Regeling vervallen per 03-06-2015

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voorschoten

Geldend van 09-11-2012 t/m 02-06-2015

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voorschoten

Nr. 114 A

De raad van de gemeente Voorschoten;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 september 2003, nr. 114

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voorschoten

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voorschoten.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    dienst:

    iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

  • b.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Voorschoten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • c.

    financiële administratie:

    het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Voorschoten, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer ;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • d.

    administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • e.

    financieel beheer :

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Voorschoten.

  • f.

    rechtmatigheid:

    het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

  • g.

    doelmatigheid

    de mate waarin nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke middelen worden bereikt.

  • h.

    doeltreffendheid

    de mate waarin het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de mate waarin de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling

    vast.

  • 2. De raad stelt per programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten;

    • b.

      de te leveren goederen en diensten;

    • c.

      de baten en lasten.

  • 3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

  • 4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  • 5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheidvan het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

  • 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

  • 2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1. Het college biedt uiterlijk 31 meivan het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

  • 2. De raad stelt deze nota uiterlijk 15 juli vast.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

  • 1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

    • b.

      de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

    • c.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en interne controle

Artikel 6. Interne controle

  • 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2. Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast binnen 3 3 maanden nadat deze is aangeboden.

  • 3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van minimaal één bedrijfsproces op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. ieder risicovol bedrijfsproces van de gemeente wordt elke jaar getoetst.

  • 4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de geconstateerd tekortkomingen.

  • 5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden en de tweede zes maanden van het lopende boekjaar.

  • 2. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

    • a.

      de eerste driemaands rapportage vóór 15 juni van het lopende begrotingsjaar;

    • b.

      de tweede zesmaands rapportage vóór 1 oktober . van het lopende begrotingsjaar;

  • 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begrotingvan het lopende begrotingsjaar;

  • 4. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

    • a.

      inkomsten uit de algemene uitkering;

    • b.

      de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;

    • c.

      resultaten uit grondexploitatie;

    • d.

      realisatie op begrote subsidieverwachtingen.

    • e.

      afwijkingen > 10.000,--

  • 5. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

    • a.

      investeringen groter dan € 150.000;

    • b.

      aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 75.000;

    • c.

      het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 75.000.

  • 6. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 75.000.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

  • 2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      welke goederen en diensten zijn geleverd;

    • c.

      wat de kosten zijn

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiele positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering & afchrijving vaste activa

  • 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, het saldo van agio en disagio worden in 4 jaar afgeschreven.

  • 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3. Met terugwerkende kracht tot 1 januari 2012 worden de nieuw tw activeren materiele vaste activa met economisch nut, als bedoeld in artiekel 35 van het Besluit begrotingen verantwoording provincies en gemeenten, afgeschreven overeenkomstig de termijnen zoals opgenomen in de bij deze verordening behorende tabel (bijlage 1).

  • 4. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,

  • 5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.

  • 6. Activa worden in beginsel lineair afgeschreven. Hiervan kan bij Raadsbesluit worden afgeweken; de methodiek tot annuitaïr afschrijven behoort tot de mogelijkheden.

Artikel 11. Voorziening van oninbare vorderingen

  • 1. Voor openstaande vorderingen betreffende:

    • a.

      onroerende zaakbelasting gebruikers;

    • b.

      onroerende zaakbelasting eigenaren;

    • c.

      precariobelasting;

    • d.

      hondenbelasting;

    • e.

      rioolrechten;

    • f.

      en reinigingsrechten;

      wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

  • 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De nota behandelt:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding voorzieningen;

    • c.

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

  • 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investerings-voornemen wordt minimaal aangegeven:

    • a.

      het specifieke doel van de reserve;

    • b.

      de voeding van de reserve;

    • c.

      de maximale hoogte van de reserve;

    • d.

      en de maximale looptijd.

  • 3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

  • 4. In de jaarrekening wordt een actueel overzicht van de stand van zaken van de reserves en voorzieningen opgenomen en worden deze getoetst aan de beleidsuitgangspunten.

Artikel 13. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Voorschoten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    • a.

      De vaste rekenrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt met ingang van de begroting voor 2013 gebaseerd op het BNG-tarief van een lineaire 25-jaars lening zonder tussentijdse aanpassing op de laatste dag van april voorafgaand aan het begrotingsjaar. In de nota als bedoeld in artikel 4 van deze verordening wordt hiervoor een voorstel opgenomen;

    • b.

