Beleidsregel verkorte bewaartermijn cliëntendossiers voormalige afdeling Sociale zaken

Geldend van 01-10-2015 t/m heden

Intitulé

Beleidsregel verkorte bewaartermijn cliëntendossiers voormalige afdeling Sociale zaken

Beleidsregel verkorte bewaartermijn cliëntendossiers voormalige afdeling Sociale zaken

Het College van Waalwijk,

Overwegende dat:

  • -

    de gemeente per 1 januari 2004 is toegetreden tot de Gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden-Langstraat, sinds 1 januari 2013 Baanbrekers.

  • -

    Het dagelijks bestuur van Baanbrekers een besluit heeft genomen voor de cliëntendossiers die afgesloten zijn na 1 januari 2004.

  • -

    per 31 december 2015 de ruimte in het Kropholler, dat momenteel gebruikt wordt voor de opslag van archief, en de archiefruimte van het oude gemeentearchief leeg moeten zijn

Gelet op de Selectielijst voor archiefbescheiden van Gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie, vastgesteld op 25 juni 2012

Besluit

vast te stellen de “Beleidsregel verkorte bewaartermijn cliëntendossiers voormalige afdeling Sociale zaken”,

  • a.

    De bewaartermijn voor cliëntendossiers van de voormalige afdeling Sociale Zaken te verkorten van 20 naar 7 jaar na beëindiging van de uitkering.

  • b.

    De verjaringstermijn voor terugvordering van een ten onrechte verleende uitkering (uitkeringsfraude) over de periode 1996 – 2004 vast te stellen op 5 jaar na de rechtmatigheidstoets bij beëindiging van de uitkering.

Deze beleidsregel treedt 1 oktober 2015 in werking.

Deze regeling kan worden aangehaald als de “Beleidsregel verkorte bewaartermijn cliëntendossiers voormalige afdeling Sociale zaken”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Waalwijk op 15 september 2015.

Het College van Waalwijk,

De secretaris, de burgemeester,

J.H. Lagendijk drs. A.M.P. Kleijngeld

Toelichting op Beleidsregels verkortebewaartermijn cliëntendossiers voormalige afdeling Sociale zaken

Algemene Toelichting:

Per 1 januari 2004 is de gemeente Waalwijk toegetreden tot de Gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden-Langstraat, sinds 1 januari 2013 Baanbrekers.

Bij de voormalige afdeling Sociale Zaken moesten, op basis van de toen geldende 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’, de cliëntendossiers die vóór 1 januari 2004 werden beëindigd minimaal 20 jaar na afsluiten van het dossier bewaard worden. Momenteel heeft de gemeente Waalwijk nog 113 m1 cliëntendossiers uit die periode in het archief staan. Deze bewaartermijn kan op basis van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie, vastgesteld op 25 juni 2012, onder punt 3.14.1 worden teruggebracht naar 7 jaar, het college moet daartoe een besluit nemen. Dit levert een flinke ruimtebesparing op in het archief. Met vervroegde vernietiging komt het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijs zoekende en voor historisch onderzoek (art. 2, lid d van het Archiefbesluit 1995) niet in het gedrang.

Voorwaarde om deze categorie dossiers vervroegd te kunnen vernietigen is dat er tevens een besluit genomen moet worden over de verjaringstermijn van uitkeringsfraude. Sinds 1 januari 2004 zijn de gemeenten vrij om te bepalen welke verjaringstermijn voor terugvordering wordt gehanteerd. In de praktijk wordt er momenteel geen invordering meer gedaan op de dossiers van vóór 2004. Bij beëindiging van een uitkering is een rechtmatigheidstoetsing gedaan door middel van een beëindigingsrapportage/ beëindigingsonderzoek. Fraude wordt alleen nog maar ontdekt als gevolg van signalen van andere instanties, zoals de Belastingdienst. De maximale bewaartermijn die de Belastingdienst hanteert is 7 jaar. Het is dan ook niet realistisch te veronderstellen dat de gemeente 11 jaar na beëindiging van een uitkering nog iets gaat terugvorderen.

Het dagelijks bestuur van Baanbrekers heeft 22 augustus 2014 een dergelijk besluit genomen voor de dossiers die ná 1 januari 2004 zijn afgesloten. Baanbrekers kan de cliëntendossiers beëindigd in de periode van 1 januari 2004 t/m 1 januari 2007 nu reeds vernietigen.

Specifiek voordeel voor de gemeente.

De ruimte in het Kropholler, die momenteel gebruikt wordt voor de opslag van archief, en de archiefruimte van het oude gemeentearchief zullen beschikbaar komen. Wanneer besloten wordt tot vervroegde vernietiging betekent dit dat 113 m1 archief vernietigd kan worden. Er hoeven dan geen kosten gemaakt te worden voor het verhuizen, opslaan en bewerken van dit bestand.