Budgethoudersregeling waterschap De Dommel 2009

Geldend van 25-03-2015 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015

Intitulé

Budgethoudersregeling waterschap De Dommel 2009

Het dagelijks bestuur van het Waterschap De Dommel;

Overwegende,

- dat het dagelijks bestuur een kaderstellende, richtinggevende en toetsende rol in de dagelijkse bedrijfsvoering heeft;

- dat de ambtelijke organisatie belast is met de bedrijfsvoering waarin de beleidsvoorbereiding is begrepen;

- dat een van de uitgangspunten van de bedrijfsvoering is om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen;

- dat door wijzigingen in de organisatiestructuur en de organisatieregeling van het waterschap het wenselijk is over te gaan tot herijking van de Regeling Budgethouders 2009;

- dat met het oog op een efficiënte werking ervan het gewenst is regels omtrent de wijze waarop met dit budgethouderschap gewerkt wordt te wijzigen;

- dat het gebruik van het budget plaatsvindt met inachtneming van het algemeen belang, het vastgestelde integriteitsbeleid (en ander ter zake relevant beleid) en handelend zoals in het maatschappelijk verkeer betamelijk wordt geacht.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

  • a. algemeen bestuur : het algemeen bestuur van een waterschap, zoals bedoeld in artikel 10 Waterschapswet.

  • b. beheerproducten: de beheerproducten die zijn opgenomen in de door de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;

    • -

      Beheerproducten zijn eenverdere verbijzondering van de beleidsproducten voor de uitvoerende organisatie.

  • c. beleidsproducten : de beleidsproducten die zijn opgenomen in de door de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;

    • -

      Beleidsproducten zijn het resultaat van de belangrijkste beleids- en primaire processen van de waterschappen en kunnen worden gezien als de concrete zaken die het waterschap aan zijn omgeving levert en waarop het algemeen bestuur de organisatie aanstuurt.

  • d. budget: een gedeelte van de begroting waarvan de uitvoering wordt overgedragen. Met een budget wordt in deze regeling bedoeld: een exploitatiebudget en/of een projectbudget.

  • e. budgethouder : de functionaris die op grond van artikel 4 van deze regeling als budgethouder is aangemerkt.

  • f. dagelijks bestuur : het dagelijks bestuur van een waterschap, zoals bedoeld in artikel 10 Waterschapswet.

  • g. d irecteur bedrijfsvoering: geeft als directielid sturing aan de bedrijfsvoering van het waterschap en geeft leiding aan de procesmanagers.

  • h. exploitatiebudget : een deel van de naar producten ingedeelde begroting dat is toegekend aan de budgethouder.

  • i. investeringskrediet : de beschikbare middelen die nodig zijn om een investering(swerk) te kunnen uitvoeren.

  • j. financiële verplichtin g: plicht van het waterschap tot betaling van een geldbedrag aan derden op basis van een overeenkomst.

  • k. (Gemandateerd) opdrachtgever projecten : functionaris die verantwoordelijk is voor het initiëren en bewaken van (samenhangende) projecten, en het maken van afspraken met projectleiders over het behalen van de projectresultaten.

  • l. overeenkoms t: (schriftelijk vastgelegde) rechtsverhouding waar financiële verplichtingen of vorderingen jegens derden uit voortvloeien.

  • m. pro gramma eigenaar : functionaris die verantwoordelijk is voor en stuurt op het behalen van de doelen binnen zijn programma.

  • n. procesmanager : functionaris die verantwoordelijk is voor en stuurt op het behalen van de resultaten van het (de) aan hem toebedeelde bedrijfsproces(sen).

  • o. HR-manager : functionaris die zorg draagt voor welzijn, ontwikkelen, beoordelen en beschikbaar stellen van aan hem toebedeelde medewerkers.

  • p. productenstructuu r: de vastgestelde en als zodanig in de begroting opgenomen programma’s, beleids- en beheerproducten. Hiertoe worden mede gerekend de investeringen gedurende de begrotingsjaren waarbinnen de realisatie van de investering valt.

  • q. programma : geheel van doelen en inspanningen dat in onderlinge samenhang moet worden aangestuurd en uitgevoerd.

  • r. projectleider : functionaris die verantwoordelijk is voor en stuurt op het behalen van de resultaten van het (de) aan hem toebedeelde project(en) overeenkomstig de bij het waterschap gebruikelijke systematiek. De projectleider is houder van het projectbudget wanneer dit in de projectopdracht is geregeld.

  • s. projectbudget : een deel van het investeringskrediet nodig voor de uitvoering van een investering(swerk).

  • t. S ecretaris - directeur : ondersteunt het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de watergraaf bij de uitoefening van hun taak in zijn functie als secretaris. Is hoofd van de ambtelijke organisatie en geeft sturing aan de organisatieontwikkeling in zijn functie als algemeen directeur.

Artikel 2. Budgethouderschap dagelijks bestuur

Bij de vaststelling van de Beleidsbegroting kent het algemeen bestuur budget toe aan het dagelijks bestuur en draagt de daarbij horende bevoegdheden over aan het dagelijks bestuur.

