Gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Waalwijk

Gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Waalwijk

“respectvol, open en eerlijk samenwerken”

Inhoudsopgave

• 1.

  Wat is integriteit? 3

• 2.

  Waarom een gedragscode? 3

• 3.

  Gedragscode ambtelijke integriteit 4

  • 3.1.

    Kernbegrippen 4

  • 3.2.

    Goed ambtenaarschap 4

  • 3.3.

    Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie 4

  • 3.4.

    Sociale media 5

  • 3.5.

    Nevenfuncties en andere privéactiviteiten 5

  • 3.6.

    Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen 5

  • 3.7.

    Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners 6

  • 3.8.

    Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen 6

  • 3.9.

    Belangen van privérelaties,(ex)-collega’s en bestuurders 7

  • 3.10.

    Reageren op niet-integere zaken 7

  • 3.11.

    De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit 7

• 4.

  Toelichting gedragscode 8

1. Wat is integriteit?

Het uitgangspunt is: de gemeente Waalwijk is een integere organisatie, waar heldere afspraken gelden. Dat proberen we te bereiken met een integriteitbeleid dat is gebaseerd op respectvol, open en eerlijk samenwerken. Een beleid met de juiste procedures, regels en protocollen, maar zeker ook met ruimte voor medewerkers om zelf te beoordelen wanneer de integriteit misschien in het geding is en hoe we daar dan mee om moeten gaan. Op een integere manier je werk doen, is meer dan alleen ‘niet frauderen’. Het betekent ook: je bewust zijn van jou professionele verantwoordelijkheid. Doen waarvoor je bent aangesteld en staan voor wat je doet.

Integriteit heeft betrekking op goed ambtenaarschap. “Integriteit staat voor professionele verantwoordelijkheid. De integere ambtenaar is betrouwbaar; hij is bereid en bekwaam om zijn taak en functie adequaat uit te oefenen, in het licht van zijn positie en de verantwoordelijkheden waarop hij in redelijkheid aanspreekbaar is. Daarnaast kan hij zich verantwoorden voor de keuzes die hij hierbij maakt en handelt hij altijd met oog voor het publieke belang.”

Meer specifiek betekent dit dat de ambtenaar op zorgvuldige wijze omgaat met de bevoegdheden, middelen en informatie waarover hij beschikt ten behoeve van het algemene belang dat hij dient en daarbij op correcte wijze omgaat met burgers, collega’s, bestuurders en relaties. De ambtenaar dient hierin ondersteund te worden door zijn werkgever, wiens verantwoordelijkheid het is een volwaardig integriteitbeleid te voeren. Dit houdt ondermeer in dat de organisatie zo wordt ingericht dat ambtenaren niet onnodig worden blootgesteld aan verleidingen.

2. Waarom een gedragscode?

De lokale overheid moet altijd een integere, betrouwbare partner zijn, anders verliest ze haar geloofwaardigheid en het vertrouwen van inwoners en andere betrokkenen. Bovendien heeft de overheid een voorbeeldfunctie. Als wij het al niet zo nauw met de regels nemen, waarom zouden onze inwoners zich dan gedragen?

De huidige wetgeving schrijft voor dat ambtenaren een ambtseed afleggen en dat nevenwerkzaamheden en financiële belangen gemeld worden. Verder zal voor alle ambtelijke en bestuurlijke functies in onze gemeente gaan gelden dat financiële belangen en nevenwerkzaamheden openbaar gemaakt moeten worden. Leidinggevenden, van hoog tot laag, zullen als ambassadeurs van het integriteitbeleid zelf het goede voorbeeld moeten geven. Uiteraard ondersteunen en stimuleren zij alle medewerkers om te blijven nadenken over wat wel en niet toelaatbaar is en vanuit die optiek eventuele incidenten te voorkomen.

Incidenten zijn situaties waarin medewerkers in strijd met de waarden en normen van de organisatie hebben gehandeld. Denk bijvoorbeeld aan belangenverstrengeling, verduistering, misbruik van bevoegdheden, het niet naleven van de regelgeving of verspilling van gemeentelijke eigendommen. Zoiets leidt vaak tot ophef in de media en de politiek.

3. Gedragscode ambtelijke integriteit

3.1 Kernbegrippen

Ambtenaren van de gemeente Waalwijk handelen vanuit de volgende kernbegrippen:

Dienstbaarheid Het handelen van medewerkers is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

Functionaliteit Het handelen van medewerkers heeft een herkenbaar verband met de functie die zij vervullen in de ambtelijke organisatie.

Onafhankelijkheid Het handelen van medewerkers wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met persoonlijke belangen of met belangen van relaties, waarmee zij in contact staan. Iedere schijn van een dergelijke belangenvermenging moet dan ook zoveel mogelijk worden vermeden.

Openheid Het handelen van medewerkers is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de medewerkers en hun beweegredenen daarbij.

Betrouwbaarheid Op medewerkers moet men kunnen rekenen. Deze houden zich aan hun afspraken. Kennis en informatie, waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken, wenden zij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Zorgvuldigheid Het handelen van medewerkers is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

3.2Goed ambtenaarschap

- Je maakt onderdeel uit van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met je handelen het vertrouwen in de overheid te versterken.

- Je volgt de wettelijke voorschriften en algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers, collega’s, bestuurders en relaties. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen.

- Je werkt op een professionele manier en geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kunt werken stel je intern aan de orde.

- Je gaat respectvol met collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen.

- Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag en gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten.

- Je draagt verantwoordelijkheid voor jou handelen. Je kunt de keuzes die je binnen je werk maakt verantwoorden.

- Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw leidinggevende door hem of haar waar nodig te informeren.

3.3 Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

- Je gaat binnen en buiten het werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden.

- Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s.

- Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van jouw functie en niet voor andere doeleinden.

- Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken.

- Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met de afdeling Communicatie.

- Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen (in de ‘pilotenkoffer’, locker of afsluitbare kast) als je jouw werkplek verlaat en dat jouw computer is afgesloten.

- Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd, houd je geheim.

3.4 Sociale media

- Alles wat je plaatst op sociale media en het imago van de gemeente Waalwijk kan schaden, is uiteindelijk je eigen verantwoordelijkheid. Wanneer je twijfelt over het plaatsen van een bericht, plaats dan geen bericht.

- Online lopen werk en je persoonlijke leven gemakkelijk door elkaar. Wees je ervan bewust dat je een vertegenwoordiger van de gemeente bent. Houdt er rekening mee dat indien je informatie online publiceert die niet alleen gezien kan worden door vrienden en familie. Realiseer je dat dit soort informatie eenvoudig kan worden doorgestuurd.

- Geef nooit vertrouwelijke informatie van de gemeente.

3.5Nevenfuncties en andere privéactiviteiten

- Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast je werk verricht het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap.

- Je vraagt toestemming over (voorgenomen) nevenwerkzaamheden bij de algemeen directeur (zie hiervoor de “regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen gemeente Waalwijk”). Nevenwerkzaamheden kunnen de gemeente schaden. Bijvoorbeeld: in jouw functie adviseer je over subsidie op het terrein van welzijn en in jouw vrije tijd vervul je een bestuursfunctie binnen een welzijnstichting in dezelfde gemeente. Daarnaast meld je nevenwerkzaamheden die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar je in jouw functie mee te maken hebt. Bijvoorbeeld: privé voer je actie tegen de sloop van een gebouw en in jouw functie ben je betrokken bij besluiten over de bestemming van dit gebouw.

- Je meldt financiële belangen bij het meldpunt integriteit (zie hiervoor de “regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen gemeente Waalwijk”). Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang samengaat met jouw functie-uitoefening. Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit indien je twijfelt met jouw leidinggevende.

3.6 Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

- Geschenken die je accepteert meld je bij je leidinggevende. Geschenken die naar jouw idee meer dan € 50,- waard zijn weiger je.

- Je accepteert een geschenk (of cadeaubonnen) alleen als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk aan een fles wijn voor een presentatie, een ceremonieel overhandigd rapport van een bureau of aan bedrijfsattenties, zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor jouw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie.

- Kort na elkaar aangeboden geschenken of cadeaubonnen door een derde weiger je en meld je bij jouw leidinggevende.

- Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen, is in principe eigendom van de gemeente.

- Je meldt ook aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes, hoef je niet te melden.

- Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten sla je af evenals geschenken die op jouw huisadres worden aangeboden. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met jouw leidinggevende.

- Geschenken die je worden aangeboden door een relatie die nog iets van je ‘nodig’ heeft (zoals een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteer je niet.

- Je accepteert geen geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente.

- Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden.

3.7 Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

- Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente. Je bespreekt alle uitnodigingen met jouw leidinggevende.

- Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente.

- Je neemt jouw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn.

- Je bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, meldt dit dan aan je leidinggevende.

3.8Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

- Je beperkt privégebruik van het e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke. Het hindert je dagelijkse werkzaamheden niet. Zie hiervoor het “privacyreglement kantoorfaciliteiten”.

- Als je gemeentelijke apparatuur privé gebruikt, gebeurt dit openlijk, zodat je erop kunt worden aangesproken. Anderen kunnen een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij.

- Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk na toestemming van je leidinggevende.

- Je doet geen privébestellingen via de gemeente.

- Je verzendt geen ongefrankeerde privépost via ‘de postkamer’.

- Je declareert alleen kosten die je hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel, zoals bijvoorbeeld declaraties reiskosten.

- Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent onder anderen ook: naleven van regelgeving, zoals bijvoorbeeld de werktijdenregeling en de regels bij ziekteverzuim.

3.9 Belangen van privérelaties, (ex)-collega’s en bestuurders

- Je bent alert op situaties in jouw werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht jouw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie, vrienden, collega’s of bestuurders werkzaam zijn. Ook in andere gevallen waarbij je te maken krijgt met privérelaties licht je jouw leidinggevende in, zodat die daar rekening mee kan houden. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf.

- Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privé-sfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen.

- Je let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding (zie beleidskader inhuren tijdelijk personeel en het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Waalwijk). Je kunt motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met jouw leidinggevende.

- De Gemeentewet (en de modelcode voor bestuurders) kent een verbod voor oud-bestuurders om tegen beloning werkzaamheden voor de gemeente te verrichten.

3.10 Reageren op niet-integere zaken

- Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan kun je jouw verhaal voorleggen aan de leidinggevende, de vertrouwenspersoon integriteit of de integriteitcoördinator.

- Je bent ook zelf aanspreekbaar op jouw handelen en jouw uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt.

- Bij vermoedens van fraude of corruptie, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de “Regeling integriteitmeldingen gemeente Waalwijk”. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op je melding. Wil je anoniem blijven, dan kun je via de integriteitcoördinator een melding te doen. Alleen de integriteitcoördinator is dan op de hoogte van je identiteit.

3.11 De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit

- Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld.

- Je bent open over jouw manier van werken en aanspreekbaar op jouw werkwijze en jouw houding naar medewerkers.

- Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers bij jou terecht.

- Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen.

- Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terechtkunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen.

- Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen.

- Het onderwerp integriteit wordt 2x per jaar besproken in het afdelingsoverleg.

- Integriteit wordt een vast onderwerp in het fubeogesprek.

Toelichting gedragscode

1. Toelichting goed ambtenaarschap

De term ‘goed ambtenaarschap’ verwijst naar de verplichting zich te gedragen ‘zoals een goed ambtenaar betaamt’. Deze verplichting is neergelegd in artikel 15:1:1 van de collectieve rechtspositieregeling voor gemeentepersoneel, de CAR-UWO. Het niet nakomen van verplichtingen kan worden beschouwd als plichtsverzuim en bestraft worden.

In dit verband zijn ook van belang de gemeentelijke regelingen over ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en discriminatie.

2. Toelichting vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

Het vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie waarborgt de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de overheid. De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat een ambtenaar de privacy van burgers respecteert. Ook uw privacy als ambtenaar dient door de organisatie gerespecteerd te worden. Daarom gebruikt de overheid informatie alleen voor het doel waarvoor deze verkregen is. De ambtenaar dient ook de privacy van collega’s te respecteren, met het verstrekken van (privé)gegevens van collega’s naar derden moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Gegevens naar derden mogen alleen verstrekt worden na toestemming van de collega.

De Ambtenarenwet verplicht de ambtenaar om geheimhouding te bewaren over bepaalde zaken die hij in zijn functie komt te weten (artikel 125a derde lid). De rechtspositie verbiedt oneigenlijk gebruik van kennis die ambtenaren in hun functie hebben opgedaan (artikel 15:1:3 CAR-UWO). Een voorbeeld daarvan is het doorgeven van informatie over een gemeentelijk budget voor een bouwproject, zodat aanbieders daar in een offerte rekening mee kunnen houden. Bij indiensttreding kan men verplicht worden een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

3. Toelichting nevenfuncties en andere privéactiviteiten

Een ambtenaar dient het algemeen belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en privéactiviteiten van ambtenaren kunnen leiden tot botsing of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Dergelijke nevenactiviteiten kunnen verboden worden (artikel 15:1:6 CAR-UWO).

Ambtenaren zijn verplicht om nevenactiviteiten die een raakvlak met hun werk (kunnen) hebben te melden. De meldingen worden door de gemeente geregistreerd. Een voorbeeld is het in de vrije tijd voeren van acties tegen een nieuwe rijksweg, terwijl men als planoloog bij de plannen tot aanleg betrokken is.

De begrippen nevenfunctie, nevenwerkzaamheid, nevenactiviteit en privéactiviteit zijn hier op één lijn gesteld. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen betaalde en onbetaalde activiteiten. Veel vormen van vrijetijdsbesteding beïnvloeden het werk bij de gemeente overigens niet. Bijvoorbeeld bestuurlijke activiteiten binnen een politieke partij of een bestuursfunctie bij een sportvereniging of in het culturele leven. Als er geen enkele relatie bestaat met de functie, hoeft de activiteit niet gemeld te worden.

Een ambtenaar heeft de vrijheid om te kiezen welke activiteiten hij buiten zijn werk wil verrichten. Daarmee heeft hij dus ook de verantwoordelijkheid om af te wegen of deze activiteit te combineren is met zijn functie bij de gemeente. Dat is niet altijd eenvoudig te beoordelen. Belangenverstrengeling kan zich op allerlei manieren voordoen. Bij de beoordeling van de risico’s van nevenwerkzaamheden kunnen enkele vragen behulpzaam zijn.

Men moet erop bedacht zijn dat belangen elkaar in de loop van de tijd kunnen gaan raken door verandering in omstandigheden, bijvoorbeeld in de functie, in de relatie tussen gemeente en privéactiviteit of door gemeentelijke herindeling.

Sommige privéactiviteiten hoeven geen relatie te hebben met de inhoud van jouw werk, maar zitten toch in de gevarenzone. Zo kan een bijbaan in de avonduren en weekeinden zo veel van een ambtenaar vergen dat zijn normale werk er door in het gedrang komt. Maar ook maatschappelijke afkeurenswaardige activiteiten van ambtenaren kunnen schade toebrengen aan ‘het aanzien van het ambt’. Nevenactiviteiten met (mogelijk) schadelijke gevolgen voor de gemeente kunnen verboden worden.

Na melding van de activiteit toetst de organisatie of er voor de gemeente risico’s kunnen kleven aan de privéactiviteiten. In sommige gevallen zullen risico’s ondervangen kunnen worden door afspraken tussen ambtenaar en leidinggevende. Zo’n afspraak kan zijn dat in de functie geen werkzaamheden verricht worden in relatie tot de organisatie of het bedrijf waar men privé bij betrokken is. Is dat niet mogelijk, dan is ook denkbaar dat men een geheel andere functie binnen de gemeente gaat uitoefenen. Een afspraak kan ook zijn dat alleen in de weekenden als muzikant opgetreden wordt. Of dat de werkzaamheden als zelfstandige alleen in andere regio’s uitgeoefend worden. Als de risico’s niet te beperken of te ondervangen zijn, dan zou de gemeente de nevenwerkzaamheden (kunnen) verbieden.

Het belang van de gemeente gaat niet altijd boven het privébelang van een ambtenaar. De uitoefening van bepaalde grondrechten heeft voorrang op het belang van de werkgever. Een voorbeeld daarvan is het als burger bezwaar maken tegen een OZB-aanslag door een ambtenaar van de afdeling Belastingen. Zijn werkinhoud mag er niet toe leiden dat hij zijn recht op bezwaar en beroep tegen overheidsbeslissingen niet kan uitoefenen. Wel zal hij op kantoor werk en privé gescheiden moeten houden en kan hij dus niet belast worden met de behandeling van zijn eigen bezwaarschrift.

Nevenactiviteiten kunnen positieve gevolgen hebben voor de functie-uitoefening. Het schrijven van artikelen in een vakblad kan gunstig zijn voor de professionele uitstraling van de gemeente en voor de kennisverdieping van de ambtenaar. Wel moeten er afspraken worden gemaakt over de vraag of op eigen titel dan wel als gemeenteambtenaar wordt gepubliceerd, over de inhoud van de artikelen in relatie tot het politieke beleid, in wiens tijd het werk verricht wordt en of een eventuele beloning behouden mag worden.

Een ambtenaar mag niet als zelfstandige ingehuurd worden door de gemeente waarbij hij in dienst is. De CAR-UWO (artikel 15:1:8) verbiedt de ambtenaar direct of indirect werk aan te nemen of diensten/goederen te leveren ten behoeve van de gemeente. Het is dus niet toegestaan om voor een deel van de week als ambtenaar werkzaam te zijn en voor een ander deel in het kader van een eigen bedrijf werkzaamheden uit te voeren voor de gemeente.

Voor politieke nevenfuncties, zoals wethouder of raadslid, gelden aparte regels. Men kan bijvoorbeeld niet tegelijkertijd ambtenaar en bestuurder zijn in dezelfde gemeente. Ook geldt er een aparte regeling voor verlof of non-activiteit. Vakbondsactiviteiten nemen een bijzondere plaats in. Er geldt een verlofregeling ten behoeve van vakbondsactiviteiten tijdens werktijd (artikel 6:4:2 CAR-UWO).

De Ambtenarenwet (artikel 125 lid 2) bepaalt dat in de rechtspositie geregeld moet worden dat ambtenaren in risicovolle functies verplicht worden hun financiële belangen te melden. Deze meldplicht is nog niet vastgelegd in de sectorale rechtspositieregelingen zoals ARAR en CAR-UWO. Vooruitlopend hierop is het raadzaam dat medewerkers vrijwillig openheid geven over relevante financiële belangen.

4. Toelichting sociale media

Sociale media is een verzamelnaam voor alle toepassingen op internet waarmee het mogelijk is met elkaar te communiceren en informatie te delen. Voorbeelden van sociale media zijn: Twitter, Hyves, Facebook, LinkedIn, Myspace, Youtube, Weblogs, Wikipedia en open nieuwsbronnen.

Het gebruik van sociale media heeft een grote vlucht genomen. Sociale media hebben de beheersbaarheid van communicatie voor organisaties sterk veranderd. Burgers en medewerkers kunnen bijvoorbeeld alles zeggen over de gemeente op sociale media websites. Dit kan zorgen voor positieve publiciteit, maar ook voor negatieve publiciteit, ook als dat niet terecht is. Bij het gebruik van sociale media gaat het om het plaatsen van berichten op bijvoorbeeld hyves, facebook of twitter. Medewerkers moeten opletten bij het geven van reacties op kritische commentaren over de gemeente waar zij in dienst zijn. Een ambtenaar moet vermijden dat de gemeente negatieve publiciteit krijgt.

5. Toelichting geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

Een ambtenaar handelt onafhankelijk en onpartijdig. Burgers en organisaties worden op gelijke wijze bejegend. Een ambtenaar geeft geen voorkeursbehandelingen en vermijdt ook de schijn daarvan.

Het Wetboek van Strafrecht (artikelen 362 en 363) stelt het aannemen van giften, beloften of diensten door een ambtenaar strafbaar als deze hem zijn gegeven met de bedoeling in zijn werk iets te doen of na te laten. De CAR-UWO verbiedt het aannemen van steekpenningen. De CAR-UWO verbiedt ook het verzoeken om en aannemen van geschenken of beloften zonder toestemming van het college (artikel 15:1:4).

Voor alle geschenken en voordelen geldt: bedenk wat de achterliggende bedoeling van de gever kan zijn. De bedoeling van de gever kan blijken uit de aard van het geschenk. Er is een verschil tussen een bedrijfskalender en een persoonlijk cadeautje, zoals een zeldzame postzegel die nog aan de collectie van een ambtenaar ontbreekt. Een duur cadeau (meer dan € 50) mag in geen geval geaccepteerd worden.

Ook het tijdstip waarop een geschenk wordt aangeboden is van belang. Een jaarlijkse attentie met de kerst is een gebruikelijk gebaar in zakelijke relaties. Een cadeaubon voor de technische ondersteuning van een medewerker bij een congres kan beschouwd worden als gebaar van dank dat geen verplichtingen voor de toekomst schept. Dat ligt anders als een medewerker een blijk van waardering ontvangt terwijl het werk nog niet beëindigd is. Dan zal een geschenk bedoeld kunnen zijn om hem te ‘paaien’ of op zijn minst die indruk wekken. Daarom mag in een onderhandelingsfase of voorafgaand aan andere handelingen die beslissend zijn voor de gever, geen geschenk geaccepteerd worden.

De omstandigheid dat een geschenk in het openbaar wordt aangeboden of juist zonder dat anderen het zien, werpt ook een licht op de bedoeling van de gever. Geschenken die bij het huisadres worden aangeboden wekken de schijn van beïnvloeding en mogen niet aanvaard worden.

Door het melden van aanbiedingen en geschenken krijgt de organisatie zicht op de aard van relaties met derden en de handelwijze van het personeel. Zinvolle vragen zijn bijvoorbeeld of het geschenk een incidenteel geval is of dat de betrokken ambtenaar vaker iets ontvangt van dezelfde relatie. En of ook andere ambtenaren van dezelfde relatie regelmatig iets aangeboden krijgen en accepteren.

Inzicht in het gedrag geeft het management de mogelijkheid om bij te sturen indien dat nodig is. Zo kan een relatie die een waardevol geschenk heeft aangeboden op de hoogte worden gebracht van het gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld door de gedragscode bekend te maken.

Geschenken die een ambtenaar van derden krijgt in verband met zijn functie zijn eigendom van de gemeente. Binnen de gemeente kan ervoor gekozen worden om ontvangen geschenken met alle collega’s te delen, te verloten, in het gemeentehuis te plaatsen of een andere bestemming te geven.

6. Toelichting uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

De aanwezigheid van medewerkers bij bijeenkomsten en evenementen zal doorgaans een directe functionele betekenis hebben voor de gemeente: het profileren van een gemeenteonderdeel, het delen van ervaringen, het opdoen van kennis, de mogelijkheid waardevolle contacten te leggen of te onderhouden. Ontbreekt die betekenis, dan wordt de uitnodiging afgeslagen.

Als een ambtenaar wordt uitgenodigd om bijvoorbeeld een spreekbeurt te houden op een symposium zullen er, net als bij nevenactiviteiten, afspraken moeten worden gemaakt over de vraag of dat namens de gemeente dan wel op persoonlijke titel gebeurt en of het tijdens dan wel buiten werktijd plaatsvindt. Voor een lezing op persoonlijke titel onder werktijd moet verlof gevraagd worden. Voor een lezing namens de gemeente mag de ambtenaar geen geldelijke beloning aanvaarden.

Uitnodigingen voor ontspannende activiteiten kunnen tegelijkertijd functioneel zijn. Een etentje ter afsluiting van een goed verlopen project bestendigt de relatie tussen partijen.

