Werving en Selectiebeleid gemeente Waalwijk

Werving en Selectiebeleid gemeente Waalwijk

Inhoudsopgave

MANAGEMENT SUMMARY2

1. INLEIDING4

2. VOORBEREIDENDE FASE5

2.1 Vrijgevallen functie is niet automatisch vacature

2.2 Stageplaatsen

2.3 Openstelling vacature

3. INTERNE WERVINGSFASE7

3.1 Interne mobiliteit, de positie van sollicitanten en

de plaatsingsvolgorde

3.2 Procedure openstellen vacature

3.3 Procedure intern

4. EXTERNE WERVINGSFASE9

5. SOLLICITATIEFASE10

5.1 Sollicitatiegesprek volgens de START-methodiek

5.2 Tweede gesprek

5.3 Kennis maken portefeuillehouder

6. SELECTIEFASE11

6.1 Fysieke functiegeschiktheid

6.2 Testen

6.3 Referenties

6.4 Integriteit en verklaring omtrent gedrag

7. BENOEMINGSFASE12

7.1 Benoemingsproces

7.2 Proefperiode

8. EVALUATIE13

9. AFSPRAKEN TER DOORONTWIKKELING VAN DEZE NOTITIE14

Bijlage 1. Vacatureformulier

Bijlage 2. De START-methodiek

Bijlage 3. Handleiding voor een sollicitatiegesprek

Bijlage 4. Competentievragen

Bijlage 5. Benoemingsformulier

MANAGEMENT SUMMARY

Aan de hand van het proces van werving en selectie worden in deze nota enerzijds de beleidsuitgangspunten en anderzijds de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschreven. Veelal gaat om vastlegging van reeds bestaande afspraken. De nota biedt een praktische handleiding voor leidinggevenden en leden van de selectiecommissie in het werving & selectieproces.

Hieronder in het kort het nieuwe beleid, met verwijzing naar het hoofdstuk waarin dit nader wordt behandeld:

• 1.

  Een vrijgevallen functie betekent niet automatisch een vacature. Bij het vertrek van een medewerker zal allereerst de afweging gemaakt moeten worden of vervanging noodzakelijk is. Deze beslissing wordt gemaakt binnen het management overleg. Het verantwoordelijke afdelingshoofd vult hiervoor i.o.m. de HRM adviseur het vacatureformulier in (2.1).

• 2.

  Interne doorstroom gaat boven externe werving (3.1).

• 3.

  Na interne kandidaten prevaleren de kandidaten vanuit ROM-gemeenten, WML en ISD. Vervolgens komen de externe kandidaten (3.1).

• 4.

  In geval van ‘entry ports’ (startfuncties) dient de selectie – ten behoeve van de doorstroom - niet alleen gericht te zijn op het bepalen van de mate van geschiktheid voor de startfunctie, maar ook moet het element van doorgroei naar vervolgfuncties bij selectiebeslissingen worden betrokken. Competenties (al dan niet nog te ontwikkelen) spelen dan een belangrijkere rol dan opgedane ervaring (inleiding).

• 5.

  De gemeente Waalwijk voert een pro-actief stagebeleid.

• 6.

  Bij het vervullen van vacatures wordt gekeken naar de samenstelling van de afdeling. Er is echter geen sprake van voorkeursbeleid. Kwaliteit speelt de hoofdrol bij de selectieprocedure.

• 7.

  Voor Waalwijk gelden de basiscompetenties samenwerken, open houding, consistent, verbeteringsgericht en klantgericht. De basiscompetenties worden in het sollicitatiegesprek expliciet getoetst (zie bijlage 4 voor passende vragen).

• 8.

  Er geldt een verplichte (selectie)assessment voor alle leidinggevende functies en een toets voor beleidsfuncties (schaal 10 en hoger) alvorens benoeming kan plaatsvinden (6.3).

• 9.

  De leidinggevende is de (eind)verantwoordelijke voor het starten van de procedure, de afstemming, de voortgang en een goed eindresultaat. Vanuit de afdeling Personeel & Organisatie vindt ondersteuning en advisering plaats (inleiding).

• 10.

  Voor het inhuren van externen tot en met schaal 8 huurt de gemeente Waalwijk in via de contracten met de uitzendbureaus. Vanaf 1 januari 2011 zijn er raamcontracten met Start, Randstad en Tempo-team. Deze drie bureaus krijgen per aanvraag allen de gelegenheid om goede kandidaten aan te leveren, waaruit de aanvrager de beste kan kiezen (2.1).

• 11.

  Voor het inhuren van externen vanaf schaal 9 is een nieuwe procedure. Waar de budgethouders tot op heden zelfstandig konden kiezen welke bureaus zij benaderden om kandidaten voor te dragen, wordt er in 2011 een geautomatiseerd systeem "Brightbox" geïmplementeerd (2.1).

• 12.

  De leidinggevende stelt een selectiecommissie samen. Een selectiecommissie bestaat idealiter uit twee, maximaal drie personen. De leidinggevende heeft als voorzitter van de selectiecommissie de beslissende stem bij de definitieve keuze (3.2).

• 13.

  Bij iedere vervulling van een vacature is binnen de gemeente Waalwijk een ‘Verklaring omtrent het Gedrag’ (VOG) vereist (zie CAR/UWO 2:2 lid 3). Ook voor stagiaires en voor tijdelijk (ingehuurd) personeel geldt dat voor invulling van bepaalde taken of functies een VOG verplicht is. De aanstelling geschiedt daardoor altijd onder voorwaarde van het kunnen overleggen van een VOG (6.5).

• 14.

  Tijdens het tweede gesprek dient de sollicitant alle diploma’s mee te nemen zodat deze gekopieerd kunnen worden voor het dossier. Om fraude te voorkomen, dienen de originelen meegenomen te worden.

• 15.

  Voor functies tot schaal 9 kan het afdelingshoofd de benoemingsbrief afhandelen. Hiervoor wordt een nieuw mandaatafgegeven. Voor functies vanaf schaal 9 wordt de brief ondertekend door de algemeen directeur. De benoeming van directeur is een bevoegdheid van het college.

1. INLEIDING

Aanleiding voor deze notitie is de nota ‘strategische organisatiemanagement’ van de gemeente Waalwijk. In deze nota is als aanbeveling opgenomen om het instrument werving & selectie nader uit te werken.

Werving en selectie is een onderdeel c.q. instrument binnen het HRM-werkveld waarmee grote invloed uitgeoefend wordt op de kwalitatieve en kwantitatieve instroom van de organisatie. Het doel van goede werving & selectie is om de juiste persoon op de goede plek in de organisatie te krijgen.

Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk afspraken te maken. Daarmee laten we als organisatie één gezicht zien naar buiten, weten we zeker dat er – door de waan van alledag – geen stappen worden overgeslagen en worden sollicitanten op deze wijze zo zorgvuldig mogelijk behandeld.

Aan de hand van het proces van werving en selectie worden in deze nota enerzijds de beleidsuitgangspunten van de gemeente Waalwijk weergegeven. Hierbij worden de wettelijke regels en de sollicitatiecode zoals opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid in acht genomen. Anderzijds worden tegelijkertijd de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het proces van werving & selectie beschreven.

Gezien het feit dat de gemeente Waalwijk integraal management als basis heeft, is de leidinggevende verantwoordelijk voor het personeelsmanagement binnen zijn/haar afdeling. Dit houdt in dat tijdens de werving- en selectieprocedure de leidinggevende de (eind)verantwoordelijke is voor het starten van de procedure, de afstemming, de voortgang en een goed eindresultaat. Vanuit de afdeling Personeel & Organisatie vindt ondersteuning en advisering plaats.

2. VOORBEREIDENDE FASE

2.1 Vrijgevallen functie is niet automatisch vacature

Bij het vertrek van een medewerker zal allereerst de afweging gemaakt moeten worden of vervanging noodzakelijk is. Deze beslissing wordt gemaakt binnen het management overleg (MO). Gezien het coalitieprogramma 2010-2014 waarin afspraken zijn gemaakt over 10% bezuiniging op personele uitgaven geldt deze besluitvormingsprocedure in ieder geval voor deze periode. Het verantwoordelijke afdelingshoofd vult in overleg met de HRM adviseur voor de bespreking in het MO het bijgevoegde vacatureformulier in (zie bijlage 1).

Belangrijke afwegingen bij het bepalen of er sprake is van een vacature, zijn:

1)taken binnen de functie zijn niet meer relevant c.q. kunnen vervallen

Uit het deelonderzoek ‘herijking van taken’ van het project ‘Op ’t buitenblad’ zal hierover meer duidelijk zijn/worden.

2)de functie kan vervallen door taakverrijking van andere medewerkers binnen de afdeling

Het instrument van Strategische Personeelsplanning (SPP) speelt een belangrijke rol bij het creëren van doorgroeimogelijkheden. Ieder jaar (aan het einde van het jaar, na de fubeo-gesprekken) wordt door het afdelingshoofd een vlootschouw gehouden waarin wordt vastgelegd wat, welke medewerkers kunnen en willen. De basisgegevens voor deze vlootschouw worden aangeleverd door HRM.

De door het vertrek ontstane ruimte kan dus een goede gelegenheid zijn om taken binnen een afdeling anders te verdelen en deze doorstromers een kans te geven.

