Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR75392
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR75392/1
Regels elektronische post
Geldend van 18-12-2008 t/m heden
Intitulé
REGELS ELEKTRONISCHE POST1. Bereikbaarheid
-
- a.
De bestuursorganen en medewerkers van de gemeente Voorst staan alleen elektronisch verkeer via e-mail en webformulier toe.
- b.
De burger dient e-mails bestemd voor
1. de raad te zenden naar: gemeente@voorst.nl of raad@voorst.nl;
2. andere bestuursorganen te zenden naar gemeente@voorst.nl.
- c.
De bestuursorganen nemen geen e-mail of webformulier in behandeling indien de noodzaak tot ondertekening uit een wettelijk voorschrift voortvloeit en ondertekening via DigiD niet mogelijk is.
- a.
2. Ontvangstbevestiging
De bestuursorganen en medewerkers zenden de burger na ontvangst van een e-mail direct een (automatische) ontvangstbevestiging. Heeft de burger de bevestiging niet binnen 24 uren na de verzending van zijn e-mail ontvangen, dan geldt dat de verzonden mail niet bij de geadresseerde is aangekomen.
3. Beperkingen elektronische post
- a.
De bestuursorganen en medewerkers van de gemeente Voorst behandelen alleen e-mails van de hierna opgenomen bestandtypen, tenzij de burger voorafgaand aan de verzending van de e-mail een andere afspraak heeft gemaakt.
* ASC (Ascii-bestand),
* BMP (Bitmap-afbeelding,
* Doc (Word-bestand),
* GIF (afbeelding), * HTM (internetdocument),
* JPG (JPEG-afbeelding),
* PDF (Portable Document Format van Adobe),
* PPS (Powerpoint-bestand),
* PPT (Powerpoint-presentatie),
* RTF (tekstbestand met enkele opmaakcodes),
* TIF (Tiff-afbeelding),
* TXT (tekstbestand),
* XLS (Excel-bestand) en
* ODF (open document format) vanaf 1 januari 2009.
- b.
E-mails waarin een virus voorkomt en spam worden bij ontvangst vernietigd en leiden niet tot een automatische ontvangstbevestiging en dus ook niet tot een inhoudelijke behandeling.
- c.
E-mails met bijlagen die een grotere omvang hebben dan 10 MB, kunnen de bestuursorganen en ambtenaren zonder voorafgaande afspraak niet verwerken en in behandeling nemen. Deze grens van 10 MB geldt niet voor webformulieren.
4. Verwerken e-mail
- a.
De gemeente registreert e-mails gericht aan de mailadressen gemeente@voorst.nl en raad@voorst.nl op dezelfde wijze als de post bezorgd via de daarvoor geautoriseerde bedrijven of een belanghebbende in persoon. De burger krijgt na de elektronische ontvangstbevestiging een bericht over de termijn van afhandeling met de naam van de behandelend medewerker.
- b.
De burger ontvangt binnen drie werkdagen een antwoord op zijn mail, tenzij de burger een bestuursorgaan via de e-mail vraagt een besluit te nemen. In dat geval gelden de termijnen uit de Algemene wet bestuursrecht of de van toepassing zijnde andere wetgeving.
5. Slotbepaling
Deze ‘Regels elektronische post’ treden in werking met ingang van de eerste dag nadat wij die bekend hebben gemaakt.
Ondertekening
Nota-toelichting
Inleiding Deze inleiding is bedoeld om vooraf de verzamelnamen die in deze regeling voorkomen duidelijk te maken. We onderscheiden enerzijds de burger en anderzijds de bestuursorganen van de gemeente.
- ·
Burgers, bedrijven, verenigingen, instellingen, etc. zijn ‘de burger’ in deze regels.
- ·
Raad, college, burgemeester, heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar zijn ‘de bestuursorganen’ in deze regels.
Waarom deze regels
Elektronisch verkeer tussen de burger en de bestuursorganen kan een belangrijke bijdrage leveren aan het doel te komen tot een toegankelijke en beter presterende overheid. Deze doelstelling heeft landelijk geleid tot regels voor het verkeer langs elektronische weg, meestal via e-mail, tussen burgers en bestuursorganen (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). In genoemde wet staat dat de burger alleen met de bestuursorganen mag communiceren via elektronisch verkeer als deze bestuursorganen bekend hebben gemaakt dat zij dat langs die weg willen toestaan.
De bestuursorganen van de gemeente Voorst maken via deze regels bekend dat de wisseling van mails tussen de burger en hen en/of de medewerkers van de gemeente geformaliseerd en toegestaan is (invulling artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht). Om overzicht en grip op het elektronisch verkeer te kunnen houden, hebben de bestuursorganen besloten daar de hierna opgenomen regels voor vast te stellen.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl