Privacyreglement sociaal domein gemeente Wassenaar

1. Persoonsgegevens worden slechts verzameld en verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, noodzakelijk, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

2. Persoonsgegevens worden voorts in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, de Jeugdwet, de Participatiewet en daarop gebaseerde gemeentelijke regelingen, verzameld en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

3. Persoonsgegevens worden tenslotte slechts verwerkt op basis van een of meer grondslagen als genoemd in artikel 8 Wbp, welke voor de duidelijkheid worden herhaald in artikel 12 van dit reglement. Voor de uitvoering van taken in het sociaal domein zullen in de praktijk de volgende grondslagen van belang zijn: de verwerking is noodzakelijk (i) om een wettelijke verplichting na te komen, (ii) voor de goede vervulling van een publieke taak of (iii) ter vrijwaring van een vitaal belang van betrokkene; dan wel (iv) de ondubbelzinnige toestemming van betrokkene voor de verwerking.

1. Medewerkers van de gemeente werken zoveel mogelijk in samenspraak met betrokkenen, zijn transparant in en gaan zorgvuldig en bewust om met de verwerking van hun persoonsgegevens. Het doel daarvan is dat betrokkenen weten en begrijpen welke stappen de gemeente wil ondernemen om hun vragen om ondersteuning of hulp te kunnen beantwoorden, waarom die stappen noodzakelijk zijn en welke gegevens daarvoor noodzakelijk zijn om te verwerken.

2. Betrokkenen worden mondeling en via brochures op de hoogte gesteld van het bestaan, het doel en de wijze van de gegevensverwerking in het sociaal domein.

1. Medewerkers van de gemeente zien er op toe dat zonder grondslag - als bedoeld in artikel 8 van de Wbp en herhaald in artikel 12 van dit reglement - geen gegevens worden verzameld, uitgewisseld of anderszins verwerkt.

2. Medewerkers WMO, Jeugd en Werk en Inkomen van de gemeente vragen vooraf ondubbelzinnig toestemming aan een betrokkene voor de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens in ieder geval:

• a.

  indien de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, de Jeugdwet, de Participatiewet of een andere wettelijke bepaling daartoe expliciet verplicht;

• b.

  bij overleg of ander contact met medewerkers van de gemeente van andere sectoren binnen het sociaal domein of met leden van het ACT-team, waarbij persoonsgegevens worden uitgewisseld;

• c.

  bij overleg of ander contact met niet-gemeentelijke professionals van instellingen en organisaties, waarbij persoonsgegevens worden uitgewisseld, tenzij een wettelijke bepaling verwerking van persoonsgegevens zonder ondubbelzinnige toestemming toestaat of voorschrijft;

3. Bij het vragen om toestemming wordt betrokkene geïnformeerd over de vraag om welke gegevens het gaat, met welk doel de gemeente deze gegevens wil verwerken en waarom dat noodzakelijk is.

1. Medewerkers van de gemeente handelen overeenkomstig vastgestelde werkprocessen bij de behandeling van meldingen en aanvragen voor ondersteuning, hulp of zorg, teneinde deze taken en de gegevensverwerking die daarbij hoort op een voorziene, transparante en zorgvuldige wijze uit te voeren.

2. Voor iedere sociaal domeinsector wordt in per werkproces beschreven wie, wanneer, welke persoonsgegevens, met welk doel en op welke grondslag verwerkt, waar deze gegevens worden vastgelegd en welke communicatie richting betrokkene daarover plaatsvindt.

3. Medewerkers van de gemeente verwerken sectorale gegevens in de GWS-systemen “Key2WMO, Key2Jeugd en Key2WenI. De medewerker informeert betrokkenen over deze verwerking

1. Indien een inwoner bij de gemeente een beroep op maatschappelijke hulpverlening doet, voert de behandelend medewerker van de gemeente een gesprek met de inwoner om de aard en omvang van zijn problematiek vast te stellen.

