Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR3696
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR3696/1
Regeling vervallen per 16-06-2014
Archiefverordening gemeente Waalwijk 2006
Geldend van 22-02-2008 t/m 15-06-2014 met terugwerkende kracht vanaf 08-03-2006
Intitulé
Archiefverordening gemeente Waalwijk 2006De raad van de gemeente Waalwijk;
gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 15 augustus 2006;
nummer 06 10941;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
overwegende dat de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden het noodzakelijk maakt om te komen tot een nieuwe archiefverordening;
overwegende voorts dat in verband met het ingaan van deze wet per 8 maart 2006 deze verordening in werking treedt met terugwerkende kracht per 8 maart 2006.;
BESLUIT:
Vast te stellen de hierna volgende:
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE WAALWIJK 2006
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de Gemeente Waalwijk;
- c.
Het college Het College van de gemeente Waalwijk.
- d.
de archiefbewaarplaats de door het college overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- e.
de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- f.
beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- g.
beheerseenheid een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- h.
informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.
Artikel 4
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 5
-
1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 8
Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en toezicht, bedoeld in artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer Gemeente Waalwijk 2006.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
1.De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden worden opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden genomen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming
van ruimten als archiefruimten;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 15
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Archiefverordening gemeente Waalwijk 2006”.
Artikel 16
- 1.
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 8 maart 2006
- 2.
De Archiefverordening van 25 juni 1998 wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 28 september 2006
DE RAAD VAN WAALWIJK,
de griffier, de voorzitter,
G.H. Kocken drs. J. de Geus
Toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl. 671), en dient door de raad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
Artikel 2
De ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18-09-2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29-10-2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5
De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18-09-2001) stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichtingen slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8, artikel 14
Binnen één reguliere zittingsperiode verneemt de raad aldus viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft -binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffend de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Rijksbelastingen en 45 van Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op een overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud van de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl