Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wageningen houdende regels omtrent de budgethouders (Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2020)

1. De managers zijn verantwoordelijk voor een of meerdere programma’s en paragrafen, zoals in de bijlage ‘programmahouders’ is opgenomen.

2. De managers zijn verantwoordelijk voor één of meerdere producten, deelproducten en teamkostenplaatsen, zoals in de bijlage ‘producthouders’ is opgenomen. In voorkomende gevallen kan ook de gemeentesecretaris als producthouder worden aangewezen, waarbij het bepaalde in lid 3 tot en met 5 van dit artikel op hem van overeenkomstige toepassing is.

3. De manager kan een van zijn medewerkers aanwijzen als producthouder en/of deelproducthouder voor een of meerdere producten en/of deelproducten waarvoor hij verantwoordelijk is. De teamkostenplaats is hiervan echter uitgezonderd.

4. De aanwijzing als bedoeld in het derde lid treedt eerst in werking als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• a.

  De manager stemt de juiste producten en/of deelproducten van tevoren af met zijn financiële consulent en hij stemt de aanwijzing van tevoren af met zijn medewerker;

• b.

  De manager meldt de aanwijzing per e-mail aan de aangewezen medewerker en aan zijn financiële consulent. Hij vermeldt in de mail de naam van de medewerker en de producten en/of deelproducten waarvoor die medewerker budgethouder wordt. De financiële consulent zorgt voor verwerking in de financiële administratie.

5. De manager kan een aanwijzing als bedoeld in het derde lid altijd intrekken of wijzigen. Op intrekkingen of wijzigingen is het vierde lid van overeenkomstige toepassing.

1. Als een projectgroep wordt ingesteld met een eigen budget, kan het college dan wel de gemeentesecretaris besluiten voor dat project een afzonderlijke budgethouder aan te wijzen. Daarbij wordt tevens één van de managers of een andere projectleider als vervanger aangewezen.

2. De aanwijzing geldt uitsluitend voor de duur van het project.

1. Bij afwezigheid van de deelproducthouder wordt hij vervangen door zijn product-houder.

2. Bij afwezigheid van de producthouder wordt hij vervangen door zijn manager. De manager kan tijdelijk ook een deelproducthouder van het product of een andere producthouder uit zijn team aanwijzen als vervanger.

3. Bij afwezigheid van de projectbudgethouder wordt hij vervangen conform het bepaalde in artikel 3 lid 1.

4. Bij afwezigheid van de manager wordt hij vervangen door een andere manager, dan wel de gemeentesecretaris.

5. De gemeentesecretaris wordt voor deze regeling vervangen door de teammanager die op dat moment fungeert als loco-secretaris.

6. De gemeentesecretaris kan bij afwezigheid van een manager een medewerker aanwijzen die de manager vervangt bij de uitoefening van de bevoegdheden die in deze regeling aan de manager zijn toegekend.

1. De concerncontroller kan per geval of in het algemeen nadere regels of aanwijzingen geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording en over het rapporteren in de P&C-cyclus. De concerncontroller wint hierover ten minste vooraf advies in bij de managers bedrijfsvoering en facilitair.

2. De gemeentesecretaris kan voor een programma of een product een andere manager als programma- of producthouder aanwijzen dan vermeld is in de bijlagen 1 en 2, maar alleen na afstemming vooraf met de betrokken managers en de betrokken financiële consulent(en). De financiële consulent(en) zorgt daarna voor verwerking in de financiële administratie.

1. De budgethouder is verantwoordelijk voor de budgetbeheersing en uitvoering van de (deel)producten, projecten en kostenplaatsen die aan hem zijn toegewezen.

2. De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de inkomsten die in de begroting geraamd zijn bij de (deel)producten, projecten en kostenplaatsen die aan hem zijn toegewezen.

1. Mits passend in het vastgestelde beleid en met inachtneming van de Kadernotitie mandaten en van het inkoopbeleid van de gemeente Wageningen, is de deelproducthouder namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

• a.

  tot maximaal de begrote budgetten van de deelproducten, projecten en kostenplaatsen waarvan hij budgethouder is;

• b.

  tot maximaal het saldo van de voorziening waarvan hij budgethouder is, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen. Voor reserves geldt het budget dat in de exploitatie is geraamd;

• c.

  tot maximaal het bedrag van het door de raad of het college vastgestelde investeringskrediet waarvan hij budgethouder is.

2. Mits passend in het vastgestelde beleid en met inachtneming van de Kadernotitie mandaten, is de deelproducthouder namens het college bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van de begrote inkomsten voor de deelproducten, projecten en kostenplaatsen waarvan hij budgethouder is.

1. Het verschuiven van budget voor vastgesteld beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden.

2. De verschuiving als genoemd in het eerste lid is alleen toegestaan als:

• a.

  het geen beleidsafwijking tot gevolg heeft;

• b.

  het geen verschuiving tussen programma’s betreft;

• c.

  het geen verschuiving tussen boekjaren betreft;

• d.

  het geen verschuiving betreft tussen kapitaallasten en overige exploitatielasten, tussen investeringen, of tussen teamkostenplaatsen en exploitatie.

3. De bevoegdheid tot het verschuiven van budget is afhankelijk van het soort budget:

• a.

  De producthouder kan binnen een product de budgetten verschuiven door middel van een administratieve begrotingswijziging, met inachtneming van lid 5;

• b.

  De gemeentesecretaris kan de kostenplaatsbudgetten verschuiven, door middel van een administratieve begrotingswijziging, met inachtneming van lid 5;

• c.

