Verordening van het algemeen bestuur van de gmeenschappelijke regeling Waddenfonds houdende regels omtrent de zorg voor archiefbescheiden Archiefverordening Waddenfonds

Ondertekening

Toelichting

Algemene toelichting

Het archief van het Waddenfonds valt onder de Archiefwet 1995. Dit betekent dat alle archiefbescheiden, hetzij in papieren hetzij in digitale vorm, in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gebracht en gehouden en dat daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden vernietigd.

In de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds staat dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden van het openbaar lichaam Waddenfonds, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling die aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld.

De bevoegdheid van het algemeen bestuur om een dergelijke regeling vast te stellen wordt ontleend aan artikel 40 van de Archiefwet 1995. In deze Archiefverordening worden de hoofdlijnen van de zorg voor het archief vastgelegd. De nadere uitwerking vindt zijn weg in een door het dagelijks bestuur vast te stellen Besluit informatiebeheer.

In de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds is bepaald dat de provinciearchivaris (van de provincie Fryslân) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden uitoefent.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Wat onder archiefbescheiden moet worden verstaan regelt de Archiefwet 1995:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

Een archiefbewaarplaats is een voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats. Voor het Waddenfonds is in de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds Tresoar te Leeuwarden aangewezen als archiefbewaarplaats.

Artikel 2 Zorgdrager

De zorgdrager is volgens de Archiefwet 1995 degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. Voor het Waddenfonds is dat het dagelijks bestuur.

In de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds is de secretaris/directeur van het Waddenfonds als (feitelijk) beheerder aangewezen, voor zover archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3 Archiefruimte

Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging. De door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgestelde Archiefregeling bevat regels aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimte moet voldoen.

Artikel 4 Kosten

Archiefbeheer brengt uiteraard kosten met zich mee. Het dagelijks bestuur neemt deze kosten op in de door het algemeen bestuur vast te stellen begroting.

Artikel 5 Besluit Informatiebeheer

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het door het dagelijks bestuur vastgestelde Besluit Informatiebeheer Waddenfonds.

Artikel 6 Selectielijst(en)

Het dagelijks bestuur is als zorgdrager verplicht om een of meer selectielijsten te ontwerpen waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. De lijst wordt vastgesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Zolang het dagelijks bestuur nog geen selectielijst voor Waddenfonds heeft laten vaststellen wordt de selectielijst van de provincie Fryslân gehanteerd.

Artikel 7 Informeren algemeen bestuur

De actieve informatieplicht met betrekking tot de zorg voor de archiefbescheiden is een verbijzondering van de algemene inlichtingenplicht, zoals die is vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling.