Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Vlaardingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling:

organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft; b. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Vlaardingen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; c. BBV:

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; d. financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Vlaardingen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

1. de financieel-economische positie;

2. het financiële beheer;

3. de uitvoering van de begroting;

4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover; e. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

f. financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Vlaardingen; g. rechtmatigheid

het tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten; h. begrotingsrechtmatigheid

de voorwaarde dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de mutaties op balansposten, tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s; i. doelmatigheid

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; j. doeltreffendheid

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald; k. programma

een samenhangend geheel van activiteiten, als zodanig door de raad bepaald; l. product

eenheid waarin programma’s zijn onderverdeeld, als zodanig door het college bepaald. m. toezichthouder

Provincie Zuid-Holland.

Artikel 2 Begroting

1. De raad stelt het volgende begrotingsjaar vast. De drie opvolgende jaren worden voor kennisneming aangenomen.

2. De raad stelt op voorstel van het college bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

3. De raad stelt per programma tenminste de onderdelen, vast conform artikel 8 BBV:

a. de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten;

b. de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken;

c. de raming van baten en lasten

4. De raad stelt het overzicht algemene dekkingsmiddelen vast conform artikel 8 BBV

a. lokale heffingen, waarvan de besteding niet gebonden is;

b. algemene uitkeringen;

c. dividend;

d. saldo van de financieringsfunctie;

e. saldo tussen de compensabele BTW en de uitkering uit het BTW-compensatiefonds;

f. overige algemene dekkingsmiddelen;

g. bedrag voor onvoorzien.

5. De raad stelt het overzicht reserves en voorzieningen en het overzicht van investeringen vast, door middel van het vaststellen van de begroting.

6. De raad stelt op voorstel van het college per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te verrichten beleidsactiviteiten en de in te zetten middelen door middel van het vaststellen van de begroting.

7. Het college verwerkt de begrotingscirculaire van de toezichthouder in de begroting.

8. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de beleidsdoelstellingen, beleidsactiviteiten en in te zetten middelen, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Producten

1. Bij iedere begroting en alle jaarstukken geeft het college een overzicht van de programma’s onderverdeeld naar de producten.

2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4 Voorjaarsnota

1. Het college biedt uiterlijk 15 juni van het begrotingsjaar een voorjaarsnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze voorjaarsnota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering genoemd in artikel 7 en de jaarstukken genoemd in artikel 8. Daarnaast bevat de voorjaarsnota een voorstel voor het beleid, de prioriteiten in de programma’s en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

2. Het college neemt in de begroting en voorjaarsnota op al het beleid, met financiële gevolgen, waartoe de raad heeft besloten.

3. De raad stelt de voorjaarsnota uiterlijk 15 juli vast

Uitvoering

Artikel 5 Uitvoering begroting

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen, inclusief de geraamde investeringskredieten en de mutaties van de reserves en voorzieningen.

2. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een investeringskrediet en de financiële dekking ter vaststelling voor aan de raad.

3. Ten behoeve van een noodzaak tot een soepele voortgang in de bedrijfsvoering en/of besluitvorming kan het college:

a. Bij afwijking van de begroting uitgaven doen, onder een grensbedrag vastgesteld in de “Richtlijn begrotingsrechtmatigheid”, zonder voorafgaande autorisatie van de raad.

b. Bij afwijking van de begroting vooraf de raad informeren, conform de procedure genoemd in artikel 7, lid 4.

c. Rapporteergrenzen hanteren voor de toelichting op de begrotingsafwijkingen in de planning en control documenten. De raad stelt de grenzen en voorwaarden vast in de “Richtlijn begrotingsrechtmatigheid”.

Artikel 6 Beheersing en Interne controle

1. De raad stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig verloopt vast in de “Richtlijn begrotingsrechtmatigheid”.

2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

a. De lasten en baten, door middel van kostentoerekening, aan de producten van de productraming zijn toegewezen bedoeld in artikel 14;

b. De budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de kaders begroting;

c. De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma in gevaar komt;

3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s en de investeringskredieten zoals geautoriseerd in de begroting met inachtneming van de bepalingen uit de “Richtlijn begrotingsrechtmatigheid” niet worden overschreden.

4. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

5. Bij de jaarlijkse interne toetsing bedoeld in artikel 4, beziet het college periodiek of actualisering van beleidslijnen aan de orde is. Ieder jaar doet het college hiervan verslag aan de raad.

6. Het college draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen, vastgelegd in een beleidsplan interne controle.

7. De risico’s die de gemeente loopt op financieel gebied worden op basis van de door de raad vastgestelde “Nota Risicomanagement” jaarlijks geïnventariseerd.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het college informeert de raad door middel van tenminste twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende boekjaar.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

3. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de beleidsdoelen, de beleidsactiviteiten als de daarmee samenhangende baten en lasten en de inmiddels ontstane afwijkingen en risicofactoren.

4. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, conform de “Richtlijn actieve informatieplicht”.

