Regeling vervallen per 01-05-2014

Reglement van orde raadscommissies Vlissingen 2011

Geldend van 09-05-2013 t/m 30-04-2014

Intitulé

Reglement van orde raadscommissies Vlissingen 2011

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    lid: lid van een raadscommissie;

  • b.

    voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of zijn vervanger;

  • c.

    commissiegriffier: secretaris van de raadscommissie of zijn vervanger;

  • d.

    griffier: griffier van de raad of zijn vervanger;

  • e.

    vergadering: vergadering van een raadscommissie.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissies

  • 1. De raad stelt de volgende raadscommissies in:

    • a.

      Ruimte;

    • b.

      Algemeen bestuur en

    • c.

      Maatschappelijke zaken

  • 2. Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij de voorzitters van de betrokken raadscommissies in overleg beslissen dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt.

Artikel 3 Taken

  • 1. Een commissie is belast met het voorbereiden van de besluitvorming door de gemeenteraad.

  • 2. Een commissie kan namens de gemeenteraad overleggen met de leden van het college en met de burgermeester.

Artikel 4 Samenstelling

  • 1. Een raadscommissie bestaat uit leden van de gemeenteraad en door de gemeenteraad benoemde commissie-niet-raadsleden.

  • 2. Per fractie mogen twee commissie-niet-raadsleden benoemd worden.

  • 3. De artikelen 10,11,12,13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de commissie-niet-raadsleden. Van een commissie-niet-raadslid moeten de geloofsbrieven onderzocht worden conform het gestelde in artikel 6 van het Reglement van orde van de gemeenteraad Vlissingen 2011. Bovendien zal het commissie-niet-raadslid de eed of de verklaring en belofte voor de commissieleden af moeten leggen in de raad.

  • 4. Per fractie nemen er maximaal twee leden deel aan een commissievergadering.

Artikel 5 Voorzitter

  • 1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

  • 2. De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.

  • 3. De voorzitter is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering;

    • b.

      het handhaven van de order;

    • c.

      het doen naleven van deze verordening;

    • d.

      hetgeen deze verordening hem verder opdraagt

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

  • 1. De zittingsperiode van een lid, voorzitter en zijn plaatsvervanger eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. Een lid, voorzitter of zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van een raadscommissie indien zij niet meer voldoen aan de in de Gemeentewet gestelde eisen.

  • 3. De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

  • 4. De raad kan de voorzitter en zijn plaatsvervanger ontslaan.

  • 5. Een lid, de voorzitter of zijn vervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 6. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het commissie – niet-raadslid dat op voordracht van de fractie is benoemd van rechtswege.

Artikel 7 Griffier en commissiegriffier

Een commissie wordt door de griffier terzijde gestaan. De griffier is aanwezig bij de vergadering van de commissie. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe aangewezen medewerker van de griffie als commissiegriffier.

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgermeester en secretaris

Artikel 8 Aanwezigheid en deelname burgermeester en collegeleden

De voorzitter kan namens de commissie de burgemeester, (leden van) het college en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Hoofdstuk 4 Vergadering

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 9 Vergaderfrequentie

  • 1. Eencommissie vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld schema en verder zo vaak als de voorzitter dat noodzakelijk acht of het door ten minste twee fracties schriftelijk, met opgave van redenen, wordt gevraagd.

  • 2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hiervoor overleg met de griffier.

Artikel 10 Agendacommissie

  • 1. Er is een agendacommissie.

  • 2. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de raadscommissies. De voorzitter van de raad kan de vergaderingen van de agendacommissie bijwonen. De griffier of zijn vervanger is in elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.

  • 3. De agendacommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda’s van de raadscommissies.

  • 4. De agendacommissie vervult een procedurele rol bij de voorbereiding van de vergadering van de raadscommissies.

  • 5. De voorzitter van de agendacommissie kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie.

  • 6. De leden van de agendacommissie hebben elk één stem in de agendacommissie.

  • 7. De voorzitter en zijn vervanger worden door de leden van de agendacommissie uit hun midden benoemd.

Artikel 11 Oproep voor de commissievergadering

  • 1. De vergadering wordt door de voorzitter belegd. Deze draagt er zorg voor dat elk lid in de regel ten minste zeven dagen voor de datum van de vergadering hier schriftelijk voor wordt opgeroepen.

