Regeling vervallen per 03-05-2013

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Waalwijk

Geldend van 23-01-2004 t/m 02-05-2013

Intitulé

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Waalwijk

De raad van de gemeente Waalwijk besluit,

Gelet op artikel 213a Gemeentewet,

Vast te stellen:

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Waalwijk.

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Waalwijk

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • b.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

  • 1.

    Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de uitvoering van minimaal 2(delen van) hoofdstukkenvan deprogrammabegroting. Elke raadsperiode zal 1 paragraaf worden onderzocht op doelmatigheid en doeltreffendheid qua uitvoering.

Artikel 3. Onderzoeksplan

  • 1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk vóór 1 november een onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

  • 2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek

    • b.

      de reikwijdte van het onderzoek

    • c.

      de onderzoeksmethode

    • d.

      doorlooptijd van het onderzoek

    • e.

      de wijze van uitvoering.

  • 3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke interne budgetten/uren en eventueel welke budgetten voor de inhuur van externe expertise in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

  • 1.

    Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Waalwijk”.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 18 december 2003.

De burgemeester, de griffier,

Toelichting op de artikelen.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist jaarlijks minimaal twee interne onderzoeken die door het college uitgevoerd dienen te worden. De onderzoeken dienen zich zowel op de doelmatigheid als doeltreffendheid van het gevoerde beleid te richten. Uitgangspunt is dat de onderzoeken zich richten op minimaal twee delen of zo mogelijk gehele hoofdstukken uit de programmabegroting. Daarbij wordt zowel gekeken naar de betrokken organisatieonderdelen als naar de realisatie van het beoogde beleid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De onderzoeken naar de doeltreffendheid gaan na of de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten daadwerkelijk behaald zin.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

b) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

c) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

d) Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

e/ derde lid) Wat de concrete onderzoeksuitvoering betreft ligt het voor de hand dat de concernstaf, die binnen zijn takenpakket het uitvoeren van audits heeft, vanwege zijn relatief onafhankelijke positie, daarbij een leidende rol zal vervullen. Dit betekent dat zich onderzoeken voor kunnen doen die volledig door de concernstaf uitgevoerd kunnen worden maar ook dat er onderzoeken kunnen zijn die deels door de functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn en deels door de concernstaf uitgevoerd worden. In die situatie berust de regievoering van het onderzoek en het formuleren van de analyse en aanbevelingen bij de concernstaf. Uiteraard is het mogelijk dat ook het bureau onderzoek en statistiek ingeschakeld zal worden voor het genereren van noodzakelijke informatie. Niet uit te sluiten valt dat onderzoeken van dien aard kunnen zijn dat het noodzakelijk is daarvoor externe expertise in te huren.

Alles bij elkaar is het uitvoeren van de in deze verordening bedoelde onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid een relatief nieuwe taak waarvan nog moeilijk in te schatten is welke ambtelijke capaciteit daarmee gemoeid zal zijn. Bij het in artikel 3 bedoelde onderzoeksplan zal getracht worden daar zo reëel mogelijke aannames voor te maken evenals van de benodigde externe expertise en deze te verwerken in de productenramingen.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de hoofdstukken van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt 1 januari 2004 in werking.

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Waalwijk”.