Regeling vervallen per 25-03-2015

Organisatieregeling Waterschap De Dommel

Geldend van 28-03-2012 t/m 24-03-2015 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2012

Intitulé

Organisatieregeling Waterschap De Dommel

I Begripsomschrijvingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van een waterschap, zoals bedoeld in artikel 10 Waterschapswet;

  • b.

    Ambtelijke organisatie: de directie, bedrijfsprocessen van het waterschap en de medewerkers die daarbinnen in dienst van het waterschap werkzaam zijn, met inbegrip van de bijbehorende overleg- en besluitvormingsstructuren;

  • c.

    Bedrijfsprocessen: alle processen die binnen het bedrijfsvoeringmodel van Waterschap De Dommel zijn vastgesteld (zie bijlage 2 bij uitvoeringsbesluit ex art 2 lid 3 van deze Organisatieregeling). Hieronder vallen dus zowel de primaire als de ondersteunende processen.

  • d.

    Bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen het waterschap met inbegrip van de PIOFAH-factoren (personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting) om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren;

  • e.

    Bestuurlijke organisatie: de bestuursorganen van het waterschap en de door hen ingestelde commissies die niet behoren tot de ambtelijke organisatie, met inbegrip van de bijbehorende overleg- en besluitvormingsstructuren;

  • f.

    Bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de watergraaf van het waterschap en de overige door het bestuur ingestelde bestuursorganen;

  • g.

    Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een waterschap, zoals bedoeld in artikel 10 Waterschapswet;

  • h.

    Directeur: geeft leiding aan de ambtelijke organisatie van het waterschap en is lid van de directie;

  • i.

    Directie: desecretarisdirecteur (algemeen directeur) en de directeur Innovatie en Bedrijfsvoering;

  • j.

    HR-manager: functionaris die verantwoordelijk is voor de kennis, vaardigheden, houding en welzijn van medewerkers van zijn/haar bedrijfsproces(sen), tevens proceseigenaar van een of meerdere bedrijfsprocessen;

  • k.

    Portefeuillehouder: lid van het dagelijks bestuur aan wie bepaalde aandachtsgebieden van het dagelijks bestuur zijn toegewezen;

  • l.

    Portefeuillehouderoverleg: periodiek overleg tussen (een) portefeuillehouder(s), leden van de directie en ambtelijke adviseur(s) over de te bereiken doelen en resultaten voor de portefeuille en waarin bestuursvoorstellen worden getoetst.

  • m.

    Proceseigenaar: Functionaris, verantwoordelijk voor de realisatie van doelen die ten

    aanzien van zijn bedrijfsproces(sen) gesteld zijn, tevens HR-manager;

  • n.

    Procesmanager: functionaris die verantwoordelijk is voor het behalen van de resultaten van het (de) aan hem toebedeelde bedrijfsproces(sen);

  • o.

    Programma: de set van samenhangende projecten die er op gericht is een bepaald doel te bereiken. Binnen een programma kan - mede gelet op het aantal projecten en het specifieke karakter daarvan - ook met deelprogramma's worden gewerkt. Deze deelprogramma's dienen ieder een specifiek doel.

  • p.

    Secretarisdirecteur: ondersteunt het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de watergraaf bij de uitoefening van hun taak in zijn functie als secretaris en is hoofd van de ambtelijke organisatie in zijn functie als algemeen directeur;

II Structuur van bestuur en organisatie

Artikel 2 Organisatorische indeling

  • 1. De bestuurlijke organisatie bestaat in elke geval uit het algemeen bestuur, met daaruit gevormde commissies, het dagelijks bestuur en de watergraaf.

  • 2. De ambtelijke organisatie kent de volgende hoofdindeling:

    • Directie met onderlinge taakverdeling in aandachtsgebieden

    • Bedrijfsprocessen

    • Projecten.

  • 3. Het dagelijks bestuur regelt, onverminderd het bepaalde in artikel 17 van het Reglement voor Waterschap De Dommel 2008, in een uitvoeringsbesluit horende bij deze organisatieregeling, de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie.1

  • 4. In aanvulling op het in lid 3 genoemde uitvoeringsbesluit wordt voor de indeling van en de taakverdeling  binnen de organisatie uitgegaan van de in artikel 3 lid 1 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009 genoemde functies en de nadere uitwerking daarvan in het Bevoegdhedenregister van die regeling.

III Bestuurlijke organisatie

Artikel 3 Algemeen bestuur

  • 1. Het algemeen bestuur is het hoogste bestuursorgaan van het waterschap en heeft een kaderstellende, richtinggevende en toetsende functie voor de strategische aspecten van de taakuitoefening.

  • 2. De aan het algemeen bestuur toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk X van de Waterschapswet.

  • 3. Vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur zijn nader geregeld in het Reglement van orde algemeen bestuur 2009.

Artikel 4 Commissies

  • 1. Uit het algemeen bestuur worden vaste commissies van advies benoemd die adviseren aan het dagelijks bestuur. De instelling, samenstelling, werkwijze en aandachtsgebieden van de vaste commissies zijn geregeld in het Reglement van orde voor de vaste commissies 2009, het Reglement voor de Rekeningcommissie 2009 en het Reglement voor de auditcommissie 2009 c.q. in wijzigingen en aanvullingen van die reglementen.

  • 2. Daarnaast kunnen door het algemeen bestuur bijzondere commissies worden ingesteld. De instelling, samenstelling en werkwijze hiervan zijn geregeld in artikel 66 van het Reglement van orde algemeen bestuur 2009.

Artikel 5 Dagelijks bestuur

  • 1. Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse aangelegenheden van het waterschap en heeft een kaderstellende, richtinggevende en toetsende functie voor de tactische aspecten van de taakuitoefening.

  • 2. De aan het dagelijks bestuur toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk XI van de Waterschapswet.

  • 3. Het dagelijks bestuur verstrekt aan de secretarisdirecteur opdracht tot het uitvoeren van de in de begroting opgenomen strategische doelen en stelt hiervoor benodigde kaders en middelen beschikbaar.

  • 4. Het dagelijks bestuur voert overleg met de directie en de proceseigenaren over de realisatie van de doelen en de daarvoor ingezette middelen.

  • 5. Het dagelijks bestuur legt over de behaalde resultaten - onder meer via de Burap - verantwoording af aan het algemeen bestuur.

  • 6. Het dagelijks bestuur regelt bij besluit de indeling in portefeuilles alsmede de toewijzing van de portefeuilles en de benoeming van de eerste en tweede  loco-watergraaf.

  • 7. Vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur zijn nader geregeld in het Reglement van orde dagelijks bestuur 2009.

  • 8. Een lid van het dagelijks bestuur vertegenwoordigt het waterschap in voorkomende gevallen bij de Unie van waterschappen op basis van een daartoe verstrekt mandaat.

Artikel 6 Portefeuillehouders

  • 1. De portefeuillehouder heeft een signalerende, coördinerende en initiërende functie ten aanzien van de aan hem toebedeelde portefeuille.

  • 2. De portefeuillehouder geeft vanuit zijn portefeuille sturing aan de inhoud van bestuursvoorstellen. Dit doet hij in de voorbereidende fase in overleg met de ambtelijke organisatie en in het portefeuillehouderoverleg. In de besluitvormende fase doet hij dit in het dagelijks bestuur, de vaste commissies en het algemeen bestuur.

  • 3. De portefeuillehouder onderhoudt vanuit zijn portefeuille externe contacten.

Artikel 7 Watergraaf

  • 1. De watergraaf is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en heeft een signalerende, coördinerende en initiërende functie ten aanzien van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de externe omgeving.

  • 2. De aan de watergraaf toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk XII van de Waterschapswet.

  • 3. De watergraaf wordt bij afwezigheid vervangen door de eerste loco-watergraaf. Bij afwezigheid van laatstgenoemde vervangt de tweede loco-watergraaf.

IV Ambtelijke organisatie

Artikel 8 Secretarisdirecteur

  • 1. De secretarisdirecteur is als algemeen directeur eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

  • 2. De aan de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk VIII van de Waterschapswet. In de "Instructie voor de secretaris" stelt het algemeen bestuur nadere regels over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris.

  • 3. De secretarisdirecteur wordt in zijn functie als secretaris en als algemeen directeur bij tijdelijke afwezigheid vervangen door de directeur Innovatie en Bedrijfsvoering. Bij afwezigheid van laatstgenoemde vervangt het afdelingshoofd Concernstaf dan wel een ander door het dagelijks bestuur schriftelijk 2aangewezen functionaris.

Artikel 9 Directie

  • 1. De directie is verantwoordelijk voor de realisatie van de strategische doelen die voor de aan een ieder toebedeelde aandachtsgebieden zijn gesteld. 

  • 2. De directie bepaalt de strategische koers van de ambtelijke organisatie, maakt resultaatafspraken met het dagelijks bestuur en met afdelingshoofden/proceseigenaren en legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de voortgang hiervan (doelen en middelen).

  • 3. De directie onderhoudt contacten met de externe omgeving.

  • 4. De directie treedt op als coach voor de proceseigenaren/afdelingshoofden.

  • 5. De vervanging bij de tijdelijke afwezigheid van de secretarisdirecteur in zijn functie als algemeen directeur, is geregeld in artikel 8, derde lid van deze regeling.

  • 6. De directeur Bedrijfsvoering en Innovatie wordt bij tijdelijke afwezigheid vervangen door de secretarisdirecteur. Bij afwezigheid van laatstgenoemde vervangt het afdelingshoofd Concernstaf.

Artikel 10 De concerncontroller

  • 1. De concerncontroller is adviseur van de directie, ontwerpt het besturingsinstrumentarium en toetst op welke wijze de directie hieraan invulling geeft.

  • 2. De concerncontroller kan, indien hij dit nodig acht, in voorkomende gevallen, het dagelijks bestuur rechtstreeks adviseren ter waarborging van een goede invulling van de controlfunctie.

V Bedrijfsprocessen

Artikel 11 HR-manager/ proceseigenaar

  • 1. De HR-manager/proceseigenaar van een of meerdere bedrijfsprocessen is verantwoordelijk (opdrachtgever) voor de realisatie van doelen die ten aanzien van zijn bedrijfsproces(sen) gesteld zijn.

  • 2. De HR/manager/proceseigenaar vertaalt, samen met het directielid, de (programma)doelen naar subdoelen (projecten), neemt de verantwoordelijkheid voor het behalen hiervan en beoordeelt resultaten.

  • 3. De HR-manager/ proceseigenaar adviseert de directie op strategisch niveau en legt aan de directie verantwoording af over de realisatie van de doelen en

  • behaalde resultaten, draagt op zorg voor het ontwikkelen van de processen en medewerkers en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control.

  • 4. De proceseigenaar is HR-manager voor de medewerkers van zijn bedrijfsprocessen.

  • 5. De proceseigenaar is opdrachtgever van projecten voor de projectleiders. De proceseigenaar kan besluiten het opdrachtgeverschap m.b.t. investeringsinnovaties te mandateren aan een procesmanager of andere binnen zijn proces(sen) werkzame medewerkers. 3De gemandateerd opdrachtgever legt verantwoording af aan de proceseigenaar en rapporteert aan hem.

  • 6. De HR-manager/ proceseigenaren hebben een verantwoordelijkheid voor zowel de onderlinge afstemming van de bedrijfsvoering als een tijdige integrale voorbereiding en afstemming van procesoverstijgende besluitvorming en stemt deze af met de directie. De proceseigenaren zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het organiseren van een effectief gremium zodanig dat een kwalitatief verantwoorde integrale voorbereiding en -uitvoering van bedrijfsprocessen is gewaarborgd.

  • 7. De HR-managers/proceseigenaren vervangen elkaar bij afwezigheid. 4

Artikel 12 Procesmanager

  • 1. De procesmanager is verantwoordelijk voor het behalen van de resultaten van het (de) aan hem toebedeelde bedrijfsproces(sen) en legt hierover verantwoording af aan de proceseigenaar over de geleverde resultaten, de ingezette middelen, de efficiëntie en de effectiviteit van het proces.

  • 2. In afwijking van het vorige lid wordt de verantwoording voor het resultaat van projecten afgelegd door de desbetreffende projectleider.

  • 3. De procesmanager geeft functioneel leiding aan de medewerkers binnen het proces.

  • 4. De procesmanager is opdrachtgever van projecten voor de projectleiders voor zover vallend binnen zijn exploitatie(budget).

  • 5. Procesmanagers vervangen elkaar bij afwezigheid. 5

Artikel 13 Gemandateerd opdrachtgever 

  • 1. De rol van gemandateerd opdrachtgever kan worden uitgeoefend door:

    • a.

      een medewerker met de functie van gemandateerd opdrachtgever;

    • b.

      een medewerker die voor specifieke projecten als gemandateerd opdrachtgever is aangewezen.

  • 2. De gemandateerd opdrachtgever is namens de proceseigenaar opdrachtgever voor projecten en legt aan de proceseigenaar verantwoording af en rapporteert aan hem. 6

  • 3. De gemandateerd opdrachtgever initieert en organiseert projecten met betrekking tot zijn gebied/ programma/ proces.

  • 4. Hij voert samen met de portefeuillehouder op strategisch/tactisch niveau overleg met externe partners.

  • 5. De gemandateerd opdrachtgever is aanspreekpunt voor beheersvragen die van belang zijn voor de realisatie van zijn projecten.

  • 6. De gemandateerd opdrachtgever maakt samen met de proceseigenaar een doorvertaling van de doelen (in het gebied) naar projecten.

  • 7. De gemandateerd opdrachtgever bewaakt in hoeverre de voor zijn gebied/ programma/proces lopende projecten worden gerealiseerd en informeert de proceseigenaar hierover.

Artikel 14  De projectleider

  • 1. De rol van projectleider kan worden uitgeoefend door:

    • a.

      een medewerker met de functie projectleider;

    • b.

      een medewerker die een incidentele projectopdracht heeft gekregen;

    • c.

      een ingehuurde projectleider die een projectopdracht heeft gekregen en aanvaard.

  • 2. Van projectleiderschap is enkel sprake indien de projectopdracht is verstrekt overeenkomstig de bij het waterschap gebruikelijke  (PPM)systematiek.

  • 3. Een projectleider krijgt een projectopdracht van een proceseigenaar, een gemandateerd opdrachtgever of een procesmanager.

  • 4. Een projectleider legt primair verantwoording af aan zijn opdrachtgever. Indien de projectleider opdracht heeft van een gemandateerd opdrachtgever legt hij desgevraagd ook verantwoording af aan de proceseigenaar.

Artikel 15 Medewerker

  • 1. De medewerker werkt onder leiding van een proceseigenaar en is werkzaam binnen een of meer processen of projecten.

  • 2. De medewerker wordt in de processen functioneel aangestuurd door de procesmanager en als projectmedewerker door de projectleider.

  • 3. De medewerker verricht zijn werkzaamheden zoals opgenomen in zijn/ haar functiebeschrijving die nader is gespecificeerd in het individueel afstemmingsdocument en binnen de kaders van het proces/ project waarvoor hij/ zij werkzaam is.

Artikel 16 Bevoegdheden

De in bepaling 8 t/m 15 genoemde functionarissen zijn verplicht bij hun taakuitoefening de bepalingen van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009 inclusief wijzigingen daarvan in acht te nemen.

V Slotbepaling

Artikel 17

  • 1. Deze regeling treedt, onverminderd het bepaalde in artikel 2, derde lid en artikel 5, zesde lid, in werking met ingang van de dag na  bekendmaking op de wettelijk voorgeschreven wijze van dit besluit en werkt terug tot 1 januari 2012.

  • 2. Deze regeling wordt aangehaald als "Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2009".

Artikelsgewijze toelichting behorend bij de Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2009

Algemeen

De organisatieregeling beschrijft de organisatorische indeling van Waterschap  De Dommel  bestaande uit directie, afdelingen bedrijfsprocessen en medewerkers en de daarin voorkomende functies en taken. De bevoegdhedenregeling beschrijft per functie de daarbij behorende bevoegdheden uitgaande van de daarbij behorende taken en processen.

In deze toelichting volgt, indien nodig, een nadere uitleg per artikel.

Artikel 2 Organisatorische indeling

Het dagelijks bestuur regelt bij uitvoeringsbesluit de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie. Een uitzondering hierop zijn de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris. Deze worden op grond van artikel 17, Reglement voor het Waterschap de Dommel 2008, geregeld in een door het algemeen bestuur opgestelde instructie: "Instructie voor de secretaris".

De voor de taken van de ambtelijke organisatie benodigde bevoegdheden worden, voor zover dit niet geregeld is in deze verordening, geregeld in de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.

Artikel 3 Algemeen bestuur:

De taken van het algemeen bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Het voert te ver om in deze regeling al deze taken specifiek te benoemen.

De Waterschapswet hanteert het systeem dat alle taken m.b.t. regeling en bestuur bij het algemeen bestuur zijn weggelegd. Hiervan zijn uitgezonderd de expliciet bij/ krachtens de wet aan het dagelijks bestuur c.q. watergraaf opgedragen taken; waarbij wordt opgemerkt dat op grond van de wet de dagelijkse aangelegenheden bij het dagelijks bestuur berusten. Het algemeen bestuur heeft voorts een aantal taken gedelegeerd c.q. gemandateerd aan het dagelijks bestuur.

Bij Waterschap De Dommel gaat het bestuursmodel er van uit dat het algemeen bestuur in hoofdzaak belast is met:

  • het bepalen van de doelen;

  • het vaststellen van de (beleids)programma's;

  • het vaststellen van het budget;de controle op besteding van het budget;

  • het vaststellen van het strategisch beleid.

Uitwerking van deze taakbelasting brengt met zich mede dat het algemeen bestuur o.a. de volgende besluiten neemt:het vaststellen van de in het Waterbeheerplan en het Beleidsplan opgenomen (strategische) doelstellingen;

  • het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde middelen in de Beleidsbegroting;

  • het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages;

  • het vaststellen van de voorjaarsnota;het vaststellen van de tarieven;

  • het vaststellen van de formatie.

In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 8 geregeld dat het algemeen bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt.

Artikel 5 Dagelijks bestuur

De taken van het dagelijks bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Hiertoe behoren in ieder geval de dagelijkse aangelegenheden. Naast de wettelijke taken houdt ons dagelijks bestuur zich specifiek ook bezig met:

  • het overleggen met de geledingen over de bestuurlijke agenda;

  • de formulering van het Beleidsplan;

  • de formulering van de Voorjaarsnota en de daaraan ten grondslag liggende omgevingsscan;

het vaststellen van de in het Directieplan opgenomen (tactische) doelstellingen en het beschikbaarstellen van de hiervoor benodigde middelen;

In het Directieplan zijn opgenomen de gemaakte afspraken tussen afdelingshoofden/proceseigenaren en directie over de te realiseren doelen en de te leveren prestaties in het planjaar;

. het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages

In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 14 geregeld dat het dagelijks bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt dat aan het algemeen bestuur wordt toegezonden.

In de Ambtelijke bevoegdhedenregeling mandateert het dagelijks bestuur bevoegdheden aan de Secretaris directeur en worden bevoegdheden onder gemandateerd aan ambtelijke functionarissen.

Door middel van de bestuursrapportage legt het dagelijks bestuur (tussentijds) het algemeen bestuur verantwoording af over de realisatie en afwijkingen van het beleid dat in de begroting is opgenomen en de uitvoering daarvan.

Artikel 6 Portefeuillehouders

De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille een signalerende, coördinerende en

initiërende functie tussen:

  • bestuur en ambtelijke organisatie;

  • bestuur en externe omgeving.

De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille de volgende taken:

  • het signaleren van ontwikkelingen en het initiëren van bestuursvoorstellen;

  • het voeren van overleg met de leden van de directie en desgewenst andere medewerkers uit de organisatie over de inhoud van bestuursvoorstellen;

  • het voorzitten van de vergaderingen van de vaste commissies;

  • het toelichten van bestuursvoorstellen aan de vaste commissies en het algemeen bestuur;

  • het in overleg met de watergraaf samen vertegenwoordigen van het waterschap in externe contacten;

  • het voeren van overleg met de leden van de directie, collega portefeuillehouders, afdelingshoofden/proceseigenaren en adviseurs over de te bereiken doelen en resultate het toetsen van bestuursvoorstellen (portefeuillehouderoverleg);

  • het samen met de gebiedsmanager projecten overleg voeren met de gemeenten op strategisch/tactisch niveau;

  •  het deelnemen aan externe overleggremia en - samenwerkingsverbanden;

  • vertegenwoordiging van het waterschap indien en voor zover daartoe mandaat/ volmacht is verleend;

  • het sturen met het oog op de in Beleidsplan, de Voorjaarsnota en Beleidsbegroting opgenomen doelen en het afleggen van verantwoording hierover aan het dagelijks bestuur.

Artikel 7 Watergraaf

De watergraaf is voorzitter en lid van het dagelijks bestuur en voorzitter (en geen lid) van het algemeen bestuur. De taken van de watergraaf zijn o.a. geregeld  in de Waterschapswet. De watergraaf voert daarnaast de volgende taken uit:

1. het voeren van overleg met de directie over strategische zaken en over ontwikkelingen in de ambtelijke organisatie die mogelijk een bestuurlijke impact hebben;

2. het vertegenwoordigen van het waterschap in externe contacten.

3. het uitvoeren van de tot zijn portefeuille behorende taken.

Artikel 8 Secretarisdirecteur

De functie van secretarisdirecteur is een gecombineerde functie. Enerzijds is hij algemeen directeur en daarmee eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. Anderzijds is hij secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur.

In zijn rol als algemeen directeur vervult de secretarisdirecteur de volgende taken:

  • Bewaker van de voortgang van de bedrijfsvoering aan de hand van de managementrapportages van afdelingshoofden/proceseigenaren en het door middel van de bestuursrapportages afleggen van verantwoording hierover aan de bestuursorganen.

  • WOR-bestuurder, zijnde degene die op grond van de Wet op de ondernemingsraden door het dagelijks bestuur is aangewezen voor het voeren van overleg met de ondernemingsraad (mits aangewezen door het dagelijks bestuur);

  • Direct leidinggevende van een aantal binnen zijn aandachtsgebied vallende afdelingshoofden;

  • Budgethouder: Samensteller van het Directieplan en beheerder van de hierin aan de secretarisdirecteur toegekende middelen;

  • Coördinator van de organisatiebrede beleidsvoorbereiding en -uitvoering;

In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 17 geregeld dat het algemeen bestuur in een instructie nadere regels stelt over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris.

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris. Het vervangen ziet zowel op de beslis- als de tekenbevoegdheid. De basis hiervoor is gelegd in artikel 55.a Waterschapswet. De vervanging van de SD is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.

Artikel 9 Directie

Binnen de directie wordt het principe van eenhoofdige leiding gehanteerd, dit wil zeggen dat de

secretarisdirecteur altijd de beslissende stem heeft. De directeur Bedrijfsvoering en Innovatie legt verantwoording af aan de secretarisdirecteur door middel van Resultaat & Ontwikkelings-gesprekken.

De directie bepaalt de strategische koers van de ambtelijke organisatie (zowel op het gebied van de

organisatieontwikkeling als op de uitvoering van de reglementaire taken), geeft de proceseigenaren de opdracht om deze koers binnen de door de directie aangegeven strategische kaders verder door te vertalen naar de ambtelijke organisatie en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar.

De directie geeft integraal sturing aan processen en programma's/projecten en houding en gedrag  in de ambtelijke organisatie op basis van de beoogde organisatiecultuur en de gewenste identiteit van de organisatie op strategisch niveau. De directie legt hierover verantwoording af aan het dagelijks bestuur in het kader van de gemaakte resultaatafspraken.

De directie voert overleg met partners op strategisch niveau en gaat allianties aan. Daarnaast is de

directie sparringpartner en adviseur van het dagelijks bestuur, portefeuillehouders en collega-directie(team)leden en facilitator en coach van de afdelingshoofden..

De directie onderhoudt contacten met de externe omgeving. In dit kader participeert de directie in overleggremia binnen de Unie van Waterschappen en de Vereniging Directeuren Waterschappen.

In artikel 8, derde lid en artikel 9, zesde lid is geregeld wie respectievelijk de secretaris-directeur in zijn functie van algemeen directeur, en de adjunct-directeur bij tijdelijke afwezigheid vervangt. Het vervangen ziet zowel op de beslis- als de tekenbevoegdheid.

De vervanging van de directeur Bedrijfsvoering en Innovatie is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.

