnemende gemeenten stellen gezamenlijk een klachtenmeldpunt in. Het secretariaat van het klachtenmeldpunt zal worden verzorgd door IBMN.

6.5 Bijlagen

• ·

  Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Vianen 2013

• ·

  ICT Inkoopvoorwaarden gemeente Vianen 2014

• ·

  De Nieuwe Regeling 2011 (DNR 2011)

• ·

  Aanvullende voorwaarden gemeente Vianen bij ‘De Nieuwe Regeling 2011’

• ·

  Handboek inkopen gemeente Vianen 2014