Archiefverordening Voorst 2017

Geldend van 03-10-2017 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 03-10-2017

Intitulé

Archiefverordening Voorst 2017

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 15 augustus 2017;

gelet op de artikelen 30, eerste lid, en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet;

Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders (het college)

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het beleid ter zake de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

  • 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2 Taken gemeentearchivaris

  • 1. De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan het college verslag uit over:

    a. het beheer van de archiefbewaarplaats;

    b. het beheer van de archiefbescheiden die daar naartoe zijn overgebracht en

    c. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. De gemeentearchivaris is bevoegd op verzoek en/of op eigen initiatief advies uit te brengen aan het college over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders

Het college informeert de gemeenteraad tweejaarlijks over de uitoefening van de aan het college opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Het college informeert de raad daarbij in ieder geval over, dan wel via:

a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid,

b. en voor zover van toepassing, over de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4 Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan de gemeenteraad en het interbestuurlijke archieftoezicht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het informatiesysteem dat het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger daarvoor ter beschikking stelt.

Artikel 5 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Artikel 6 Intrekking oude verordening

De Archiefverordening Voorst 2006 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze verordening in werking treedt.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertititel

  • 1. Deze verordening treedt acht dagen na de vaststelling daarvan in werking.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Voorst 2017.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van de gemeente Voorst

Twello, 25 september 2017

De raad

drs. B.J.M. Jansen, griffier

drs. J.T.H.M. Penninx, voorzitter