2. Indien de medewerker tijdens dit gesprek weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat sprake is van meervoudige of multiproblematiek:

• a.

  gebruikt de medewerker de ZRM in de Suite4SocialeRegie om de aard en omvang van de problematiek en de mate van zelfredzaamheid vast te stellen;

• b.

  vraagt de medewerker in de Suite4SocialeRegie het zogeheten “klantbeeld” van de inwoner op, dat wil zeggen: alle beschikbare registraties opvragen over voorzieningen of ingezette ondersteuning die deze inwoner gebruikt of geleverd krijgt van de gemeente en die betrekking hebben op de levensdomeinen genoemd in de ZRM.

3. Vooraf informeert de medewerker de inwoner over de verwerking van diens gegevens in de Suite4SocialeRegie en vraagt hem toestemming voor deze verwerking en voor het opvragen van zijn klantbeeld. De informatie betreft in ieder geval: wie de verantwoordelijke is, het doel van de verwerking, om welke gegevens het gaat en wie toegang tot deze gegevens heeft.

4. De medewerker stelt vervolgens in samenspraak met de inwoner de mate van diens zelfredzaamheid vast aan de hand van de Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM).

5. Bij (complexe) meervoudige of multiproblematiek kan de medewerker een casusoverleg voeren met de professionals van het gebiedsnetwerk of met derden. De deelnemers aan dat overleg verwerken persoonsgegevens van betrokkene(n) uitsluitend voor zover dat bij dat overleg voor hen noodzakelijk is voor een goede taakuitoefening en met inachtneming van de voor hen toepasselijke wettelijke en andere (privacy)regelingen.

6. Ingeval de inwoner of diens huishouden zelfredzaam is, stelt de medewerker een ondersteuningsplan op in samenspraak met betrokkene, en in voorkomend geval met de overige leden van diens huishouden en met zijn of haar informeel netwerk. Het ondersteuningsplan wordt opgenomen in de Suite4SocialeRegie. De medewerker kan, indien nodig, voor deze taken de leden van het ACT-team consulteren. De inwoner heeft in principe de regie over de hulpverlening, de medewerker houdt hier toezicht op.

7. Ingeval de inwoner of diens huishouden te maken heeft met meervoudige of multiproblematiek en niet- of onvoldoende zelfredzaam is, in termen van zelfstandig de regie kunnen voeren, dan voert een lid uit het ACT-team regie voor zo lang als nodig.

1. De Suite4SocialeRegie wordt om veiligheidsredenen extern geïnstalleerd bij en beveiligd door de leverancier van dit informatiesysteem.

2. Het college treft passende voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging van gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. De maatregelen betreffen onder meer, de toegang tot persoonsgegevens, de lees- en schrijfbevoegdheden van de medewerkers van de gemeente en het vereiste niveau van beveiliging.

3. Het college wijst voor het functioneel beheer van de Suite4SocialeRegie een functioneel applicatiebeheerder aan. De functioneel applicatiebeheerder draagt zorg voor een goede werking van het systeem en verwerking van gegevens binnen het systeem.

1. In een autorisatietabel wordt vastgelegd voor iedere geautoriseerde welke gegevens hij of zij bevoegd is te raadplegen, in te voeren of te wijzigen in de Suite4SocialeRegie. Voor de toegang tot het systeem wordt gebruik gemaakt van een gebruikersnaam en wachtwoord. Op termijn zal voor de toegang ‘strong authentication’ worden toegepast. Dit betekent dat diegenen die toegang krijgen een gebruikersnaam, wachtwoord en een code moeten invoeren.

2. De verantwoordelijk manager van de functioneel applicatiebeheerder bepaalt met inachtneming van het bepaalde in de Wbp en dit reglement de autorisatiebevoegdheden. De functioneel applicatiebeheerder draagt zorg voor het beheer en onderhoud van de autorisatietabel.

3. Het vastleggen, bewerken en raadplegen van de gegevens uit de Suite4SocialeRegie is slechts toegestaan voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de taak en de werkzaamheden van de geautoriseerde personen, en is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede taakuitoefening.

4. De Suite4SocialeRegie heeft een logging-voorziening, waarmee vastgelegd wordt welke personen, wanneer hebben ingelogd en welke gegevens zijn ingevoerd of gewijzigd.

1. Aan een derde worden slechts persoonsgegevens uit het regie-informatiesysteem verstrekt indien:

• a.

  de voortgang van de hulpverlening in een concreet geval in het geding is;

• b.

  de verstrekking naar verwachting redelijkerwijs kan bijdragen aan de noodzakelijk geachte hulpverlening, en

• c.

  betrokkene voor deze verstrekking uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven.

2. Een schriftelijke toestemming wordt in het regie-informatiesysteem vastgelegd. Van een mondelinge toestemming wordt een aantekening in het systeem gemaakt met daarbij de datum van de verleende toestemming en voor welke gegevens de toestemming is verleend.

3. Verdere voorwaarden voor de verstrekking zijn:

• a.

  de gegevens moeten noodzakelijk zijn voor de goede taakuitoefening van de derde;

• b.

  de gegevens zijn ter zake dienend (zo restrictief mogelijk); en

• c.

  betrokkene wordt vooraf over de verstrekking geïnformeerd (noodzaak, welke gegevens, aan wie, door wie, op welke manier).

4. Aan een derde kunnen persoonsgegevens worden verstrekt zonder toestemming van betrokkene indien:

• a.

  betrokkene in een zeer ernstige situatie verkeert;

• b.

  in verband met de ernst van de situatie en de vitale belangen van betrokkene;

• c.

  betrokkene dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie die de gemeente/ het ACT-team zelf niet kan bieden;

• d.

  ondanks inspanningen van de gemeente/ het ACT-team het niet mogelijk is om toestemming van betrokkene voor de noodzakelijke verstrekking van persoonsgegevens te vragen of te krijgen; en

• e.

  dit de enige mogelijkheid is om de ernst van de situatie te verminderen en de vitale belangen van betrokkene – die in verband met deze situatie aan de orde zijn – te dienen.

5. Over een verstrekking als bedoeld in het vorige lid, voert een lid van het ACT-team vooraf overleg met tenminste één ander lid. De beslissing over de verstrekking en de redenen die tot die beslissing hebben geleid, worden in het regiesysteem vastgelegd. Betrokkene wordt zo spoedig mogelijk over de verstrekking van zijn gegevens geïnformeerd. Het informeren van betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van betrokkene, van zijn gezinsleden of die van anderen, door dit informeren wordt bedreigd.

1. Een betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

3. Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet als bedoeld in het eerste lid, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt hij die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevatten die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.

1. Degene aan wie overeenkomstig het vorige artikel kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

3. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1. Medewerkers van de gemeente die betrokken zijn bij de hulpverlening in het sociaal domein, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

2. Medewerkers gedetacheerd bij, ingehuurd door of met een taakopdracht werkend voor de gemeente handelen conform dit reglement en conform de voor hen geldende (privacy)wetgeving, beroepscodes en richtlijnen.

1. Persoonsgegevens die betrekking hebben op een bepaalde sector van het sociaal domein (inhoudelijke informatie), worden opgeslagen in de backoffice systemen van de betreffende sector en worden niet langer bewaard dan de bewaartermijn van de betreffende sectorale wetgeving.

2. Persoonsgegevens die betrekking hebben op meerdere sectoren en waarbij sprake is van informatie over integrale dienstverlening en regie (regie-informatie), worden opgeslagen in het regie-informatiesysteem van de gemeente (Suite4SocialeRegie) en worden niet langer bewaard dan 5 jaar nadat de laatste wijziging in deze gegevens heeft plaatsgehad.

3. Medische informatie (medische diagnose en medische behandelinformatie), behalve die in het kader van de vaststelling van de ZRM, wordt niet in het regie-informatiesysteem of het GWS-systeem “Key2Jeugd” opgeslagen.

1. Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2015.

2. Dit reglement kan worden aangehaald als: Privacyreglement sociaal domein gemeente Wassenaar 2015