Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR336897
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR336897/1
Regeling vervallen per 01-04-2016
Besluit Informatiebeheer gemeente Waalwijk 2014
Geldend van 01-10-2014 t/m 31-03-2016
Intitulé
Besluit Informatiebeheer gemeente Waalwijk 2014Hoofdstuk I Algemene bepalingen
BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014
Artikel 1.
- 1.
Dit besluit bedoelt met:
- a.
wet de Archiefwet 1995;
- b.
archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;
- c.
archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede
- a.
lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de Gemeenteraad d.d. 12-06-2014;
d.college het college van burgemeester en wethouders
van de gemeente Waalwijk;
- e.
archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet
benoemde streekarchivaris;
- f.
documenten de in artikel 1, onder c in de wet bedoelde
archiefbescheiden;
g.beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen
van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
h.informatievoorziening het beheren, bewaren, ontsluiten en
verstrekken van in documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie.
2.Hoofdstuk 3 van de archiefregeling is ook van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
Artikel 2.
-
1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena aangewezen bewaarplaats.
-
2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in het door de archivaris bijgehouden archiefbeheersysteem bevinden.
Artikel 3.
De archivaris is namens het college belast met het beheer en de zorg van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
Artikel 4.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 5.
-
1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dat verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 6.
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 7.
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel 8.
Als beheerseenheid in de zin van dit Besluit wordt de afdeling HRM, Informatiebeheer & ICT, team DIV/Archief van de gemeente Waalwijk (HIIDVA) aangewezen.
Artikel 9.
Het hoofd van de afdeling HII is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het compleet aanleveren van de documenten bij team HIIDVA.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
Productie van documenten
Artikel 10.
Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens wet gestelde eisen, waaronder de Archiefregeling.
Artikel 11.
Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor, dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast, gehoord de archivaris.
Artikel 12.
Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als afschrift.
Artikel 13.
Het hoofd van de afdeling HII draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer (ingekomen, uitgaande en interne documenten), rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen, gehoord de archivaris.
Identificatie van documenten
Artikel 14.
- 1.
Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:
- ·
wanneer het document is ontvangen of opgemaakt,
- ·
wie de afzender of vervaardiger is,
- ·
op welke taak het document betrekking heeft,
- ·
wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is,
- ·
wanneer en aan wie eventueel een exemplaar ervan is verzonden.
- ·
- 2.
Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
- 3.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband met de communicatie met de burger hebben.
- 4.
Het hoofd van de afdeling HII draagt zorg voor het opstellen van procedures waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 15.
-
1. Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
-
2. Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor, dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.
Artikel 16.
-
1. Het hoofd van de afdeling HII ziet erop toe, dat van informatiebestanden een toegang wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken, waarbij in ieder geval wordt voldaan aan het gestelde in de Archiefregeling.
-
2. Uit deze inventaris blijkt te allen tijde waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Artikel 17.
-
1. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd,
een beschrijving van:
- ·
het bestand
- ·
het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen
- ·
het betreffende werkproces
- ·
begin- en einddatum
- ·
de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden (indien van toepassing).
- ·
-
2. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Hoofdstuk V Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Artikel 18.
Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard, conform de bij of krachtens de wet gestelde eisen, waaronder de Archiefregeling.
Artikel 19.
Het hoofd van de afdeling HII draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen, waaronder de Archiefregeling.
Artikel 20.
Plannen betreffende de bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, behoeven de goedkeuring van het college, de archivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 21.
Het hoofd van de afdeling HII draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 22.
Het hoofd van de afdeling HII laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen binnen de organisatie.
Artikel 23.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 24.
- 1.
Het hoofd van de afdeling HII draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
- 2.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
- 3.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college voorwaarden verbinden.
Vervanging van documenten
Artikel 25.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 26.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 27.
-
1. Het hoofd van de afdeling HII zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 17 bedoelde toegang.
Artikel 28.
Het hoofd van de afdeling HII stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van documenten
Artikel 29.
-
1. Bij overbrengen van documenten naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 12 van de wet en artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995 draagt het hoofd van de afdeling HII, als het papieren documenten betreft, zorg voor de overbrenging van de documenten in een geordende, toegankelijke en verzorgde staat, voorzien van een specificatie van deze documenten in de vorm van een dossier-inventaris.
-
2. Bij overbrenging van documenten naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 12 van de wet, draagt de het hoofd van de afdeling HII, als het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, zorg voor de overbrenging van het informatiesysteem met bijbehorende handleiding en documentatie, voor zover onmisbaar voor raadpleging van de daarin opgenomen documenten. Voor zover nodig geldt dit ook voor eventueel noodzakelijke hardware. Hierbij wordt tenminste voldaan aan de Archiefregeling.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 30.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer gemeente Waalwijk 2006van 29 september 2006.
Artikel 31.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Waalwijk 2014.
Artikel 32.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 01-10-2014.
Besluit Informatiebeheer gemeente Waalwijk 2014
Toelichting
Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Waalwijk 2014. Dit besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Tevens regelt dit besluit het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en het bewaren van die documenten. Het besluit geldt zowel voor digitale documenten als papieren documenten. Het begrip ‘documenten’ wordt gebruikt voor het archiefrechtelijke begrip ‘archiefbescheiden’.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1.
- 1.
De omschrijvingen van de begrippen ‘documenten’ en ‘informatievoorziening’ (sub f en h) zijn opgenomen om voor specifieke onderdelen van digitale documenten regels te kunnen stellen. Zowel bij documenten als bij informatievoorziening worden papieren en digitale documenten bedoeld.
- 2.
De uitvoering van overheidstaken ligt vast in documenten. Hierdoor verantwoordt de gemeente het gevoerde beleid en is controle daarop mogelijk. Deze documenten moeten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gehouden. Dat is belangrijk omdat de gemeente zo de burger in gelijke gevallen gelijk kan behandelen. De gemeente kan zo aantonen wat ze gedaan heeft en op basis van welk beleid. Ook kunnen burgers en andere overheidsorganen zo controleren of de gemeente haar werk goed doet. De gemeente vernietigt op termijn de meeste documenten die met uitvoering van het beleid te maken hebben. Op deze manier houden we de informatievoorziening overzichtelijk en beheersbaar. Dit gebeurt aan de hand van een selectielijst waarin bewaartermijnen worden genoemd. Deze lijst geldt voor zowel de papieren documenten als voor de digitale documenten. Het is heel belangrijk dat ook de uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende documenten. Dat is vooral belangrijk omdat de meeste medewerkers niet op de hoogte zijn van specifieke kennis over documentaire informatievoorziening en van de wettelijke regels voor het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Ook is vooraf niet altijd duidelijk welke documenten blijvend bewaard moeten worden of op termijn vernietigd moeten worden. Daarom moeten deze documenten ook onder de regels van dit besluit vallen. Voor documenten die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen staan in deze regels enkele afwijkingen waar het gaat om gestelde eisen van de digitale duurzaamheid. Dit geldt vooral voor digitale documenten. Daarom zijn er in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 17.
Artikel 2.
Er is een verschil tussen een ‘archiefbewaarplaats’ en een ‘archiefruimte’. Hier gaat het om de archiefbewaarplaats, niet om de archiefruimten. Een archiefbewaarplaats is voor de opslag van documenten die aan het streekarchief zijn overgedragen. Archiefruimten bevatten documenten die nog in gebruik zijn bij de uitvoering van de gemeentelijke processen. Het betreft zowel de goedgekeurde archiefruimte als andere plaatsen waar documenten zijn opgeslagen en bijvoorbeeld ook een serverruimte.
Artikel 4
.
In de wet is geregeld dat de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats voert. In de wet is niets geregeld voor het beheer van documentaire verzamelingen. In dit artikel wordt het beheer van documentaire verzamelingen die vanuit cultureel en historisch oogpunt belangrijk zijn geregeld. De archivaris mag documentatie van particuliere organisaties of personen opnemen in de archiefbewaarplaats.
Artikel 5.
Als er geen wettelijke regels of voorwaarden zijn die het verbieden, zal de archivaris op verzoek onderzoek doen in de documenten die zijn opgeslagen in de archiefbewaarplaats. De archivaris geeft op verzoek informatie en afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen. De kosten hiervan zijn opgenomen in de legesverordening.
Artikel 6.
Dit artikel geeft de archivaris de mogelijkheid een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal op te stellen. Dit artikel regelt bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om documenten extra voorzichtig te behandelen als de fysieke staat van de documenten hiertoe aanleiding geeft.
Artikel 8 en 9.
De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het compleet aanleveren van de documenten van hun afdeling aan team HIIDVA.
Artikel 10.
Het hoofd van de afdeling HII moet zorgen dat de kwaliteit van alle gebruikte materialen zo goed is dat ze minstens voldoen aan de regels uit de wet en de Archiefregeling als bedoeld in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995.
Artikel 11.
Het hoofd van de afdeling HII moet er voor zorgen dat wanneer documenten of delen van documenten worden gewijzigd, verwijderd of vernietigd, dat gebeurt volgens de regels van de wet. De archivaris wordt hierbij om advies gevraagd.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek belangrijk voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging vaak in de systemen zijn ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften van selectie en vernietiging rekening te houden. Dit is bijvoorbeeld belangrijk voor een optimale verantwoording door de gemeente van haar handelen. In het kader van een audit worden bijvoorbeeld vaak historische gegevens gevraagd.
Artikel 12.
Een afschrift is door middel van kenmerken geauthentiseerd. De eis om aan te kunnen tonen welk document wanneer verzonden is, geldt niet alleen voor papieren documenten maar ook voor digitale documenten.
Artikel 13.
Het hoofd van de afdeling HII is verantwoordelijk voor het maken van procedures voor het ontvangen, verzenden en maken van interne documenten. Dit wordt door de medewerkers van team HIIDVA gedaan, omdat dezen het beste de relaties tussen de verschillende werkprocessen onderling en de (archief)wetgeving kunnen leggen. Op deze manier kunnen op een snelle en eenvoudige manier procedures (zoals de DIV-procedure) aangepast worden als er wijzigingen zijn in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen.
Artikel 14.
Anders dan in de vroegere registratieregels, schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten moet plaats vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Nieuwe technische ontwikkelingen leiden daarom niet vanzelfsprekend tot wijzigen van dit artikel. Omdat registreren nogal veel werk inhoudt, worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling eist niet dat de naam van de ambtenaar die betrokken is bij de zaak of de registratie wordt geregistreerd, maar om de behandelingen en werkprocessen te kunnen reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen, is dat wel nodig.
Artikel 15.
Het hoofd van de afdeling HII is verantwoordelijk voor het maken van procedures voor het beheer van documenten zodat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden en dat de documenten toegankelijk worden geordend. Dit wordt door de medewerkers van team HIIDVA gedaan omdat deze het beste de relaties tussen de verschillende werkprocessen onderling en de (archief)wetgeving kunnen leggen.
Artikel 16.
Anders dan in de vroegere registratieregels schrijft dit artikel geen specifieke ordeningsmethode voor. Verandering van opvatting over ordeningsmethoden en de nieuwe technische ontwikkelingen zorgen dat specifieke voorschriften over een ordeningsmethode in de praktijk niet werkbaar zijn. Het is wel noodzakelijk dat opgeslagen informatie toegankelijk is en dat het verband met de verschillende werkprocessen en taken duidelijk is. Ook moet altijd duidelijk zijn waar bepaalde documenten of informatiebestanden zich bevinden. In artikel 3 van de Archiefregeling is het vastleggen van de gebruikte ordeningssystemen verplicht. De archivaris moet als toezichthouder de manier van ordening controleren/toetsen.
Artikel 17.
Dit artikel regelt welke gegevens van digitale documenten, die op termijn vernietigd moeten worden, minimaal geregistreerd moeten worden. De bepaling van dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 18.
Het hoofd van de afdeling HII moet er voor zorgen dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Dit moet gebeuren volgens de eisen zoals die zijn gesteld in de Archiefregeling.
Artikel 19.
Het hoofd van de afdeling HII moet er voor zorgen dat de archiefruimten voldoen aan de eisen zoals die zijn gesteld door de wet en de Archiefregeling.
Artikel 20.
Het college moet goedkeuring geven bij het bouwen, verbouwen, inrichten, veranderen of in gebruik nemen van archiefruimten. Dit is geregeld in artikel 13, eerste lid, van het Archiefbesluit.
Artikel 21.
Het opstellen van procedures voor informatiebeveiliging wordt aan het hoofd van de afdeling HII overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen, kan op deze manier leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Overigens zal dit in de praktijk altijd gebeuren samen met de medewerkers van team HIIDVA.
Artikel 22.
Dit artikel is de basis voor een adequate uitleenadministratie, die nodig is voor het kunnen voldoen aan de verantwoordingsplicht. Hierbij worden nadrukkelijk ook decentrale archieven betrokken.
Artikel 23.
Documenten mogen alleen op basis van speciale wet- en regelgeving worden vernietigd. Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld wanneer vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt -evenals andere regels met betrekking tot privacy- in welke gevallen persoonsgegevens verwijderd moeten worden. De wettelijke regels die over selectie en vernietiging gaan, moeten worden toegepast.
Artikel 24
.
Het hoofd van de afdeling HII zorgt dat personen die daartoe niet gerechtigd zijn, geen toegang hebben tot documenten die geheim of vertrouwelijk zijn.
Dit artikel zorgt dat documenten die geheim zijn, niet openbaar worden gemaakt of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 25 en 26.
Bij vervanging en vervreemding stelt het Archiefbesluit 1995 in de artikelen 6 en 7 dat rekening gehouden moet worden met culturele en historische aspecten. Als de vervanging of vervreemding niet goed uitgevoerd worden, kan er informatie verloren gaan. Hierdoor kan de positie van de gemeente in cultureel en historisch onderzoek niet meer goed gereconstrueerd worden. De kennis en inbreng van de archivaris is daarom nodig en vereist.
Artikel 27.
De bepaling dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 28.
Deze lijst is noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring en dient om de toezichthouder een toetsingsinstrument te geven voor het goed toepassen van de selectielijst.
Artikel 29.
Omdat het overbrengen van papieren en digitale documenten nogal verschillend is, worden er verschillende eisen aan gesteld. Voor papieren documenten gaat het vooral over de toegankelijkheid, zodat ze zonder meer in de archiefbewaarplaats raadpleegbaar zijn.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, moeten ook deze worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl