Regeling vervallen per 01-07-2019

Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen

Geldend van 01-09-2017 t/m 30-06-2019

Intitulé

Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen

Budgethoudersregeling Gemeente Vlissingen

Vastgesteld door het College van B en W op 29 augustus 2017

Burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris,

de burgemeester,

mr. drs. ing. M. van Vliet

drs. A.R.B.van den Tillaar

BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE VLISSINGEN

Artikel 1: Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

A.

Raad

de gemeente Raad van Vlissingen;

B.

Griffier

de griffier als bedoeld in Hoofdstuk VII § 3 Gemeentewet;

C.

College

het College van burgemeester en wethouders van Vlissingen;

D.

Algemeen Directeur

de directeur/gemeentesecretaris;

E.

Gemeentesecretaris

de secretaris als bedoeld in Hoofdstuk VII § 2 Gemeentewet;

F.

Het Management

verzameling van directeurs aangestuurd door de directeur/gemeentesecretaris;

G.

Directeur

leidinggevende van een Afdeling

H.

Teamleider

leidinggevende van een Cluster binnen een Afdeling

I.

Controller

Medewerker Cluster Financiën & Control

J.

Productverantwoordelijke

verantwoordelijke voor een met name genoemd Product met de daarbij behorende toegewezen geheel van, resultaat- en prestatieafspraken, doelstellingen en middelen

K.

Projectleider

verantwoordelijke van een met name genoemd project met de daarbij behorende toegewezen doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en middelen;

L.

Budgethouder

Product verantwoordelijke of Projectleider met bevoegdheden en verantwoordelijkheden m.b.t. de aan hem/haar toegekende budgetten; een en ander binnen de kaders omschreven in deze Budgethoudersregeling.

M.Programma

door de Raad benoemde en mogelijk afdeling overstijgende samenhangende activiteiten die zijn opgenomen in de programmabegroting. Onder de programma’s zijn Producten opgenomen welke een vertaling zijn van deze programma’s;

N.

Producten

door het College vastgestelde ‘producten/activiteiten’ die noodzakelijk zijn om invulling te geven aan de programma’s alsmede voor de te koppelen budgetten en noodzakelijke kostenplaatsen;

O.

Subproduct

(administratieve) onderverdeling van de Producten

P.

Grexen

Producten (zie N) gekoppeld aan grondexploitaties (een ruimtelijk ontwikkelingsplan waarbij een begroting is opgesteld om grondkosten en opbrengsten van in beeld te brengen).

Q.

Project

een in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets tot stand te brengen. Het onderscheidt zich van een Programma en Product door zijn ‘eenmalige’ karakter.

R.

Economische categorie

te vergelijken met ‘grootboekrekening’; groepering van soorten kosten in de begroting ( zoals o.a. salarissen/ diensten van derden /overige goederen en diensten /inkomensoverdrachten en kapitaallasten);

S.

Budget

samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen;

T.

Beheersing

het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen op het geheel aan inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een programma, product of subproduct.

U.

Investering

bijzondere onderdeel van Producten waarbij een relatief groot bedrag ineens wordt uitgegeven aan goederen en zaken van economisch nut (automatisering, vuilniswagens, stadskantoor e.d.) of maatschappelijk nut (wegen, rioleringen e.d.) ten behoeve van gebruik over een langere periode. Investeringen in activa leiden tot kapitaallasten, er moet voor ‘geleend’ woorden wat leidt tot (afschrijvings- en rentekosten) die weer deel uitmaken van de Producten.

Artikel 2 De aanwijzing van Budgethouders

  • 1. Het College is verantwoordelijk voor de productenraming en toelichting ten tijde van de begroting, de productenrealisatie en toelichting ervan ten tijde van de jaarstukken. Producten zijn eenheden waarin de programma's zijn onderverdeeld. Budgetten zijn eenheden waarin de producten zijn onderverdeeld.