  • 2. Met de oproep worden ook de agenda en bijbehorende stukken aan de leden toegezonden.

  • 3. In spoedeisende gevallen kan van het bepaalde in de laatste zin van het eerste lid worden afgeweken, met dien verstande, dat ten minste een tijdsduur van tweemaal 24 uur in acht dient te worden genomen tussen de schriftelijke oproep en de aanvang van de vergadering.

  • 4. Indien niet is voldaan aan het bepaalde in het eerste, tweede en derde lid wordt de behandeling van het betreffende onderwerp, ingeval ten minste drie leden daartoe een verzoek indienen, aangehouden, tenzij het belang van de zaak naar oordeel van de commissie geen langer uitstel duldt.

Artikel 12 Agenda

  • 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

  • 2. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 3. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

  • 4. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Agenderingsrecht

Elk lid van de commissie kan voorstellen doen tot behandeling van zaken die niet op de agenda zijn vermeld en dient die voorstellen minstens drie dagen voor de vergadering schriftelijk bij de voorzitter of de griffier in te dienen; in spoedeisende gevallen geldt een termijn van 24 uur. De commissie beslist over de in behandelingneming van die voorstellen bij de aanvang van de vergadering.

Artikel 14 Ter inzage leggen van agenda en stukken

  • 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

  • 2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid worden de stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking gesteld.

  • 3. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken in afwijking van het eerste lid, vertrouwelijk in de leeskamer ter inzage gelegd.

Artikel 15 Openbare kennisgeving

  • 1. De vergadering wordt door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, huis-aan-huisbladen en door plaatsing via de nieuwe media van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

  • 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

    • c.

      de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht zoals bedoeld in artikel 17.

Paragraaf 2 Orde van vergaderingen

Artikel 16 Presentielijst

Ieder lid tekent, voordat hij aan de vergadering deelneemt, de presentielijst.

Artikel 17 Spreekrecht burgers

  • 1. Burgers hebben het recht het woord te voeren over geagendeerde en niet geagendeerde onderwerpen.

  • 2. Insprekers melden zich voorafgaand aan de vergadering bij de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren, en indien nodig het telefoonnummer waarop hij bereikt kan worden.

  • 3. Bij opening van de vergadering vraagt de voorzitter wie van de toehoorders het woord wil voeren.

  • 4. Het woord kan niet gevoerd worden over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen voor personen.

  • 5. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

  • 6. Elke spreker krijgt in beginsel maximaal vijf minuten het woord, één en ander ter beoordeling van de voorzitter.

  • 7. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

  • 8. Insprekers dienen zich te onthouden van beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen als bedoeld in artikel 23, lid 3. Indien een inspreker zich niet aan dit voorschrift houdt, wordt hij op last van de voorzitter uit de vergadering verwijderd.

Artikel 18 Verslag

  • 1. Van het verhandelde in de vergadering wordt een conceptverslag gemaakt.

  • 2. De voorzitter, de leden, de burgemeester en de wethouders hebben het recht om binnen 5 werkdagen na toezending van het conceptverslag een voorstel tot correctie te doen.

  • 3. Het verslag wordt met de correctievoorstellen en de aantekening “definitief” gepubliceerd.

  • 4. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

  • 5. Het verslag wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Artikel 19 Aantal spreektermijnen

  • 1. Elke fractie heeft per vergadering twee woordvoerders aan tafel, waarbij in principe één woordvoerder per onderwerp per termijn het woord voert.

  • 2. Niemand voert het woord dan na het aan de voorzitter verzocht en van deze verkregen te hebben. De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.

  • 3. Van de volgorde kan worden afgeweken, indien een lid het woord vraagt voor het stellen van een vraag om inlichtingen over een in behandeling zijnd onderwerp, een persoonlijk feit, of voor het indienen van een voorstel van orde. De voorzitter stelt het lid dat het woord verlangt voor een persoonlijk feit, in de gelegenheid een beknopte aanduiding van dat feit te geven.

  • 4. Een spreker mag in de rede worden onderbroken, echter alleen via tussenkomst van de voorzitter.

Artikel 20 Spreektijd

  • 1. De commissie kan op voorstel van de voorzitter, bij de aanvang van of tijdens de vergadering, regels stellen ten aanzien van de spreektijd van de leden.

