Regeling vervallen per 11-03-2019

Verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen

Geldend van 01-01-2014 t/m 10-03-2019

Intitulé

Verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen

Het algemeen bestuur van Waterschap De Dommel

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 22-11-2013

gelet op artikel 35, eerste lid van de Archiefwet 1995

Besluit vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.

de wet:

de Archiefwet 1995;

b.

waterschapsorganen:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b,

van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

c.

de archiefbewaarplaats:

de in artikel 36 van de wet bedoelde

archiefbewaarplaats van het waterschap, zijn de

archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn

aangewezen door het bestuur van het Brabants

Historisch Informatie Centrum (BHIC);

d.

de archivaris:

de in artikel 37, lid 3 van de wet bedoelde

waterschapsarchivaris, is de archivaris die als

zodanig is benoemd door het bestuur van het

Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC);

e.

beheerder:

degene die ingevolge artikel 3 is belast met het

beheer van de archiefbescheiden van de

waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar

een archiefbewaarplaats;

f.

beheerseenheid:

een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te

wijzen organisatieonderdeel;

g.

informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur

en programmatuur, met behulp waarvan

archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd,

bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

h.

de gemeenschappelijke regeling:

het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Hoofdstuk II. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de waterschapsarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Slotbepalingen

Artikel 9

De Archiefverordening Waterschap De Dommel 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van 01-01-2014

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Waterschap De Dommel 2014

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur het Waterschap De Dommel 11-12-2013
mr. drs. P.C.G. Glas / drs. R.E. Viergever
(watergraaf) / (secretaris)

Memorie van toelichting

De waterschappen die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:

  • -

    het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

  • -

    het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet

1995);

  • -

    de benoeming van de waterschapsarchivaris (artikel 37, derde lid, Archiefwet 1995);

  • -

    het aanwijzen van de archiefbewaarplaatsen van het waterschap (artikel 36 Archiefwet 1995).

  • -

    het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 37, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De Archiefregeling; Staatscourant 6-1-2010 nr. 70, inclusief wijziging; , Stcrt. 2010, nr. 17967) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften:

het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.