Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017

Geldend van 01-01-2017 t/m heden

Intitulé

Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017

Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst

gelet op de Wet basisregistratie personen en de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014

B E S L U I T E N:

Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Voorst vast te stellen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    wet: de Wet basisregistratie personen;

  • b.

    verordening: de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 15-09-2014;

  • c.

    Besluit: het Besluit basisregistratie personen

  • d.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    basisregistratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 2.7 van de wet;

  • f.

    GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals die nu nog functioneert totdat de centrale opslag en bewerking van persoonsgegevens is geregeld;

  • g.

    beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen;

  • h.

    bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisregistratie personen wordt gevoerd;

  • i.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de wet, in de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente is opgenomen;

  • j.

    binnengemeentelijke afnemer: een organisatieonderdeel van de gemeente Voorst;

  • k.

    authentiek gegeven: een in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.

Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen

    • 1.

      Beheerder van de basisregistratie personen is de coördinator Publiekszaken of een door deze functionaris aangewezen functionaris.

    • 2.

      Bewerker van de gemeentelijke basisregistratie personen is niet van toepassing.

    • 3.

      De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

      • a.

        (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

      • b.

        (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

      • c.

        verstrekkingen aan organen van de gemeente of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie.

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken,

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:

    • a.

      de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de vakgroep Publiekszaken;

    • b.

      de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Voorst;

    • c.

      de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

  • 2. De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

De in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen, ontvangen de in die tabel aangegeven gegevens systematisch ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 genoemde afnemers van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, en derden, als bedoeld in artikel 3.3 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

  • 1. Aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers kunnen gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden met de beperkingen zoals omschreven in artikel 3.13 van de wet.

  • 2. Wij kunnen bij afzonderlijk besluit gegevens verstrekken aan instellingen die zijn aangewezen in de artikelen 3.2, 3.3 en 3.9 van de wet en met inachtneming van de verordening.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen of de BRP-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;

  • 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan.

  • 4. In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Artikel 10 Beveiliging

De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

Artikel 11 Slotbepaling

  • 1. Dit reglement treedt in werking 1 januari 2017.

  • 2. Het Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2014 wordt ingetrokken per 1 januari 2017.

  • 3. Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017”.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 1 november 2016

Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst,

secretaris

E.J.

M. van Leeuwen

burgemeester

drs. T

.H.M. Penninx

BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De Wet basisregistratie personen noemt in artikel 2.69, lid 1 de volgende algemene gegevens

  • a.

    algemene gegevens:

    • 1°

      gegevens over de burgerlijke staat waar het betreft de naam, de geboorte, het geslacht en het overlijden;

    • 2°

      gegevens over de nationaliteit, met dien verstande dat geen gegevens over een vreemde nationaliteit worden opgenomen naast gegevens over het Nederlanderschap of het feit dat de betrokkene als Nederlander wordt behandeld;

    • 3°

      gegevens in verband met het verblijfsrecht van de vreemdeling;

    • 4°

      gegevens over het woonadres ;

    • 5°

      gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene;

Waar in het vervolg wordt gesproken over persoonsgegevens wordt bedoeld:

Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, naamgebruik, geslacht/

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Voorst hebben toegang tot de basisregistratie personen:

Organisatie onderdeel

Taakvelden/wettelijk kader

Gegevensset

Alle gemeentelijke vakgroepen

Voor alle publieke taakvelden en met name voor het correct adresseren van brieven

Gegevens betreffende de

Geslacht, naam , adres, postcode, woonplaats van de ingezetenen van de Gemeente Voorst.

Deze gegevens worden beschikbaar gesteld via het programma Corsa.

Vakgroep Publiekszaken

Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.

Alle gegevens op PL en aangehaakte gegevens

Vakgroep Welzijn

(WZ)

Leerlingenadministratie

Leerplichtwet en Leerplichtregeling 1995.

persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, adresgegevens,

Vakgroep Zorg

(ZRG)

Opvang nieuwkomers

Voorzieningen gehandicapten

Jeugdzorg

Ouderenzorg

persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, , verblijfstitel.

Vakgroep documentatie en Informatievoorziening (DIV)

-documentaire informatievoorziening;

Persoonsgegevens, adresgegevens.

Vakgroep Personele Zaken (PZ)

-personeel en organisatie;

Persoonsgegevens, adresgegevens.

Vakgroep Communicatie en Representatie (C&R)

-communicatie en representatie;

persoonsgegevens, adresgegevens,

oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verblijfstitel.

