Regeling vervallen per 04-12-2014

Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen gemeente Vlissingen

Geldend van 01-09-2009 t/m 03-12-2014

Intitulé

KLACHTENPROCEDURE ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN GEMEENTE VLISSINGEN

Artikel 1 Algemeen

  • 1. Deze regeling heeft als doel de individuele werknemer een middel te verschaffen om een voor hem of haar ongewenste situatie ten aanzien van ongewenste omgangsvormen te beëindigen. Tevens wordt met deze regeling beoogd willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling op dit terrein binnen de organisatie te voorkomen. Een en ander laat onverlet dat de gemeente Vlissingen zich als goed werkgever dient te gedragen en al het mogelijke moet doen om een onjuiste behandeling van werknemers in het algemeen te voorkomen.

  • 2. De gemeente Vlissingen en de Ondernemingsraad achten ongewenste omgangsvormen onaanvaardbaar en komen overeen gerichte maatregelen te treffen binnen de organisatie om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en in voorkomende gevallen te bestrijden.

  • 3. De gemeente Vlissingen en de Ondernemingsraad komen overeen dat binnen de gemeente Vlissingen op de daarvoor geëigende wijze(n) en met de daartoe geëigende middelen actief beleid wordt gevoerd op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen op het werk.

  • 4. Van de gemeente Vlissingen mag worden verwacht dat deze in redelijkheid de organisatie en de werkomgeving zodanig inricht, dat ongewenste omgangsvormen worden voorkomen. De gemeente Vlissingen is door het aangaan van deze regeling verplicht tot het voeren van een samenhangend beleid, dat ongewenste omgangsvormen voorkomt en bestrijdt. Een samenhangend beleid bevat de volgende onderdelen:

    • a.

      het ontwikkelen en uitvoeren van een preventief beleid;

    • b.

      het instellen van één of meer vertrouwenspersonen;

    • c.

      het ontwikkelen en tot uitvoering brengen van een klachtenprocedure.

Artikel 2 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1.

Ongewenste omgangsvormen:

a.Seksuele intimidatie: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non verbaal gedrag of fysiek gedrag van seksuele aard.

b.Agressie en geweld: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid, waaronder ook het pesten en treiteren wordt begrepen.

c.Discriminatie: het geheel van verhandelingen en gedragingen inzake geloof, levensovertuiging, geaardheid, ras, sekse, huidskleur, uiterlijk en politieke voorkeur, welke door de betrokken werknemer als ongewenst wordt ervaren en redelijkerwijs een inbreuk op diens identiteit vormt.

d.Overig: er is ook sprake van ongewenste omgangsvormen in één van de volgende gevallen:

·onderwerping aan ongewenste omgangsvormen wordt, hetzij expliciet hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van de betrokken werknemer;

·onderwerping aan of afwijzing van ongewenste omgangsvormen door de betrokken werknemer wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van de betrokken medewerker raken;

·ongewenste omgangsvormen hebben tot doel de werkprestaties van de betrokken werknemer aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren dan wel hebben ze tot gevolg dat de werkprestaties van de betrokken werknemer worden aangetast en/of dat een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd.

2.

College:

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen;

3.

Werknemer:

de bij de gemeente Vlissingen aangestelde ambtenaar en een ieder die als stagiaire, uitzendkracht, oproepkracht of anderszins werkzaam is (geweest) bij de gemeente Vlissingen;

4.

Vertrouwenspersoon:

de functionaris(sen) die als zodanig door het college is of zijn aangewezen;

5.

Klacht:

het indienen van een schriftelijke klacht inzake ongewenste omgangsvormen bij de klachtencommissie;

6.

Klager:

de werknemer die een klacht inzake ongewenste omgangsvormen heeft ingediend bij de klachtencommissie;

7.

Aangeklaagde:

de werknemer c.q. het college- of raadslid tegen wie een klacht inzake ongewenste omgangsvormen is ingediend bij de klachtencommissie;

8.

Klachtencommissie:

de door het college ingestelde commissie ter behandeling van klachten inzake ongewenste omgangsvormen;

9.

Directeur:

de algemeen directeur/gemeentesecretaris die eindverantwoordelijkheid draagt voor de ambtelijke organisatie;

10.

Ondernemingsraad:

de vertegenwoordiging van het personeel als bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 3 Preventief beleid

  • 1. Aan alle werknemers zal door of namens het college te kennen worden gegeven dat ongewenste omgangsvormen niet getolereerd worden en tot sancties kunnen leiden voor de persoon die zich daaraan schuldig maakt. Tevens worden alle werknemers op de hoogte gesteld van het bestaan van deze klachtenprocedure en wordt bekend gemaakt wie de vertrouwensperso(o)n(en) is (zijn).

  • 2. Alle werknemers zullen via de gebruikelijke informatiekanalen worden geïnformeerd over het beleid ter preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen op het werk. Het college respectievelijk de directeur draagt er zorg voor dat er een arbeidsklimaat aanwezig is waarin de klachten daadwerkelijk bespreekbaar zijn. Ook zal worden gestreefd naar optimale arbeidsomstandigheden, waaronder het aanpakken van werkplekken en situaties die met betrekking tot ongewenste omgangsvormen als onveilig worden ervaren. De directeur draagt hiervoor de verantwoordelijkheid.

Artikel 4 Vertrouwenspersoon

  • 1. Het college wijst na hierover advies van de Ondernemingsraad te hebben ingewonnen een of meerdere vertrouwensperso(o)n(en) aan.

  • 2. De vertrouwenspersoon zal worden belast met de eerste opvang van werknemers die ongewenste omgangsvormen hebben ondergaan en daarover willen praten. Deze functionaris zal in ieder geval het vertrouwen moeten genieten van het personeel binnen de organisatie. Hij moet gemakkelijk aanspreekbaar zijn, vertrouwelijk met informatie om kunnen gaan en bij voorkeur kennis en ervaring hebben op het terrein van individuele hulpverlening.

  • 3. De vertrouwenspersoon heeft tot taak:

    • a.

      werknemers die ongewenste omgangsvormen hebben ondergaan bij te staan, te begeleiden en van advies te dienen. Na het vinden van een oplossing of formele behandeling van een klacht dient nazorg verleend te worden.

    • b.

      door onderzoek en overleg met de betrokkenen te trachten tot een oplossing van het gesignaleerde probleem te komen.

    • c.

      werknemers desgewenst te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en/of, indien het een strafbaar feit betreft (aanranding, verkrachting, mishandeling) tevens bij het doen van aangifte bij de politie.

    • d.

      het college en andere relevante gemeentefunctionarissen gevraagd en ongevraagd te adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.

    • e.

      het registreren van signalen en klachten ten behoeve van een geanonimiseerd jaarverslag aan het college, de directeur, de Ondernemingsraad en de klachtencommissie.

    • f.

      het signaleren van knelpunten bij de functionarissen die beroepshalve verantwoordelijkheid hebben bij het aanpakken van ongewenste omgangsvormen.

  • 4. De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn taak dan met toestemming van de werknemer die melding heeft gemaakt van ongewenste omgangsvormen.

  • 5. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taken uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het college, waarbij de vertrouwelijkheid van de informatie wordt gerespecteerd. Jaarlijks verstrekt de vertrouwenspersoon aan het college, de directeur, de Ondernemingsraad en de klachtencommissie een geanonimiseerd verslag aangaande de geregistreerde meldingen.

  • 6. Het college dient de vertrouwenspersoon de nodige faciliteiten te verschaffen waardoor hij op vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch kan worden geraadpleegd. Voorts verschaft het college de vertrouwenspersoon de mogelijkheid zich op kosten van de gemeente Vlissingen nader te bekwamen voor de functie. De activiteiten van de vertrouwenspersoon vinden plaats onder werktijd, of – als dat niet mogelijk is – zullen de extra uren worden doorbetaald.

  • 7. De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als de leden van de Ondernemingsraad.

Artikel 5 Samenstelling klachtencommissie

  • 1. Het college stelt een externe klachtencommissie in.

  • 2. De externe klachtencommissie is de Commissie ongewenst gedrag van de Stichting de Zeeuwse Ombudsman.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden van de klachtencommissie

De klachtencommissie heeft tot taak:

  • a.

    Een onderzoek in te stellen naar iedere door haar in behandeling genomen klacht omtrent ongewenste omgangsvormen.

  • b.

    Door middel van een rapport van bevindingen te adviseren aan het college over de gegrondheid van de klacht en de eventueel te nemen maatregelen.

  • c.

    Te adviseren aan het college over het eventueel treffen van tijdelijke maatregelen gedurende het onderzoek naar de klacht.

  • d.

    Het college eenmaal per jaar te rapporteren door middel van een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten, alsmede de uitspraken, die daarover zijn gedaan (gegevens, waaruit de identiteit van de klager en aangeklaagde kunnen blijken, worden hierin niet opgenomen, het rapport bevat zonodig beleidsadviezen en wordt tevens ter kennis gebracht van de directeur en de ondernemingsraad).

  • e.

    Het college gevraagd en ongevraagd te adviseren ter zake problemen, die verband houden met ongewenste omgangsvormen.

Artikel 7 Klacht

  • 1. De werknemer die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen kan een klacht indienen bij de directeur, die de klacht namens het college neerlegt bij de klachtencommissie. Op verzoek van de klager kan, uitsluitend indien hij op medisch/psychische gronden daartoe niet zelf in staat is c.q. wanneer de klacht betrekking heeft op de directeur en/of (leden van) het college, een klacht ook door de vertrouwenspersoon worden ingediend.

  • 2. Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend en bevat tenminste de volgende gegevens/stukken:

    • a.

      Een concrete en zakelijke omschrijving van de gedragingen waarop de klacht betrekking heeft.

    • b.

      De naam en adres van de klager en eventueel van een vertrouwenspersoon of raadsman.

    • c.

      De naam van de aangeklaagde.

    • d.

      De dagtekening en ondertekening van de klacht door de klager.

    • e.

      De ter zake door de klager ondernomen stappen en de daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken.

  • 3. Indien niet voldaan is aan een van de eisen, vermeld in het tweede lid, wordt de klager gedurende twee weken in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen. De behandeltermijn als genoemd in artikel 8, tweede lid, wordt dan met twee weken verlengd. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, tenzij in combinatie ter ondersteuning van (een) andere niet anonieme klacht(en). In dat geval wordt de anonieme klacht aangemerkt als een anonieme getuigenis van een derde.

  • 4. Een klacht wordt in ieder geval geacht tijdig te zijn ingediend, indien de klager binnen vijf jaar nadat het laatste voorval inzake de ongewenst omgangsvorm heeft plaatsgehad, de klacht heeft ingediend. Deze termijn geldt niet, indien het een voorval betreft dat mogelijk tevens een strafbaar feit inhoudt, waarvoor een verjaringstermijn geldt die langer dan vijf jaar is. In dat geval wordt aangesloten bij de betreffende strafrechtelijke verjaringstermijn. Het een en ander ter beslissing aan de klachtencommissie.

  • 5. Klager heeft het recht om de klacht in te trekken tot het moment waarop de klachtencommissie het rapport van bevindingen en eventueel advies aan het college heeft uitgebracht. Intrekking geschiedt door schriftelijke mededeling daarvan aan de klachtencommissie. De klachtencommissie zorgt in dat geval voor vernietiging van het dossier.

Artikel 8 In behandeling nemen van de klacht

  • 1. Na ontvangst van de klacht door de klachtencommissie ontvangt de klager binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging.

  • 2. Uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht beoordeelt de klachtencommissie of de klacht al dan niet in behandeling wordt genomen. Indien de klacht in behandeling wordt genomen, wordt dit terstond aan de klager en de directeur gemeld. Tegelijkertijd wordt de aangeklaagde op de hoogte gesteld van de klacht door toezending van een afschrift van de klacht. Ook wordt hen de samenstelling van de klachtencommissie bekend gemaakt.

  • 3. Een klacht wordt in behandeling genomen, indien:

    • a.

      De klacht voldoet aan hetgeen in artikel 2, eerste lid, onder ongewenste omgangsvormen wordt verstaan.

    • b.

      De klager of aangeklaagde onder de definitiebepaling valt van werknemer in artikel 2, derde lid.

    • c.

      De klacht schriftelijk, conform het bepaalde in artikel 7, tweede lid is ingediend binnen de termijn, die in artikel 7, vierde lid is genoemd;

    • d.

      Het binnen de bevoegdheid van het college ligt om ter zake maatregelen te nemen.

  • 4. Indien de klacht naar het oordeel van de klachtencommissie niet in behandeling kan worden genomen, stelt de klachtencommissie klager en aangeklaagde gelijktijdig op de hoogte, van het feit dat zij gemotiveerd aan het college hebben gerapporteerd.

  • 5. De directeur stelt zowel het hoofd van de afdeling waar de aangeklaagde werkzaam is als het hoofd van de afdeling waar de klager werkzaam is op de hoogte van het feit dat de klachtencommissie een klacht in behandeling heeft genomen, met de namen van de klager en de aangeklaagde. De directeur stelt ook de vertrouwensperso(o)n(en) hiervan in kennis. Het één en ander geschiedt onder strikte geheimhouding.

Artikel 9 Klachtenprocedure

  • 1. De klachtencommissie onderzoekt de in behandeling genomen klacht door klager en aangeklaagde, afzonderlijk van elkaar, te horen, en door bestudering van bij indiening van de klacht ontvangen gegevens en stukken. Voorts is de klachtencommissie bevoegd anderen (derden/getuigen) te horen, al dan niet op verzoek van klager en aangeklaagde. De hoorzittingen, zowel ten tijde van het onderzoek als bij de behandeling van de klacht, zijn besloten.

  • 2. Een ieder, die bij een onderzoek omtrent ongewenste omgangsvormen betrokken is/wordt, is verplicht volstrekte geheimhouding te betrachten omtrent hetgeen met hem is besproken c.q. aan de orde is gesteld.

  • 3. Klager en aangeklaagde kunnen zich bij het onderzoek door de klachtencommissie desgewenst laten bijstaan door een vertrouwenspersoon en/of een raadsman. Zij dienen dit aan de klachtencommissie vooraf kenbaar te maken. De kosten die hiermee gemoeid zijn kunnen door de gemeente Vlissingen worden vergoed voor zover klager of aangeklaagde hiervoor geen rechtsbijstandverzekering heeft afgesloten en zulks tot en met behandeling van de zaak in eerste aanleg door de klachtencommissie.

  • 4. Klager, aangeklaagde en getuigen/derden, die door de klachtencommissie zijn opgeroepen om te worden gehoord, worden hiertoe door het college in de gelegenheid gesteld. Zij zijn verplicht te verschijnen. De tijd, die hiervoor benodigd is, wordt beschouwd als diensttijd. Indien zij verhinderd zijn te verschijnen, dienen zij dit zo spoedig mogelijk en gemotiveerd kenbaar te maken aan de voorzitter van de klachtencommissie, die vervolgens beslist of de verhindering wordt geaccepteerd.

  • 5. Getuigen/derden, die door de klachtencommissie zijn uitgenodigd om gehoord te worden, zijn verplicht mededeling te doen van hetgeen hen omtrent of in verband met de klacht uit eigen wetenschap bekend is.

  • 6. Van iedere hoorzitting door de klachtencommissie wordt een verslag gemaakt, dat door de gehoorde voor akkoord dient te worden ondertekend, al dan niet voorzien van kanttekeningen. Indien betrokkene ondertekening weigert, wordt dit en de eventuele reden hiervan in het verslag vermeld. Dit geldt evenzeer voor degene, die een anonieme getuigenis aflegt.

  • 7. Klager, aangeklaagde en getuigen/derden dienen het aan hen toegekomen verslag van het horen uiterlijk binnen één week na ontvangst van het verslag aan de klachtencommissie ondertekend teruggestuurd te hebben. Indien hieraan niet wordt voldaan wordt het verslag geacht te zijn vastgesteld voor akkoord zonder kanttekeningen, tenzij betrokkene zich kan beroepen op overmacht. De reden van verhindering dient gemotiveerd aan de voorzitter van de klachtencommissie te worden kenbaar gemaakt, die vervolgens beslist of het niet kunnen voldoen aan deze verplichting wordt geaccepteerd. In het laatste geval wordt een nieuwe termijn vastgesteld waarbinnen het verslag moet zijn teruggestuurd.

  • 8. Gedurende het onderzoek krijgen klager, aangeklaagde, alsmede degene die hen ondersteunt door middel van een hoor en wederhoor, in tweede termijn inzage in alle ondertekende verslagen van de door de klachtencommissie gevoerde gesprekken. Zij worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze daarop te geven, met dien verstande, dat de voorzitter van de klachtencommissie bevoegd is om in het belang van het onderzoek te bepalen, dat inzage op een bepaald tijdstip niet opportuun is. Indien sprake is van een anonieme getuige, kan slechts kennis worden genomen van de getuigenis, zonder dat de identiteit van de getuige kenbaar wordt gemaakt.

Artikel 10 Afronding onderzoek, rapport van bevindingen

  • 1. Binnen zes weken nadat schriftelijk aan de klager is bekend gemaakt, dat de klacht ontvankelijk is, rondt de klachtencommissie haar onderzoek af en brengt zij een rapport van bevindingen uit aan het college.

  • 2. Indien de in het eerste lid genoemde termijn niet wordt gehaald, maakt de klachtencommissie dit schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar aan de klager en aangeklaagde en geeft daarbij tevens aan welke termijn zij nodig acht om tot genoemd rapport van bevindingen te komen.

  • 3. In het rapport van bevindingen stelt de klachtencommissie vast of de klacht naar haar oordeel gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond is. Een klacht is gegrond wanneer aannemelijk is, dat de ongewenste omgangsvormen hebben plaatsgevonden.

  • 4. Indien de klacht gegrond dan wel deels gegrond wordt bevonden, kan de klachtencommissie tevens advies uitbrengen omtrent de eventueel te nemen maatregelen jegens aangeklaagde. De klachtencommissie is tevens bevoegd aanbevelingen te doen, die in verband staan met de klacht en/of de gevolgen van de klacht.

  • 5. De klachtencommissie stelt klager, aangeklaagde en de directeur gelijktijdig op de hoogte van het feit, dat zij het rapport van bevindingen en het eventuele advies naar het college heeft gezonden. Het rapport van bevindingen en het eventuele advies dient deugdelijk gemotiveerd te zijn en bevat de verslagen van de gevoerde hoorgesprekken.

Artikel 11 Beslissing

  • 1. Het college beslist binnen twee weken na ontvangst van het rapport van bevindingen en het eventuele advies van de klachtencommissie over de gegrondheid van de klacht en, indien de klacht (deels) gegrond wordt verklaard, de te nemen maatregelen.

  • 2. Het college brengt zijn beslissing onmiddellijk schriftelijk ter kennis aan de klager, aangeklaagde en de directeur en stuurt een afschrift aan de klachtencommissie. Indien het college niet beslist overeenkomstig het advies van de klachtencommissie, dient dit uitdrukkelijk gemotiveerd te zijn in zijn besluit. Klager, aangeklaagde en de directeur ontvangen behalve het besluit tevens het rapport van bevindingen en het eventuele advies van de klachtencommissie.

  • 3. Aan het einde van het klachtenonderzoek wordt de vertrouwensperso(o)n(en) door het college via het rapport van bevindingen en het eventuele advies van de klachtencommissie op de hoogte gesteld van de uitkomst van het onderzoek en de daaraan verbonden beslissing.

Artikel 12 Overige bepalingen

  • 1. De dossiers van de klachtencommissie worden bewaard in het archief van het secretariaat van de klachtencommissie. De dossiers worden tien jaar na de daarin gedane uitspraak verwijderd uit het archief en vervolgens vernietigd, tenzij het gaat om klachten, die tevens een strafbaar feit bevatten of waaromtrent nog een juridische procedure loopt. Alleen de secretaris van de klachtencommissie heeft toegang tot de dossiers.

  • 2. In het personeelsdossier van de aangeklaagde wordt alleen de eventuele opgelegde sanctie en de motivatie daarvan opgeslagen.

  • 3. De klagers en interne vertrouwenspersonen mogen niet wegens het indienen van een klacht of in verband met hun functie als vertrouwenspersoon worden benadeeld in hun rechtspositie.

  • 4. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun lidmaatschap van de klachtencommissie ter kennis is gekomen.

Artikel 13 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze klachtenprocedure treedt in werking met ingang van 1 september 2009.

  • 2.

    Deze procedure wordt aangehaald als “Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen gemeente Vlissingen”.

  • 3.

    In gevallen waar de procedure niet voorziet beslist het college.

  • 4.

    De "Klachtenregeling ongewenste intimiteiten" van 1 april 1998 komt te vervallen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 21 juli 2009.

de secretaris, de burgemeester,

dr. ir. J.J. van Houdt drs. W.J.A. Dijkstra