Veordening Financieel beleid en beheer en financiële organisatie gemeente Wassenaar

1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een raadsprogramma met een programma-indeling vast.

2. Dit raadsprogramma zal elk jaar op de raadsagenda geplaatst worden, zo mogelijk tegelijkertijd met de kadernota, bedoeld in artikel 6, om te bepalen of aanpassing noodzakelijk is.

1. De raad stelt per programma vast:

• a.

  de beoogde maatschappelijke effecten;

• b.

  de te leveren goederen en diensten en

• c.

  de baten en lasten.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

3. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

4. Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden in de programmabegroting expliciet vermeld.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van het organisatieonderdeel naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

• a.

  wat is bereikt;

• b.

  welke goederen en diensten zijn geleverd;

• c.

  wat de kosten zijn en

• d.

  hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

1. Het college biedt voor de voorlaatste vergadering voor het zomerreces aan de raad een nota aan met een voorstel voor het totale beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor het zomerreces vast.

2. De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerpbegroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen

1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

• a.

  de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

• b.

  de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie en

• c.

  de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals vastgesteld in de programmabegroting niet worden overschreden.

4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor, indien van toepassing onder vermelding van de actuele stand van de betreffende reserve of voorziening.

1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie en effecten op korte- en lange termijn van de begroting over de eerste vier maanden in de voorjaarsnota en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar in de najaarsnota.

2. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

• a.

  de voorjaarsnota vóór de voorlaatste vergadering voor het zomerreces;

• b.

  de najaarsnota op een zodanig tijdstip dat de inhoud kan worden meegenomen bij de behandeling van de begroting;

3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

4. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de baten als de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

• a.

  inkomsten uit de algemene uitkering;

• b.

  de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;

• c.

  resultaten uit grondexploitatie

• d.

  realisatie op begrote subsidieverwachtingen.

5. Voor de afwijkingen, bedoeld in het vierde lid, worden de volgende criteria gehanteerd:

• a.

  op de lopende budgetten: afwijkingen van meer dan 10%, met een minimum van € 10.000, ten opzichte van het beschikbaar gestelde budget;

• b.

  voor de inkomsten uit belastingen en rechten: afwijkingen van meer dan € 25.000,-op de ramingen;

• c.

  voor de overige inkomsten: afwijkingen van meer dan € 10.000,- op de ramingen;

• d.

  voor nieuwe (aanvullende) kredieten ten behoeve van investeringen: bij bedragen van meer dan € 25.000,-.

6. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

• a.

  investeringen groter dan € 10.000,-;

• b.

  aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000,-;

• c.

  het verstrekken van leningen (met uitzondering van hypothecaire leningen aan medewerkers), waarborgen en garanties groter dan € 50.000,-;

• d.

  het verstrekken van hypothecaire leningen aan medewerkers groter dan € 250.000,-.

7. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000, -.

1. Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

2. De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 4 jaar afgeschreven.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3. De materiele vaste activa met economisch nut, als bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

• a.

  40 jaar: nieuwbouw woonruimten, schoolgebouwen, zwembad en bedrijfsgebouwen;

• b.

  25 jaar: rioleringen, renovatie en ingrijpend onderhoud, restauratie en aankoop woonruimten, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen;

• c.

  15 jaar: nieuwe technische installaties in het zwembad, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen, zware transportmiddelen van de brandweer;

• d.

  10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen;

• e.

  7 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; schuiten; personenauto’s; lichte motorvoertuigen;

• f.

  5 jaar (maximaal): telecom en automatiseringsapparatuur

4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd maar niet afgeschreven.

5. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,

6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven, tijdsduur.

1. Voor openstaande vorderingen betreffende:

• a.

  onroerende zaakbelasting gebruikers;

• b.

  onroerende zaakbelasting eigenaren;

• c.

  precariobelasting;

• d.

  hondenbelasting;

• e.

  rioolrechten;

• f.

  reinigingsrechten en afvalstoffenheffing;

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  de voeding van de reserve;

• c.

  de maximale hoogte van de reserve;

• d.

  en de maximale looptijd.

3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

4. In de jaarrekening wordt een actueel overzicht van de stand van zaken van de reserves en voorzieningen opgenomen.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-1/P-1 rating afgegeven door ten minste één gezaghebbend rating agency, of bij instellingen voor wier waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

• b.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom aan het eind van de looptijd tenminste in tact is;

• c.

  derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

• d.

  voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden ten minste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• e.

  overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

• f.

  het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke rente-risiconorm dreigen te worden overschreden.

3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden in het kader van de financieringsfunctie, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasury- financieringsstatuut. Het college zendt het besluit treasury-financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.

1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen Ten minste eenmaal in de vier jaar.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

1. Ten minste eens in de vier jaar wordt de nota lokale heffingen op de agenda gezet om de politieke of bestuurlijke noodzaak tot aanpassing vast te stellen. De raad stelt de nota vast.

2. Deze nota behandelt in ieder geval:

• a.

  de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en lokale heffingen;

• b.

  de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

• c.

  de kostendekkendheid van de heffingen;

• d.

  de druk van de gemeentelijke belastingen en lokale heffingen;

• e.

  het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.

3. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

4. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van:

• a.

  de opbrengsten per lokale heffing;

• b.

  het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;

• c.

  de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing;

• d.

  de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

1. Ten minste eens in de vier jaar wordt de nota weerstandsvermogen en risicomanagement op de agenda gezet om de politieke of bestuurlijke noodzaak tot aanpassing vast te stellen. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast.

2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

1. Ten minste eens in de vier jaar wordt de nota onderhoud openbare ruimte op de agenda gezet om de politieke of bestuurlijke noodzaak tot aanpassing vast te stellen. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, (school) gebouwen, woningen, riolering, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.

2. Ten minste eens in de vier jaar wordt het gemeentelijk rioleringsplan op de agenda gezet om de politieke of bestuurlijke noodzaak tot aanpassing vast te stellen. Dit plan geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.

3. Ten minste eens in de vier jaar wordt de nota onderhoud gebouwen op de agenda gezet om de politieke of bestuurlijke noodzaak tot aanpassing vast te stellen. De nota bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.

4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

1. In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op:

• a.

  de naam en vestigingsplaats;

• b.

  het financieel belang van de gemeente;

• c.

  de zeggenschap van de gemeente;

• d.

  het publiek belang dat wordt gediend met de deelname;

2. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

1. Ten minste eens in de vier jaar wordt de nota verstrekking gemeentelijke subsidies op de agenda gezet om de politieke of bestuurlijke noodzaak tot aanpassing vast te stellen. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

2. De raad beslist of de nota moet worden aangepast en stelt de nota vast.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 8 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen en stelt de raad hiervan in kennis.

1. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen.

2. Het college biedt de raad ten minste elke vier jaar een nota aan met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2007, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2008 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

2. Met ingang van de datum genoemd in het vorige lid wordt de financiële verordening gemeente Wassenaar van 1 maart 2004 ingetrokken