3)het gaat niet (meer) om structureel werk maar om een piekperiode: tijdelijke inhuur volstaat. Niet in alle gevallen zal het gaan om structureel werk. Soms is er piekperiode, in andere situaties wordt gekozen voor een tijdelijke invulling omdat nog niet duidelijk is hoe de toekomst eruit komt te zien. Het is de vraag of er dan ook sprake is van een vacature.

Samen met de HRM adviseur wordt bekeken wat de beste oplossing is in een dergelijke situatie.

Voor het inhuren van externen tot en met schaal 8 huurt de gemeente Waalwijk in via de contracten met de uitzendbureaus. Vanaf 1 januari 2011 zijn er raamcontracten met Start, Randstad en Tempo-team. Deze drie bureaus krijgen per aanvraag de gelegenheid om goede kandidaten aan te leveren, waaruit de aanvrager de beste kan kiezen.

Voor het inhuren vanaf schaal 9 is een nieuwe procedure. Waar de budgethouders tot op heden zelfstandig konden kiezen welke bureaus zij benaderden om kandidaten voor te dragen, wordt er in 2011 een geautomatiseerd systeem "Brightbox" geïmplementeerd. Dit systeem werkt volgens het "marktplaats" principe.

In Brightbox kunnen alle bureau's en ZZP-ers zich aanmelden als potentiële leverancier. Zodra er een behoefte aan tijdelijk personeel komt, wordt dit op de genoemde internet locatie aangemeld. Op basis van de door de inlener ingevoerde harde criteria (uurtarief, aantal uren per week, periode, taakinhoud) sturen leveranciers hun CV’s in. Deze worden door het systeem in volgorde van passendheid aangeleverd. De inlener kiest vervolgens al dan niet na gevoerde gesprekken de meest passende leverancier uit.

Deze marktplaatsconstructie creëert permanente mini-aanbestedingen. Op elke vacature kunnen immers drie tot een onbeperkt aantal leveranciers reageren. Elke vacature is op deze manier een aanbesteding die rechtmatig verloopt. Uitgangspunt is dat de aanvrager steeds de beste CV voor de scherpste prijs kiest, waarbij elke leverancier een gelijke kans heeft om te leveren.

Als er geen sprake is van één van de hierboven genoemde drie factoren, is er sprake van een vacature. Het MO beslist hierover, de algemeen directeur tekent de vacature af.

2.2 Stageplaatsen

Een alternatief kan in bepaalde gevallen het inzetten van stagiaires, afstudeerders en trainees zijn. Het begeleiden kost weliswaar tijd, maar jonge mensen werken ook verfrissend op de werkvloer. Tegelijkertijd: voor werknemers die belangstelling hebben getoond voor doorgroei naar een leidinggevende functie, kan het begeleiden van een stagiair een eerste ‘oefening’ zijn.

Daarnaast is het aanbieden van stages en leerbanen een goede manier om met potentiële medewerkers in contact te komen. Binnen de gemeente Waalwijk zijn stageplaatsen beschikbaar op diverse niveaus, zowel MBO, HBO als universitair.

Het aanbieden van afstudeerplaatsen aan student levert vaak voor de gemeente een kant-en-klaar product op. Tevens is deze groep studenten snel beschikbaar op de arbeidsmarkt.

Gelet op bovenstaand voert de gemeente Waalwijk een pro-actief stagebeleid en wordt iedere afdeling gestimuleerd om stageplaatsen beschikbaar te stellen.

2.3 Openstelling vacature

Nadat door de integraal manager bovenstaande vetgedrukte afwegingen zijn gemaakt op het vacatureformulier, wordt vervolgens in het management overleg besproken (STAP 1 op het vacatureformulier/ zie bijlage 1) . Het management overleg geeft advies aan het DT . De besluitvorming ligt bij het DT en de algemeen directeur is tekeningsbevoegd voor het openstellen van de vacature.

STAP 2 is om te bepalen over er mogelijk geschikte interne kandidaten zijn. Hierbij dienen het overzicht van bovenformatieve medewerkers en de resultaten van de vlootschouw – niet alleen van de eigen afdeling maar ook van andere afdelingen – meegenomen te worden. Wellicht zijn er interne kandidaten bekend uit Strategische Personeelsplanning (SPP) voor wie de opengevallen vacature een mooi doorgroeimogelijkheid biedt. Dezekandidaten zullen actief worden benaderdvoor een oriënterend gesprekdoor de integraal managerbinnen wiens afdeling de vacature openstaat.

Indien het management overleg besluit dat het om een vacature gaat, neemt de verantwoordelijke leidinggevende het initiatief tot het openstellen van een vacature. De HRM adviseur is procesbegeleider en inhoudelijk deskundige bij ieder werving & selectieproces.

De voorbereiding bij de vacatureopenstelling is belangrijk rekenschap te nemen van:

• ·

  Wat zoeken we?

• ·

  Wie selecteert (wat zijn de belangen)?

• ·

  Functieprofiel

• ·

  Competentiewoordenboek

• ·

  Gewenst gedrag op basis van competenties (specifiek voor de rol)

3. INTERNE WERVINGSFASE

3.1 Interne mobiliteit, de positie van sollicitanten en de plaatsingsvolgorde

Het ontwikkelen van het eigen personeel is een van de uitgangspunten van het organisatiebeleid ‘Binden & Boeien’ van Waalwijk. Dit is uiteraard ook van belang bij het werving- en selectiebeleid. Interne mobiliteit geniet daarom de voorkeur waarbij het belangrijker is of iemand in de beschikbare functie kan groeien dan dat diegene al ‘volleerd’ is. Niet zozeer de ervaring is daarbij van belang maar met name de competenties die iemand in huis heeft c.q. kan leren ontwikkelen en die horen bij de functie.

Dit uitgangspunt wordt vertaald in de volgorde waarop sollicitanten c.q. kandidaten voor een functie aangenomen dienen te worden. Interne kandidaten verdienen als gevolg hiervan de voorkeur boven externe.

Samenvattend, sollicitanten worden wat voorkeur betreft als volgt ingedeeld:

Categorie A: interne medewerkers

• 1.

  Medewerkers in een kwetsbare positie zoals herplaatsingskandidaten, bijvoorbeeld door gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid;

• 2.

  Medewerkers in vaste dienst van de gemeente Waalwijk.

• 3.

  Medewerkers in tijdelijke dienst, inclusief stagiaires.

• 4.

  Tijdelijk ingehuurde medewerkers, bij gelijke geschiktheid gaan interne medewerkers echter altijd voor externen.

Categorie B:

• 1.

  Kandidaten uit ROM-gemeenten.

• 2.

  Kandidaten vanuit het Werkvoorzieningschap Midden-Langstraat (WML) en Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD) Midden-Langstraat.

Categorie C: externen

Iedere sollicitant die niet bij categorie A en B hoort.

Bij het vervullen van vacatures wordt gekeken naar de samenstelling van de afdeling. Er is geen sprake van voorkeursbeleid. Kwaliteit speelt de hoofdrol bij de selectieprocedure.

3.2 Procedure openstellen vacature

• 1.

  Er wordt een vacature geconstateerd door het management overleg.

• 2.

  De leidinggevende levert de concept vacaturetekst en evt. andere relevante informatie aan bij de HRM adviseur. Hierbij is de selectiematrix de blauwdruk voor:

  • ·

    Advertentietekst

  • ·

    Selectie

  • ·

    Gesprek

  • ·

    Afweging/besluit

hard zacht

eis

wens

Opnemen in de advertentietekst

Feiten verzamelen uit het sollicitatieformulier

Niet opnemen in de advertentietekst; essentieel voor het gesprek

Tijdens het selectiegesprek inzicht in zien te krijgen

• 3.

  De HRM adviseur registreert de vacature bij de personeelsadministratie en zorgt voor een vacaturenummer. Aandachtspunten:

  • a.

    Als van te voren bekend is dat een test (assessment, persoonlijkheidstest of enig andere test) onderdeel is van de sollicitatieprocedure wordt dit in de vacaturetekst vermeld.

  • b.

    Als een functie moeilijk vervulbaar is, kan een arbeidsmarkttoelage worden ingezet. De leidinggevende stelt hiertoe een voorstel op waarin het advies van HRM is verwerkt en het management overleg adviseert hierover aan het DT. Pas als dit besluit genomen is door het DT, wordt de vacature uitgezet. De algemeen directeur is tekeningsbevoegd voor de arbeidsmarkttoelage.

• 4.

  De leidinggevende stelt in afstemming met de HRM adviseur de

  planning van de procedure op, waarbij hij o.a. rekening houdt met de inzet van zijn medewerkers in de selectie- en/of adviescommissie. De gespreksplanning maakt onderdeel uit van de advertentietekst, zodat ook sollicitanten direct kunnen zien wanneer de gespreksrondes plaatsvinden.

  • 5.

    De leidinggevende stelt een selectiecommissie samen. Een selectiecommissie bestaat idealiter uit twee, maximaal drie personen. Het is belangrijk om goede afspraken te maken over de rol van een ieder in het proces. Bij vier of meer kan de sollicitant zich geïntimideerd voelen. Ook blijkt uit ervaring dat voor beide partijen het gesprek vaak minder effectief verloopt. De leidinggevende heeft als voorzitter van de selectiecommissie de beslissende stem bij de definitieve keuze.

  • 6.

    Op verzoek van de leidinggevende kan in overleg met de medewerkers van de afdeling en de HRM adviseur een adviescommissie ingesteld worden. De commissieleden kiezen zelf een voorzitter. De taak van de adviescommissie is om een advies uit te brengen aan de selectiecommissie over de benoembaarheid van de sollicitant. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het proces rond bovengenoemde commissie. Bij een vacature van directeur, afdelingshoofd of teamleider zal er altijd een adviescommissie worden samengesteld. Deze commissies worden respectievelijk door de burgemeester, de directeur of het afdelingshoofd ingesteld.

  • 7.

    Het college (bij de directeur), de directie (bij een afdelingshoofd) of het afdelingshoofd (bij een teamleider en een medewerker) neemt de beslissing welke kandidaat benoemd zal gaan worden.

  • 8.

    Bij bestuurlijk relevante functies en de functie van afdelingshoofd of directeur zal het college participeren in de selectiefase.

    3.3 Procedure intern

    • 1.

      De vacature wordt gedurende minimaal tien werkdagen intern opengesteld voor de categorie A medewerkers. Potentiële doorstromers op basis van Strategische Personeelsplanning worden pro-actief benaderd voor een oriënterend gesprek door de leidinggevende. De vacature wordt door HRM op intranet geplaatst.

    • 2.

      De sollicitatiebrieven komen binnen bij HRM en worden daar geregistreerd. Na de sluitingsdatum zorgt de HRM adviseur dat de leden van de selectiecommissie (en van de evt. adviescommissie) kopieën van de binnengekomen reacties krijgen.

    • 3.

      Interne kandidaten worden altijd uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan een sollicitatiegesprek zijn of een loopbaan-/ontwikkelingsgesprek. De status is afhankelijk van de competenties van de betrokken medewerker, de vereiste functiecompetenties en het werk- en denkniveau. De resultaten uit de vlootschouw op basis van Strategische Personeelsplanning bieden voor deze afweging een basis.

    • 4.

      De HRM administratie zorgt voor de ontvangstbevestiging en de uitnodiging.

    • 5.

      Het afdelingshoofd zorgt voor de uitvoering van het juiste gesprek. In geval van een loopbaan-/ontwikkelingsgesprek vindt een gesprek plaats met de interne kandidaat, de leidinggevende en de HRM adviseur. In geval van een sollicitatiegesprek wordt ook de selectiecommissie betrokken.

    • 6.

      Het (sollicitatie)gesprek vindt plaats in een rustige ruimte waar men niet gestoord kan worden. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de organisatie van de locatie, koffie, thee en het doorgeven aan de receptie. De HRM administratie kan hierbij faciliteren.

    • 7.

      Indien er een geschikte kandidaat gevonden wordt, treedt de benoemingsprocedure in werking. Deze doorstromer krijgt een aanstelling bij wijze van proef in de functie. Hij/zij behoudt zijn vaste aanstelling. Mocht er na verloop van tijd blijken dat het niet de juiste keuze blijkt te zijn, zal er maatwerk worden toegepast waarbij er in overleg naar een in- of externe functie wordt gezocht.

    • 8.

      De niet geselecteerde kandidaten worden afgewezen door de leidinggevende/voorzitter van de selectiecommissie. Dit wordt gedaan door middel van een persoonlijk gesprek en niet telefonisch. De afgewezen kandidaat heeft recht op een gemotiveerde afwijzing.

    • 9.

      Op aanwijzing van de leidinggevende wordt door de HRM adviseur een afwijzingsbrief gestuurd.

    • 10.

      Indien na deze procedure geen geschikte kandidaat gevonden is, zal overgegaan worden tot externe werving.

4. EXTERNE WERVINGSFASE

De externe procedure verloopt als volgt:

• 1.

  Op basis van de interne vacaturetekst stelt de leidinggevende in overleg met de HRM adviseur de externe vacaturetekst op. De leidinggevende geeft na advies van de HRM adviseur aan in welke media de vacature wordt gepubliceerd. De kosten voor de plaatsing komen uit het vrijvallen van de vacature. Gebruikelijk is een publicatie op een aantal standaard websites en, zo nodig in een vakblad en in een krant. Ook wordt de vacature doorgezet naar de omliggende gemeenten in het ROM, naar de ISD en de WML. Op de website wordt door de HRM adviseur de volledige vacaturetekst geplaatst. De sluitingsdatum van een vacature is gewoonlijk na veertien dagen.

• 2.

  De sollicitatiebrieven komen (digitaal) binnen bij HRM waar ze geregistreerd worden. Na sluitingsdatum van de vacature zorgt HRM ervoor dat de leden van de selectiecommissie kopieën van de reacties krijgen.

• 3.

  DIV stuurt binnen een week na ontvangst van een reactie een ontvangstbevestiging naar de kandidaat.

• 4.

  De brievenselectie wordt gedaan door de selectiecommissie. Deze selectie wordt afgerond binnen twee weken na sluitingsdatum.

• 5.

  Na de brievenselectie stuurt HRM op aanwijzing van de leidinggevende (na tussenkomst van een HRM adviseur) de kandidaten een afwijzingsbrief, een brief ‘in portefeuille’ of een uitnodiging voor een gesprek.

• 6.

  Het sollicitatiegesprek vindt plaats in een rustige ruimte waar men niet gestoord kan worden.

• 7.

  Het eventueel houden van een assessment of een andere aanvullende test vindt na de gespreksrondes plaats. Ook worden in dit stadium evt. referenten benaderd door de leidinggevende.

• 8.

  Indien er een geschikte kandidaat is gevonden, treedt de benoemingsprocedure in werking.

• 9.

  De niet geselecteerde kandidaten die op gesprek zijn geweest, worden telefonisch benaderd door de leidinggevende.

• 10.

  Op aanwijzing van de leidinggevende stuurt HRM ook een afwijzingsbrief. In deze brief wordt gerefereerd naar het gevoerde telefoongesprek.

• 11.

  Indien na deze procedure geen geschikte kandidaat is gevonden, kan de externe procedure opnieuw gevoerd worden.

Netwerken eigen medewerkers

Naast de papieren en digitale manier is netwerken een zeer effectieve manier om potentiële kandidaten te benaderen. Het is ook een goedkope manier van werven. Voor het netwerken kan een beroep gedaan worden op de zittende medewerkers. Bij deze manier van werven worden medewerkers actief betrokken in het wervingsproces. Elke medewerker heeft een hoeveelheid contacten. De medewerker kan uit ervaring enthousiast over de gemeente Waalwijk vertellen en is daarmee de beste verkoper.

5. SOLLICITATIEFASE

5.1 Sollicitatiegesprek volgens de STAR T (situatie-taak-actie-resultaat-terugblik) -methodiek (zie bijlage 2)

Het aannemen van nieuwe medewerkers is een belangrijke taak die zorgvuldig uitgevoerd moet worden. Eén van de meest waardevolle maar ook kwetsbare momenten in het werving- en selectieproces is het sollicitatiegesprek. In dit gesprek moet een goed beeld verkregen worden van een kandidaat. Op basis hiervan wordt een beslissing genomen. Het is belangrijk om dit dus grondig en zorgvuldig te doen.

Aandachtspunten voor een goed selectiegesprek zijn:

• ·

  Een goede voorbereiding;

• ·

  Gedragsgerichtheid: we zijn niet geïnteresseerd in hoe iemand iets zou doen (hypothetisch) maar hoe iemand iets gedaan heeft in een functiegerelateerde situatie (gedrag). De START methodiek is hiervoor een goed instrument. Bevraag als eerste op de Waalwijkse basiscompententies en daarna op specifieke competenties in relatie tot de functie (zie bijlage 4 voor vragenlijsten);

• ·

  De tijd nemen voor het gesprek;

• ·

  Snelheid proces vs. zorgvuldigheid;

• ·

  Zowel wij als sollicitant hebben keuze!

• ·

  Denk aan de PR-functie/uithangbord organisatie;

• ·

  Probeer in de gesprekken inzicht te krijgen in de ‘zachte’ criteria. Toets harde criteria zo weinig mogelijk en maak keuzes; voorkom overvragen;

• ·

  Voorkom NIVEA (niet invullen voor een ander)

• ·

  Vraag altijd door en geef tussentijds feedback en kijk hoe de sollicitant hierop reageert

Als bijlage 3 is een handleiding bijgesloten om ondersteuning te bieden bij het op bovengenoemde wijze voeren van een selectiegesprek (zie bijlage 3).

5.2 Een tweede gesprek

Een tweede gespreksronde zal met name gericht zijn op de verdieping van de inhoudelijke kant, verheldering van vragen en onduidelijkheden en bespreken van twijfels. Het tweede gesprek is ook een mooie gelegenheid de kandidaat te vragen een recent voorbeeld van eigen werk mee te nemen waar men trots op is en dat toe te lichten, eventueel met een (kleine) presentatie. Hoewel dit niet voor alle functies mogelijk is, kan het waar dit wel toepasbaar is- bijvoorbeeld bij beleidsmedewerkers - , veel informatie opleveren over de kandidaat, over schrijfstijl, opbouw stuk/aanpak probleem, wel/niet creatief, wel/niet realistisch etc.

Bovendien levert het laten zien van een product waar men trots op is vaak authentiek gedrag en daardoor een boeiend gesprek op.

Tijdens het tweede gesprek dient de sollicitant alle diploma’s mee te nemen zodat deze gekopieerd kunnen worden voor het dossier. Om fraude te voorkomen, dienen de originelen meegenomen te worden.

5. 3 Kennismaken portefeuillehouder

Voor functies vanaf die sterk gelieerd zijn aan de burgemeester of een andere bestuurder, zal de sollicitant een kennismakingsgesprek hebben met deze bestuurder alvorens de benoeming plaatsvindt. De bestuurder geeft een advies aan de voorzitter van de selectiecommissie.

6. SELECTIEFASE

6.1 Fysieke functiegeschiktheid

Een specifiek aandachtspunt tijdens sollicitatiegesprekken is de vraag of een medewerker fysieke beperkingen heeft die hem zouden kunnen belemmeren bij een goede functievervulling. Als gevolg van jurisprudentie hoeft een werkgever bij ziekte geen loon door te betalen als blijkt dat de werknemer bij het sollicitatiegesprek informatie over relevante beperkingen heeft achtergehouden. Hierbij moet wel van tevoren vast komen te staan dat de werknemer bij de sollicitatiegesprekken al op de hoogte was van zijn fysieke beperkingen.

Hoewel de werkgever niet mag vragen naar medische gegevens heeft de sollicitant de plicht voor zijn aanstelling informatie te verschaffen die relevant is voor de beslissing over het al of niet in dienst nemen. Het verzwijgen van deze voor de functie relevante informatie bij de sollicitatie kan later grond zijn voor ontslag. Tijdens het sollicitatiegesprek moet dan ook de vraag gesteld worden of de sollicitant zich in staat acht de functie volgens de functie-eisen uit te oefenen. De functie-eisen moeten dan uiteraard wel bekend zijn gemaakt door de werkgever.

6.2 Testen

Om een nog beter onderbouwde keuze te maken voor een sollicitant kan het inzetten van een assessment of een andere test als onderdeel van het selectieproces een goed instrument zijn, met name voor de zwaardere (leidinggevende) functies. Voor leidinggevende functies geldt dat er altijd een selectie-assessment plaatsvindt. Voor beleidsfuncties (schaal 10 en hoger) wordt ook altijd een (schrijfvaardigheids)test afgenomen. De kandidaat kan alleen beoordeeld worden op criteria die genoemd zijn in de advertentie. Als van te voren bekend is dat een assessment of test onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure dient dit in de vacaturetekst vermeld te worden. Wordt gaande de procedure duidelijk dat er behoefte is aan dit instrument, dan wordt dit zo snel mogelijk aan de kandidaten verteld.

6.3 Referenties

Het is mogelijk de beoogde nieuwe medewerker naar referenties te vragen. Deze kunnen een belangrijke toegevoegde waarde hebben door het eigen beeld te bevestigen, of nieuwe gezichtspunten naar voren brengen. Een tip daarbij is het vragen van referenties niet bij de laatste, maar bij de voorlaatste werkgever. Hoewel er meestal eerlijke reacties worden gegeven, kan namelijk de huidige werkgever belang hebben bij het geven van een goede referentie om van een slechte werknemer af te komen of andersom. De voorlaatste werkgever heeft geen belang meer bij verkeerde informatie. Daarbij moet overigens wel bekeken worden of het qua periode en tijdsverloop reëel is deze te benaderen.

In een sollicitatiegesprek moet een sollicitant toestemming gevraagd worden om inlichtingen in te winnen. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.

6.4 Integriteit en verklaring omtrent gedrag

Integriteit van de overheid, en dus ook van gemeenten, staat in het middelpunt van de belangstelling. De gemeente Waalwijk hecht grote waarde aan de integriteit van medewerkers en bestuur. Integriteit is in eerste instantie een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Aan bewustwording wordt al direct bij het arbeidsvoorwaardengesprek met de nieuwe medewerker actief aandacht gegeven.

Deze VOG kan alleen door de sollicitanten zelf worden opgevraagd bij de gemeente waar de sollicitant woont. Het aanvraagformulier moeten werkgever en aanstaande werknemer samen invullen. Dit gebeurt tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek. Er wordt namelijk specifiek gevraagd welke zaken (handelingen en situaties) van toepassing zijn op de functie en juist daarom betrokken moeten worden in het onderzoek dat uitgevoerd wordt door het ministerie van Justitie. Het afhandelen van de aanvraag duurt ongeveer vier weken. De gemeente neemt de kosten voor haar rekening.

7. BENOEMINGSFASE

7.1 Benoemingsproces

• 1.

  De leidinggevende maakt in overleg met de HRM adviseur een aanbod richting de sollicitant, waarin de salariëring en de arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen. Het gesprek wordt gevoerd door de leidinggevende, in aanwezigheid van een HRM adviseur. Het aanbod is gebaseerd op de functieschaal, relevante opleiding, werkervaring, de beloningsverhoudingen binnen de afdeling c.q. de gemeente en het opgegeven laatstverdiende salaris.

• 2.

  De sollicitant neemt in het tweede gesprek de relevante diploma’s mee, een geldig legitimatiebewijs en een kopie van de laatste salarisstrook mee. In het gesprek wordt het aanbod met de kandidaat besproken.

• 3.

  Gaat de kandidaat akkoord, dan kan men overgaan tot de verdere afhandeling van de benoemingsprocedure. Gaat de kandidaat niet akkoord, dan kan een nieuw aanbod gemaakt worden dat acceptabel is voor beide partijen. Komt men er niet uit, dan zit er uiteindelijk niets anders op dan de onderhandelingen af te breken en eventuele aangehouden kandidaten op te roepen of de externe werving- en selectieprocedure nogmaals in te zetten.

• 4.

  Als de sollicitant akkoord gaat met het aanbod wordt als afronding van het arbeidsvoorwaardengesprek het inlichtingenformulier ingevuld en ondertekend. Het ondertekenen hiervan is voorwaarde voor de aanstelling. Ook het aanvraagformulier voor de VOG wordt ingevuld. Omdat de verwerkingstijd na inlevering maximaal vier weken is, kan, indien de urgentie dit noodzakelijk maakt, een aanstelling onder voorbehoud worden gegeven. De HRM adviseur maakt kopieën van de meegebrachte diploma’s en het legitimatiebewijs. Andere gegevens kunnen later worden ingeleverd bij HRM.

• 5.

  De HRM adviseur vult het benoemingsformulier in waarin de benoeming, de arbeidsvoorwaarden etc. worden geregeld en de leidinggevende ondertekent dit (zie bijlage 5).

  • 6.

    De HRM administratie maakt de aanstellingsbrief. Voor functies tot schaal 9 kan de het afdelingshoofd de benoemingsbrief afhandelen. Voor functies vanaf schaal 9 wordt de brief ondertekend door de algemeen directeur. De benoeming van directeur is een bevoegdheid van het college.

  • 7.

    De gegevens van de nieuwe medewerker worden ingevoerd, of bij een interne benoeming, aangepast in het personeelsinformatiesysteem.

  • 8.

    De leidinggevende zorgt ervoor dat tenminste één week voor de feitelijke indiensttreding van de nieuwe medewerker de benodigde faciliteiten worden geregeld.

  • 9.

    De nieuwe medewerker meldt zich op zijn eerste dag bij het afdelingshoofd die voor een verdere introductie zorgt (incl. welkomstbloemetje). Deze introductie staat beschreven in het introductiebeleid van de gemeente Waalwijk.

7.2 Proefperiode

Hoewel tijdens de sollicitatieprocedure er alles aan gedaan wordt een juiste beslissing te nemen, blijft het ‘mensenwerk’. Daarom krijgen alle nieuwe medewerkers in een structurele functie in principe een aanstelling ‘tijdelijk bij wijze van proef.’ Voor nieuwe medewerkers die afkomstig zijn van een andere gemeente, dan wel een ander overheidsorgaan kan van dit uitgangspunt worden afgeweken.

Een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef houdt in dat er een proefperiode is van maximaal één jaar. In ieder geval de derde, zesde en de negende maand van de aanstelling vinden gesprekken plaats om het functioneren te beoordelen. Als de nieuwe medewerker aantoonbaar niet goed functioneert, moet hij de kans krijgen zich te verbeteren. Lukt dat niet, dan kan na de proeftijd worden overgegaan tot ontslag. De tijdelijke aanstelling bij wijze van proef kan met maximaal één jaar worden verlengd.

8. EVALUATIE

Werving en selectieactiviteiten kosten tijd en geld. Daarom is het raadzaam om het in deze nota beschreven beleid en proces eens in de drie jaar in overleg met het management overleg te evalueren.

Daarbij kunnen de volgende vragen worden gesteld:

• -

  Is de gehanteerde procedure effectief geweest?

• -

  Worden de “juiste” beslissingen genomen?

• -

  Welke activiteiten leveren niet het gewenste resultaat op?

• -

  Welke activiteiten dienen bijgesteld te worden en in welke richting kan dat gebeuren?

9. AFSPRAKEN TER DOORONTWIKKELING VAN DEZE NOTITIE

Naar aanleiding van het overleg met de Ondernemingsraad zijn de volgende afspraken gemaakt.

• ·

  Vanaf 2012, mede met het oog op de evaluatie, jaarlijks de speerpunten voor het komend jaar (de korte termijn) benoemen.

• ·

  Vanaf 2012 de te verwachte actiepunten voor de lange(re) termijn benoemen.