Regeling jaargesprekken gemeente Vlissingen

Formulieren jaargesprekken gemeente Vlissingen

Toelichting

Bij het houden van jaargesprekken gaat het om de planning van je werk, het nakomen van afspraken, het evalueren van je werkresultaten en competentieontwikkeling en je persoonlijke ambities. Je spreekt met je leidinggevende je wederzijdse verwachtingen uit, maakt je doelen en wensen zo concreet mogelijk en je geeft en krijgt feedback. Voorafgaand aan de jaargesprekken maakt je afdelingsmanager een afdelingsplan voor de gehele afdeling. Dit plan bevat de kaders waarin voor je afdeling het komende jaar de resultaat- en ontwikkelingsdoelstellingen zijn beschreven. Mede op basis van dit plan maak je voor jezelf een persoonlijk werkplan. Dit is bedoeld als persoonlijk document waarin je voor jezelf en je leidinggevende doelstellingen opschrijft (wat streef je na in je werk), wensen aangeeft (wat heb je nodig aan ondersteuning) en ambities benoemd. Dit werkplan vormt input voor het planningsgesprek.

De cyclus voor jaargesprekken bestaat uit ten minste één maal per jaar een

a. planningsgesprek (januari/februari/maart/april)

b. voortgangsgesprek (mei/juni/juli/augustus)

c. evaluatiegesprek (oktober/november/december)

In het planningsgesprek maak je met je leidinggevende afspraken over te behalen resultaten in het komende jaar. In het voortgangsgesprek ga je na of er nog moet worden bijgestuurd en tijdens het evaluatiegesprek maakt de leidinggevende de balans op. Het voortgangsgesprek is geen verplichting. Het evaluatiegesprek kun je ook zien als een beoordelingsgesprek.

Planningsgesprek (januari t/m april)

Ter voorbereiding op het planningsgesprek maak je voor jezelf een individueel werkplan. Dit plan is bedoeld als persoonlijk document waarin je na overleg met je afdelingsmanager aangeeft wat je het komende jaar gaat doen, wanneer dat leidt tot een concreet resultaat en wat je daarbij nodig hebt aan faciliteiten. Daarnaast beschrijf je wat je gaat doen aan de verdere ontwikkeling van je competenties. Voor het bepalen van je eigen werkplan maak je gebruik van de informatie uit een aantal documenten:

• afdelingsplan(ning)

• functiebeschrijving / competentieprofiel

• persoonlijk ontwikkelingplan (POP)

• eerder gevoerde functioneringsgesprekken

• andere relevante documenten / afspraken

• competentiemeter / brochure ‘Niet vinken maar vonken’

• BESMARTO

Samen met je leidinggevende maak je concrete afspraken over resultaten, planning, competentieontwikkeling, middelen/faciliteiten, loopbaanontwikkeling, arbeidsomstandigheden en andere aandachtspunten.

Competentiemeter:

Op het intranet is de competentiemeter te vinden. Hier zijn alle functies en competentieprofielen van de gemeente Vlissingen te vinden. Met deze meter kan je een competentietest doen voor je eigen functie. Ook kan je een collega via de competentiemeter vragen feedback te geven op jouw functioneren. In de competentiemeter vind je overigens ook meer informatie over de jaargesprekken, competentiemanagement en hoe je je goed kunt voorbereiden op je planningsgesprek.

Het planningsgesprek en POP:

In het planningsgesprek wordt ook gesproken over jouw persoonlijke ontwikkeling op de langere termijn (meestal over 3 tot 5 jaar). De bedoeling is dat helder wordt hoe jouw loopbaan de komende jaren er uit komt te zien. Afspraken over je ontwikkeling binnen je huidige functie worden gemaakt in het planningsgesprek.

Andere afspraken over je ontwikkeling, bijvoorbeeld naar een vervolgfunctie, worden niet vastgelegd in het formulier jaargesprekken. Een eerste inventarisatie naar je loopbaanwensen kan wel in het planningsgesprek aan de orde komen, maar als je daarover concrete afspraken wil maken met je leidinggevende doe je dat in een persoonlijk ontwikkelplan (POP).

Let op: de jaarlijkse evaluatie en beoordeling heeft alleen betrekking op de ontwikkeling die je doormaakt in relatie tot jouw huidige functie en NIET op jouw ontwikkeling naar een mogelijke vervolgfunctie.

Het voortgangsgesprek (mei / juni /juli/augustus)

Het voortgangsgesprek is in de jaargesprekkencyclus het enige gesprek wat niet verplicht is gesteld. Het is een hulpmiddel voor leidinggevende en medewerker om na te gaan of het realiseren van de overeengekomen afspraken volgens planning verloopt. Wanneer blijkt dat bijstelling noodzakelijk is wordt dit door beide partijen schriftelijk vastgelegd.

Naast een ‘formeel’ voortgangsgesprek kan de leidinggevende ook de voortgang van de afspraken zoals gemaakt in het planningsgesprek documenteren d.m.v. e-mails, korte verslagen vanuit bilaterale gespreksmomenten of memo’s.

Het evaluatiegesprek (oktober/november/december)

Tijdens het evaluatiegesprek wordt de balans opgemaakt t.a.v. resultaten en groei in competenties over een bepaald tijdvak. Tijdens dit gesprek wordt teruggekeken naar hetgeen in het planningsgesprek is afgesproken. Ook wordt tijdens het evaluatiegesprek de (vooraf) opgemaakte personeelsbeoordeling medegedeeld. Het is mogelijk om direct na het evaluatiegesprek een planningsgesprek te houden en afspraken te maken voor het komende tijdvak. Hiervoor wordt dan een aparte agenda opgesteld.

Personeelsbeoordeling:

De personeelsbeoordeling is een hulpmiddel om op systematische wijze informatie te verkrijgen over het functioneren van medewerkers en de prestatie van medewerkers te meten. De medewerker zelf krijgt door personeelsbeoordeling zicht op zijn/haar eigen functioneren.

Basisdocumenten/gegevens voor personeelsbeoordeling zijn:

• het afdelingsplan

• functiebeschrijving

• waarderingsrapport functiewaardering

• competentie profiel van de betreffende functie

• het planningsgesprek en een eventueel gehouden voortgangsgesprek (inclusief BESMARTO)

Wanneer wordt een personeelsbeoordeling gehouden?

Een beoordeling wordt opgemaakt:

• jaarlijks één maal voor iedere medewerker, tenzij in het planningsgesprek c.q. voortgangsgesprek met deze medewerkers andere afspraken worden gemaakt of bijzondere omstandigheden het noodzakelijk dan wel gewenst maken dat een beoordeling achterwege moet blijven.

• ter onderbouwing van een te nemen beslissing over een mogelijke omzetting van een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef in een vaste aanstelling;

• ter onderbouwing van een te nemen beslissing over een mogelijke bevordering naar functie- of uitloopschaal;

• ter onderbouwing van een te nemen beslissing in het kader van flexibele beloning, inclusief het niet toekennen van een periodieke salarisverhoging;

• wanneer daartoe naar de mening van de beoordelaar aanleiding is;

Wat wordt beoordeeld?

Naast de kwaliteit en kwantiteit van het werk wordt ook het competentieprofiel beoordeeld (zowel de organisatie competenties als de specifieke competenties per functiegroep). De kwaliteit van het werk en het (volledige) competentieprofiel vormen de basis voor het gewenste gedrag van de medewerker. Eventuele onduidelijkheden met betrekking tot de te leveren prestaties worden (op initiatief van de medewerker) in een planningsgesprek aan de orde gesteld. Hiertoe kan zowel het maken van een BESMARTO als de competentiemeter een goed hulpinstrument zijn. Uitgangspunt is, dat vooraf duidelijk dient te zijn aan welke eisen een medewerker moet voldoen, ook als het gaat om het verkrijgen van een extra beloning.

Aspecten van kwaliteit en kwantiteit van het werk kunnen onder andere zijn:

• de mate van tevredenheid van de interne en/of externe klant

• bruikbaarheid en volledigheid van het geleverde werk

• nakomen van gemaakte afspraken

• de feitelijke hoogte van de productie

• het halen van de planning

• bezit van (actuele) vakkennis en ervaring

Afhankelijk van de functie wordt bezien welke aspecten het meest van belang zijn. De accenten die worden gelegd kunnen dus per functie verschillen en leiden tot één afgewogen eindoordeel en één score voor het gezichtspunt kwaliteit van het werk. Voor toekenning van de score van dit gezichtspunt kan - als hulpmiddel - gebruik worden gemaakt van onderstaande tabel.

Tussenscores zijn niet mogelijk.

Competentieprofiel

Alle functies zijn ingedeeld in een functiefamilies. Er zijn 10 families vastgesteld: directie, managers, operationeel leidinggevenden, projectleider, beleidsmedewerker, adviseur, medewerker dienstverlening, medewerker beheer en onderhoud en overig. Een functie binnen de familie heeft een eigen competentieprofiel. De functiefamilies en de vastgestelde competentieprofielen staan op Visnet en zijn ook benaderbaar via de digitale competentiemeter.

Indien accenten in een specifieke functie hierom vragen of in verband met persoonlijke omstandigheden van een medewerker is individueel maatwerk mogelijk met betrekking tot een competentieprofiel. Hierbij kan gedacht worden aan het benoemen van de twee meest belangrijke competenties uit het profiel of juist het minder nadruk leggen op een bepaalde vastgelegde functiegerelateerde competentie en twee andere competenties van toepassing te laten zijn. Dit soort maatwerk moet vóór het evaluatiegesprek vastgelegd zijn in het verslag van het planningsgesprek.

Er hoeft geen aparte score per competentie gegeven te worden. Een afgewogen eindoordeel leidt tot één score voor het gezichtspunt competentieprofiel.

Waardering gezichtspunt competentieprofiel bij de personeelsbeoordeling:

• score 1: voldoet niet aan meerdere gedragsindicatoren van het competentieprofiel;

• score 2: voldoet op hoofdlijnen aan competentieprofiel, er wordt naar tevredenheid in het competentieprofiel gefunctioneerd.

• score 3: stijgt uit boven het competentieprofiel, de competenties zijn meer dan gemiddeld ontwikkeld.

Om de subjectiviteit bij de scores door leidinggevenden zoveel mogelijk te beperken wordt de operationeel leidinggevende en/of de coördinator altijd geraadpleegd door de beoordelaar. Om (zonodig) het beeld over het functioneren van een medewerker te verbreden is het mogelijk ook andere functionarissen te betrekken die functionele contacten hebben met de betreffende medewerker. De manager is de beoordelaar en blijft eindverantwoordelijk voor de personeelsbeoordeling die tijdens het evaluatiegesprek aan de orde komt (zie ook het Reglement personeelsbeoordeling gemeente Vlissingen).

Formulier planningsgesprek

______________________________________________________________________________

Betreft

Naam :

Functie :

Afdeling :

Cluster :

______________________________________________________________________________

Data en periode

Datum planningsgesprek :

Periode waarop het planningsgesprek betrekking heeft :

Datum voortgangsgesprek (indien bekend) :

Datum evaluatiegesprek (indien bekend) :

______________________________________________________________________________

Opmerkingen

De medewerker die het op onderdelen niet eens is met de afspraken die de leidinggevende wil maken over de ontwikkeling van competenties, werkresultaten en eventuele andere zaken tekent op de laatste pagina van het formulier voor gezien. De redenen kunnen hierboven onder het kopje ‘opmerkingen’ worden opgenomen.

Voorbereiding (te gebruiken door leidinggevende)

Ter voorbereiding van het planningsgesprek formuleert de leidinggevende aandachtpunten voor de medewerker op basis van de informatie uit de beschikbare documenten.

Relevante doelen afdelingsplan voor medewerker / beschrijf te behalen resultaten :

-

-

-

Relevante onderwerpen uit de functiebeschrijving (te vinden in de competentiemeter):

-

-

-

Relevante onderwerpen uit het competentieprofiel (te vinden in de competentiemeter):

-

-

-

Relevante onderwerpen uit eerder gevoerde functioneringsgesprekken (opvraagbaar bij P&O):

-

-

-

Relevante onderwerpen uit eerder gevoerde POP gesprekken (opvraagbaar bij P&O):

-

-

-

Overige aandachtspunten:

Medewerker: beschrijf afspraken resultaatdoelstellingen

Hier beschrijf je welke producten en/of diensten je klanten geleverd krijgen. Beschrijf hier de 3 tot 6 belangrijkste producten/diensten die kenmerkend zijn voor je functie en die voor langere tijd constant zijn. Zorg dat je bij het opsommen van je resultaten minstens 80% van je activiteiten dekt. Maak hierbij gebruik van o.a. je afdelingsplan, je functiebeschrijving en de voor jouw functie specifieke vaardigheden (bijv: beleid schrijven, telefonisch klantvriendelijkheid, presenteren, adviseren).

Geef bij elk resultaat aan op welke manier gemeten kan worden of je dit resultaat ook daadwerkelijk hebt behaald. Dit kan zowel kwantitatief als kwalitatief zijn.

Formuleer elk resultaat zo S(pecifiek) M(eetbaar) A(cceptabel) R(ealistisch) T(ijdgebonden) mogelijk.

1.

2.

3.

Afspraken competentiedoelstellingen

Voor het formuleren van competentiedoelstellingen kun je gebruik maken van het competentiemeter zoals die op het VisNet is te vinden. Geef bij een of meerdere competenties aan wat je gaat ontwikkelen, op welke manier en waar dit toe moet leiden (doel). Formuleer dit ook zo S(pecifiek) M(eetbaar) A(cceptabel) R(ealistisch) T(ijdgebonden) mogelijk.

1.

2.

3.

Afspraken coaching, middelen en faciliteiten

Bespreek hier welke zaken je nodig heb om je resultaten en competentiedoelstellingen te halen. Onderwerpen die hierbij aan de orde kunnen komen zijn: stijl van leidinggeven (wat verwacht je van je leidinggevende), coaching, ondersteuning van collega’s, opleiding/training, benodigde apparatuur, toegang tot bepaalde informatie of overleggen etc.

1.

2.

3.

Afspraken in het kader van persoonlijke ontwikkeling/loopbaan

Hierbij gaat het om je wensen m.b.t. tot je eigen ontwikkeling en loopbaan. Dat kan zijn binnen je huidige functie of misschien wil je toegroeien naar een andere functie. Maak hierbij gebruik van het Persoonlijke OntwikkelingsPlan (POP) dat je in het verleden voor jezelf hebt opgesteld.

Heb je geen POP maar wel loopbaanwensen maak dan een aparte afspraak met elkaar en vul het POP-fomulier in.

Formuleer je afspraken zo S(pecifiek) M(eetbaar) A(cceptabel) R(ealistisch) T(ijdgebonden) mogelijk.

1.

2.

3.

Afspraken over arbeidsomstandigheden

Denk hierbij aan werktijden, aanwezigheid, werkdruk, RSI, huisvesting etc.

Overige afspraken en aandachtspunten

Datum:

Handtekening leidinggevende:

Handtekening medewerker:

Formulier voortgangsgesprek

____________________________________________________________________________

Betreft

Naam :

Functie :

Afdeling :

Cluster :

______________________________________________________________________________

Data en periode

Datum voortgangsgesprek :

Periode waarop het voortgangsgesprek betrekking heeft :

______________________________________________________________________________

Stand van zaken

Beschrijf hier kort de voortgang van realisatie van gemaakte afspraken zoals overeen gekomen in het planningsgesprek.

Wijzigingen

Noteer ook welke afspraken worden gewijzigd en de redenen hiertoe.

Aanvullende informatie

Voeg bij dit voortgangsformulier memo’s, e-mails of verslagen van bilaterale overleggen die inzicht geven in de voortgang van de afspraken

Datum:

Handtekening leidinggevende:

Handtekening medewerker:

Formulier evaluatiegesprek

________________________________________________________________________________

Betreft

Naam :

Functie :

Afdeling / cluster :

______________________________________________________________________________

Data en periode

Datum evaluatiegesprek :

Periode waarop het evaluatiegesprek betrekking heeft :

Opsteller personeelsbeoordeling :

Functie :

_________________________________________________________________________________

Algemene evaluatie

Beschrijving van de ervaringen van het afgelopen tijdvak hierbij terugkijkend op de (algemene) afspraken die in het planningsgesprek zijn gemaakt.

Personeelsbeoordeling

Samenvattend eindoordeel en rechtspositionele gevolgen

Akkoord beoordelaar                             Gezien medewerker

Datum                                                  Datum

Naam en handtekening                          Naam en handtekening

Origineel verslag naar P&O-adviseur, die zorg draagt voor archivering in persoonsdossier.

De eindscore wordt in het personeelsinformatiesysteem geregistreerd door P&O.