Tijdens het onderhandelingsproces kan een gezamenlijke lunch of diner met een relatie zinvol zijn. Dit dient de ambtenaar samen met de leidinggevende te beoordelen. Er kunnen tegelijkertijd risico’s aan vastzitten. Een overdadig diner met attracties op kosten van een derde kan een sfeer van verplichtingen scheppen. Een uitnodiging moet daarom kritisch bekeken worden. Een ambtenaar moet vermijden dat hij meer dan eens door een zakelijke relatie op een lunch getrakteerd wordt, maar zelf niet op kosten van de gemeente iets aanbiedt.

7. Toelichting verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

Alle zaken binnen het gemeentehuis worden bekostigd met gemeenschapsgeld. Ze zijn dus bestemd voor gemeentelijke doeleinden. Dat geldt van internetaansluiting tot suikerzakje. In de CAR-UWO (artikel 15:1:3) is bepaald dat een ambtenaar zonder toestemming privé geen gebruik mag maken van interne diensten en eigendommen van de gemeente. In dit verband zijn van belang de gemeentelijke regelingen over e-mail- en internetgebruik, mobiele telefoons, gemeentelijke eigendommen, werktijden en het ziekteverzuimprotocol.

8. Toelichting belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s

De CAR-UWO kent geen bepaling die een ex-ambtenaar verbiedt om tegen beloning werkzaamheden voor de gemeente te verrichten. De Gemeentewet (en de modelcode voor bestuurders) kent wel zo’n verbod voor oud-bestuurders.

Het inhuren van een ex-collega heeft voor de gemeente praktische voordelen, maar ook nadelen. Voormalig ambtenaren kunnen oneigenlijk gebruikmaken van hun kennis en contacten die ze hebben opgedaan in hun ambtelijke functie. Soms worden bij uitdiensttreding van een collega die voor zichzelf begint afspraken gemaakt over toekomstige opdrachten. Deze praktijken zijn concurrentievervalsend en kunnen de geloofwaardigheid en integriteit van de overheid aantasten.

9. Toelichting reageren op niet-integere zaken

Voor de integriteit van een organisatie is het belangrijk dat medewerkers zich vrij voelen om misstanden intern aan te kaarten. Het begrip ‘misstand’ is breed: het kan gaan om fraude, diefstal van kantoormeubilair, het bevoordelen van vrienden bij het verlenen van een vergunning, het achterhouden van relevante informatie door een wethouder, het door een manager onderhands regelen van vacaturevervulling etc.

Er mag in principe niet ‘gelekt’ worden naar de pers. Vermoedens van misstanden in de organisatie zijn interne aangelegenheden waarmee vertrouwelijk omgegaan moet worden. Er zijn echter omstandigheden denkbaar dat het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie door een ambtenaar terecht is, bijvoorbeeld als de organisatie niet adequaat reageert bij een acuut gevaar voor de volksgezondheid.

Het Wetboek van Strafvordering (artikel 162) verplicht een ambtenaar aangifte te doen als hij kennis heeft van een ambtsmisdrijf. Het is niet de bedoeling dat de ambtenaar zelfstandig aangifte doet, maar dat hij contact opneemt met de leidinggevende. De organisatie is dan verantwoordelijk voor de contacten met politie en justitie.

In dit verband is verder het bestaan van een gemeentelijke vertrouwenspersoon integriteit van belang, alsmede de Regeling integriteitmeldingen gemeente Waalwijk en eventuele overige richtlijnen voor het omgaan met integriteitaantastingen.

10. Toelichting de manager draagt het integriteitbeleid uit

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn individuele gedrag. De leidinggevende heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag.

Ook ten aanzien van relaties die ontstaan op de werkvloer heeft de leidinggevende een belangrijke rol. Hier geldt dat relaties in een vroeg stadium bij de leidinggevende gemeld dienen te worden. De leidinggevende is op zijn beurt verantwoordelijk voor de al dan niet te nemen maatregelen.

De leidinggevende bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties. De leidinggevende maakt ongewenst gedrag van een medewerker bespreekbaar, corrigeert en treft zonodig strafmaatregelen.