Klachtenregeling Vlagtwedde 2005

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  klacht:

• een uiting van onvrede over of kritiek op de wijze waarop een gemeentelijk bestuursorgaan, diens voorzitter of een lid van het bestuurscollege, een gemeentelijke dienst of een persoon werkzaam onder verantwoordelijkheid van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid jegens iemand heeft gedragen.

• b.

  klachtencoördinator:

• een persoon aangewezen door het college, die belast is met de taken genoemd in artikel 2 onder 2 van deze regeling.

• c.

  klachtenbehandelaar:

• degene die volgens deze regeling met de klacht belast is.

• d.

  het college:

• het college van burgemeester en wethouders

• e.

  bestuursorgaan:

• de burgemeester, het college en de raad.

• f.

  mediator:

• Een hulppersoon, aangewezen door het college, die tracht te bemiddelen in een klacht gericht tegen een bestuursorgaan of individuele leden werkzaam onder de verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan.

• g.

  Nationale Ombudsman:

• het bureau van de Nationale Ombudsman te Den Haag die als onafhankelijke externe instantie onderzoek verricht naar de feiten, die aanleiding gaven tot de klacht, aan het gemeentebestuur rapporteert over zijn bevindingen en een behoorlijkheids oordeel geeft over de gedraging, eventueel voorzien van aanbevelingen.

Artikel 2. Klachtencoördinator

• 1.

  Het college benoemd een klachtencoördinator die belast is met de in lid 2 genoemde taken.

• 2.

  De klachtencoördinator heeft de volgende taken:

  • a.

    toetst de klacht op ontvankelijkheid;

  • b.

    stuurt een ontvangstbevestiging;

  • c.

    het doorgeleiden van schriftelijke klachten naar de in artikel 5 onder 1 en 2 genoemde persoon;

  • d.

    het bewaken van de tijdige en correcte behandeling en afdoening van schriftelijke klachten;

  • e.

    het signaleren van tendensen op basis van afgehandelde klachten en het adviseren vanhet bestuursorgaan over in verband daarmee te treffen maatregelen;

  • f.

    het bijhouden van het volledige dossier van iedere in behandeling genomen schriftelijke klacht;

  • g.

    het optreden als contactpersoon voor de Nationale Ombudsman namens de gemeente;

  • h.

    het coördineren van de schriftelijke klachten die bij de Nationale Ombudsman tegen de gemeente zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daarover;

  • i.

    het adviseren van het bestuursorgaan naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale Ombudsman;

  • j.

    het optreden als contactpersoon voor de mediator namens de gemeente;

  • k.

    het ondersteunen van de mediator bij de verslaglegging en het formuleren van het advies voor het college ;

  • l.

    het opstellen van een jaarverslag;

  • m.

    het geven van voorlichting aan burgers.

Artikel 3. De informele behandeling van mondelinge klachten

• 1.

  De ontvanger van een mondelinge klacht tracht deze via bemiddeling af te doen. Voldoende duidelijk dient te worden of een voor de klager bevredigende oplossing is gevonden.

• 2.

  De informele behandeling van een mondeling ingediende klacht vindt plaats door de betrokken ambtenaar dan wel diens direct leidinggevende. Indien de klager hierom verzoekt, is de betrokken ambtenaar verplicht de behandeling van de klacht over te dragen aan zijn direct leidinggevende.

• 3.

  Mondelinge klachten gericht tegen een bestuursorgaan of individuele leden werkzaam onder de verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan, de gemeentesecretaris en de griffier komen bij dat orgaan binnen. Indien de klager hierom verzoekt is de betrokken persoon verplicht de behandeling van de klacht over te dragen aan de klachtencoördinator.

• 4.

  De termijn waarbinnen een mondelinge klacht via bemiddeling dient te worden afgehandeld bedraagt vier weken.

• 5.

  Indien bemiddeling niet lukt, wordt de klager door de klachtenbehandelaar gewezen op het feit dat een schriftelijke klacht kan worden ingediend of verwijst hij/zij deze door naar de klachtencoördinator.

Artikel 4. De formele behandeling in eerste instantie voor schriftelijk klachten

• 1.

  Een schriftelijke klacht wordt direct ter kennis gebracht van de klachtencoördinator.

• 2.

  Het bevoegde bestuursorgaan, alsmede degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt door de klachtencoördinator op de hoogte gesteld van het feit dat er een klacht is ingediend. Vervolgens wordt de klacht in handen gesteld van degene die op grond van artikel 5 onder 1 en 2 van deze regeling belast is met de behandeling.

• 3.

  Degene die op grond van artikel 5 onder 1 en 2 belast is met de behandeling van een klacht, stelt de klager, alsmede degene op wie de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Getracht wordt via bemiddeling tot een oplossing te komen. Van het horen wordt een verslag gemaakt en ter hand gesteld van klachtencoördinator.

• 4.

  De termijn voor bemiddeling bedraagt vier weken. Indien de klacht naar tevredenheid van de klager kan worden opgelost, vervalt de verplichting de klacht nog verder te behandelen. Het bestuursorgaan wordt door de klachtencoördinator schriftelijk van het resultaat van de bemiddeling op de hoogte gesteld.

• 5.

  Lukt het binnen genoemde termijn niet tot een bevredigende oplossing te komen, dan wordt door degene die op grond van artikel 5 onder 1 en 2 belast is met behandeling van klachten via de klachtencoördinator, advies uitgebracht aan het bestuursorgaan. Vervolgens handelt het bestuursorgaan de klacht binnen twee weken af. De klager wordt schriftelijk in kennis gesteld van het onderzoek en de bevindingen naar aanleiding van de klacht alsmede wordt hij gewezen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Nationale Ombudsman.

Artikel 5. Wie is belast met de behandeling van schriftelijke klachten

• 1.

  Een klacht over een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan wordt behandeld door de naast hogere chef in de organisatie.

• 2.

  Een klacht over een bestuursorgaan of individuele leden werkzaam onder verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan, de gemeentesecretaris en de griffier worden behandeld door een door het college aangewezen mediator. De klachtencoördinator vervult hierbij een ondersteunende rol.

Artikel 6. Formele behandeling in tweede instantie

• 1.

  Een onderzoek naar de gegrondheid van de klacht door de Nationale Ombudsman geschiedt na afronding van de formele behandeling in eerste instantie.

Artikel 7. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na vaststelling, onder intrekking van de ‘Klachtenregeling Vlagtwedde’, in werking gestreden op 29 augustus 2001.

Artikel 8. Citeertitel

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als de "Klachtenregeling Vlagtwedde 2005"