Regels voor budgethouderschap en financieel mandaat

1. Het Dagelijks Bestuur draagt de budgethouders van het waterschap op de in de begroting opgenomen producten met toekenning van de bijbehorende budgetten en de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten te realiseren binnen de kaders van deze regeling.

2. Uitvoering van de activiteiten en het gebruik van het toegekende mandaat vindt plaats met inachtneming van het algemeen belang, het vastgestelde integriteitsbeleid, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, alle overige vigerende wet- en regelgeving en vastgesteld beleid en handelend zoals in het maatschappelijk verkeer betamelijk wordt geacht.

3. Gebruikmaking van het toegekende mandaat waarbij sprake is van politieke gevoeligheid vindt enkel plaats na afstemming met het portefeuillehoudend DB-lid.

3

1. De budgethouder heeft de volgende bevoegdheden:

• a.

  de inzet van mensuren tot de in de vastgestelde plannen en begroting aangegeven aantallen per product, met een mandaat tot overschrijding van het budget tot 10%, mits de overschrijding direct gemeld wordt aan de naasthogere leidinggevende.

• b.

  de aanwending van de budgetten tot de in de vastgestelde plannen en begroting aangegeven bedragen per product, met een mandaat tot overschrijding van het budget tot 10% met een maximum van € 50.000, mits de overschrijding direct gemeld wordt aan de naasthogere leidinggevende

  1. het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap mits aantoonbaar voldaan wordt aan het aanbestedings- en inkoopbeleid van Aa en Maas 2. Orderbonnen worden (digitaal) geaccordeerd door de budgethouder. Medewerkers die de beschikking hebben over een bonnenboekje hebben mandaat tot € 500,- per bon.

  2. In het geval van investeringen is Artikel 5 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden 1a en 1b1,

• c.

  de realisatie van budgetten met betrekking tot opbrengsten tot de in de vastgestelde plannen en begroting aangegeven bedragen per product, met dien verstande dat de budgethouder de verantwoordelijkheid heeft aan te tonen dat de maximale subsidies en inkomsten gegenereerd worden;

• d.

  de verkoop van roerende waterschapseigendommen die niet meer bruikbaar zijn voor het uitoefenen van het takenpakket. De inkomsten uit verkoop vloeien terug in de algemene middelen van het waterschap onverlet het bepaalde in lid c. De verkoop wordt vooraf gemeld aan het cluster inkoop van de Concernstaf. Het opstellen van de nota’s of declaraties gebeurt door de Informatiestaf waarbij de functionele afdeling de daarvoor gegevens levert.

• e.

  De leden a t/m d zijn voor projecten en/of programma’s van toepassing mits er voor het project of programma budget is vrijgemaakt met een benoeming van een budgethouder én dat waar in de leden sprake is van product, dan project cq programma bedoeld wordt.

2. De bevoegdheid tot het kopen, ruilen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken, is voorbehouden aan de directie en het Dagelijks Bestuur.

4

1. In de afdelingsbudgetten staan bij de hoofdkostensoort Personeelslasten (42 reeks) de bedragen vermeld, afgestemd op de formatieve capaciteit van de afdelingen. De budgethouder is bevoegd om het mogelijke verschil tussen het bedrag van de formatieve capaciteit en de werkelijke formatie aan te wenden voor de inzet van tijdelijk personeel, binnen het beschikbare afdelingsbudget.

2. De budgethouder kan een overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende voorwaarden:

• a.

  De budgethouder is bevoegd om binnen een beheerproduct budget te compenseren of over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.

• b.

  De budgethouder is bevoegd om, met toestemming van het directielid, tussen de beheerproducten van een beleidsproduct budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.

• c.

  De budgethouder is bevoegd binnen het beheerproduct, en met toestemming van betrokken directielid cq -leden, onderling budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.

• d.

  Het directielid is bevoegd om tussen de beheersproducten van een beleidsveld budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen aan derden”.

3. Na beschikbaarstelling van het “donor”budget moet het beheer- cq beleidsproduct c.q. beleidsveld waaruit de compensatie plaatsvindt al zijn gerealiseerd, dan wel met het resterende budget gerealiseerd kunnen worden.

4. Compensatie of overheveling van budgetten kan alleen plaatsvinden binnen het totaal van dezelfde kostendrager.

5. Daar waar het in het kader van projectmatig werken en/of programmamanagement, noodzakelijk is (deel)budgetten af te zonderen van reguliere budgetten is overheveling van budgetten slechts mogelijk met toestemming van de budgethouder van de donerende budgetten.

6. Van het gebruik van bovenstaande compensatie- en overhevelingsmogelijkheden wordt direct melding gedaan ten behoeve van verwerking in de financiële administratie en wordt dit beargumenteerd verantwoord in de marap.

7. Compensatie en/of overheveling van budgetten van kostensoorten met opbrengstensoorten of van opbrengstensoorten onderling is niet toegestaan.

8. Compensatie en/of overheveling van budgetten is alleen mogelijk binnen het betreffende dienstjaar.

9. Compensatie en/of overheveling van budgetten onder andere dan bovenstaande voorwaarden is niet toegestaan en leidt tot onrechtmatig handelen.

5

1. Het directielid is budgethouder voor investeringen binnen zijn portefeuille. Het directielid is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van een investering en voor het opnemen van de benodigde gelden in de meerjarenraming.

2. Vóór het tot uitvoering brengen van iedere investering wijst de budgethouder conform het Handboek Projectmatig Werkeni een eventueel gemandateerd budgethouder aan.. Gemandateerd budgethouderschap wordt geregeld middels ondermandaativ.

3. Na beschikbaarstelling van het krediet is de (gemandateerd) budgethouder bevoegd tot het houden van aanbestedingen en het doen van gunningen voor de in het projectvoorstel opgenomen onderdelen.

4. De budgethouder is bevoegd tot het verlenen van opdrachten tot meerwerk in het kader van investeringen. Voorwaarde is dat het totaal van het meerwerk past binnen het vrijgegeven krediet onverlet het bepaalde in lid 5.

5. De bevoegdheid om te kunnen beschikken over het verschil tussen het vastgestelde krediet en het bedrag van de aanbesteding vermeerderd met 10% is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur. Hiertoe wordt dit deel van het krediet geblokkeerd.

6. De bevoegdheid tot het kopen, ruilen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken, is voorbehouden aan de directie en het Dagelijks Bestuur:

6

1. De budgethouder is verplicht:

• a.

  het product binnen het daarvoor vastgestelde budget zowel kwalitatief als kwantitatief te realiseren;

• b.

  de budgetten uitsluitend in te zetten voor het daaraan ten grondslag liggende product;

• c.

  misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget te voorkomen

• d.

  het hoofd Informatiestaf alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving te verstrekken;

• e.

  op hun verzoek, het hoofd Informatiestaf en de ConcernController in het kader van hun toetsende en controlerende bevoegdheden, informatie te verstrekken. Omgekeerd stellen het hoofd Informatiestaf en de ConcernController de budgethouder in staat tijdig te beschikken over adequate informatie. Dit alles voorzover van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording;

• f.

  de financiële verplichtingen en vorderingen die voortvloeien uit de door hem aangegane overeenkomsten, intracomptabel vast te leggen, zodat altijd de actuele stand van de budgetten duidelijk is. Hierop zijn de uitzonderingen van toepassing zoals deze zijn opgenomen in het memo “Nota vastleggen verplichtingen” ii.

• g.

  in het kader van de P&C-cyclus de voortgang, door registratie en verantwoording van de gerealiseerde prestaties en kengetallen, vast te leggen.

2. Lid 1 is voor investeringen, projecten en/of programma’s eveneens van toepassing met dien verstande dat overal waar sprake is van product, dit door de budgethouder eveneens gelezen dient te worden als investering, project cq programma.

7

1. Een projectleider of programmamanager heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien deze door (onder)mandaat zijn verkregen conform de Mandaatregeling 2008 iii.

2. Een externe heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien de externe een functie vervult waaraan conform de Mandaatregeling 2008 rechtstreeks mandaat is verstrekt. Het verlenen van ondermandaat aan externen is niet toegestaan.

8

1. Facturen worden digitaal geaccordeerd. De budgethouder is binnen het inkoop- en factuurproces verantwoordelijk voor afdoende functiescheiding tussen de besteller, ontvanger (akkoord levering) en betaalbaarsteller (akkoord betaling factuur).

2. De budgethouder accordeert facturen die meer dan 10% afwijken van de financiële verplichting.

3. Bij afwezigheid van de betaalbaarsteller accordeert de budgethouder óf een collegabudgethouder de factuur, onverlet het bepaalde in lid 1 en 2.

4. Bij een mantel- of afroepcontract wordt de 10%-norm uit lid 2 alleen toegepast op de factuur waarmee de financiële verplichting wordt overschreden en op de hiernavolgende facturen.

5. Bij facturen die betrekking hebben op meerdere budgethouders is de coördinerende budgethouder verantwoordelijk voor de adequate afhandeling van de factuur (inclusief codering en functiescheiding). Coördinerend budgethouderschap wordt verkregen via ondermandaat.

6. Bij voorschotbetalingen of betalingen in termijnen zijn de contractvoorwaarden bepalend voor akkoord levering.

10