  • 2. Ingeval spreektijden zijn afgesproken, ziet de voorzitter in overleg met de commissiegriffier toe op het naleven van de afgesproken spreektijden.

Artikel 21 Voorstellen van orde

  • 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

  • 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 22 Gecombineerde vergadering

Ter beoordeling van de voorzitters kunnen twee of meer commissies gezamenlijk vergaderen.

Artikel 23 Handhaving orde; schorsing

  • 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

    • b.

      een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog kan afronden.

  • 2. Indien een spreker zich beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen.

  • 3. Onder “beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen” worden in ieder geval begrepen het naar het oordeel van de voorzitter doen van uitlatingen of uitingen, in welke vorm dan ook, met een racistisch, seksistisch of anderszins discriminatoir karakter.

  • 4. Indien een spreker voortgaat van het onderwerp af te wijken, beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen te gebruiken, de orde te verstoren of niet voldoet aan de uitnodiging van de voorzitter zijn of haar rede te beëindigen wegens het verstrijken van de toegestane spreektijd, ontneemt de voorzitter hem het woord.

  • 5. In de zitting waarin het in het vierde lid vermelde plaats heeft gehad, mag de spreker aan wie het woord is ontnomen, of de spreker die na te zijn vermaand zijn woorden niet heeft teruggenomen, aan de beraadslagingen over het in bespreking zijnde onderwerp niet meer deelnemen.

  • 6. Een spreker die beledigende en onbehoorlijke uitdrukkingen als bedoeld in het vierde lid, wordt, indien hij geen gebruik maakt van de geboden gelegenheid zijn woorden terug te nemen, na op de consequenties daarvan te zijn gewezen uit de vergadering verwijderd en van de presentielijst afgevoerd.

Artikel 24 Beraadslaging

  • 1. Beraadslaging over elk aan de orde gesteld onderwerp vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. In bijzondere gevallen kan de commissie indien aan de voorzitter daartoe de wens kenbaar is gemaakt, gelegenheid openen in een volgende termijn het woord te voeren.

  • 2. Indien de voorzitter oordeelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, stelt hij de commissie voor de beraadslaging te sluiten.

Artikel 25 Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1. De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 26 Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering zodra alle aan de orde gebrachte onderwerpen zijn behandeld of sluiting de commissie wenselijk voorkomt.

Hoofdstuk 5 Besloten vergadering

Artikel 27 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 28 Verslag

Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt vertrouwelijk ter inzage in de leeskamer.

Artikel 29 Beslotenheid

  • 1. Een commissievergadering zal in beslotenheid plaatsvinden wanneer ten minste drie aanwezige leden daarom verzoeken of de voorzitter dat noodzakelijk acht.

  • 2. De gedachtewisseling in een besloten commissievergadering is vertrouwelijk.

  • 3. Indien een commissielid als toehoorder een besloten vergadering van een commissie bijwoont, dient hij de presentielijst ook te tekenen.

Artikel 30 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

Artikel 31 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 32 Toehoorders en pers

  • 1. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 2. De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat ze de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 34 Verbod hinderlijk gebruik apparatuur

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. De voorzitter is belast met het handhaven van deze regel, en aanwezigen moeten zich gedragen naar zijn aanwijzing.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 35 Uitleg van der verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel van de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 36 Inwerkingstreding

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als 'Reglement van orde raadscommissies Vlissingen 2011' en treedt in werking op 1 december 2011.

  • 2. Op dat moment vervalt de Verordening op de raadscommissie 2007 vastgesteld op 1 april 2007.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 november 2011
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
mr. F. Vermeulen drs. R.H. Roep