Artikel 10 De concerncontroller

De concern controller is adviseur van de directie. Indien een goede borging van de concerncontrol dit vereist is de concerncontroller tevens bevoegd om het bestuur rechtsreeks te adviseren.

Artikel 11 Afdelingshoofd/proceseigenaar

In deze regeling is kort aangegeven wat de taken zijn van het afdelingshoofd/proceseigenaar. Hieronder worden de taken generiek aangegeven.

Het afdelingshoofd is proceseigenaar van een of meerdere processen. Hij is verantwoordelijk voor

de realisatie van doelen die ten aanzien van het aan hem toebedeelde proces gesteld zijn. Hij kan

eigenaar zijn van meerdere processen (cluster).

Het afdelingshoofd heeft PIOFAH-taken. De P-taken behoren bij het afdelingshoofd waaronder het

proces wordt uitgevoerd.

Samen met collega-afdelingshoofden worden afspraken gemaakt over de inzet van medewerkers. De afdelingshoofden hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor HRM. Zo maken zij bijvoorbeeld een organisatiebreed HRM-plan.

Het afdelingshoofd beoordeelt resultaten en legt periodiek aan de directie verantwoording af over de realisatie van de doelen en behaalde resultaten door middel van de zogenaamde managementrapportage, en draagt zorg voor het ontwikkelen van de afdeling. Hij coacht de procesmanagers en de overige medewerkers binnen de afdeling en voert Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken met hen. Hij is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control:

  • op procesniveau op doelrealisatie en ingezette middelen

  • op afdelingsniveau op bedrijfsvoeringresultaten (inclusief HRM)

  • op programmaniveau op doelen, resultaten en middelen

Binnen de organisatie kan gebruik gemaakt worden van de rol van programmamanager waaraan als zodanig geen aparte bevoegdheden zijn toegekend. De programmamanager houdt overzicht van de geadministreerde projecten t.b.v. de proceseigenaren c.q. gemandateerd opdrachtgevers. De proceseigenaar c.q. gemandateerd opdrachtgever (via proceseigenaar) leggen verantwoording af over de programmarealisatie.

Het afdelingshoofd is gesprekspartner voor de leden van het dagelijks bestuur over bestuurlijke issues. Als proceseigenaar vertaalt hij, samen met het directielid, (programma)doelen naar subdoelen (projecten) en neemt de verantwoordelijkheid voor het behalen hiervan. De proceseigenaren maken een doorvertaling van de door de directie uitgezette strategische kaders naar de bedrijfsvoering. Binnen de door de directie aangegeven strategische kaders stelt de proceseigenaar de doelen voor zijn proces vast. Hij maakt afspraken met de procesmanagers en, in het geval hij als opdrachtgever voor projecten fungeert, met de projectleiders over te behalen resultaten (vertaalt samen met de projectleider de subdoelen naar resultaten en inspanningen (= projecten) en beoordeelt resultaten op basis van afspraken die zijn vastgelegd in beslisdocumenten) en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar. De proceseigenaar hoeft niet altijd zelf als opdrachtgever voor projecten op te treden. Hij kan daarbij gebruik maken van een gemandateerd opdrachtgever(zie ook artikel 13).

Bij projecten fungeert de proceseigenaar als opdrachtnemer van de directie voor het (deel)programma.

De secretarisdirecteur en de directeur Innovatie en Bedrijfsvoering zijn direct leidinggevende van de binnen hun aandachtsgebied vallende afdelingshoofden/proceseigenaren.

De proceseigenaren vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.

Artikel 12 Procesmanager

Afhankelijk van de omvang en samenhang van de processen kan de procesmanager meerdere

processen aansturen. De procesmanager is verantwoordelijk voor de resultaten van het aan hem

toebedeelde proces. Hierop geldt een uitzondering:

De procesmanagers van de processen ‘Ontwerpen en realiseren watersysteem' en ‘Ontwerpen en realiseren afvalwaterketen' hebben een andere resultaatverantwoordelijkheid ten aanzien van hun proces dan de overige procesmanagers. De verantwoordelijkheid voor het resultaat van de projecten die binnen bovengenoemde processen worden uitgevoerd ligt bij de projectleiders. De procesmanagers zijn verantwoordelijk voor een goed verloop van het ‘projectenproces'.

De procesmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control: resultaten en ingezette middelen op procesniveau.

Hij geeft functioneel (staat in Fuwater) leiding aan de medewerkers binnen het proces en treedt op als informant voor de Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken die het afdelingshoofd met deze medewerkers voert.

De procesmanagers vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.

Artikel 13 Gemandateerd opdrachtgever

De rol van gemandateerd opdrachtgever kan hetzij structureel worden uitgevoerd op basis van een functie van gemandateerd opdrachtgever hetzij incidenteel op basis van een incidentele/ bepaalde opdracht van een proceseigenaar. De reikwijdte van de functie is afhankelijk van de functiebeschrijving dan wel de incidentele opdracht. Dit geldt voor zowel het watersysteem als voor de waterketen.

De proceseigenaar blijft eindverantwoordelijk. De inhoud van het artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 14 De projectleider

Uit dit artikel blijkt dat er sprake is van projectleider indien een projectopdracht via de PPM systematiek wordt opgedragen en uitgevoerd. Het projectleiderschap komt in verschillende situaties voor:

  • het komt voor bij medewerkers die een functie hebben met het voeren van projecten als hoofdactiviteit; in die situatie wordt met projectleider gedoeld op een functie;

  • het komt voor dat een medewerker incidenteel projectleider is voor een project dat via de PPM systematiek wordt opgedragen; in dat geval wordt met projectleider gedoeld op een rol;

  • het komt voor dat ingehuurde externe medewerkers projectleider zijn van een of meer projecten; in die situatie wordt met projectleider gedoeld op een - ingehuurde - functie.

Uitvoeringsbesluit

Uitvoeringsbesluit als bedoeld in artikel 2 lid 3 van de Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2009.

  • Het dagelijks bestuur van Waterschap De Dommel;

  • gelet op het voorstel d.d.6 maart 2012;

  • mede gelet op artikel 2 lid 3 van de Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2009 waarin wordt voorgeschreven dat het dagelijks bestuur de procesindeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie regelt;

  • heeft het volgende besloten:

  • 1. vast te stellen de procesindeling van de ambtelijke organisatie zoals is aangegeven

    op de bij dit besluit behorende bijlage 1;

  • 2. vast te stellen de taakverdeling van de ambtelijke organisatie zoals is aangegeven

    op de bij dit besluit behorende bijlage 2.

  • 3. Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking van dit besluit en werkt terug

    tot 1 januari 2012

Bijlage 1 behorende bij het Uitvoeringsbesluit Organisatieregeling waterschap De Dommel 2009 d.d. 6 maart 2012 (procesindeling)

Bijlage 2 behorende bij het Uitvoeringsbesluit Organisatieregeling waterschap De Dommel 2009 d.d. 6 maart 2012 (taakverdeling)


Noot
1

[Toelichting: Artikel 24, eerste lid, onder a van de "Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap De Dommel" regelt dat het dagelijks bestuur in een besluit vastlegt een eenduidige indeling van de ambtelijke organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden.

In het Uitvoeringsbesluit, horende bij deze organisatieregeling, wordt de indeling van de ambtelijke organisatie in afdelingen en processen beschreven en de taken die ieder proces heeft.]

Noot
2

[Toelichting: Op grond van artikel 55a, eerste lid van de Waterschapswet wordt de tijdelijke vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris geregeld door het dagelijks bestuur. Omdat bij WDD de functie van secretaris en algemeen directeur is verenigd in één persoon, is de vervanger van de functie van secretaris dezelfde is als de vervanger van de functie van algemeen directeur ]

Noot
3

[Toelichting: Hiermede wordt gedoeld op "gemandateerd opdrachtgeverschap". ]

Noot
4

[Toelichting: De vervangingsregeling wordt schriftelijk vastgelegd op basis van artikel 7 van de Ambtelijke  Bevoegdhedenregeling]

Noot
5

[Toelichting: De vervangingsregeling wordt schriftelijk vastgelegd op basis van artikel 7 van de Ambtelijke  Bevoegdhedenregeling]

Noot
6

[Toelichting: De gebiedsmanager projecten is een vorm van gemandateerd opdrachtgeverschap als bedoeld in artikel 11 lid 5 van deze regeling.]