  • 2. Het Management is eindverantwoordelijk voor het totaal aan budgetten.

  • 3. Het Management heeft, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, de griffier, Directeuren, Teamleiders en projectleiders, aangewezen als Budgethouder, gekoppeld aan Producten en Programma’s.

  • 4. Het Budgethouderschap kan, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, worden ondergemandateerd aan een onder de Budgethouder hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende ambtenaar.

De aanwijzing van een Budgethouder middels de verstrekking van een ondermandaat wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan en ter informatie verzonden aan de Algemeen Directeur. De Budgethouder tekent, na advies van het Cluster Intern advies (onderdeel Financieel advies); een afschrift van de geparafeerde aanwijzing die ter beschikking wordt gesteld van de financiële administratieArtikel 3 Verantwoordelijkheden

  • 1.

    Het Management is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming door het College en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

  • 2.

    Het Management kan per geval of in het algemeen – na advies van het Cluster Intern advies (onderdeel Financieel advies) – instructies geven aan Budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden Budgethouder

De Budgethouder is in financieel economische zin verantwoordelijk voor:

  • 1.

    de beheersing van die budgetten waarvoor hij is gemachtigd of gemandateerd;

  • 2.

    de beheersing van de begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij is gemachtigd of gemandateerd op basis van de jaarlijkse productbladen en specifieke projectopdrachten.

  • 3.

    het initiëren van inkoop- en aanbestedingsprocessen voor Goederen, Diensten of Werken;

  • 4.

    het op basis van de afgesloten overeenkomsten (contracten) accorderen van facturen van de budgetten waartoe hij is gemachtigd en voor zover deze niet zijn doorgemandateerd;

  • 5.

    het beheren van de overeenkomsten (contractmanagement en -beheer) van de leveranciers waarvan hij facturen accordeert;

  • 6.

    het realiseren van de in de begroting geraamde inkomsten.

  • 7.

    het bij afwezigheid vervangen van de in hiërarchie ondergemandateerde Budgethouder;

Artikel 5 Bevoegdheden

  • 1.

    De Budgethouder is bevoegd tot het accorderen van facturen (ter betaalbaarstelling door het cluster Administratie):

    • a.

      tot maximaal het desbetreffende product- respectievelijk subproductbudget en kostenplaatsenbudget, waarover hem een machtiging is verstrekt;

    • b.

      tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen.

    • c.

      tot maximaal het bedrag van (dat deel van) het door de Raad vastgestelde en door het College beschikbaar gestelde investeringskrediet waarover hem een machtiging is verstrekt.

    • d.

      in overeenstemming met de (financiële) afspraken zoals deze schriftelijk zijn vastgelegd binnen een overeenkomst (contract en/of addendum).

  • 2.

    Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn met in achtneming van artikel 6 t/m 9 verschillende bevoegdheden van toepassing:

    • a.

      De Budgethouder kan binnen producten budget verschuiven van het ene subproduct naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van alle betrokken subproducten uitgevoerd worden.

    • b.

      Het College is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden. Het advies van de hoofdbudgethouder is hier onontbeerlijk.

    • c.

      Het College is bevoegd om een budgetwijziging tussen producten en richting kostenplaatsen te schuiven. Dit is alleen toegestaan voor dezelfde beoogde maatschappelijke effecten (anders is dit een Raadsbevoegdheid)

    • d.

      De Raad is bevoegd om over de programmagrenzen heen te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij moeten ook de benoemde (maatschappelijke) effecten betrokken worden. Dit wordt tussentijds tenminste 1 keer per jaar aangeboden met een bestuursrapportage/kwartaalrapportage.

    • e.

      Voor budgetverschuivingen op kostenplaatsen zijn dezelfde bevoegdheden van toepassing als de hierboven bij sub b) en c) vermelde bevoegdheden.

  • 3.

    Het realiseren van budget voor nieuw beleid of het doen van uitgaven ten laste van de post onvoorzien waarbij de voorwaarden van deze laatste zijn dat een uitgave onvoorzien én onvermijdelijk én onuitstelbaar moet zijn, is besluitvorming van de Raad benodigd.

De bevoegdheid voor het aangaan van de verplichtingen, met andere woorden ‘het verstrekken van de opdracht aan een opdrachtnemer’ betreft een apart mandaat dat is geregeld in het Algemeen Bevoegdhedenbesluit van de Gemeente Vlissingen En de bijbehorende mandatering voor contractwaarde is opgenomen in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

  • 1.

    Ondermandatering is mogelijk. Deze wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan ter informatie verzonden aan de Algemeen Directeur.

  • 2.

    De ondermandaten dienen jaarlijks te worden gemeld aan de Juridische afdeling waar deze worden vastgelegd in de bijlagen van het Algemene Bevoegdhedenbesluit.

  • 3.

    Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie, interne advisering, (Europese) aanbestedingen, inkoop en personele inzet gevolgd.

  • 4.

    Als sprake is van een verplichting die een meerjarig beslag legt op het budget (meerjarige contracten) moet ongeacht de waarde vooraf toestemming worden verkregen van het College.

Artikel 6 Budgetwijziging, bevoegdheden Budgethouder

De Budgethouder mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende (sub)product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet wijzigt.

Artikel 7 Budgetwijziging, bevoegdheden Directeur

De Directeur mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet.

Artikel 8 Budgetwijziging, bevoegdheden Management

  • 1. Het Management is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten die binnen de hoofdkostenplaatsen van de afdelingen vallen, voor zover deze overheveling niet plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

  • 2. Het Management is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten over de aan afdelingen gebonden hoofdkostenplaatsen heen, die behoren tot de kostenverdeelstaat, voor zover deze overheveling niet plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

Artikel 9 Budgetwijziging, bevoegdheden Raad

Toename van de budgetten in de programmabegroting (lasten & baten ) en budgetwijzigingen van het ene naar het andere programma is de bevoegdheid van de Raad.

Artikel 10 Inkomsten

De Budgethouder is verplicht van alle inkomsten die niet begroot zijn, vooraf het College te laten besluiten, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

Artikel 11 Planning, rapportage en verantwoording

De Budgethouder adviseert het College door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van het Management.

Artikel 12 Allocatie en verantwoording

  • 1. Door vaststelling van de programmabegroting door de Raad heeft het College de verplichting om de productenraming in te richten. Na vaststelling van de productenraming in het College krijgt het Management de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.

  • 2. Tussentijds legt het College verantwoording af aan de Raad middels bestuursrapportages/kwartaalrapportages op programmaniveau. De bestuursrapportage/kwartaalrapportage wordt door het College minimaal éénmaal per jaar aan de Raad aangeboden.

  • 3. Met de jaarrekening legt het Management verantwoording af van het gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel.

  • 4. Het College verleent aan het Management decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan de Raad.

  • 5. Door vaststelling van de jaarrekening door de Raad wordt ook het College decharge verleend.

Artikel 13 Informatievoorziening door Budgethouder

  • 1. De Budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer een door hem ondergemandateerde Budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de ndergemandateerde Budgethouder opgedragen taken. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

  • 2. De Budgethouder brengt in verband met het gestelde in de Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet, waarin geregeld wordt hoe het College de Raad tussentijds informeert, tussentijdse rapportage uit aan het College over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.

Artikel 14 Informatievoorziening voor Budgethouder

  • 1. De Directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor tijdige verstrekking van juiste en volledige informatie aan het Management en Budgethouders over budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

  • 2. Het Management en de Budgethouders zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te Raadplegen.

Artikel 15 Slotbepalingen

  • •

    1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 september 2017 waarmee de voorgaande regeling dd.11-06-2013 vervalt.

  • •

    2. Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen”

Vlissingen, 29 augustus 2017

Burgemeester en wethouders van Vlissingen,

de Secretaris, de Burgemeester,

mr. drs. ing. M. van Vliet drs A.R.B. van den Tillaar

TOELICHTING BIJ DE REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE VLISSINGEN

ALGEMEEN

In het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit is vastgelegd hoe het College haar bevoegdheden in organisatie heeft belegd. Hierbij is de in onze organisatie gehanteerde besturingsfilosofie van integraal Management van toepassing. Deze Budgethoudersregeling is bedoeld als leiddaad om taken, bevoegdheden en omgangsregels voor elke actor in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken en met name voor de uitleg van het financiële mandaat.

De programmabegroting en daarvan afgeleide productenraming is leidend voor het benoemen van de bevoegden en verantwoordelijken. Wijzigingen op deze twee begrotingen moeten dus worden vertaald in de verantwoordelijkheden om zo de rapportage door middel van de documenten uit de budgetcyclus en de betalingen blijvend te kunnen realiseren.

In deze Budgethoudersregeling is het algemene uitgangspunt gehanteerd dat voorafgaand aan enig begrotingsjaar het bij Budgethouders duidelijk is welke activiteiten moeten worden uitgevoerd voor het beschikbaar gestelde budget.

Artikelen 2, 3 en 4

De uitgangspunten zijn eenvoudig. Het Management is eindverantwoordelijke voor het geheel. Daaronder is een verdeling mogelijk naar hiërarchische of functionele structuur. Per budget is altijd maar één persoon bevoegd en verantwoordelijk. Het Management is programmaverantwoordelijk omdat de programma's afdeling en/of directieoverstijgend kunnen zijn. Directeuren zijn Budgethouders voor de producten uit de productenraming en kunnen dit budgethouderschap ondermandateren. Voor vervanging geldt dat in projecten waarin het budgethouderschap in ondergemandateerd naar een functionele Budgethouder van een andere afdeling, de hiërarchisch naast hogere van deze Budgethouder deze rol overneemt. Voor de verwezenlijking van de programma's worden door het College producten benoemd en opgenomen in de productenraming. De activiteiten die plaatsvinden om een product te realiseren worden deze vastgelegd op de productbladen. Artikel 4 geeft aan dat de in de productbladen benoemde activiteiten/prestaties tot het beheersingsspectrum van de Budgethouder behoren.

Onder de verantwoordelijkheden van de Budgethouder valt ook het beheer en management van de contracten met leveranciers waarvan de Budgethouder facturen accordeert. De juistheid van facturen kan immers alleen worden vastgesteld wanneer gefactureerd wordt conform de afspraken die in het contract zijn vastgelegd. De inhoud van het contract (loop- en eindtijd, juiste prijsinformatie, leveringsafspraken, jaarlijkse indexering, marktconformheid etc.) moet dus bij de Budgethouder bekend zijn. Zonodig dient de Budgethouder tijdig de contracten te actualiseren door het maken van nieuwe afspraken of het initiëren van een nieuwe aanbesteding.

Artikel 5

Verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan als de Budgethouder zichzelf ervan overtuigd heeft dat er budget aanwezig is. Als dit niet het geval is, zal er als door de nieuwe verplichting, invloeden van buitenaf of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten en daardoor de budgetoverschrijding productoverstijgend wordt, middels een Collegevoorstel vooraf aan het College toestemming gevraagd moeten worden. Is de overschrijding ook programmaoverstijgend zal vooraf de Raad er in moeten toestemmen.

Bij de beoordeling of er voldoende budget is bij het aangaan van een verplichting, de beoordeling van een van buiten komend signaal (bijv. verhoogde energie- of assurantieprijzen) of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten, moet altijd het budget op jaarbasis worden bezien in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten waarvoor in begin van het boekjaar het budget voor beschikbaar was gesteld.

Voor nieuw beleid of gebruikmaking van het budget voor “onvoorzien” is te allen tijde toestemming van de Raad vooraf noodzakelijk. De vragen “wat willen we bereiken?”, “wat gaan we daarvoor doen?” en “wat mag dat kosten?”, komen zo op alle producten en zelfs op subproducten in beeld. Daar waar een verplichting meerjarig op de budgetten drukt, ligt de beslissingbevoegdheid bij het College. De Budgethouder is verplicht om de beschikbare interne diensten af te nemen, het College kan hier afwijkend op besluiten. Voor het afhandelen van facturen worden deze digitaal aangeboden aan de Budgethouders, die deze ten laste van het juiste aan hem toegekende budget brengt. Hierin verklaart de Budgethouder ook dat de factuur conform bestelling is geleverd en conform het contract juist berekend is. Hierdoor wordt voldaan aan een aantal rechtmatigheideisen

Artikel 6, 7, 8 en 9

Een Budgethouder mag schuiven met budgetten zolang dit binnen het product blijft én de grenzen van de grootboekrekeningen niet worden overschreden. Is dit niet het geval dan is toestemming van het College nodig. Mocht zelfs het totaal van het programmabudget worden overschreden, is toestemming van de Raad noodzakelijk.

Het zijn de Directeuren die over de kostenplaatsen heen maar binnen de afdelingen kunnen schuiven. Moet er over afdelingsgrenzen heen geschoven worden is het Management de aangewezen bevoegde. Dit alles als het budgettair neutraal uitgevoerd wordt. Voor extra budget op kostenplaatsen geldt dezelfde bevoegdheid als bij programma/product-overschrijding.

Ter beschikking stellen van middelen / begrotingswijzigingen

Wijziging van budgetten

Type wijziging

Beslissingsbevoegdheid

Budgetwijziging binnen een budget

Budgetwijziging

Budgethouder

Budgetwijziging binnen een product

Budgetwijziging

Directeur

Budgetwijziging binnen een programma

Collegewijziging

College

Budgetwijziging naar een ander programma

Raadswijziging

Raad

Toename van zowel lasten als baten van een

budgetwijziging/product/programma

Raadswijziging

Raad

Budgetwijziging binnen een kostenplaats

Budgetwijziging

Directeur

Budgetwijziging tussen kostenplaatsen

Budgetwijziging

Algemeen directeur

Budgetwijziging vanuit product richting kostenplaats of visa versa, enkel voor dezelfde beoogde maatschappelijke effecten (anders

Raadsbevoegdheid)

Collegewijziging

College

Bovenstaande wijzigingen zijn met inachtneming van de Budgethoudersregeling. Er is geen financiële ondergrens voor genoemde wijzigingen. Besluitvorming wordt ter informatie aan het hogere orgaan verstuurd.

Artikel 10

Hier wordt bedoeld dat extra inkomsten op (begrote) producten en subproducten gemeld moeten worden aan het College. Daarnaast moet vastgesteld worden dat het aanvragen van niet begrote subsidies of inkomsten namens de gemeente een bevoegdheid van het College is. De uitkomsten hiervan beïnvloeden het programmatotaal en zullen met de bestuursrapportage/kwartaalrapportage ook aan de Raad worden aangeboden.

Artikel 12

Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële aangelegenheid meer. Het is het totaal van uitgaven, inkomsten en daardoor ook het realiseren van de beleidsdoelen. De Budgethouder is daardoor ook verantwoordelijk voor de beleidsinhoudelijke kant.

Artikelen 13 en 14

In deze artikelen wordt het algemene, (voor Raad, College en Management ) en specifieke (voor de Budgethouder) geldende verantwoordingproces in grote lijnen neergezet. Ook hier wordt weer duidelijk dat de verantwoording begint bij de ondergemandateerde Budgethouder op zijn (sus)subproducten. Met de informatie van de ondergemandateerde Budgethouder kan de Budgethouder verantwoording afleggen over de producten. Het Management wordt met de productinformatie in staat gesteld om over de programma's verantwoording af te leggen.