Toelichting

Toelichting Hoofdstuk I AlgemeenArtikel 1 Begripsomschrijving Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Hoofdstuk II Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling commissies Op uitdrukkelijk verzoek van het presidium wordt de indeling van de commissies benoemd. Een eventuele wijziging kan alleen indien een meerderheid van de raad hiermee instemt. Artikel 3 Taken De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor. In het algemeen zijn de raadscommissies gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad. Daarbij zijn de taken van de commissie in principe gelijk aan de raad, namelijk die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar in eerste instantie de agendacommissie en in latere instantie de raadscommissie zelf de agenda bepaalt. Artikel 4 Samenstelling De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. In Vlissingen is ervoor gekozen gezien het informatieve karakter van de raadscommissies om zonder onderscheid in de grootte van de fracties maximaal 2 deelnemers per fractie te laten deelnemen aan een vergadering. Volgens de toelichting bij de modelverordening hoeven de verhoudingen in de raadscommissies niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. De leden van de raadscommissie hoeven geen raadslid te zijn, wel moeten ze voorgedragen worden door hun fractie. Ze moeten staan op de kandidatenlijst van een fractie en benoemd en beëdigd zijn conform het Reglement van Orde van de raad (artikel 6, leden 6 en 7 RvO). Artikel 5 Voorzitter Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie en zijn plaatsvervanger een raadslid moet zijn. Een voorzitter en dus ook zijn plaatsvervanger zijn geen lid van de commissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als technisch voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Artikel 6 Zittingsduur en vacatures De zittingsduur van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsduur van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Indien de voorzitter, zijn plaatsvervanger of een lid niet meer voldoet aan de door de Gemeentewet gestelde eisen dan eindigt het voorzitterschap dan wel lidmaatschap van de raadscommissie van rechtswege. De raad kan een lid van een raadscommissie ontslaan op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen. Deze situatie kan zich o.a. voordoen bij onenigheid met een commissie- niet- raadslid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde lid voorziet in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden. Artikel 7 Griffier en commissiegriffier Iedere raadscommissie wordt ondersteund door de griffier of een medewerker van de Griffie. Hieruit volgt dat altijd de griffier of een medewerker van de Griffie aanwezig zijn bij vergaderingen van de raadscommissie. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op basis van artikel 25 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Hoofdstuk III Aanwezigheid college, burgermeester en secretaris

Artikel 8 Aanwezigheid en deelname burgemeester en collegeleden De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of burgemeester en/of collegeleden aan de beraadslagingen in de commissie mogen deelnemen. De wettelijke grondslag hiervoor ligt in artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Hoofdstuk IV Vergadering

Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereidingArtikel 9 Vergaderfrequentie De commissies vergaderen volgens een jaarlijks vastgesteld schema. Het presidium stelt jaarlijks het vergaderschema vast. De vergaderingen van commissies zijn in de regel openbaar. Op verzoek van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar is, tenzij de raadscommissie anders beslist. Artikel 10 Agendacommissie De agendacommissie vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in commissies. De agendacommissie stelt de agenda’s van de raadscommissies voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de betreffende commissie bij de aanvang van de vergadering. Artikel 11 Oproep voor de commissievergadering De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de vergadering. (De gebruikelijke deadline is twee weekenden voor de vergadering). Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De leden van de raadscommissie moeten in ieder geval in de gelegenheid gesteld zijn de stukken te lezen. Artikel 12 Agenda In dit artikel komt de agenderende rol van een raadscommissie tot uiting. De agendacommissie stelt de agenda voorlopig vast. Uiteindelijk bepaalt de raadscommissie zijn eigen agenda. Dit betekent onder meer dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris. Artikel 13 Agenderingsrecht Dit artikel komt niet voor in de modelverordening, maar heeft een Vlissingse historie. Een lid kan vragen een onderwerp op de agenda te zetten. Het is aan de raadscommissie om de agenda definitief vast te stellen. Artikel 14 Ter inzage leggen van agenda en stukken Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen voor de leden in de leeskamer ter inzage gelegd. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd, worden vertrouwelijk op de daartoe afgesproken plaats ter inzage gelegd. Artikel 15 Openbare kennisgeving Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. De agenda en daartoe behorende stukken worden op internet geplaatst.

