Regeling vervallen per 01-01-2016

Regeling budgethouders gemeente Waalwijk 2012

Geldend van 01-01-2012 t/m 31-12-2015

Het college van Waalwijk;

gelet op artikel 13, sub c , van de “Financiële verordening gemeente Waalwijk”

besluit vast te stellen:

REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE WAALWIJK 2012

Wie

Artikel 1

Het budgethouderschap voor de begrotingsbudgetten en de investeringsbudgetten, met uitzondering van de budgetten die betrekking hebben op de Raad van Waalwijk, kan worden uitgeoefend door de directeuren en de afdelingshoofden. Afdelingshoofden mandateren in beginsel hun budgetbevoegdheid door aan de teamleiders. De teamleiders fungeren voor die situaties als sub-budgethouder.

Waar in deze regeling bevoegdheden en verplichtingen neergelegd worden bij budgethouders gelden die, voor de situaties dat de budgetbevoegdheid doorgemandateerd zijn aan een teamleider, ook voor teamleiders.

Artikel 2

Voor investeringsbudgetten die betrekking hebben op grondexploitaties geldt als regel dat de budgetbevoegdheid die betrekking heeft op de aanleg van civieltechnische werken, niet komt te berusten bij het hoofd van de vakafdeling, teamleider of projectleider, maar bij het hoofd van de afdeling en indien gemandateerd bij de teamleider, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de civieltechnische werken.

Verantwoordelijkheden

Artikel 3

De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van beleid.

Artikel 4

Een budgethouder voldoet aan zijn verplichtingen en oefent zijn bevoegdheden uit onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheidvan de algemeen directeur.

Artikel 5

De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en bereidt voor de onderdelen, waarvoor hij verantwoordelijk is, de begroting en meerjarenraming voor.

Artikel 6

De budgethouder is, voor de onderdelen waarvoor hij verantwoordelijk is, verplicht tussentijds te rapporteren aan het college omtrent de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de tot de budgetten behorende middelen, zulks in overeenstemming met de in de planning- en control-richtlijnen aangegeven frequentie en methodiek.

Artikel 7

De budgethouder legt voor de begrotingsbudgetten jaarlijks verantwoording af aan het college bij het opstellen van de jaarrekening. Voor de kredietonderdelen waarvoor hij financieel verantwoordelijk is, legt hij verantwoording af aan het college met inachtneming van het bepaalde in de “regeling afsluiten kredieten”.

Artikel 8

  • 1. De budgethouder laat financiële verplichtingen voor alle investeringskredieten en budgetten betrekking hebbende op de grondexploitatie, alsmede voor alle exploitatiebudgetten die daartoe zijn aangewezen voor de budgethouder, vastleggen in de financiële administratie teneinde een optimaal inzicht in de (onder)uitputting van budgetten te leveren volgens de richtlijnen zoals die zijn neergelegd in de “handleiding verplichtingenadministratie”.

  • 2. De budgethouder geeft blijk van deze verantwoordelijkheid door middel van zijn handtekening/paraaf op de factuur. Met het zetten van de handtekening/paraaf op de factuur wordt verondersteld dat de budgethouder controle heeft verricht op de geleverde goederen/diensten, de toereikendheid van het budget en een cijfermatige controle heeft verricht op de factuur.

  • 3. Met het zetten van een paraaf langs elektronische weg op gescande of elektronische facturen wordt het bepaalde in lid2 gelijkgesteld.

Artikel 9

  • 1. De budgethouder laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie, teneinde een optimaal inzicht te leveren in het volume van de middelen en geeft blijk van deze verantwoordelijkheid door middel van zijn handtekening/paraaf op de vorderingsopdracht of het aanleveren van een elektronische opdracht met vermelding van afzender.

  • 2. In alle gevallen waarin de vordering reeds blijkt uit een bestuursbesluit, geldt het bepaalde in het eerste lid met betrekking tot het plaatsen van een handtekening/paraaf op de vorderingsopdracht niet.

  • 3. Om uitvoeringstechnische redenen kan de (sub)budgethouder aan een medewerker van de afdeling de bevoegdheid tot goedkeuring van betalingen opdragen.

Artikel 10

De budgethouder dient er voor zorg te dragen dat de geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen de gemeentelijke verordeningen en regelingen die betrekking hebben op de beheersing en bedrijfsvoering, zorgvuldig worden toegepast.

Artikel 11

  • 1. De financieel adviseur voorziet eenmaal per maand en op verzoek de budgethouders van financiële informatie met betrekking tot de uitputting van budgetten en kredieten.

  • 2. De budgethouder is verantwoordelijk voor het signaleren van dreigende onder- en overschrijdingen van het budget per product of in geval van investeringskredieten van overschrijding per kredietonderdeel en rapporteert tijdig aan het college.

Artikel 12

  • 1. De budgethouder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. De budgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

  • 2. In die situaties dat de budgethouder verwacht of kan verwachten dat aan toepassing van de aan hem bij deze regeling toegekende bevoegdheden bestuurlijk gevoelige consequenties verbonden zijn, dient hij te rapporteren aan het college.

Artikel 13

  • 1.

    Randvoorwaarde voor de in de artikelen 14 en 18 opgenomen bevoegdheden is dat de begrotingsbudgetten, reserves en voorzieningen in de begroting dan wel onderliggende plannen naar activiteiten gespecificeerd en onderbouwd zijn, en dat de daaruit voortvloeiende taakstelling gerealiseerd wordt.

  • 2.

    Voor budgetten die in de begroting slechts globaal gespecificeerd zijn, gelden de in de artikelen 14 en 18 opgesomde bevoegdheden niet of slechts in beperkte mate.

  • 3.

    Investeringsbudgetten dienen op basis van voorcalculatie in kredietonderdelen gespecificeerd te worden. Uitsluitend gespecificeerde kredietonderdelen kunnen aan de budgethouder gemandateerd worden.

Bevoegdheden

Artikel 14

De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • ·

    tot maximaal de in de exploitatiebegroting en kostenplaatsen opgenomen budgetten;

  • ·

    tot maximaal de gespecificeerde bedragen die de hoogte van de kredietonderdelen bepalen van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten, een en ander met in achtneming van het bepaalde in artikel 18, derde lid;

  • ·

    tot maximaal het bedrag van de door de raad ten laste van reserves en voorzieningen beschikbaar gestelde budgetten.

De budgethouder geeft blijk van deze bevoegdheid door middel van zijn handtekening/paraaf op de betalingsopdracht conform de in artikel 21 bedoelde lijst.

Artikel 15

In die situaties dat begrotingsbudgetten of kredietonderdelen van investeringsbudgetten slechts globaal gespecificeerd zijn, is de budgethouder bevoegd uitgaven te doen tot maximaal € 10.000 mits de uitgave past binnen het budget en de daaraan ten grondslag liggende taakstelling.

Artikel 16

Uitsluitend de budgethouder kan voorstellen tot wijziging van beleid en van de begroting en van de gespecificeerde kredietonderdelen van investeringsbudgetten voorleggen aan het college.

Artikel 17

Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan of betalingen worden verricht zonder dat het college daar toestemming voor heeft verleend.

Artikel 18

  • 1. De budgethouder is bevoegd tot het (budgettair neutraal) overhevelen:

    • ·

      van budgetten binnen een product en/of kostenplaats, mits de economische categorie niet wijzigt en met uitzondering van subsidies en kapitaallasten (schuiven tussen investeringsbudgetten en exploitatiebudgetten is niet mogelijk);

    • ·

      van budgetten tussen kostenplaatsen, mits de economische categorie en functie niet wijzigt;

    • ·

      van gespecificeerde bedragen binnen kredietonderdelen van investeringsbudgetten mits het totaalbedrag van het kredietonderdeel niet overschreden wordt en het kredietonderdeel volgens de vastgelegde specificaties wordt opgeleverd.

  • 2. Het is niet toegestaan meevallers in aanbestedingen aan te wenden om de vooraf vastgelegde specificaties te verhogen of om over te hevelen naar andere kredietonderdelen.

  • 3. Bij posten waarvan de besteding onderworpen is aan instemmingsrecht van medezeggenschapsorganen wordt eerst met de desbetreffende organen overleg gevoerd.

  • 4. De budgethouder is bevoegd tot het verstrekken van opdrachten die vallen binnen de categorie meer- en minderwerk. Het begrip meer- en minderwerk wordt in deze regeling als volgt gedefinieerd:

    • ·

      Meerwerk is een verrichting van de opdrachtnemer die uitgaat boven zijn verplichting om het in het bestek/opdracht omschreven werk/dienst uit te voeren, zodat de opdrachtnemer voor het doen van deze verrichting recht heeft op bijbetaling. Meerwerk dient altijd gerelateerd te zijn aan de opdracht.

    • ·

      Minderwerk is het minder verrichten dan datgene dat in het bestek/opdracht is opgenomen, waardoor de opdrachtgever gerechtigd is tot inhouding op de overeengekomen aanneemsom/prijs.

  • 5. De budgethouder mag alleen opdrachten tot meerwerk verstrekken als daartoe ook de financiële middelen aanwezig zijn, hetzij binnen de post onvoorzien, hetzij anderszins binnen het beschikbare krediet of budget.

  • 6. Indien meerwerk tot overschrijding zal leiden zijn de artikelen 11 en 12 van deze regeling van toepassing.

  • 7. De budgethouder is bevoegd tot het goedkeuren van minderwerk met dien verstande dat het overige werk conform opdracht wordt uitgevoerd.

  • 8. Een ambtenaar die namens de gemeente bij de uitvoering van bouw, civiel- en cultuurtechnische werken directie voert heeft dezelfde bevoegdheden met betrekking tot meer- en minderwerk als de (sub)budgethouder. De (sub)budgethouder, legt schriftelijk vast wie namens de gemeente als directievoerder optreedt. De directievoerder informeert de budgethouder terstond indien deze opdrachten tot meer- of minderwerk verstrekt.

Artikel 19

De (sub)budgethouders kunnen het dagelijks beheer van een budget of investeringskrediet op te dragen aan een medewerker van de afdeling die dan als budgetbeheerder gaat fungeren. De budgetbeheerders zijn bevoegd besluiten die door de (sub)budgethouders zijn genomen te effectueren door het plaatsen van de bestellingen en door de facturen af te paraferen.

Artikel 20

Het team Financiën van de afdeling Communicatie, Financiën en Ondersteuning is bevoegd tot het verrichten van aanpassingen aan de budgetten en daaraan gekoppeld aan het grootboekschema, waar deze aanpassingen voortvloeien uit het artikel 18, onder 1 en 2.

Bekrachtiging

Artikel 21

De lijst van (sub)budgethouders en budgetbeheerders van de begrotingsbudgetten, investeringsbudgetten en grondexploitaties wordt door het college bekrachtigd. Wijzigingen daarop worden door de budgethouders bijgehouden die daartoe door het college gemandateerd zijn. De mandatering van budgethouder naar subbudgethouder geschiedt op door beiden voor akkoord getekende documenten. De budgethouders zorgen ervoor dat er een lijst met budgetbeheerders wordt bijgehouden. Het team Financiën van de afdeling Communicatie, Financiën en Ondersteuning voert administratie van de lijst van budgethouders, subbudgethouders en budgetbeheerders, van de vastgelegde mandaten en de bijbehorende parafenlijst.

Artikel 22

Voor alle raadsbudgetten geldt dat de griffier fungeert als budgethouder. De bepalingen uit deze regeling zijn op hem van overeenkomstige toepassing.

Artikel 23

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 24

De Regeling budgethouders gemeente Waalwijk 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 25

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2012.

Artikel 26

Deze verordening wordt aangehaald als: Regeling budgethouders gemeente Waalwijk 2012.

Zij treedt in werking op 1 januari 2012.

Aldus vastgesteld op 13 december 2011.

HET COLLEGE VAN WAALWIJK,

de secretaris, de burgemeester,

TOELICHTING REGELING BUDGETHOUDERS 2012

Algemeen

Een belangrijk uitgangspunt dat aan het Waalwijkse organisatiemodel ten grondslag ligt, is dat van integraal management. De regeling budgethouders dient daar uiteraard bij aan te sluiten. Integraal management houdt in dat de afdelingshoofden en voor de budgetten toebehorend aan de directie de directeuren als budgethouders en daarvan afgeleid de teamleiders als sub-budgethouder,binnen de geformuleerde kaders en afspraken verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering. Naast de fasen van de beleidsvorming en het (productie)proces gericht op de beleidsuitvoering vallen daar ook de aanwending en het gebruik van de middelen onder. Dat laatste uiteraard volgend daartoe vastgelegde regels.

Die regels zijn vastgelegd in de hierbij gevoegde Regeling budgethouders 2012.

De raad autoriseert op productniveau. In de begroting ligt dus vast wat het college en in het verlengde daarvan de organisatie binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen dient te realiseren. Dat vormt de basis voor de verdere uitwerking van het budgethouderschap. De bevoegdheden van de (sub)budgethouders spelen zich daarom af binnen de kaders die op het punt van input en output in de begroting, of daaraan ten grondslag liggende uitwerkingsplannen, zijn vastgelegd.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De kern van de budgetteringsstructuur in voorliggende regeling is dat er slechts budgethouders en subbudgethouders bestaan. Het budgethouderschap ligt bij de afdelingshoofden, maar de organisatieverordening gaat ervan uit, dat zij in beginsel door mandateren aan de teamleiders. De in de regeling bij de budgethouder neergelegde bevoegdheden en verplichtingen worden door de teamleiders als sub-budgethouder dus gepraktiseerd. Voor de directiebudgetten fungeren de directeuren als budgethouder. Voor raadsbudgetten fungeert de griffier als budgethouder.

Artikel 2

Voor grondexploitaties geldt dat deze in de lijn van de organisatie qua verantwoordelijkheid berusten bij het hoofd van de afdeling Ruimtelijke en Sociale Ontwikkeling of de teamleider Ruimte, Economie en Werk (subbudgethouder). Een substantieel onderdeel is veelal de aanleg van civieltechnische werken. Om te voorkomen dat de subbudgethouder (die in feite geen sturing geeft aan die werkzaamheden) weer door moet mandateren aan het hoofd van de afdeling of de teamleider die verantwoordelijk is voor de aanleg van civieltechnische werken, is in dit artikel geregeld dat het hoofd van de afdeling of teamleider de budgetbevoegdheden die samenhangen met de aanleg van civieltechnische werken rechtstreeks mandateert aan het hoofd van de afdeling of teamleider die met die werkzaamheden belast is.

Artikel 3

De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van beleid. Daarmee wordt het onderscheid aangegeven met de politieke verantwoordelijkheid. Het tweede deel houdt in dat het budgethouderschap niet alleen een financiële aangelegenheid is. Het gaat immers om integrale verantwoordelijkheid en dat ziet ook op het ontwikkelen van beleid en het bereiken van effecten en doelen.

Artikel 4

Conform het bepaalde in de organisatieverordening is de algemeen directeur eindverantwoordelijk.

Artikelen 5, 6 en 7

De integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt verantwoording af aan het bestuur.

Artikelen 8 en 9

Om een zuiver beeld te hebben en te houden van het beschikbare budget moeten de gegevens in het financiële systeem up to date zijn. De budgethouder is daarbij de primair verantwoordelijke voor de input en het vastleggen van de bedrijfsgegevens. Daartoe zijn te rekenen gegevens omtrent verplichtingen, vorderingen, gereed meldingen van prestaties en leveringen en gegevens omtrent de tijdsbesteding.

Artikel 10

Hoewel vanzelfsprekend wordt hier nog maar eens expliciet vastgelegd dat de budgethouder er voor zorg dient te dragen dat de geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen de gemeentelijke verordeningen en regelingen die betrekking hebben op de beheersing en bedrijfsvoering, zorgvuldig worden toegepast. Een opsomming daarvan is terug te vinden in de “inventarisatie gemeentelijke wet- en regelgeving”. De inhoud van de verordeningen en regels staat op de concernrichtlijnen.

Artikel 11

De budgethouders moeten kunnen rekenen op een financieel systeem dan hen goed op de hoogte houdt van het verloop van het budget. Hij wordt daarbij ondersteund door de financieel adviseur van team Financiën van de afdeling Financiën, communicatie en ondersteuning. De budgethouders zijn er vervolgens verantwoordelijk voor om dreigende onder- en overschrijdingen tijdig te rapporteren aan het college. Bij investeringskredieten geldt de verplichting om per kredietonderdeel -dat op basis van voorcalculatie gespecificeerd dient te worden- te rapporteren. Het is de budgethouder niet toegestaan om een signalering aan het college achterwege te laten door te middelen tussen verschillende kredietonderdelen.

Artikel 12

Dit artikel legt vast, dat van de budgethouder steeds verwacht mag worden dat hij datgene doet wat naar redelijkheid tot zijn taak geacht kan worden. Zoals bij het mandaat van bestuursbevoegdheden geregeld is, geldt ook hier dat indien een budgethouder kan begrijpen dat de uitoefening van zijn bevoegdheid bestuurlijk-politieke gevoelige consequenties kan hebben, hij terug dient te koppelen naar het college.

Artikelen 13 en 15

Artikel 13 stelt als voorwaarde voor het toepassen van het budgetbeheer dat de budgetten goed gespecificeerd moeten zijn en dat de taakstelling ook gerealiseerd moet worden. Het moet duidelijk zijn wat het bestuur van de budgethouder verwacht. Het is ook niet zo dat de budgethouder zelfstandig kan besluiten de taakstelling niet te halen of dat hij kan schuiven binnen het budget als de taakstelling niet gehaald wordt.

In het 2e lid van artikel 13 en in artikel 15 is vastgelegd, dat indien een budget (begrotingsbudget of budget binnen kredietonderdeel) slechts globaal gespecificeerd is de bevoegdheid om uitgaven te doen beperkt blijft tot € 9.000,00.

Het 3e lid van artikel 13 stelt expliciet als voorwaarde dat investeringsbudgetten op basis van voorcalculatie in kredietonderdelen gespecificeerd dienen te zijn. Voor grondexploitaties wordt hieraan voldaan als sprake is van goed gefundeerde en uitgesplitste onderdelen die als exploitatieopzet worden goedgekeurd. Een uitwerking tot op besteksniveau (die uiteindelijk wel gemaakt moet worden) is voor het verstrekken van het budgethouderschap niet noodzakelijk. Globale kredieten die onduidelijkheid laten over waar de budgethouder aan moet voldoen en waarop deze in feite afgerekend kan worden kunnen niet gemandateerd worden.

Artikel 14 en 17

Hier wordt aangegeven dat een budgethouder nooit de bevoegdheid heeft meer te besteden dan maximaal in het budget of ingeval van investeringsbudgetten in het kredietonderdeel zit.

Artikel 16

Voorstellen tot wijziging van beleid en van de begroting worden door de budgethouder aan het college voorgelegd.

Artikel 18

De begroting is opgebouwd uit producten. Op basis van het budgetrecht bepaalt de raad de in- en output en de doelstellingen en effecten die per product gerealiseerd dienen te worden.

Het overhevelen van budgetten van een ene programma naar het andere programma is een raadsbevoegdheid. Dergelijke voorstellen dienen d.m.v. een begrotingswijziging aan de raad te worden voorgelegd. Overhevelen van budgetten tussen producten binnen een programma is een collegebevoegdheid evenals het verschuiven van budgetten binnen een product of kostenplaats van de ene economische categorie naar de andere economische categorie.

Binnen een product zijn de budgetten opgesplitst in verschillende economische categorieën, of anders gezegd in verschillende kostensoorten (zie opsomming hierna).

In dit artikel is geregeld dat de budgethouder bevoegd is budgettair neutraal te schuiven met budgetten binnen een product of kostenplaats of tussen kostenplaatsen mits de economische categorie niet wijzigt.

Subsidies zijn daarvan uitgesloten omdat burgers daar rechten aan ontlenen en voorts heeft de budgethouder nimmer de bevoegdheid te schuiven tussen investeringsbudgetten en kapitaallasten omdat zulks het budgetrecht van de raad raakt.

Economische categorieën zijn:

Uitgavencategorieën

0.0 niet in te delen uitgaven

1.0 Salarissen en sociale lasten

2.0 Rente en afschrijvingen.

Goederen en diensten

3.0 Personeel van derden

3.1 Energie

3.3 Duurzame zaken

3.4 Overige goederen en diensten

Overdrachten

4.1 Overdrachten aan het rijk

4.2 Overige inkomensoverdrachten

4.3 Overige vermogensoverdrachten

5.0 Kredietverleningen en deelnemingen

Verrekeningen

6.0 Reserveringen

6.1 Kapitaallasten

6.2 Kostenplaatsen

Inkomstencategorieën

0.0 Niet in de delen inkomsten.

1.0 Rente en afschrijvingen

Goederen en diensten

3.0 Vergoeding voor personeel

3.2. Huren en pachten

3.3 Duurzame zaken

3.4 Overige goederen en diensten

Overdrachten

4.0 Belastingopbrengsten

4.1 Overdrachten van het rijk

4.2 Overige inkomensoverdrachten

4.3 Overige vermogensoverdrachten.

5.0 Kredietverleningen en deelnemingen

Verrekeningen

6.0 Reserveringen

6.1 Kapitaallasten

6.2 Kostenplaatsen

In het derde lid is geregeld dat de budgethouder binnen de kredietonderdelen (dus niet tussen kredietonderdelen) kan schuiven mits de vastgelegde specificaties worden gehaald. Expliciet is vastgelegd dat meevallers niet aangewend mogen worden om specificaties te verhogen binnen het kredietonderdeel of om zelfstandig tussen kredietonderdelen te verschuiven.

Het 4e lid bepaalt dat van meerwerk slecht sprake kan zijn als deze opdracht gerelateerd is. Dat wil zeggen dat meer- en minderwerk altijd betrekking heeft op het bestek en het gevolg zijn van:

 Wijzigingen in verrekenbare hoeveelheden en/of;

 Bestekswijzigingen.

Meer- en minderwerk dient apart geregistreerd te worden en is alleen mogelijk als de financiële middelen aanwezig zijn.

Artikel 19

De sub-budgethouder kan het dagelijks beheer van een budget bij een medewerker neerleggen die daarmee budgetbeheerder wordt. Het budgetbeheer heeft geen betrekking op de beslissingsbevoegdheden die samenhangen met het (sub)budgethouderschap maar op het plaatsen van de bestellingen binnen de genomen besluiten van de (sub)budgethouder en op het afparaferen van de facturen.

Artikel 21

Het is belangrijk dat het paraferen van rekeningen geschiedt door degenen die daartoe bevoegd zijn en dat de medewerkers van team Financiën van de afdeling Financiën, communicatie en ondesteuning die de boekingen verrichten weten wie dat zijn en hoe zij tekenen.

Artikel 22

De bepalingen uit de regeling worden van overeenkomstige toepassing verklaard op de griffier in zijn rol als budgethouder.