  Het college kan de budgetten verschuiven tussen producten die binnen één programma vallen, door middel van een administratieve begrotingswijziging.

4. Mits het budgettair-neutraal blijft en met inachtneming van lid 5, kan een producthouder binnen zijn product nieuwe deelproducten instellen en deelproducten samenvoegen of splitsen. Echter, het instellen van een nieuw product, het samenvoegen van producten, en het verschuiven van budget tussen producten is voorbehouden aan het college.

5. De handelingen genoemd in de leden 3a, 3b en 4, treden eerst in werking als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• a.

  De producthouder stemt iedere verschuiving, instelling of wijziging van tevoren af met de betrokken financiële consulent;

• b.

  De producthouder stemt iedere verschuiving, instelling of wijziging van tevoren af met de betrokken deelproducthouders. Ditzelfde geldt voor de gemeentesecretaris;

• c.

  De betrokken financiële consulent stelt de begrotingswijziging op en zorgt voor de verwerking in de financiële administratie.

1. Voordat een factuur betaald kan worden, draagt de deelproducthouder er zorg voor dat de werken, diensten en producten conform opdrachtverstrekking zijn uitgevoerd. Zijn de verplichtingen niet conform opdrachtverstrekking uitgevoerd, dan kan de desbetreffende factuur niet betaald worden en dient met de opdrachtnemer overlegd te worden om tot een oplossing te komen.

2. Vanwege het 4-ogenprincipe, moet een factuur die betaald kan worden altijd van twee (elektronische) parafen zijn voorzien:

• a.

  Een van beide parafen is altijd die van de deelproducthouder;

• b.

  De deelproducthouder wijst een medewerker aan om te tekenen voor akkoord ten aanzien van levering. Kan alleen de deelproducthouder zelf oordelen over de levering, dan geeft hij zelf in de financiële administratie akkoord voor de levering en zet de producthouder de tweede paraaf. Zijn de producthouder en deelproducthouder een en dezelfde persoon, dan zet echter de manager de tweede paraaf;

3. De deelproducthouder draagt er zorg voor dat de inkomende facturen voldoende ondertekend zijn en gecodeerd op grootboeknummer en kostensoort, en dat ze vijf dagen voor het verstrijken van de betalingstermijn aan de financiële administratie worden geleverd.

4. Voor facturen die meerdere budgethouders raken, kunnen deelproducthouders onderling afspraken maken over de afhandeling van deze facturen. Deze facturen worden centraal door één deelproducthouder afgehandeld en vervolgens doorbelast naar de diverse onderliggende budgetten.

5. Tenslotte geldt voor facturen met een factuurwaarde < € 50 dat deze niet door een deelproducthouder worden gefiatteerd, maar rechtstreeks door de financiële administratie worden afgehandeld als ze zijn voorzien van een juiste codering (fcl/ecl).

1. De deelproducthouder informeert zijn producthouder tijdig over de budget- of beleids-afwijkingen die hij op zijn deelproduct verwacht.

2. De producthouder informeert zijn teammanager tijdig over de budget- of beleids-afwijkingen die hij op zijn product verwacht.

3. In overleg met elkaar wordt bepaald welke actie moet worden ondernomen ter oplossing van een budget- of beleidsafwijking. Daarbij moet ook altijd worden ingeschat of de afwijking politiek-bestuurlijk van belang kan zijn, en zo ja, hoe de portefeuillehouder dan zo snel en goed mogelijk geïnformeerd kan worden.

4. Een financiële afwijking (budgetafwijking) is politiek-bestuurlijk relevant:

• a.

  bij budgetafwijkingen van € 25.000 of meer;

• b.

  bij investeringsafwijkingen als de afwijking groter is dan 10% van het krediet (bij investeringen kleiner dan € 1 miljoen) of groter dan € 100.000 (bij investeringen vanaf € 1 miljoen).

5. Of een beleidsmatige afwijking politiek-bestuurlijk relevant is, moet worden ingeschat op basis van kennis en ervaring. Voor de inschatting kan altijd advies worden ingewonnen bij de betrokken financiële consulent, teammanager en/of bestuurs-adviseur.

1. Als een verwachte of geconstateerde budget- of beleidsafwijking niet binnen het product kan worden opgelost, dient de producthouder de afwijking te rapporteren aan het college. Na afstemming met de betrokken financiële consulent, vermeldt hij daarbij tevens waar de afwijking door veroorzaakt wordt en hoe het opgelost zou kunnen worden.

2. Met inachtneming van de financiële verordening, rapporteert de producthouder de afwijking door middel van de standaard planning- en controldocumenten (bestuurlijke rapportages, kadernota, begroting), dan wel via afzonderlijke (beleids)notities of raadsinformatiebrieven.

1. Na vaststelling van de programmabegroting door de raad, zorgt de ambtelijke organisatie voor de realisatie ervan, onder bestuurlijke eindverantwoordelijkheid van het college.

2. Tijdens en na afloop van het begrotingsjaar legt de ambtelijke organisatie verantwoording af over de realisatie aan het college, door middel van de planning- en control¬instrumenten. De ambtelijke organisatie draagt er bovendien zorg voor dat het college tijdens en na afloop van het begrotingsjaar adequaat verantwoording kan afleggen aan de raad, door middel van de planning- en control-instrumenten.

1. Na bekendmaking van de vaststelling op Overheid.nl, treedt deze regeling met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2020;

2. Deze regeling treedt in de plaats van de Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2018, welke regeling is vastgesteld door het college bij besluit van 6 februari 2018.