E-mailreglement gemeente Vught

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht aangevuld met regels over elektronisch verkeer tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en bestuursorganen onderling (de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg mogelijk is tussen beide partijen en aan welke voorwaarden voor betrouwbaarheid dat verkeer moet voldoen, om gelijkgesteld te kunnen worden aan conventioneel (papieren) schriftelijk verkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties.

Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet en de al bestaande artikelen in de Awb ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties.

De gemeente dient wel kenbaar te maken op welke manier en wanneer er langs de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Vught doet dit in de vorm van dit reglement.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Het beheer van de gemeentepostbus en de distributie van berichten ontvangen via de gemeentepostbus vallen onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Bestuursondersteuning. Het beheer en de distributie van berichten wordt uitgevoerd door het onderdeel Documentaire Informatievoorziening.

Het toekennen van e-mailadressen aan medewerkers, afdelingen, onderdelen, zaken of projecten wordt verzorgd door het onderdeel Informatisering en Automatisering van de afdeling Bestuursondersteuning.

Voor dit reglement zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.

Figuur

Artikel 2

Het reglement is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Vught en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zgn. bestuurlijke berichten.

De werking van het reglement is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z.

berichten die een medewerker uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het reglement beoogt geen regels te geven omtrent privégebruik van e-mail. Daarnaast wordt aangegeven dat het reglement van toepassing is op e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit reglement. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.

Artikel 2:13 van de Awb formuleert een aantal uitzonderingen op de mogelijkheid van elektronisch verkeer, namelijk als een wettelijk voorschrift bepaalt dat elektronische verzending niet mogelijk is of als een vormvoorschrift zich tegen elektronische verzending verzet. Bijvoorbeeld in geval van een onbewoonbaar verklaring van een object, waarbij een bord moet worden aangeplakt aan het object, wat niet via internet kan gebeuren.

Artikel 3

Dit artikel geeft aan dat het reglement zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Hetgeen extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.

Artikel 4

Alle medewerkers van de gemeente Vught zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van deregels die in het reglement zijn vastgelegd.

Artikel 5

Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 van deAwb. De bestuursorganen van de gemeente Vught geven hiermee aan via de elektronische weg bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen.

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurigepostbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen gesteld aan het gebruik van de elektronische weg. In lid 1 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Het gebruik van webformulieren wordt geauthentiseerd middels DigiD of eHerkenning. De formulieren zijn alleen na toepassing van DigiD of eHerkenning toegankelijk.

Voor overige functionele berichten is in lid 2 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene gemeentepostbus gemeente@vught.nl.

Wanneer medewerkers functionele berichten ontvangen die bestemd zijn voor de algemenegemeentepostbus wordt van hen verwacht dat zij het bericht doorsturen naar die algemene postbus.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Vught.

Lid 3 en 4 bevatten voorwaarden die vanuit de techniek worden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden,bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Vught, kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. De behandelaar stuurt de afzender van het bericht in dit geval een verzoek om de bijlage(n) opnieuw aan te leveren, onder vermelding van alternatieve formaten die gehanteerd kunnen worden. Aan dit verzoek kan de gemeente een termijn koppelen waarbinnen aan dit verzoek moet worden voldaan.

Verder mogen berichten door hun omvang de mailserver van de gemeente Vught niet te veel belasten. Dit is afhankelijk van de systeemcapaciteit en is te bepalen door het onderdeel Informatisering & Automatisering van de afdeling Bestuursondersteuning.

Artikel 6

Met deze ontvangstbevestiging wordt uitsluitend aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen. Mocht bij behandeling van het bericht blijken dat de bijlage(n) bij het bericht niet kunnen worden geopend, dan wordt de afzender hiervan op de hoogte gesteld.

Artikel 7

Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure middels een behandelingsbericht. In ditbehandelingsbericht wordt aangegeven wanneer de afzender een antwoord kan verwachten.

Wanneer een functioneel bericht binnen vijf werkdagen wordt beantwoord is het sturen van een behandelingsbericht niet nodig.

Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn ook in acht genomen. Hierbij maakt het niet uit of een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van acht weken. Echter gezien het ‘snelle’ karakter van elektronische berichten verdient het de voorkeur om deze berichten zo snel mogelijk af te handelen.

Op lid 5 en 6 van dit artikel is afdeling 2.3 (art. 2:13 - 2:17) van de Awb van overeenkomstige toepassing.

De afhandeling van bestuurlijke berichten zal voorlopig niet via de elektronische weg plaats kunnen vinden. De gemeente beschikt momenteel nog niet over een middel dat een berichtvoldoende betrouwbaar maakt, bijv. door een elektronische handtekening. Zodra dat in detoekomst wel het geval is, kan een bestuurlijk bericht elektronisch worden afgedaan, mits degeadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem wordt eenvoudig opgelost door een afzender in het webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch voldoende bereikbaar is.

De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.

Bij de afhandeling van formele berichten geldt dat van originelen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden, zolang er nog geen gebruik gemaakt wordt van de elektronische handtekening die aan de betrouwbaarheidseisen voldoet. Verzonden afschriften moeten hierbij duidelijk als afschrift zijn aangemerkt.

Het is niet toegestaan als vertrouwelijk aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan per elektronische post te verzenden.

Uiteraard wordt van iedere medewerker van de gemeente Vught verwacht dat de afhandeling van alle functionele berichten op een professionele wijze gebeurt ongeacht de toonzetting in het ontvangen bericht.

Artikel 8

Behoeft geen toelichting.

Artikel 9

Archiefwaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en archiefwaardige berichten die binnenkomen op gemeente@vught.nl worden vastgelegd in het Document Management Systeem door medewerkers die belast zijn met deze werkzaamheden. Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt.

Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.

De verantwoordelijkheid voor de registratie van archiefwaardige berichten berust bij de medewerkers zelf. Omdat archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of via gemeente@vught.nl reeds geregistreerd worden betreft het hier uitsluitend berichten die rechtstreeks binnenkomen op een persoonlijk e-mailadres en uitgaande berichten. Berichten worden geregistreerd als sprake is van een:

• -

  Beleidswaarde: De inhoud van het bericht is van invloed op het te voeren beleid.

• -

  Juridische waarde: Hierbij moet gedacht worden aan berichten inhoudende afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen, e.d..

• -

  Procesondersteunende waarde: De inhoud van het bericht heeft betrekking op (de voortgang van) een procedure.

• -

  Cultuurhistorische waarde: Het bericht moet bewaard worden op grond van archiefwetgeving.

• -

  Informatieve waarde: Het bericht bevat kennis die later weer gebruikt kan worden.

Artikel 10

Behoeft geen toelichting.

Artikel 11

Behoeft geen toelichting.

Artikel 12

Behoeft geen toelichting.

Artikel 13

Behoeft geen toelichting.