Reglement personeelsbeoordeling gemeente Vlissingen

1. Een personeelsbeoordeling over het functioneren van een medewerker betreft de wijze waarop deze medewerker zijn functie gedurende een tijdvak van maximaal 12 maanden heeft vervuld, met inbegrip van de in dit beoordelingstijdvak geldende organisatie- en functiegerelateerde competenties uit het competentieboek van de gemeente Vlissingen en de overige afspraken zoals overeengekomen in het planningsgesprek c.q. het voortgangsgesprek.

2. Een personeelsbeoordeling wordt opgemaakt met inachtneming van de aan een doelmatige functievervulling redelijkerwijs te stellen eisen en de van kracht zijnde richtlijnen tegen de achtergrond van de functie, waarmee de medewerker in het beoordelingstijdvak was belast. Deze zijn met name beschreven in het planningsgesprek c.q. het voortgangsgesprek.

3. Een personeelsbeoordeling wordt vastgelegd op een hiervoor door het college vastgesteld formulier dat onderdeel van deze regeling uitmaakt.

4. Functionele c.q. persoonlijke omstandigheden die naar de mening van de beoordelaar c.q. de medewerker van invloed zijn op de functievervulling worden vermeld op het formulier.

1. De concept-beoordeling wordt voorafgaand aan het evaluatiegesprek opgemaakt door de beoordelaar.

2. De beoordelaar vraagt overeenkomstig de afspraken in het planningsgesprek dan wel op eigen initiatief andere medewerkers binnen de organisatie die in een functionele verhouding tot de medewerker staan om hun zienswijze over (onderdelen van) het functioneren van de medewerker te geven. Uitgangspunt is een schriftelijke vastlegging. Bij de beoordeling van medewerkers wordt in ieder geval de operationeel leidinggevende c.q. de coördinator geraadpleegd. De beoordelaar blijft eindverantwoordelijk voor de concept-beoordeling.

3. De beoordelaar beoordeelt de medewerker op twee aspecten: kwaliteit en kwantiteit van het werk en (onderdelen van) het competentieprofiel. Voor beide aspecten geeft de beoordelaar een score van minimaal 1 en maximaal 3 punten.

1. De datum en het tijdstip van het evaluatiegesprek wordt in overleg tussen beoordelaar en medewerker bepaald. Op verzoek van de medewerker c.q. de beoordelaar kan het evaluatiegesprek worden gevoerd in aanwezigheid van anderen.

2. Indien de medewerker weigert deel te nemen aan het evaluatiegesprek of daaraan niet kan deelnemen terwijl uitstel naar het oordeel van de beoordelaar niet verantwoord is, kan de beoordelaar besluiten de beoordeling zonder gesprek uit te brengen. De beoordelaar stelt de medewerker hiervan tijdig schriftelijk en gemotiveerd in kennis.

3. In het evaluatiegesprek evalueren de beoordelaar en de medewerker de ontwikkeling van de voor de functie geldende competenties en de werkresultaten, alsmede andere afspraken welke zijn neergelegd in het formulier planningsgesprek en eventueel nader zijn ingevuld, aangevuld of bijgesteld in het voortgangsgesprek. Tijdens het evaluatiegesprek overhandigt de beoordelaar de personeelsbeoordeling die door hem is vastgelegd op het formulier evaluatiegesprek en licht deze toe. Als hij de mening van andere medewerkers binnen de organisatie die in een functionele verhouding tot de medewerker staan heeft gevraagd, meldt hij dit aan de medewerker.

4. Het verslag van het evaluatiegesprek inclusief de daarin opgenomen personeelsbeoordeling wordt tijdens het evaluatiegesprek overhandigd.

5. Het formulier wordt voor “akkoord” ondertekend door de beoordelaar en de medewerker. Een afwijkende mening c.q. kanttekeningen van de medewerker worden door de beoordelaar op het formulier vermeld waarna de medewerker het formulier tekent voor “gezien”.

6. De beoordelaar overhandigt de medewerker direct na ondertekening van het formulier een kopie van dit formulier.

7. De personeelsbeoordeling is door ondertekening door de beoordelaar en na ommekomst van de in artikel 6, lid 1, genoemde termijn van twee weken formeel vastgesteld.

1. De medewerker kan binnen twee weken na de datum van het evaluatiegesprek c.q. na de datum waarop hij kennis heeft kunnen nemen van de personeelsbeoordeling zijn schriftelijke bedenkingen hierover kenbaar maken aan de algemeen directeur.

