Regeling POP en functioneringsgesprekken van de gemeente Waalwijk

Artikel 1 Algemeen

Dit reglement is van toepassing op personen in dienst van de gemeente Waalwijk.

Artikel 2 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  de medewerker: degene in dienst van de gemeente Waalwijk en op wie de arbeidsvoorwaardenregeling (CAR/UWO) van toepassing is;

• b.

  de functie: het geheel van werkzaamheden dat de medewerker door of namens het college is opgedragen en omschreven is in de functiebeschrijving;

• c.

  functie-eisen: de voor de functie benodigde opleidingseisen, vaardigheden, bekwaamheden en competenties;

• d.

  leidinggevende: de direct leidinggevende die met de aansturing en beoordeling van de medewerker is belast, zijnde de (algemeen) directeur, het afdelingshoofd of teamleider;

• e.

  de direct leidinggevende: de functionaris die in organisatorische zin direct hiërarchisch boven de medewerker staat;

• f.

  informant: functionaris die inlichtingen van feitelijke aard over de functievervulling verstrekt;

• g.

  functioneringsgesprek: het jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende, waarbij het wederzijds functioneren in relatie met de taakstelling en de werksituatie centraal staat;

• h.

  persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): een plan waarin de afspraken worden vastgelegd over de loopbaanontwikkeling en de vereiste kennis en vaardigheden van de medewerker, alsmede een in dat kader door hem te volgen opleiding en de te ondernemen activiteiten.

• i.

  POP-gesprek: het jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende om te komen tot een POP en de evaluatie van een reeds opgestelde POP;

• j.

  medewerker met een dubbelfunctie: de medewerker die in twee verschillende functies is aangesteld.

Artikel 5 Informanten

• 1.

  De leidinggevende en de medewerker kunnen gebruik maken van informanten om verdere informatie ten behoeve van het functioneren van de medewerker te verkrijgen.

• 2.

  De leidinggevende en de medewerker bepalen in overleg wie er als informant optreedt, deze informant dient een functionele relatie met de te beoordelen medewerker te hebben;

• 3.

  De informant kan een persoon zijn die deel uit maakt van of een samenwerkingsrelatie heeft met de gemeentelijke organisatie;

• 4.

  Indien over het gebruik maken van informanten geen overeenstemming tussen de leidinggevende en de medewerker wordt bereikt, beslist de naasthogere leidinggevende;

• 5.

  De informant neemt geen deel aan het functioneringsgesprek.

Artikel 8 Archivering

Het formulier functionerings- en popgesprek en alle andere daarop betrekking hebbende stukken worden strikt vertrouwelijk behandeld en digitaal bewaard in het personeelsdossier.

Artikel 11 Slotbepaling

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘regeling POP en functioneringsgesprekken van de gemeente Waalwijk’

Vastgesteld door de het college van burgemeester en wethouders van Waalwijk in de vergadering van: 25-09-2012

De secretaris, De burgemeester,

Drs. A. de Wit Drs. A.M.P. Kleijngeld

Formulier Functioneringsgesprek

Persoonlijke gegevens

Naam medewerker: Personeelsnummer:

Functie:

Afdeling/Team:

Periode voor functioneringsgesprek van / tot:

Leidinggevende

Naam en functie leidinggevende:

Naam informant:

I.Basiscompetenties van de organisatie en de beheersing daarvan

Samenwerken / Open houding / Consistent / Verbeteringsgericht / Klantgericht

II.Functie beheersing

IIa. Functie beheersing toegekende rol, niet behorend tot de functie

III. Ingebrachte punten medewerker

IV. Ingebrachte punten leidinggevende

V.Werkbeleving, welzijn, werkdruk en arbeidsomstandigheden

VI.Ervaren knelpunten gedurende de functie-uitoefening

VII.Samenwerking met en de stijl van managen leidinggevende

VIII.Voorwaarden om de functie goed te kunnen vervullen

Vaardigheden / kennis / kunde

IX.Verzuim

Kort verzuim / frequent verzuim / lang verzuim

X.Integriteit / VOG

Dilemma’s / nevenwerkzaamheden / financiële belangen

XI.Verbeterpunten

XII.Werk- of privé omstandigheden welke de functievervulling hebben beïnvloed

XIII.Realisatie afspraken uit vorig functioneringsgesprek

XIV.Afspraken naar aanleiding van dit functioneringsgesprek

XV.Actualiteit functieomschrijving

XVI.Verwerking door HRM

Legenda:

I.Basiscompetenties van de organisatie en de beheersing daarvan

Besproken en beschreven dient te worden in hoeverre de medewerker voldoet aan de basiscompetenties zoals gesteld in onze organisatie. De definities voor deze competenties op operationeel, tactisch en strategisch niveau staan beschreven in het competentie woordenboek van de gemeente Waalwijk.

http://intranet.waalwijk.nl/Docs/Intranet/PenO/FunctionerenBeoordelenCompNorm/COMPETENTIEWOORDENBOEK%20-%20januari%202011.pdf

II.Functie beheersing

Besproken en beschreven dient te worden, een en ander aan de hand van de functiebeschrijving en de daarbij behorende functie-eisen, in hoeverre de medewerker voldoet aan de aan de functie gestelde eisen. Voor een groot deel van de functies zijn specifieke competenties beschreven in het competentiewoordenboek, deze kunnen als onderlegger dienen bij het beschrijven van dit onderwerp. Andere meer algemene onderwerpen/competenties zijn:

1.Kwantiteit van het werk: productiviteit, efficiency, werktempo, tijdigheid, doorzetten, regelmaat

2.Kwaliteit van het werk: werkwijze doordachtheid, volledigheid, accuratesse, bruikbaarheid, betrouwbaarheid verbeeldingskracht

3.Contactuele vaardigheden: omgaan en samenwerken met collega’s, loyaliteit, klant- en servicegerichtheid, taakopvatting, integrerend vermogen

4.Kennis: werk- en denkniveau theoretisch, ervaring, kennis van procedures, kennis van organisatie, analytisch vermogen

5.Zelfstandigheid: problemen oplossen, nakomen van afspraken, beslissingen en initiatieven nemen, eigen werk organiseren, realiteitszin

6.Uitdrukkingsvaardigheid: mondeling, schriftelijk, formuleren/redigeren, duidelijkheid, inleving

7.Leidinggeven: werk van anderen organiseren, plannen, coördineren, controleren, delegeren, initiëren van en omgaan met veranderingen, beïnvloedingsvermogen, helikopterkwaliteiten

IIaFunctie beheersing toegekende rol, niet behorend tot de functie

Hier dient beschreven te worden of de medewerker extra rollen vervult – en zo ja hoe- die niet behoren tot zijn primaire takenpakket. Te denken valt aan de toegevoegde rol van webredacteur of vertrouwenspersoon.

III.Ingebrachte punten medewerker

Gespreksonderwerpen die de medewerker zelf voor het functioneringsgesprek wil opvoeren, dit kunnen er meerdere zijn.

IV.Ingebrachte punten leidinggevende

Gespreksonderwerpen die de leidinggevende zelf voor het functioneringsgesprek wil opvoeren, dit kunnen er meerdere zijn.

V.Werkbeleving, welzijn, werkdruk en arbeidsomstandigheden

Besproken en beschreven dient te worden hoe de werkbeleving van de medewerker is, hoe zijn of haar welzijn is, of er sprake is van werkdruk en hoe de arbeidsomstandigheden worden ervaren. Bijvoorbeeld:

1.is er voldoende kennis over de risico’s van het werk en de maatregelen om het werk gezond en veilig te doen?

2.In hoeverre wordt veilig en gezond gedrag vertoont?

3.Wat wordt gemist of belemmerd het veilig en gezond werken?

4.Is bekend waar ongewenst gedrag gemeld kan worden?

5.Is er sprake van ongewenst gedrag op de werkvloer?

6.Is er sprake geweest van agressie op de werkvloer?

7.Is er verbetering nodig op gebied van veiligheid, werkplek, verlichting, hulpmiddelen, werkmethoden, planning, organisatie, structuur, etc.

8.Zijn er gezondheidsklachten gerelateerd aan het werk?

9.Etc.

VI.Ervaren knelpunten gedurende de functie-uitoefening

Besproken en beschreven dient te worden welke belemmeringen de medewerker heeft ervaren bij het uitoefenen van zijn functie. Te denken valt dan aan:

• 1.

  Zijn de te behalen resultaten duidelijk?

• 2.

  Is het duidelijk welke competenties verwacht worden?

• 3.

  Is er sprake van te veel of te weinig verantwoordelijkheden?

• 4.

  Is er sprake van goede informatieoverdracht / communicatie /overleg?

• 5.

  Is er sprake van voldoende/goede samenwerking?

• 6.

  Is er sprake van goede randvoorwaarden?

• 7.

  Is er sprake van voldoende uitdaging in de functie?

• 8.

  Is er sprake van voldoende waardering voor bereikte resultaten?

• 9.

  Wordt er serieus omgegaan met vragen, ideeën, problemen, klachten, etc.?

VII.Samenwerking met en de stijl van managen leidinggevende

Besproken en beschreven dient te worden hoe de medewerker de samenwerking met en het functioneren van de leidinggevende heeft ervaren.

VIII.Voorwaarden om de functie goed te kunnen vervullen

Besproken en beschreven dient te worden wat de medewerkernodig acht voor een goede functievervulling. Te denken valt dan aan het verbeteren van vaardigheden / kennis / kunde door het volgen van een coaching traject, cursus of opleiding.

IX.Verzuim

Besproken en beschreven dient te worden of er sprake was van kort, frequent of langdurig verzuim. En welke afspraken daartoe zijn gemaakt. Zie ook punt 5.

X.Integriteit / VOG

Besproken en beschreven dient te worden of de medewerker integriteitdilemma’s heeft ervaren tijdens het uitoefenen van zijn functie. En er dient getoetst te worden op er sprake is van (veranderde) nevenwerkzaamheden (in- of extern) of financiële belangen. Ook wordt aandacht besteed of er a.g.v. veranderde functie-eisen of functie een Verklaring Omtrent Gedrag benodigd is. Aan de orde kan komen:

• 1.

  Is er sprake geweest van een mogelijk integriteitdilemma?

• 2.

  Weet je waar mogelijke integriteitschendingen gemeld kunnen worden?

• 3.

  Is er sprake van veranderde nevenwerkzaamheden of financiële belangen, zo ja welke?

• 4.

  Is er sprake van verandering in functie of veranderde functie-eisen? Is daartoe een Verklaring Omtrent Gedrag nodig?

XI.Verbeter punten

Besproken en beschreven dient te worden welke punten verbetering behoeven en worden daartoe afspraken gemaakt.

XII.Werk- of privé omstandigheden welke de functievervulling hebben beïnvloed

Besproken en beschreven dient te worden of er omstandigheden zijn geweest die het functioneren op een negatieve of positieve manier hebben beïnvloed.

XIII.Realisatie afspraken uit vorig functioneringsgesprek

Besproken en beschreven dient te worden in hoeverre de afspraken uit vorig functioneringsgesprek zijn gerealiseerd en of dit nog verdere aandacht behoeft.

XIV.Afspraken naar aanleiding van dit functioneringsgesprek

Hier dient besproken en beschreven te worden welke afspraken er naar aanleiding van het gesprek en betreffende onderwerpen worden gemaakt om het functioneren op peil te houden, te krijgen of om nog beter te kunnen functioneren.Duidelijk moet zijn wie eigenaar is van de gemaakte afspraak.

De afspraken dienen SMART te worden geformuleerd.

S = Specifiek: Wat gaan we precies doen?

M = Meetbaar: Na bepaalde periode moet meetbaar zijn of de gestelde doelen zijn bereikt?

A = Acceptabel: Medewerker en leidinggevende zijn het eens over wat gedaan moet worden?

R = Realistisch: Kan het doel binnen de gestelde termijn bereikt worden?

T = Tijdsgebonden: Wat is de gestelde deadline?

XV.Actualiteit functieomschrijving

Hier dient besproken en beschreven te worden of de huidige functieomschrijving inhoudelijk nog klopt of dat deze bijstelling behoeft. Indien er sprake is van essentieel inhoudelijke wijzigingen dan dient dit voorgelegd te worden aan de afdeling HRM. De HRM-adviseur zal iom bureau Leeuwendaal bezien of de functieomschrijving aanpassing behoeft.

Formulier POP-gesprek

Persoonlijke gegevens

Naam medewerker: personeelsnummer:

Functie:

Afdeling / Team:

Laatste Pop-gesprek:

Leidinggevende

Naam en functie leidinggevende:

I.Opleiding, kennis en vaardigheden

C.Welke opleiding zou je willen volgen?

1.

II.Loopbaan

C.Waar ben je het meest succesvol in (geweest) en waarom? (je kunt hier een functie, specifieke opdracht, rol of taak noemen (mag ook langer geleden zijn)

D. Welke prestaties/ervaringen vind je belangrijk voor het verloop van je loopbaan en waarom?

E. Waar ben je in jouw beleving het minst goed in/wat zijn je leerpunten? (je kunt hier een of meerdere specifieke opdrachten, rollen, taken noemen)

III. Persoonlijke eigenschappen en vaardigheden

A. Wat zijn drie sterke punten van jezelf en waarom vind je dat?

1.

2.

3.

B. Wat zijn drie zwakke punten van jezelf en waarom vind je dat?

1.

2.

3.

C. Welke eigenschappen of persoonlijke vaardigheden zou je verder willen ontwikkelen?

1.

2.

3.

IV.Zelfbeeld

A.Deze vragen gaan over je huidige functie:

1.Waarom heb je voor dit vak gekozen?

2.Waarom heb je voor deze organisatie dan wel de vroegere gemeente gekozen?

3.Wat vind je leuk in je werk? Wat vind je belangrijk in je werk?

4.Wat vind je niet leuk (werk gerelateerd)?

5.Waar wil je beter in worden?

6.Heb je een voorkeur voor een bepaalde specialisatie of juist generalisatie?

B.Deze vragen gaan over je arbeidstoekomst:

1.Welke uitdagingen en groeimogelijkheden biedt je huidige functie?

2.Hoe lang wil je in je huidige functie blijven?

3.Welk (soort) functie zou je over 2 jaar willen vervullen?

4.Welke (soort) functie wil je over 5 jaar of op langere termijn vervullen?

V. Doelstellingen: ‘Wat wil je bereiken/verbeteren’

1.Ben je voldoende op de hoogte van de ontwikkelingen in de organisatie?

2.Zie jij kansen en of bedreigingen voor de organisatie in de toekomst?

3.Voor welk(e) punt(en) van het afdelingsplan wil jij je inzetten?

4.Wat heb je nodig aan ondersteuning om je wensen en ambities te realiseren?

5.Sluiten je eigen wensen en ambities aan op de behoefte van het team?

6.Sluiten je eigen wensen en ambities aan bij de ontwikkeling en ambities van de gemeente Waalwijk?

7.In welke vorm leveren je voorgestelde wensen, ambities en ontwikkelingsactiviteiten een bijdrage aan de organisatie gemeente Waalwijk?

VI.Conclusie & afspraken POP

1.Samenvatting IV & V

2.Leerdoelen en trajectafspraken

3.Loopbaanwensen