Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Vlaardingen

Paragraaf 1.1 Aanleiding

In 1998 is het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. In 2002 heeft er een evaluatie van het inkoopbeleid plaatsgevonden. Na deze evaluatie is het inkoopbeleid niet meer gewijzigd. Uit de door de organisatie gehouden audit is gebleken dat het inkoopbeleid aangepast moet worden.

Daarnaast is er een toenemende invloed van de Europese wet - en regelgeving. Dit houdt verband met een verhoogde controle op de naleving van Europese aanbestedingsregels. Niet alleen bij elke Europese aanbestedingsprocedure, maar ook bij een ‘nationale’ aanbestedingsprocedure (dus een aanbestedingsprocedure onder de Europese drempels) dienen de beginselen van het EG verdrag te worden nageleefd. De aanbestedingsprocedure moet objectief, transparant en non-discriminatoir zijn.

Tevens ziet de accountant toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de gemeentelijke protocollen en procedures maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

Tot slot is op 1 april 2008 bureau inkoop Maassluis, Schiedam en Vlaardingen (BI-MSV) van start gegaan. Dit is het regionale inkoopbureau voor de gemeenten Maassluis Schiedam en Vlaardingen.

Paragraaf 1.2 Het doel van het inkoopbeleid

In dit beleid willen wij het inkoopproces in kaart brengen en zodanige kaders en voorwaarden scheppen, dat dit proces helder en vooral toets­baar verloopt, rekening houdend met de reeds bestaande Europe­se, Nationale en Vlaarding­se regelgeving. Tevens geven wij inzicht in de rollen die de diverse betrokkenen bij het inkoopproces dienen te spelen.

Het doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een kader te scheppen waarbinnen de inkopen en aanbestedingenvan de gemeente geregeld worden. De beginselen die ten grondslag liggen aan het opstellen van dit beleid zijn: - Effectiefen efficiënt inkopen;

- Kwalitatief en voordelig inkopen;

- Rechtmatig inkopen; dat wil zeggen het volledig voldoen aan de relevante regelgeving;

- Op een transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze overheidsgelden besteden;

- Het minimaliseren van de kans op fraude en het bewaken van integriteit;

- Het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze binnen de gemeente.

Paragraaf 1.3 Inkoopproces

Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten en werken wordt het inkoopprocesgenoemd. Het inkoopproces bestaat uit zeven fasen. Alle zeven fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten. Het inkoopproces ziet er als volgt uit:

Inventariseren: In deze fase wordt de behoefte aan een product of dienst vastgesteld. Specificeren: In deze fase wordt in een specificatie, bestek op programma van eisen vastgelegd aan welke eisen het product of dienst moet voldoen. Selecteren: Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. Contracteren: Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd. Bestellen: In deze fase gaat het om het verwerven van goederen of diensten onder de condities die in de voorgaande fasen zijn vastgelegd. Als er geen schriftelijke over­een­komst is (bijvoor­beeld bij eenmalige levering of bij aanschafprijzen beneden de € 25.000,-) valt de bestelfase samen met de contractfase. Bestellingen dienen altijd schriftelijk te geschieden. Bewaken: Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking Nazorg/evaluatie: Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk, archivering en vendorrating (leveranciersbeoordeling). Voor de taken en bevoegdheden van de budgethouder en inkoper per fase wordt verwezen naar bijlage 2.

Paragraaf 1.4 Inkooporganisatie

Bureau inkoop Maassluis, Schiedam, Vlaardingen (BI-MSV) is het regionale Inkoopbureau voor de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. Bureau inkoop is gehuisvest in de gemeente Vlaardingen.

Het inkoopbureau heeft de volgende centrale doelstellingen: 1. het – op maat - leveren van inkoopdiensten (informatie, advies, ondersteuning, uitvoering, beheer) op strategisch, tactisch en operationeel niveau aan de deelnemende gemeenten;

2. het bundelen en verder ontwikkelen van (schaarse) expertise, waardoor:

- kwaliteitvan de inkoopfunctie voor de deelnemende gemeenten wordt verhoogd;

- de rechtmatigheidvan inkoopprocedures wordt gewaarborgd;

- stroomlijningvan externe inhuur mogelijk is;

- een krachtigeorganisatie ontstaat, die in staat is slim in te kopen en aan te besteden.

3. het bundelen van capaciteit waardoor continuïteit van dienstverlening is gegarandeerd;

4. door bundeling van krachten een groter inkoopvolume realiseren waardoor prijsvoordelen ontstaan;

5. het leveren van een kwalitatieve jaarlijkse rapportage, waarin de deelnemende gemeenten individueel geïnformeerd worden over de dienstverlening van het bureau en waarin adviezen ter verbetering van de inkoopfunctie bij de betreffende gemeente zijn opgenomen.

Vanuit het inkoopbureauis er per gemeente één inkoopadviseur die als eerste contactpersoon fungeert en de aanbestedingen begeleid. Deze inkoopadviseur werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde inkoop.

Paragraaf 2.1 Wet- en regelgeving

Het aanbestedingsrecht wordt wel omschreven als het geheel van rechtsregels dat het gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de uitgifte van opdrachten voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten en het verrichten van diensten normeert. Hierbij is er verschil tussen Europese en nationale wet- en regelgeving.

Subparagraaf 2.1.1 Europese wet- en regelgeving

De Europesewet- en regelgeving op het terrein van aanbestedingen is onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie, en ten behoeve van het tot stand komen van een interne markt, de vrije, eerlijke concurrentie te stimuleren. Daarnaast zou een goede toepassing ervan opdrachtgevers moeten brengen tot een professioneler inkoopproces, waarbij integriteit, transparantie en het verkrijgen van het beste product tegen de voordeligste prijs (besparingen én efficiëntie) hoog in het vaandel staan.

Verreweg debelangrijkste wetgeving op het gebied van aanbestedingen wordt gevormd door twee Europese aanbestedingsrichtlijnen. Begin 2004 stemden het Europees Parlement en de Europese Raad in met het nieuwe wetgevend pakket aanbestedingen. Het pakket uniformeert, moderniseert en vereenvoudigt de bestaande situatie en vervangt de vier bestaande aanbestedingsrichtlijnen door één richtlijn voor leveringen, diensten en werken (Richtlijn 2004/18/EG) en één richtlijn voor de nutssectoren water, energie, transport en posterijen (Richtlijn 2004/17/EG).

Subparagraaf 2.1.2 Nationale regelgeving

Er bestaanverschillende richtlijnen en regelgeving op nationaal gebied.

BAO en BASS

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) vormen de implementatie van twee Europese aanbestedingsrichtlijnen die in 2004 zijn vastgesteld.

In de besluitenstaan regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals rijk, provincies, gemeenten) en door bepaalde bedrijven in de nutssectoren (bijvoorbeeld een bedrijf dat een elektriciteitsnetwerk beheert). De besluiten Bao en Bass zijn op 1 december 2005 in werking getreden, en vervangen het Besluit overheidsaanbestedingen en het Besluit aanbestedingen nutssector.

ARW 2005

Het ARW 2005is een richtlijn voor het aanbesteden van werken en is op 25 oktober 2005 van kracht gegaan. Het ARW 2005 is op 1 december 2005 gelijktijdig met het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) in werking getreden.

Het ARW 2005 vervangthet ARW 2004 dat destijds werd opgesteld om aan te sluiten bij de aanbevelingen uit het eindrapport van de Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid. Het ARW 2005 is een stapsgewijze uitwerking van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. De sterke punten van het ARW 2004, namelijk het praktische gehalte en de helderheid van zorgvuldig uitgeschreven aanbestedingsprocedures, zijn in het ARW 2005 gehandhaafd. Verder is aangesloten bij de tekst van het Besluit.

Aanbestedingswet

Deze nieuwe wet is nog in ontwikkeling en zal in de toekomst het Bao en Bass vervangen. Met de nieuwe Aanbestedingswetwil het kabinet een modern wettelijk kader voor het aanbesteden maken. Aanleiding hiervoor was met name het onderzoek van de Parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid. De nieuwe wet schept de mogelijkheid om op nationaal niveau nadere regels te stellen ter aanvulling of verduidelijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hierdoor wordt een betere uitvoering van de Europese en internationale aanbestedingsverplichtingen bereikt.

Inhoud Aanbestedingswet

De belangrijkste onderwerpen in de nieuwe aanbestedingswet zijn de grondslagen voor: - Verplichte toetsing van de integriteit van ondernemers en uitsluiting van niet –integere ondernemers. De toets ziet op veroordelingen voor strafbare feiten en overtredingen van de mededingingswet. Hij wordt uitgevoerd door het Centraal Orgaan Verklaringen omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie. - Voorkomen dat opdrachtgevers onredelijk zware eisen aan ondernemers stellen t.a.v. ervaring en financiële draagkracht, waardoor ondernemers onterecht worden uitgesloten. Bijvoorbeeld: voor het bouwen van een school wordt als ervaring geëist dat er al drie scholen gebouwd zijn, waardoor ondernemers die niet voldoende scholen hebben gebouwd, maar wel ervaring hebben met het bouwen van soortgelijke gebouwen, niet in aanmerking komen. - Vermindering van administratieve lasten o.a. door verplichte aankondiging via een elektronisch aanbestedingsinstrument, TenderNed en stroomlijning van het aanbestedingsproces zoals verplicht gebruik van standaard formulieren. -  Harmoniseren van eigen reglementen van aanbestedende diensten, bijvoorbeeld ten aanzien van opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels.

Paragraaf 2.2 Modellen en analyses

In het inkoopvak worden verschillende instrumenten gebruikt om analyses te maken. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in een tweetal invalshoeken, namelijk kwalitatieve en kwantitatieve analyse. Bij een kwalitatieve analyse wordt gekeken naar procesoptimalisatie. Modellen die gebruikt kunnen worden voor de kwalitatieve analyse zijn: - SWOT-analyse, bij een SWOT-analyse worden de belangrijkste sterke en zwakke punten van een organisatie benoemd, samen met de belangrijkste kansen en bedreigingen; - Racewagenmodel, geeft aan dat elementen als beleid, organisatie, personeel, methoden, procedures en informatievoorziening gezamenlijk de infrastructuur vormen van een organisatie; - INK-model,Het biedt organisaties een gestructureerde werkwijze om hun strategie te vertalen naar vijf aandachtsgebieden binnen hun organisatie. Bij een kwantitatieve analyse wordt gekeken naar besparingen. Modellen die gebruikt kunnen worden voor de kwantitatieve analyse zijn: - Inkoopdiagnose, een crediteuren- en leveranciersonderzoek dat antwoord geeft op vragen als hoe, wat, waneer en tegen welke bedragen wordt ingekocht.; - Portfolioanalyse van Kraljic, Middels de portfolio-analyse wordt het belang van een product afgemeten aan de complexiteit van de markt waarin het product zich bevindt.; - ABC-analyse, Hiermee wordt, op basis van omzet, het in te kopen goed op artikel- of leveran­ciers­bestand geselec­teerd.

Paragraaf 3.1 Economische beleidsuitgangspunten

Economischebeleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente de markt benadert.

Subparagraaf 3.1.1 Aanbestedingsprocedure

Binnende gemeente gelden verschillende aanbestedingsvormen. Wanneer voor welke vorm gekozen wordt ligt onder andere aan de waarde van de opdracht (zie 3.1.3). De meest voorkomende aanbestedingsvormen die gehanteerd worden binnen de gemeente Vlaardingen zijn: - Enkelvoudigonderhands aanbesteden - Meervoudigonderhands aanbesteden - Nationaalaanbesteden - Europeesaanbesteden De enkelvoudig onderhandse aanbesteding

Deze vormvan aanbesteding wordt ook wel één-op-één benadering of “gunning uit de hand” genoemd. Deze vorm wordt toegepast bij kleine opdrachten (zie drempelwaarden tabel paragraaf 3.1.2), waar een aanbestedingsproces naar verhouding te veel kosten met zich meebrengt.

De meervoudig onderhandse aanbesteding

Dit is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd.

Nationaal en Europese aanbestedingsprocedures 1. De Nationaal/Europese openbare aanbesteding (zonder voorselectie)

Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven (dat wil zeggen een prijsaanbieding kan doen). 2. De Nationaal/Europese niet openbare aanbesteding (met voorselectie)

(met voorafgaande selectie) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - één of meer van de aanbiedende partijen (bij Europese procedure minimaal vijf) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. In bijlage 3 is een beslisboom opgenomen om te bepalen welke procedure gevolgd dient te worden.

Subparagraaf 3.1.2 Drempelwaarden

Om te bepalen welke aanbestedingsprocedure van toepassing is heeft de gemeente Drempelbedragen vastgesteld. Het drempelbedrag voor Europees aanbesteding is wettelijk vastgesteld. De bedragen bij de aanbestedingsvorm openbaar, meervoudig onderhands en enkelvoudig onderhands zijn intern vastgesteld. De drempelbedragen zijn exclusief BTW en worden één keer per twee jaar herzien. Bovenstaande bedragen gelden voor de periode 2010-2011.

Subparagraaf 3.13 Bureau Inkoop MSV

Het inkoopbureau is in 2008 opgericht met als één van de voornaamste doelen: Het realiseren van kwaliteitsvoordelen, met name op het gebied van rechtmatigheid. De drie deelnemende gemeenten investeren in het bureau. Het bureau is aangesteld om de Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen te begeleiden. Op dit uitgangspunt gelden dezelfde voorwaarden voor afwijken als beschreven in paragraaf 3.2.2.

Subparagraaf 3.1.4 Waardebepaling van een opdracht

De gemeente als opdrachtgever zal tot een raming van de opdracht moeten komen. Deze waarde is bepalend voor de aanbestedingsvorm. Bij het bepalen van de opdrachtwaarde gelden de aanbestedingsrichtlijnen.

Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende regels: - Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden; - De waardevan een opdracht omvat de totale vergoeding aan een opdrachtnemer; - Vooreen opdracht die een combinatie is van leveringen en/of diensten en/of werken wordt de waarde van de onderdelen van de overeenkomst bij elkaar opgeteld. Van toepassing op de opdracht is de richtlijn die geldt voor het onderdeel met de grootste waarde. - De ramingmethodemag niet worden gekozen met doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden. Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast. Raamovereenkomsten

Een groot gedeelte van het inkoopvolume bestaat uit inkoopopdrachten die volgens de drempelwaarden al dan niet meervoudig, onderhands aanbesteed worden. Een ABC-analyse kan in kaart brengen waar de overeenkomsten van de inkoopopdrachten zijn. Wanneer een Raamovereenkomst voordelen op kan leveren in prijs en efficiency, dan dienen de betreffende jaarinkopen vanuit dat perspectief benaderd te worden. Raamovereenkomsten zijn een middel om de recht- en doelmatigheid van de uitgaven te verbeteren. Raamovereenkomsten zijn geen doel op zich.

Subparagraaf 3.1.5 Selectie- en gunningscriteria

Om bij een aanbesteding in aanmerking te komen voor een opdracht, moet voldaan worden aan door de aanbestedende partij opgestelde criteria. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen selectiecriteria en gunningscriteria.

Selectiecriteria

De selectie-eisen zijn de maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen, waaraan gegadigden moeten voldoen om mee te kunnen doen aan de aanbesteding. Hierin staat bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer aan moet tonen dat hij zijn verplichte belastingen en sociale premies afdraagt. Er kunnen ook eisen gesteld worden aan de ervaring van de opdrachtnemer, met soortgelijke opdrachten waaruit dan blijkt of hij voldoende technische en organisatorische capaciteiten heeft om de opdracht te vervullen. Als financieel-economische eis is het bijvoorbeeld gebruikelijk en verstandig om te eisen dat de opdrachtnemer niet in staat van surseance van betaling verkeert en voldoende financieel daadkrachtig is om de opdracht tot een goed eind te brengen.

Bij het gebruikvan de selectie-eisen moet erop worden gelet dat deze proportioneel en objectief zijn. Het uitgangspunt is, dat de te stellen selectie-eisen met terughoudendheid toegepast worden en de gegadigden niet onnodig belast worden. Aangezien de aanbesteder de gestelde eisen moet controleren is hij daar ook bij gebaat.

Gunningscriteria

Bij het beoordelenvan offertes staan een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking:

1. De laagsteprijs;

2. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

Ad 1. De laagste prijs

Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Je controleert of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf vastgestelde en bekendgemaakte minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Het Programma van Eisen c.q. bestek moet in dit geval wel een gedetailleerde (technische) specificatie bevatten.

Deze methodiek is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die een opdrachtgever gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs. De meeste leveranties lenen zich uitstekend voor gunning op basis van de laagste prijs.

Ad 2. Economisch meest voordelige inschrijving

Voor andere opdrachten is het verstandiger om de economisch meest voordelige inschrijving te hanteren. Naast ‘prijs’ worden aanvullende gunningscriteria geformuleerd. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op het beheer en onderhoud daarvan.

Paragraaf 3.2 Juridische- en organisatorische beleidsuitgangspunten

In deze paragraafkomen de specifieke beleiduitgangspunten vanuit de gemeente naar voren.

Subparagraaf 3.2.1 Inkoopdocumenten

De documenten, die met betrekking tot het inkoopbeleid geproduceerd worden staan hieronder schematisch weergegeven. In het inkoopactieplan (punt 1) staatde verzameling van inkooptrajecten voor het gehele jaar. Deze trajecten wordenin samenspraak met de budgethouder in het actieplan opgenomen en hebben een relatie met de begroting van de gemeente.

De inkoopvoorwaarden (2) zijn gelijkwaardig met de gemeenten Maassluis en Schiedam. In paragraaf 3.2.4 wordt verder ingegaan op de algemene inkoopvoorwaarden. De inkoopvoorwaarden zijn als bijlage 4 toegevoegd.

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid (3) staan de interne en externe regelgeving benoemd. Daarnaast is er het inkoophandboek (4). Hierin staan richtlijnen over hoe de budget­houder, die goede­ren of diensten wil inkopen, in de dagelijkse praktijk te werk moet gaan.

De kwartaalrapportage (punt 5), is rapportage vanuit BI-MSV over de, door BI-MSV begeleide inkooptrajecten, behaalde resultaten van het afgelopen kwartaal.

Het inkoopdossier(6) wordt voor alle aanbestedingen opgesteld en is bedoeld om, in geval van een procedure, het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen. Verder wordt het gebruikt voor het opstellen van rapporten aan het bestuur en het dient als sturingsinstrument voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. De dossiersworden aangelegd en bijgehouden door de aanbestedende afdeling. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief. Afdelingen zijn verantwoordelijk voor het aanleggen en bijhouden van een aanbestedingsdossier.

Subparagraaf 3.2.2 Uitzonderingen/afwijken

Indien menwil afwijken van het inkoopbeleid kan dat alleen (na fiattering door inkoop) indien het college van B&W hierover positief besluit.

Afwijken vande Europese regelgeving is in geen enkel geval mogelijk.

Subparagraaf 3.2.3 Mandatering

Binnen de gemeente is een mandaatbesluit opgesteld hierin is opgenomen wie bevoegd is om een (inkoopgerelateerde) overeenkomst aan te gaan. Het mandaat is als volgt vastgelegd: Meer informatie is te vinden in het mandaatbesluit.

Subparagraaf 3.2.4 Inkoopvoorwaarden

De algemene inkoopvoorwaarden gelden voor het afsluiten van iedere overeenkomst. Het is van belang deze algemene inkoopvoorwaarden uitdrukkelijk in de beginfase aan de leverancier bekend te maken en als uitgangspunt van de gemeente te hanteren. De algemene inkoopvoorwaarden dienen een vast onderdeel van het bestek/programma van eisen te zijn. Als dit achterwege wordt gelaten, gelden de algemene voorwaarden van de leverancier (de zogenaamde kleine lettertjes). Afwijkingen op de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Vlaardingen zijn alleen geldig voorzover zij uitdrukkelijk door de gemeente Vlaardingen zijn aanvaard en gelden slechts voor de opdracht waarop de overeenkomst betrekking heeft. Afwijken van de algemene inkoopvoorwaarden dient besproken te worden met inkoop.

Subparagraaf 3.2.5 Subsidie/aanbesteden

Binnende gemeente vraagt men zich met enige regelmaat af of zij moeten subsidiëren of dat zij moeten aanbesteden.

Subsidie kanals volgt gedefinieerd worden: “De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor het aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.”

Kenmerkenvan Subsidie zijn: - Subsidiewordt verleend, louter in het algemeen belang. De subsidieverlener is dus niet (mede) rechtstreeks gebaat bij de gesubsidieerde activiteiten. Subsidie is veelal een betaling voor aan derden geleverde goederen of diensten. - Opdrachtwordt meestal verstrekt aan organisaties zonder winstoogmerk (non-profit organisaties). - Aan eensubsidieverlening (-en vaststelling) gaat altijd een aanvraag vooraf. Een subsidie wordt bij beschikking verleend door B&W. Het is dus een eenzijdige (rechts)handeling en bestuursrechtelijk. De beschikking wordt slechts door (of namens) het verleende bestuursorgaan ondertekend. - Ter uitvoeringvan de subsidiebeschikking kan een uitvoeringsovereenkomst worden gesloten. Deze is echter altijd ondergeschikt aan de subsidiebeschikking. Subsidieverlening bij overeenkomst i.p.v. bij subsidiebeschikking is niet mogelijk. Wanneerer een opdracht door of namens de gemeente verstrekt wordt in de vorm van een subsidie, dan zijn er een aantal “inkoopvrijheden”. Het volgen van het lokale inkoopbeleid is in dat geval niet verplicht. Het is echter wel raadzaam om bepaalde (of alle) elementen daaruit te volgen.

Paragraaf 3.3 Ethische beleidsuitgangspunten

Deze beleidsuitgangspuntengeven aan welke waarden en normen de gemeente wil uitdragen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Subparagraaf 3.3.1 Duurzaam inkopen

De gemeenteheeft als overheid een voorbeeldfunctie ten opzichte van inwoners en bedrijven. De markt zal sneller omschakelen naar duurzame producten als overheden om duurzame producten en diensten vragen. De kwaliteit van milieuvriendelijke producten is de laatste jaren sterk verbeterd en inmiddels vaak gelijkwaardig aan de niet-duurzame producten. Voor bijna alle producten en diensten is tegenwoordig een milieuvriendelijkere én kwaliteitsrijke variant voorhanden. Soms liggen de prijzen wat hoger, maar worden deze kosten terugverdiend door bijvoorbeeld een lager energieverbruik of een langere levensduur. Duurzaam inkopen heeft niet alleen betrekking op milieu-aspecten, maar ook over sociale aspecten als het tegen gaan van kinderarbeid.

Om dezeredenen heeft Vlaardingen zich gecommitteerd aan de landelijke norm voor gemeenten dat in 2010 minimaal 75 % en in 2015 100% van hun inkopen duurzaam moeten verrichten. Duurzaam inkopen geldt als één van de vele aspecten die worden meegewogen, duurzaamheid mag bijvoorbeeld niet tot vermindering van kwaliteit of veel hogere kosten leiden.

De afdelingenzijn zelf verantwoordelijk voor het aan de orde stellen van duurzaamheidsaspecten in de specificatiefase. Het behoort tot de ethiek van de inkoper de aanbestedende afdeling aan deze verantwoordelijkheden te herinneren en, als ter zake doende specificaties worden opgenomen, deze zo goed mogelijk te realiseren. Uitgangspunt bij de inkoopfunctie is het behalen van een maximaal inkoopresultaat bij een optimale service aan de budgethouders. Afdelingen zijn daarom verantwoordelijk voor de keuze en eventuele (financiële) consequenties bij implementatie van duurzaamheidsaspecten voor een product of dienst. Door de overheid zijn criteria opgesteld die tijdens aanbestedingen gebruikt kunnen worden. Meer informatie over duurzaam inkopen en sociaal verantwoord ondernemen is te vinden op de website van Bureau Inkoop http://visnet.vlaardingen.nl/smartsite.html?id=92244&menu=92244.

Subparagraaf 3.3.2 Forest Stewardship Council (FSC) - gecertificeerde producten

Het gebruik van hout uit goed beheerde bossen wordt wereldwijd beschouwd als een bijdrage aan de oplossing van het probleem van ontbossing en bosdegradatie. Het meest gezaghebbende bewijs van goed bosbeheer is het onafhankelijk keurmerk van de Forest Stewardship Council (FSC). Het FSC-keurmerk biedt de zekerheid dat hout en houtproducten met het FSC-logo voldoen aan de hoogste eisen voor sociaal, milieuvriendelijk en economisch verantwoord bosbeheer. Inmiddels is ruim 100 miljoen ha bos in de wereld FSC-gecertificeerd. De beschikbaarheid van FSC-hout op de Nederlandse markt wordt geschat op 18%. Door producten toe te passen met het FSC-keurmerk wordt certificering verder gestimuleerd, waarmee een positieve bijdrage wordt geleverd aan goed bosbeheer.

Hierbij zullen de gemeente Vlaardingen en FSC Nederland zich inzetten voor de realisatie van de volgende afspraken:

  - Projecten voor toepassing van FSC-hout in de openbare ruimte Gemeente Vlaardingen neemt het initiatief om in al haar projecten (nieuwbouw en renovatie) in de openbare ruimte voor alle toepassingen (tropisch hout, naaldhout, plaatmateriaal) FSC-hout toe te passen. De bij deze projecten betrokken partners zullen worden gevraagd zich via een convenant of via de ‘bestekken’ aan deze voorwaarden te verbinden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om speelvoorzieningen, constructiewerken in parken, boompalen, beschoeiing van beken, bankjes, etc.

Gemeente Vlaardingen zal bij de uitvoering van de projecten zoveel mogelijk gebruik maken van FSC-gecertificeerde aannemers.

- Renovatie/Nieuwbouw eigen kantoren/gebouwen  

Voor alle bouwwerkzaamheden ten aanzien van de nieuw te bouwen kantoren, gebouwen en scholen en/of renovaties van de bestaande gebouwen van de gemeente Vlaardingen zal alleen nog gebruik worden gemaakt van FSC-hout en producten. Dit geldt zowel voor hardhout, naaldhout als plaatmateriaal.

Bij aanbestedingen van bovengenoemde items kan gebruikt gemaakt worden van de volgende teksten:

1. In de selectiecriteria dient als eis worden opgenomen dat de opdrachtnemer FSC-gecertificeerd dient te zijn voor de chain-of-custody (‘FSC-bedrijfscertificering’) .  Deze eis werkt niet belemmerend, omdat het FSC-certificaat voor bedrijven relatief eenvoudig te bemachtigen is. Dit is voorjaar 2008 bevestigd door de voorzieningenrechter in Den Haag. 

2.  In het bestek kan worden aangegeven dat de wijze van levering van het hout FSC-gecertificeerd (of gelijkwaardig) dient te zijn.

Dat impliceert dat de aannemer FSC-gecertificeerd is en dat het geleverde hout in de ‘FSC-boekhouding’ van de aannemer wordt opgenomen. In essentie wordt door deze formulering naar het proces verwezen en niet naar een specifiek product. Met deze formulering wordt bovendien voorkomen dat een aannemer zegt FSC-gecertificeerd te hebben ingekocht maar niet te hebben geleverd.

  - Bouwprojecten waarbij de gemeente geen directe opdrachtgever is

De gemeente spant zich in om de voorwaarde om FSC-gecertificeerd hout toe te passen ook te verwoorden in de overeenkomsten met ontwikkelaars van toekomstige bouwprojecten.

  - Vanaf 2010 dient 100% FSC-papier te worden ingekocht voor: - Kopieerpapier - Briefpapier - Interne memo’s - Enveloppen - Mailings - Drukwerk - Overige inspanningen - Gemeente Vlaardingen zal zich inspannen om aannemers te informeren en te enthousiasmeren voor het gebruik van FSC-producten. - Gemeente Vlaardingen zal andere gemeenten informeren en enthousiasmeren voor het gebruik van FSC- producten.

Subparagraaf 3.3.3 Sociaal Return on investment

Bij Social Return benutten gemeenten hun positie als opdrachtgever van tal van (bouw)projecten om de lokale werkgelegenheid te bevorderen. Gemeenten maken daarbij afspraken met aannemers om leerwerkplekken te realiseren of ‘dwingen’ aannemers hiertoe door dit op te nemen in de bestekken voor bouwprojecten. Op die manier helpen ze werkzoekenden en leerlingen aan werk. De gemeente Vlaardingen heeft het volgende vastgesteld:

Inzet werklozen bij aanbesteding van Diensten > € 125.000 en Werken, waarvan de arbeidscomponent van de aanneemsom een waarde heeft van  > € 400.000 conform besluit van het college van burgemeester en wethouders van 22 januari 2008 (VLD/2008/2280)

Besteksbepalingen

  1. De inschrijver is verplicht 5% van het arbeidscomponent van de aanneemsom, als het een werk betreft voor wat betreft de arbeidscomponent daarin, te besteden aan het inzetten van werklozen. Hiertoe zal de partij aan wie de opdracht gegund wordt, middels een open calculatie inzichtelijk maken wat de arbeidscomponent van de aanneemsom is. 2. Voor het bepalen van inzet van werklozen uitgedrukt in mensuren conform lid 1 geldt het volgende: - 5% van de aanneemsom wordt gedeeld door (minimaal) het bruto minimumloon per uur* hetgeen het aantal mensuren oplevert die ingevuld moeten worden door werklozen. 3. Onder werkloze wordt verstaan iemand die deel uitmaakt van het cliëntenbestand van de gemeente Vlaardingen en ingeschreven staat bij een Centrum voor Werk en Inkomen (CWI). 4. De Afdeling Sociale Zaken en Werk van de gemeente Vlaardingen spant zich in kandidaten aan de opdrachtnemer te leveren. Bij tussentijdse uitval levert genoemde afdeling zo mogelijk vervangende kandidaten. De opdrachtnemer stelt een planning op van de inzet van werklozen op het project en zendt deze naar de Afdeling Sociale Zaken en Werk van de gemeente. 5. In de planning van het werk moeten zijn opgenomen de aard van de werkzaamheden en de mate waarin werklozen worden ingezet, uitgedrukt in mensuren/dagen per werkweek. Deze planning dient uiterlijk binnen twee weken na de gunning van de opdracht in bezit te zijn van de Afdeling Sociale Zaken en Werk. Vervolgens vindt overleg plaats tussen de opdrachtnemer en genoemde afdeling over de inzet van kandidaten als bedoeld onder lid 1. 6. Werklozen kunnen scholing van de gemeente vergoed krijgen, dit ter beoordeling van de    gemeente. In een separate overeenkomst tussen de gemeente en de opdrachtnemer worden    afspraken hierover vastgelegd. 7. De Afdeling Sociale Zaken en Werk ziet toe op de naleving van afspraken over de inzet van werklozen. 8. Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen wat betreft de 5% inzet van werklozen conform lid 1 van dit artikel niet of niet volledig nakomt, vindt een inhouding naar rato op de aanneemsom plaats. Deze inhouding vindt niet plaats indien buiten schuld van de aannemer de beoogde inzet van werklozen niet is bereikt. De bewijslast hiervoor berust bij de aannemer. Eén en ander ter beoordeling van de gemeente Vlaardingen. 9. Indien de opdrachtnemer werkt met derden blijft hij volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van deze regeling. 10. Door de inschrijving verklaart de opdrachtnemer zich akkoord met bovenvermelde bepalingen.

Subparagraaf 3.3.4 MKB

Een lokale overheid zal de regionale economie graag willen stimuleren (bijvoorbeeld om de werkloosheid terug te dringen). Gemeenten zitten hierbij in een dubbelrol. Enerzijds dienen zij gemeenschapsgeld als opdrachtgever doelmatig te besteden, anderzijds zijn zij vertegenwoordiger van het lokale belang, waar bijvoorbeeld zaken zoals het bevorderen van werkgelegenheid in de regio van groot belang is. De beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) verzetten zich tegen de bevoordeling van regionale leveranciers. Concreet houdt dit in dat bij de vergelijking van de offertes van verschillende leveranciers er geen onderscheid gemaakt mag worden op basis van de plaats waar een bedrijf is gevestigd (dit zou discriminatie van niet-plaatselijke bedrijven betekenen). Ondanks dit spanningsveld zijn er mogelijkheden die recht doen aan de nationale en internationale regelgeving, en het lokale/regionale bedrijfsleven in staat stellen mee te dingen naar opdrachten van de gemeente Vlaardingen.

Binnen de onderhandse aanbestedingen kan de gemeente op beperkte schaal rekening houden met de kansen van (op basis van objectieve eisen en criteria geschikt bevonden) lokale en/of regionale ondernemers. De gemeente streeft ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en openbare aanbestedingen) minimaal één van het aantal uit te nodigen kandidaten  buiten Vlaardingen afkomstig te laten zijn. Uiteraard moet dit bedrijf voldoen aan de gestelde selectie-eisen. Dit houdt in dat andere kandidaten uit Vlaardingen afkomstig kunnen zijn.

Subparagraaf 3.3.5 Integriteiteisen

Het is van groot belang dat de burger vertrouwen heeft in het goed functioneren van de gemeente Vlaardingen. Hetvertrouwen kan behouden worden indien de professionaliteit, betrouwbaarheid, integriteit en zorgvuldigheid van de overheid, haar organen en ambtenaren boven iedere twijfel verheven is. Alle medewerkers dienen te handelen in het kader van de vlaardingse gedragscode.

Medewerkers van Bureau Inkoop hebben zich in het kader van ethisch handelen geconformeerd aan de door de Nederlandse Verenigingvoor Inkoopmanagement (NEVI) opgestelde Beroepscode van de Inkoper. Op basis van rationele argumenten, afwegingen en analyses worden inkoopbeslissingen genomen, welke een voorbeeld zouden moeten zijn voor alle inkopende managers.

In het kader van integriteitwordt van inkopende medewerkers de volgende opstelling verwacht: - ze moeten loyaal zijn ten opzichte van het gemeentebelang, in plaats van hun persoonlijk belangof gevoelen; - leveranciersmoeten rechtvaardig worden behandeld, door bijv. correcte informatie te verstrekken; - eerlijke concurrentie moet worden ondersteund, wat leidt tot een objectivering van het inkoopproces en een goede relatie met de leverancier; - er moet professioneel worden ingekocht, afspraken moeten worden nagekomen enz.

Subparagraaf 3.3.6 Bibob

Vanaf de jaren negentig groeit het besef dat criminele personen steeds vaker infiltreren in het economische leven. Ze maken gebruik van bestuurlijke faciliteiten door de aanvraag van vergunningen en subsidies. Daarnaast schrijven zij zich in voor overheidsopdrachten om illegaal verdiend geld wit te wassen. Naast onwenselijke gevolgen als oneerlijke concurrentie en het met witgewassen geld opbouwen van machtsposities, wordt hiermee de integriteit van de overheid aangetast. Zij verleent immers (onbedoeld) haar medewerking aan criminele praktijken. De komst van het BIBOB-instrumentarium moet aan deze onwenselijke situatie een einde maken.  

Op 1 juni 2003 is de De Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (wet BIBOB) in werking getreden. Deze wet beoogt te voorkomen dat onder meer door aanbesteding van overheidsopdrachten, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert.

Bureau BIBOB zal desgevraagd een aanbestedende dienst adviseren omtrent de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen een overheidsopdracht in de sectoren bouw, milieu en ICT, niet te gunnen, danwel een terzake gesloten overeenkomst te ontbinden danwel geen toestemming te verlenen dat een bepaalde onderaannemer terzake wordt ingeschakeld. Het bureau BIBOB zal daarbij adviseren omtrent de mate van gevaar dat de uitvoering van een bepaalde overheidsopdracht ten behoeve van “criminele”activiteiten zal worden misbruikt, zodat de aanbestedende dienst maatregelen kan treffen ter voorkoming daarvan.

Een aanbestedende dienst kan het bureau BIBOB inzake bepaalde overheidsopdrachten, die zien op een bij besluit BIBOB aangewezen sector, om advies vragen: - Voordat een beslissing wordt genomen inzake de gunning van een dergelijke overheidsopdracht; of - In het geval de aanbestedende dienst bij overeenkomst heeft bedongen dat de overeenkomst ontbonden wordt, indien –kort gezegd- een BIBOB-advies daartoe aanleiding geeft; of - Ten aanzien van een ‘onderaannemer’, uitsluiten met het oog op diens acceptatie als zodanig, indien de aanbestedende dienst in (het bestek) als voorwaarde heeft gesteld dat ‘onderaannemer(s)’ niet zonder toestemming van die aanbestedende dienst wordt (worden) gecontracteerd en in het kader van die voorwaarde zich het recht heeft voorbehouden aan het bureau BIBOB advies te vragen.

Het advies dat bureau BIBOB op basis van de uitkomst van haar onderzoek zal uitbrengen geeft een aanbestedende dienst slechts een ondersteuning bij zijn eigen inhoudelijke afweging om een overheidsopdracht wel of niet aan een betrokkene te gunnen danwel een overeenkomst inzake een overheidsopdracht te ontbinden, danwel wel of niet toestemming te verlenen dat een bepaalde ‘onderaannemer’ kan worden ingeschakeld.