2. De algemeen directeur nodigt binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke bedenkingen de medewerker, de beoordelaar en de P&O-adviseur uit voor een gesprek. De medewerker kan zich in dit gesprek laten bijstaan door een vertrouwenspersoon/vakbondsvertegenwoordiger, niet zijnde een medewerker van de gemeente Vlissingen.

3. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt door de P&O-adviseur. Dit verslag wordt binnen twee weken aan de beoordelaar en medewerker uitgereikt.

4. Indien de algemeen directeur na het gesprek van mening is dat de personeelsbeoordeling niet overeenkomstig de bepalingen van dit reglement tot stand is gekomen, dan wel indien hij twijfelt aan de inhoudelijke juistheid van de personeelsbeoordeling vraagt hij de beoordelaar een nieuwe personeelsbeoordeling te maken en binnen twee weken na het gesprek over de schriftelijke bedenkingen een nieuw evaluatiegesprek te plannen en de personeelsbeoordeling daarin te bespreken.

5. Artikel 5 is verder van overeenkomstige toepassing op het nieuw te voeren evaluatiegesprek, met dien verstande, dat de medewerker bij resterende bedenkingen tegen de nieuwe personeelsbeoordeling binnen zes weken na de datum van het nieuwe evaluatiegesprek c.q. na de datum waarop hij kennis heeft kunnen nemen van de nieuwe personeelsbeoordeling een bezwaarschrift kan indienen bij het college op grond van de Algemene wet bestuursrecht.

1. Indien een medewerker, bezoldigd in zijn functie- of uitloopschaal, bij de personeelsbeoordeling een score haalt lager dan 4 punten wordt onder verantwoordelijkheid van de beoordelaar binnen een maand na het evaluatiegesprek in overleg met de medewerker een verbeterplan opgesteld.

2. De medewerker is verplicht aan het plan zijn medewerking te verlenen.

3. In het plan komen de volgende punten aan de orde: a. beschrijving van de aanleiding om te komen tot het opstellen van het verbeterplan; b. de rol en houding van de medewerker om tot verandering te komen c. afspraken over randvoorwaarden, scholing, coaching en zelfreflectie. d. afspraken t.a.v. voortgangsgesprekken en het monitoren van verbeteringen e. de consequenties wanneer geen verbetering optreedt

4. Het plan wordt altijd opgesteld onder begeleiding van de P&O-adviseur, wordt ter kennisname aangeboden aan de algemeen directeur en vertrouwelijk opgeborgen in het personeelsdossier.

1. De vastgestelde personeelsbeoordeling en eventuele verdere bijbehorende stukken worden bewaard in het persoonsdossier van de medewerker.

2. De P&O-adviseur kan gegevens uit de personeelsbeoordelingen, mits niet herleidbaar naar de medewerker, aanwenden ten behoeve van het generen van managementinformatie c.q. het verder ontwikkelen en actualiseren van het HRM-beleid.

3. De P&O-adviseur mag geen gegevens uit de personeelsbeoordeling aan derden verstrekken zonder toestemming van de medewerker.

4. Aan de medewerker moet schriftelijk duidelijk worden gemaakt om welke gegevens, voortvloeiend uit lid 3, het gaat en aan welke derden verstrekking plaats vindt.

5. De cluster P&O bewaart uitsluitend de vastgestelde personeelsbeoordeling van de laatste 5 jaar. Na het vijfde jaar worden opgemaakte personeelsbeoordelingen vernietigd.

6. De cluster P&O draagt zorg voor vernietiging van alle vastgestelde personeelsbeoordelingen bij uitdiensttreding van de medewerker.

7. Ingeval de vastgestelde personeelsbeoordelingen op dat moment nog van belang zijn voor lopende bezwaar- of beroepszaken vindt de vernietiging daarvan eerst plaats nadat de uitspraken terzake onherroepelijk zijn geworden.

1. Het voorgaande is, zo veel mogelijk, van overeenkomstige toepassing op de algemeen directeur.

2. De concept-personeelsbeoordeling voor de algemeen directeur wordt opgemaakt en besproken met de algemeen directeur door de portefeuillehouder P&O.

3. Definitieve vaststelling van de personeelsbeoordeling van de algemeen directeur vindt plaats door het college van burgemeester en wethouders.

4. Tegen de personeelsbeoordeling kan de algemeen directeur binnen zes weken na de datum van het evaluatiegesprek c.q. na de datum waarop hij kennis heeft kunnen nemen van de personeelsbeoordeling een bezwaarschrift kan indienen bij het college op grond van de Algemene wet bestuursrecht.