      Voor reeds per ultimo 2012 ten behoeve van gesloten exploitaties geactiveerde investeringen wordt de rekenrente vastgezet op het niveau van 5,5%”.

Artikel 14. Financieringsfunctie

  • 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      beheersen van het risico verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico, koersrisico en kredietrisico;

    • c.

      het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen langer dan 3 maanden gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA rating toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus (Moody’s Standard & Poors of Fitch IBCA) en Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%. Voor uitzettingen bij financiële instellingen tot en met 3 maanden geldt een rating van tenminste A toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus;

    • b.

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

    • c.

      voor het aantrekken van financieringen voor langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen, waaronder de huisbankier, gevraagd;

    • d.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;.

    • e.

      voor de kasgeldlimiet en de rente risiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de rente risiconorm dreigen te worden overschreden.

  • 3. De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan de door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de desbetreffende partij. Het college bedingt indien mogelijk zekerheden.

  • 4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut. Het college zendt het besluit treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1. Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

  • 2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, deliquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerden registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 3 jaar.

  • 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 16 Lokale heffingen

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval:

    • -

      de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

    • -

      de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

    • -

      de kostendekkendheid van de heffingen;

    • -

      de druk van de lokale belastingen en heffingen;

    • -

      het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

  • 2. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

  • 3. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

  • 4. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meer persoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

  • 2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico in beeld en actualiseert de risico genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Hierbij wordt speciale aandacht gegeven aan:

    • a.

      tegenvallende rente ontwikkeling op de kapitaalmarkt;

    • b.

      tegenvallende resultaten uit grondexploitatie;

    • c.

      tegenvallende realisatie op begrote subsidieverwachtingen;

    • d.

      lopende en te verwachten claims van derden;

    • e.

      nog niet getaxeerde kosten van (vermoedde) milieuverontreiniging;

    • f.

      overschrijding openeinde regelingen en subsidies;

    • g.

      dreigend faillissement van verbonden partijen;

    • h.

      dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.

    Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukkende weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de norm kostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

  • 2. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de norm kostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

  • 3. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 19. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisico norm;

  • c.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • d.

    de rentevisie en

  • e.

    de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

  • 1. Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente.

  • 2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan:

    • a.

      aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal;

    • b.

      de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;

    • c.

      de directe loonkosten;

    • d.

      de personeelskosten

    • e.

      de kosten inleenkrachten;

    • f.

      de kosten van ingehuurde externen;

    • g.

      de huisvestingskosten;

    • h.

      de automatiseringskosten;

    • i.

      vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke huisvesting het gemeentelijk materieel en de gemeentelijkeautomatiseringssystemen.

  • 3. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de

    voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a

    Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 21. Verbonden partijen

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan. De raadstelt de nota vast binnen 3 maanden nadat de nota is aangeboden.

  • 2. Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

  • 3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financielen voorwaarden.

  • 4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 22. Grondbeleid

  • 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

    • a.

      de relatie met de programma’s van de begroting;

    • b.

      de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

    • c.

      aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

    • d.

      de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

    • e.

      de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

    De raad stelt de nota vast binnen 3 maanden nadat de nota is ingediend.

  • 2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf grondbeleid verslag van:

    • a.

      een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

    • b.

      een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

    • c.

      een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

    • d.

      een onderbouwing van de geraamde winstneming;

    • e.

      de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.

    • f.

      huidige vastgoedpositie

    • g.

      de aan- en verkoop van vastgoed

    • h.

      de deelname in PPS-constructies

    • i.

      de geraamde kosten en opbrengsten per in ontwikkeling genomen project

    • j.

      in erfpacht uitgegeven gronden

    • k.

      inkomsten erfpacht en bijstelling erfpachtvergoedingen

Artikel 23. Verstrekking subsidie

  • 1. Het college biedt tenminste eens in de twee jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

  • 2. De raad stelt de nota vast binnen 3 maanden na aanbieding van de nota door het college.

Titel 4. Financiele organisatie en administratie

Artikel 24 Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan budgethouders;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25. Financiele administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.

Artikel 27. Aanbesteding en aankoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en voor de toekenning van subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie

en de subsidieverordening van de gemeente Voorschoten.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Voorschoten”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Voorschoten,
gehouden op 30 oktober 2003.
de griffier, de voorzitter,