Artikel 8 Jaarstukken

1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de afdelingen naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

2. Het college legt uiterlijk 15 mei in het navolgende jaar verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college tenminste aan:

a. de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd;

b. de wijze waarop getracht is de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

c. de gerealiseerde baten en lasten

Daarnaast legt het college verantwoording af over de algemene dekkingsmiddelen en het geraamde bedrag voor onvoorzien

Artikel 9 Begrotingsrechtmatigheid

Ten aanzien van het jaarlijks onderzoek naar het rechtmatig handelen van de gemeente, op het gebied van financiële beheersbehandelingen, is de door de raad vastgestelde “Richtlijn begrotingsrechtmatigheid” van kracht”

Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa

Ten aanzien van het waarderings- en afschrijvingsbeleid van vaste activa is de door de raad vastgestelde “Richtlijn waardering en activering” van kracht.

Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor openstaande vorderingen betreffende:

a. onroerende zaakbelasting gebruikers;

b. onroerende zaakbelasting eigenaren;

c. precariobelasting;

d. hondenbelasting;

e. rioolrechten;

f. reinigingsrechten;

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden, tenzij van korter uitstaande vorderingen bekend is dat ze niet meer zullen worden geïnd.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

1. Het college biedt jaarlijks als onderdeel van de voorjaarsnota een overzicht reserves en voorzieningen aan.

2. Het overzicht behandelt:

a. de omvang van het weerstandsvermogen;

b. de vorming en besteding van de reserves;

c. de vorming en verwachte besteding van voorzieningen

3. Ten aanzien van het beleid van reserves en voorzieningen zijn de door de raad vastgestelde “Beleidsnota reserves en voorzieningen” van kracht.

Artikel 13 Resultaatverwerking grondexploitaties

1. Het resultaat van de grondexploitaties wordt als gerealiseerd beschouwd na afronding van de gehele grondexploitatie.

2. Tussentijdse winstneming vindt slechts plaats als aan alle volgende criteria is voldaan:

a. Er is sprake van gerealiseerde opbrengsten;

b. De raming van de grondexploitatie sluit met een positief saldo;

c. De risico’s zijn in voldoende mate afgedekt;

d. Winstneming geschiedt pro rato ten opzichte van de realisatie van het (gehele) plan.

3. Bij een verwacht negatief plansaldo wordt een toereikende voorziening getroffen in hetzelfde boekjaar. Verevening tussen afzonderlijke grondexploitaties of compensatie met winsten uit andere grondexploitaties is niet toegestaan.

Artikel 14 Afkoopsommen erfpacht

1. De vooruit ontvangen afkoopsommen worden toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Afkoopsommen Erfpacht.

2. Onttrekking aan de Bestemmingsreserve Afkoopsommen Erfpacht vindt plaats op basis van het matching-principe.

3. Periodiek wordt beoordeeld of de hoogte van de Bestemmingsreserve Afkoopsommen Erfpacht in relatie staat tot de beoogde bestemming

Artikel 15 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd, zoals beschreven in de door het college vastgestelde “Nota kostenverdeling”.

2. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten van investeringen wordt berekend en geraamd bij de uitgangspunten van de voorjaarsnota en is een resultante van de werkelijk betaalde rente en verwachte marktrente.

Artikel 16 Vaststelling hoogte tarieven voor belastingen, rechten, heffingen en prijzen

1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten, heffingen en prijzen.

2. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de ontwikkeling van de lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudens, meerpersoonshuishoudens en bedrijven.

Artikel 17 Financiering

Ten aanzien van het financieringsbeleid is het door raad vastgestelde “Treasurystatuut” van kracht.

Artikel 18 Registratie bezittingen, activa en vermogen

3. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen met een boekwaarde. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

4. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteuren-vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de crediteuren-schulden jaarlijks worden gecontroleerd, en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

5. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen voor verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 19 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in een “Inkoop- en aanbestedingsbeleid” vast het beleid voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken. Het beleid waarborgt onder meer dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 20 Subsidieverstrekking en steunverlening

Ten aanzien van beleid omtrent toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies is de door de raad vastgestelde “Algemene subsidieverordening” van kracht. De verordening waarborgt onder meer dat wordt gehandeld in overeenstemming met regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 21 Paragrafen

1. In de begroting en jaarrekening worden verplichte paragrafen opgenomen die minimaal de bevatten die is opgenomen in het BBV. De verplichte paragrafen betreffen:

a. lokale heffingen;

b. weerstandsvermogen;

c. onderhoud kapitaalgoederen;

d. financiering/treasury;

e. bedrijfsvoering;

f. verbonden partijen;

g. grondbeleid

2. Wanneer de raad dit wenst kunnen onderdelen aan de verplichte paragrafen en andere paragrafen toegevoegd worden.

Artikel 22 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

2. het verstrekken van informatie over onder meer ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

3. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 23 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

1. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

2. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 24 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt in afzonderlijke besluiten de regels vast met betrekking tot de financiële organisatie. Daarbij wordt rekening gehouden met:

1. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

4. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de afdelingen van de gemeente;

5. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

Artikel 25 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.

2. Op dat moment wordt “Financiële Verordening gemeente Vlaardingen 2003” ingetrokken.

Artikel 26 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Vlaardingen 2013”.