Paragraaf 2. Orde van de vergaderingen

Artikel 16 Presentielijst De presentielijst wordt gebruikt voor het verslag en is van belang om de presentiegelden voor de commissie-niet-raadsleden te kunnen vaststellen. Artikel 17 Spreekrecht burgers In de modelverordeningen van de VNG is het spreekrecht bij de raadsvergadering weggehaald en bij de raadscommissies neergelegd. In Vlissingen blijven de mogelijkheden om in te spreken in de raad bestaan. Tijdens de commissievergaderingen zijn er meer mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van de doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Het spreekrecht in de Vlissingse praktijk gaat verder dan alleen de geagendeerde onderwerpen, ook over de niet geagendeerde onderwerpen kan worden ingesproken. In het derde lid zijn onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen voor personen zijn uitgesloten van het spreekrecht voor burgers omdat inspraak op een dergelijk onderwerp de belangen van de kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden. In beginsel krijgt een spreker maximaal vijf minuten het woord. De commissie kan hiervan afwijken. Artikel 18 Verslag Van een commissievergadering wordt een zakelijk verslag gemaakt. Het conceptverslag wordt op korte termijn aan alle leden van de raad en de commissie via de mail verstrekt. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot correctie te doen. De correctievoorstellen worden achteraan het verslag opgenomen. Artikel 19 Aantal spreektermijnen In dit artikel zijn naast de gangbare spreekregels zoals het woord wordt pas gevoerd nadat dit aan de voorzitter is verzocht en verkregen, ook de afspraak dat er per vergadering twee woordvoerders per fractie aan tafel zitten. In Vlissingen bestaat er geen vaste samenstelling van de commissies. Om een goede orde van de vergadering te bewerkstelligen is het aantal leden per raadscommissievergadering beperkt tot twee woordvoerders per fractie. Artikel 20 Spreektijd Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken. Artikel 21 Voorstellen van orde Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij steken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Artikel 22 Gecombineerde vergadering In verband met de korte lengte van de agenda, de planning in een maand of anderszins moet de mogelijkheid open blijven om twee vergaderingen samen te voegen. Artikel 23 Handhaving orde; schorsing Het eerste lid verzekert dat de leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de raadscommissie zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet- raadsleden. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde geroepen worden. Het vierde lid regelt dat hij het woord ontzegd krijgt over het aanhangige onderwerp. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Artikel 24 Beraadslaging Voordat een onderwerp aan de orde gesteld wordt, moet er duidelijkheid zijn over de wijze van beraadslaging. De voorzitter maakt, na overleg met de commissie, de spelregels duidelijk. Zijn er twee duidelijke termijnen waarbij de leden hun vragen kunnen stellen. Of is er ruimte voor het debat? Het is dus aan de commissie en de voorzitter om voordat een onderwerp aan de orde gesteld wordt, duidelijkheid te geven over de wijze van beraadslaging. Artikel 25 Deelname aan de beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders. Die hebben op grond van artikel 8 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering. Artikel 26 Sluiting De voorzitter kan de vergadering sluiten als hij vaststelt dat de onderwerpen voldoende zijn toegelicht, tenzij de raadscommissie anders beslist. Hoofdstuk V Besloten vergaderingArtikel 27 Algemeen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 29 Verslag

Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt vertrouwelijk ter inzage in de leeskamer. Dit is ter voorkoming van het uitlekken van bijvoorbeeld financieel gevoelige informatie.

Artikel 29 Beslotenheid Dit artikel geeft aan de voorzitter en aan tenminste drie leden van de commissie de mogelijkheid om over een onderwerp in beslotenheid te spreken. Om het besloten karakter van de vergadering te waarborgen is de aanwezigheid van anderen dan de leden, voorzitter, griffier, burgemeester en wethouders, secretaris aan spelregels gebonden. De aanwezigheid van ambtenaren dient zoveel mogelijk te worden beperkt.

Artikel 30 Geheimhouding Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft. Artikel 31 Opheffing geheimhouding De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Er is wel een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Hoofdstuk VI Toehoorders en persArtikel 32 Toehoorders Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations gelui- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Artikel 34 Verbod hinderlijk gebruik apparatuur Dit artikel heeft betrekking op het gebruik van mobiele telefoons, dan wel zogenaamde smartphones en andere nieuwe communicatie apparatuur. Bijvoorbeeld het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat onverlet dat de apparatuur niet meer weg te denken is uit onze maatschappij en dus wel aanwezig en in gebruik mag zijn tijdens de vergadering. Zolang dit geen hinderlijk gedrag oplevert gedoogt de voorzitter het gebruik hiervan. Bij verstoring van de vergadering kan op aanwijzing van de voorzitter worden ingegrepen.

Hoofdstuk VII SlotbepalingenArtikel 35 Uitleg van de verordening Dit artikel behoeft geen toelichting Artikel 36 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen toelichting.