Beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017

Geldend van 01-01-2017 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2017

Intitulé

Beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017

Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst,

Gelet op de Wet basisregistratie personen;

Besluit:

Vast te stellen de navolgende Beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017:

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen:

  • a. De wet: de Wet basisregistratie personen;

  • b. Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • c. beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;

  • d. informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake van de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

  • e. beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures;

  • f. gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

  • g. systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het geautomatiseerde systeem;

  • h. applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het geautomatiseerde systeem voor de bijhouding van de basisregistratie personen en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

  • i. privacy beheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;

  • j. gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde geautomatiseerde systeem opnemen in een gegevensbestand;

  • k. bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.

Artikel 2

  • 1. De coördinator Publiekszaken is informatiebeheerder van de basisregistratie personen.

    De coördinator Publiekszaken is privacybeheerder.

  • 2. De door het college van burgemeester en wethouders daartoe bij afzonderlijk besluit benoemde beveiligingsfunctionarisis verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures.

    De beveiligingsfunctionaris rapporteert periodiek, minimaal eens per jaar, aan de informatiebeheerder en de verantwoordelijke.

Artikel 3

  • 1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

    • a)

      gegevensbeheer;

    • b)

      applicatiebeheer;

    • c)

      gegevensverwerking;

    • d)

      de afname namens het college van burgemeester en wethouders van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

  • 2. De coördinator I&A wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer.

Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

  • a)

    een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

  • b)

    een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhouding- en beheerprocedures;

  • c)

    een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in door het rijk gehouden kwaliteitscontrole op de bestanden;

  • d)

    administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

  • e)

    periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder, systeembeheerder en gegevensbeheerder;.

  • f)

    richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisregistratie personen.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert de verantwoordelijke over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisregistratie personen te weten:

  • a)

    persoonsinformatievoorziening;

  • b)

    beveiliging;

  • c)

    privacy;

  • d)

    gegevenskwaliteit;

  • e)

    personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

  • a)

    over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-toepassingssysteem;

  • b)

    op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen;

  • c)

    op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;

  • d)

    over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

  • a)

    de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

  • b)

    de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisregistratie personen geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet basisregistratie personen en de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014;

  • c)

    de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisregistratie personen worden nageleefd;

  • d)

    dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het geautomatiseerde systeem voor de bijhouding van de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

  • e)

    de beveiligingsvoorschriften worden nageleefd.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris, neemt deel aan buiten gemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen aangaan.

Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER

Artikel 9

  • 1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

    • a)

      de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisregistratie personen;

    • b)

      het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisregistratie personen;

    • c)

      de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.

  • 2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen.

Artikel 11

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een geautomatiseerde kwaliteitstest door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties..

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Hoofdstuk 4 HET SYSTEEMBEHEER

Artikel 12

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 13

De systeembeheerder voorziet in:

  • a)

    de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

  • b)

    een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin het geautomatiseerde systeem voor de bijhouding van de basisregistratie personen is opgesteld;

  • c)

    de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

  • d)

    de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 14

De systeembeheerder is bevoegd:

  • a)

    direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

  • b)

    aanwijzingen te geven over:

    • -

      beheer toepassingssystemen;

    • -

      beheer van bestanden;

    • -

      reconstructiemaatregelen..

Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER

Artikel 15

De applicatiebeheerder voorziet in:

  • a)

    een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;

  • b)

    de communicatie bij storingen in hard- en software;

  • c)

    een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

  • d)

    de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualisering aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;

  • e)

    de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

  • f)

    het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

  • g)

    de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

  • h)

    de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;

  • i)

    de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

  • j)

    de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

  • k)

    de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisregistratie personen worden ontleend;

  • l)

    de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

  • m)

    een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 16

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

  • b)

    het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

  • c)

    de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Privacyregeling basisregistratie Voorst 2014;

  • d)

    het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisregistratie personen;

  • e)

    het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 17

De applicatiebeheerder is bevoegd:

  • a)

    gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

  • b)

    over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.

Artikel 18

De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de Procedure uitwijk.

Artikel 19

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures worden nageleefd.

Hoofdstuk 6 HET PRIVACYBEHEER

Artikel 21

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014 en het Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017.;

  • b.

    het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en de Wet Bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot de vakgroep Publiekszaken.

Artikel 22

De privacybeheerder voorziet in:

  • a.

    de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 2.55 van de wet (inzage);

  • b.

    de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 2.59 ingediend worden en doet eventueel de toets bedoeld in art. 3.23;

  • c.

    afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

Artikel 23

De privacybeheerder is bevoegd:

  • a.

    op grond van het in artikel 23 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

  • b.

    ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 24

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet basisregistratie personen en de Wet bescherming Persoonsgegevens, voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Hoofdstuk 7 DE SPECIALISTISCHE WERKZAAMHEDEN BASISREGISTRATIE PERSONEN

Artikel 25

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de gemeentelijke basisregistratie personen;

  • b.

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens.

Artikel 26

De gegevensbeheerder voorziet in:

  • a.

    de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de wet;

  • b.

    controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de gemeentelijke basisregistratie personen.

Artikel 27

De applicatiebeheerder is bevoegd in overleg met de gegevensbeheerder aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen.

Hoofdstuk 8 DE GEGEVENSVERWERKING

Artikel 28

De gegevensverwerkers voorzien in:

  • a.

    het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de Wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

  • b.

    het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

  • c.

    de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

  • d.

    de behandeling van mutaties;

  • e.

    de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

  • f.

    de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

  • g.

    de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 1.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

  • h.

    de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

  • i.

    de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

    • -

      wijziging van het naamgebruik;

    • -

      vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisregistratie personen;

  • j.

    de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

    • -

      1e inschrijving in de gemeentelijke basisregistratie personen;

    • -

      een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 29

De gegevensverwerkers beslissen op

  • a.

    op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 23 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

  • b.

    over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een afnemer en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

Hoofdstuk 9 HET BEVEILIGINGSBEHEER

Artikel 30

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures.

Artikel 31

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de afdeling Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften..

Artikel 32

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften worden nageleefd.

Artikel 33

De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisregistratie personen over beveiligingsaspecten die uit de basisregistratie personen voortvloeien.

Artikel 34

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.

Hoofdstuk 10 SLOTBEPALINGEN

Artikel 35

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de basisregistratie personen tevens voor de in de basisadministratie personen aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.

Artikel 36

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2017.

Artikel 37

Deze regeling wordt aangehaald als “Beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017”.

Artikel 38

De Beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2014 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop de Beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017 in werking treedt.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 1 november 2016,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst,

secretaris

E.J.M. van Leeuwen

burgemeester
drs. J.T.H.M. Penninx

Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen

Op grond van artikel 3, lid 1 van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende functionarissen aangewezen:

Gegevensbeheer

Als gegevensbeheerders is aangewezen: de heer H.A. Olsman.

Zijn plaatsvervanger is: mevrouwM.van Dijk-de Jong.

Applicatiebeheer

Als applicatiebeheerder is aangewezen de heer H.A. Olsman.

Zijn plaatsvervanger is:mevrouwM.van Dijk-de Jong.

Naast de applicatiebeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:

  • ·

    mevrouw A.H.M. Boerkamp-Brugman

  • ·

    de heer J.A. Uiterweerd

Gegevensverwerking

Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de vakgroep Publiekszaken aangewezen.

Afnemen beëdigde verklaringen

De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet basisregistratie personen bedoelde verklaring wordt toegekend aan:

  • ·

    de heer J.A. Uiterweerd

  • ·

    de heer H.A. Olsman

  • ·

    mevrouw A.H.M. Boerkamp-Brugman

  • ·

    mevrouw M. van Dijk-de Jong

  • ·

    mevrouw S.A. van Oosten-van Nieuwkasteel

Op grond van artikel 3, lid 2 van de BRP-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:

Systeembeheer:

Als systeembeheerder is aangewezen de heer T.L. de Haas.

Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer F.A.H. Kersten.