Verordening op de audit commissie van de gemeente Waadhoeke

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder

• a. Lid: een lid van de audit commissie;

• b. Voorzitter: de voorzitter van de audit commissie;

• c. De raad: de gemeenteraad van Waadhoeke;

• d. Griffier: de griffier van de gemeente Waadhoeke;

• e. De accountant: de door de raad benoemde accountant overeenkomstig artikel 213 lid twee Gemeentewet

Artikel 2 Taken

De audit commissie heeft tot taak de raad te ondersteunen bij diens kaderstellende en controlerende taken. Hierbij vallen drie categorieën te onderscheiden:

• 1. De raad adviseren over de inrichting van het Bestuurlijk informatiesysteem en de Planning & Control Cyclus.

• 2. Raad adviseren over de (door)ontwikkeling van de documenten van de raad uit de Planning & Control Cyclus.

• 3. Het doen van aanbevelingen aan de raad voor de benoeming van de externe accountant en aanspreekpunt van de accountant waar het gaat om controle aanpak (controleaccenten) en controle bevindingen.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. De audit commissie bestaat uit 6 raadsleden die door de raad worden benoemd (1 per fractie).

• 2. Het lidmaatschap van de audit commissie vervalt bij verlies van raadslidmaatschap of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 3. Leden van de audit commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

• 4. Naast leden kent de audit commissie vaste adviseurs die in principe bij de vergaderingen van de audit commissie aanwezig zijn: de griffier, de portefeuillehouder financiën en de concern controller.

• 5. De audit commissie kan zelf externe adviseurs uitnodigen zoals bijvoorbeeld de accountant.

• 6. De audit commissie kan besluiten om zonder een of meerdere adviseurs bijeen te komen.

Artikel 6 Bevoegdheden audit commissie

• 1. De audit commissie is bevoegd aan de raad voor de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

• 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de audit commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant als bedoeld in artikel 2.

• 3. De audit commissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

• 4. De audit commissie is bevoegd te handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2.

• 5. De audit commissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

• 6. Indien de audit commissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hier van tevoren over.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1. De audit commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste zeven dagen voor de betreffende vergadering.

• 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden aan de leden toegezonden.

• 4. De vergaderingen van de audit commissie zijn niet openbaar.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1. Besluiten van de audit commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de audit commissie hebben stemrecht.

• 2. De audit commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.