Vakgroep Informatie en Automatisering

(I&A)

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties;

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens;

Vakgroep Ruimtelijke Ontwikkeling

(ROW)

Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW

Persoonsgegevens, adresgegevens

Vakgroep Openbaar Grondgebied (BOG)

­ beheer en inrichting openbare ruimte

Persoonsgegevens, adresgegevens

Vakgroep Veiligheid (VLH)

­ veiligheid en rampenbestrijding

Persoonsgegevens,

adresgegevens

Vakgroep Groen en Infrastructuur (G&I)

­ Beheer wegen, riool, groen, water

Persoonsgegevens,

adresgegevens

Vakgroep Belastingen (BEL)

- Invorderingswet;

- belastingen;

Persoonsgegevens, adresgegevens,

naamsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden,

Vakgroep Huishoudelijke Dienst (HHD)

- weekmarkt en standplaatsen;

Persoonsgegevens, adresgegevens

Vakgroep Economie en Grondzaken (EGZ)

- grondexploitatie, economie en planrealisatie;

Persoonsgegevens, adresgegevens

Vakgroep Inkoop en gebouwenmanagement (IGM)

- beheer gemeentelijke accommodaties;

Persoonsgegevens, adresgegevens

Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI)

- vastgoedregistratie en -informatie

Persoonsgegevens, adresgegevens

Vakgroep Handhaving, Milieu en Afval (HMA)

- Controle naleving wetgeving op het terrein van milieu en afval en voorschriften op het terrein van de ruimtelijke ordening en bouw;

Persoonsgegevens,

adresgegevens

Vakgroep Financiën en Controlling

- Controle adresgegevens debiteuren en crediteuren

- verrichten interne controle werkzaamheden

- ontwikkeling en bewaking van de integrale kwaliteitszorg;

Persoonsgegevens,

Adresgegevens

Vakgroep Grondgebonden Projecten (GGP)

- ontwikkelen en opstellen van strategische beleidskaders

– plannen op het gebied van planontwikkeling;

Persoonsgegevens,

Adresgegevens

Griffie

- secretariaat van de griffie;

Persoonsgegevens,

Adresgegevens

Juridische Administratieve Ondersteuning en Veiligheid (JAOV)

- complexe bezwaar- en beroepschriften:

- oplossing geschillen met burgers;

- behandelen aanvragen voor urgentie en woonvergunningen;

Persoonsgegevens,

Adresgegevens

Managersassistende (MA)

- ondersteunen in leidinggevende taken;

- Bieden van secretariële ondersteuning;

- Verlenen administratieve ondersteuning;

Persoonsgegevens,

Adresgegevens

Vergunning (VRG)

- regelgeving bouw- en sloopvergunningen en naleving daarvan;

- Afhandelen subsidieverzoeken; - deelnemen aan ruimtelijke projecten;

Persoonsgegevens,

Verblijfplaatsgegevens

Cultuurhistorie, archeologie en monumenten (CAM)

- ontwikkelen, uitvoeren en beheren van beleid op het terrein van cultuurhistorie, archeologie en monumentenzorg;

Persoonsgegevens,

Verblijfplaatsgegevens

Managers (MAN)

Leidinggevende taken

Persoonsgegevens,

Verblijfplaatsgegevens

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Vakgroep Zorg

(ZRG)

Uitvoering Sociale wetten.

Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden.

Vakgroep Welzijn

(WZ)

Ten behoeve van registratie leerlingen en leerplicht

Uitvoering Leerplichtwet

Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.

Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

Vakgroep Vastgoedinformatie

(VGI)

Vastgoedadministratie

Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

Registratie

Waarvoor

Gegevensset

Documentenadministratie

(CORSA)

Registratie Documenten, Dossiers, Organisatie, Personen Titiels en Vastgoed

Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens

Begraafplaatsenadministratie

Bijhouding van het onderhoud van graven; rechthebbende

Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens

Vergunningen en handhaving-administratie

(SQUIT-XO)

Bijhouding administratie voor vergunning en handhavingszaken. Bijhouding van klachten, vergunningen als ook controle en handhaving

Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens

BIJLAGE 4 Lijst van derden waaraan gegevens worden verstrekt.

Wie

Waarvoor

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties

Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministra-tie en de woningtoewijzing

Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP

Mogelijk

Nee

Art. 3.9 Wet BRP

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg en het verlenen van medische zorg.

Overlijdens worden doorgegeven; van belang voor planning ingrepen.

Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP

Moeilijk

Nee

Art. 3.9 Wet BRP

Stichting Mens en Welzijn Voorst

Ten behoeve van de zorgverlening aan oudere inwoners van de gemeente

Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP betreffende inwoners ouder dan 75 jaar.

Mogelijk

Nee

Art.3.9 Wet BRP

BIJLAGE 5 Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

Organisatieonderdeel

Gegevens