Artikel 3. Toekenning budgethouderschap ambtelijke organisatie

  • 1.

    Het dagelijks bestuur kent het exploitatiebudget toe aan de secretaris-directeur, met in- begrip van het budget voor “onvoorzien”, en draagt de daarbij horende bevoegdheden over aan de secretaris-directeur.

  • 2.

    De secretaris-directeur draagt hierbij op aan de budgethouders van het waterschap, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft:

    • -

      de realisatie van de in de begroting voor hun opgenomen programma’s (programma-eigenaren) met de onderliggende producten (procesmanagers) de inzet van personele middelen (HR-managers) met toekenning van de bijbehorende budgetten, uitgezonderd het budget “Onvoorzien”;

    • -

      de verantwoordelijkheid daarvoor;

    • -

      de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen,

met inachtneming van de kaders zoals gesteld in deze regeling.

  • 3.

    Het dagelijks bestuur c.q. het algemeen bestuur kent desgevraagd een investeringskrediet toe aan de opdrachtgever van een investeringsproject. De opdrachtgever kan vervolgens bij zijn projectopdracht een projectbudget toekennen aan een projectleider.

  • 4.

    Gebruikmaking van het toegekende budget vindt, indien sprake is van bestuurlijke gevoeligheid, enkel plaats met gelijktijdige melding aan het dagelijks bestuur.

  • 5.

    Het boven de formatie plaatsen van medewerkers blijft voorbehouden aan de secretaris- directeur.

Artikel 4. Aanwijzing budgethouders

  • 1. Het budgethouderschap wordt op basis van de productenstructuur toegekend, met de navolgende niveaus: programma, beleidsproducten, beheerproducten.

  • 2. Voor de exploitatiebudgetten wordt de volgende indeling in budgethouderschap aangehouden:

    • a.

      programma: budgethouder: programmaeigenaar

    • b.

      beleidsproducten: budgethouder: procesmanager

    • c.

      beheerproducten: budgethouder: de HR-manager voor het ontwikkelbudget en de procesmanager voor de overige budgetten.

  • 3. Bij investeringskredieten geldt de volgende indeling in budgethouderschap voor investeringen die vallen onder:

    • a.

      programma: budgethouder: programmaeigenaar

    • b.

      investeringsproject: budgethouder: projectleider indien dit in de

      projectopdracht is geregeld middels de

      kredietaanvraagvan de opdrachtgever (zijnde

      programmaeigenaar of procesmanager dan wel een

      gemandateerd opdrachtgever).

    • c.

      vervangingsinvesteringen: budgethouder: procesmanager

  • 4. In schriftelijke opdracht van de budgethouder kan een functionaris anders dan de budgethouder beschikken over (een deel van) het budget en de daarbij horende bevoegdheden.

  • 5. In de Procuratieboom, een bijlage bij deze budgethoudersregeling, is geregeld wie budgethouders zijn.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden van de budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van een raming, de bewaking van de uitgaven/inkomsten en het afleggen van verantwoording over:

  • a.

    alle onder het budget vallende kosten- en opbrengstsoorten;

  • b.

    alle onder het budget vallende interne kosten- en opbrengstsoorten;

  • c.

    de aanwending en inzet van mens-, machine- en voertuiguren.

Artikel 6. Bevoegdheden en verplichtingen van de budgethouder

1.Bij het uitvoeren van het budgethouderschap hebben de budgethouders de volgende bevoegdheden en verplichtingen:

  • a.

    het doen van uitgaven met inachtneming van de grenzen van het budget;

  • b.

    het zorgdragen voor het realiseren van de in de begroting opgenomen inkomsten per product;

  • c.

    (restant)budgetten binnen de exploitatie worden, in beginsel, niet overgeheveld naar een volgend dienstjaar;

  • d.

    in overleg met de naast hogere verantwoordelijke kan de budgethouder een overschrijding bij de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding bij de financiële middelen van het andere budget. Budgetcompensatie vindt primair plaats binnen het beheerproduct. Uitgesloten van budgetcompensatie zijn het aanwenden van (eventuele meevallers) opbrengsten (extra bijdragen van derden of subsidie-uitkeringen) voor dekking van kosten zoals kapitaallasten, personeelslasten en de post voor onvoorzien;

  • e.

    het verstrekken aan het proces Beheren Financiën van alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie;

  • f.

    bij het factureren van interne uren aan derden wordt gebruik gemaakt van de jaarlijks door de secretaris-directeur vast te stellen uurtarieven(berekeningen).

Artikel 7. Uitoefening bevoegdheden anders dan door de budgethouder

  • 1. In de Procuratieboom is in elk geval voor ieder exploitatiebudget geregeld welke functionaris bevoegd is tot het verrichten van een uitvoeringshandeling.

  • 2. Het proces Beheren Financiën actualiseert de Procuratieboom.

  • 3. De geactualiseerde procuratieboom wordt vastgesteld en getekend door de secretaris-directeur.

Artikel 8. Registratie en informatie

  • 1. Het proces Regievoeren Planning & Control draagt zorg voor de toetsing op de tijdige signalering van budgetafwijkingen (over- en onderschrijdingen) door de budgethouders aan zijn naast hogere verantwoordelijke die de lijn van verantwoording afleggen doorzet.

  • 2. Het proces Beheren Financiën draagt zorg voor een juiste, tijdige en volledige registratie van alle aangeboden stukken ten einde een goede informatievoorziening mogelijk te kunnen maken.

Artikel 9. Rapportage budgethouder

  • 1. De budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording aan de naast hogere budgethouder. Zij doen dit overeenkomstig de “planning en controlcyclus” van het waterschap.

  • 2. De secretaris-directeur legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de aanwending van budgetten door middel van de bestuursrapportage.

Artikel 10. Eigen verantwoordelijkheid budgethouder

Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget, zal een hogere budgethouder/functionaris zich onthouden van het aangaan van verplichtingen zonder toestemming van de betrokken (lagere) budgethouder.

Artikel 11. Afwezigheid budgethouder

Bij afwezigheid van de budgethouder en diens waarnemer(s) worden de bevoegdheden uitgeoefend door de naast hogere budgethouder.

Artikel 12. Beëindiging budgethouderschap

  • 1. De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap kan in geval van een exploitatiebudget door de programmaeigenaar en door de secretaris-directeur en in geval van een projectbudget door de opdrachtgever, na overleg met de budgethouder, worden beëindigd.

  • 2. Beëindiging vindt plaats indien hier zwaarwegende redenen voor zijn.

  • 3. Bij beëindiging zal de naasthogere verantwoordelijke het budgethouderschap tijdelijk waarnemen totdat er een nieuwe budgethouder is aangewezen.

Artikel 13. Slotbepaling en citeertitel

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking op de wettelijk voorgeschreven wijze en werkt terug tot 1 januari 2015.

  • 2.

    Dit besluit kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling 2009”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van Waterschap De Dommel op 3 maart 2015.

Toelichting

Algemeen

De Budgethoudersregeling dient in samenhang te worden gelezen met de organisatie-regeling 2015, Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009 en de Procuratieboom, een bijlage bij deze Budgethoudersregeling.

In de Ambtelijke bevoegdhedenregeling worden de bevoegdheden die bij of krachtens de wet toekomen aan het dagelijks bestuur en de watergraaf, gemandateerd aan de secretaris-directeur. De regeling kent vervolgens aan de secretaris-directeur de bevoegdheid toe om van de aan hem gemandateerde bevoegdheden ondermandaat te verlenen. Een besluit tot ondermandaat wordt opgenomen in een register om daarmee inzicht te geven in wie waartoe bevoegd is.

De Ambtelijke bevoegdhedenregeling met inbegrip van het register en deze Budgethoudersregeling, vormen de grondslag voor de bevoegdheden van budgethouders.

De Budgethoudersregeling wijst op productniveau aan wie budgethouder is, bijvoorbeeld een programmaeigenaar, een procesmanager, een (gemandateerd) opdrachtgever (?) of een projectleider. De Procuratieboom geeft per product een concrete invulling.

Artikelsgewijs

Hierna volgt een toelichting per artikel.

Artikel 4. Aanwijzing budgethouders

De exploitatiebudgetten en investeringskredieten worden door het algemeen bestuur ter beschikking gesteld aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur regelt in deze budgethoudersregeling aan welke functionaris zij een budget toekent en welke bevoegdheden horen bij het beheren van een budget. Toekenning van exploitatiebudgetten vindt dus rechtstreeks plaats middels deze regeling en niet via een afzonderlijk mandaatbesluit.

Voor de exploitatie geldt:

Voor het programma, een optelling van diverse beleidsproducten, is de programmaeigenaar via deze regeling budgethouder.

Voor het beleidsproduct, een optelling van diverse beheerproducten, is via deze regeling de procesmanager van de beheerproducten budgethouder. Het budget voor de beleidsproducten gaat dus via de programma’s c.q. de programmaeigenaren naar de procesmanagers. De procesmanagers leggen derhalve over de budgetten verantwoording af aan de programma-eigenaar waarin het resultaat van het beleidsproduct qua doelbereik een bijdrage levert.

In de praktijk kan het voorkomen dat, afhankelijk van de organisatiestructuur, er voor beheer- en beleidsproducten een gedeelde verantwoordelijkheid is. De programmaeigenaar kan indien nodig hiervoor één budgethouder voor het beheer- en beleidsproduct aanwijzen.

Voor investeringen geldt:

Voor investeringen die vallen onder het programma is via deze regeling de programmaeigenaar budgethouder.

Voor het investeringsproject, dit is het enige boekingsniveau, wordt door de opdrachtgever zijn de programmaeigenaar, procesmanager of de gemandateerde opdrachtgever de houder van het projectbudget aangewezen.

Bij de aanwijzing van budgethouders voor investeringsprojecten dient onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen die bijdragen aan de doelen van de programma’s en die gedekt kunnen worden door de kredieten zoals voor de programma’s beschikbaar zijn gesteld en investeringen die niet vallen binnen of gedekt kunnen worden uit de programma’s.

  • 1.

    Voor het programma geldt dat het algemeen bestuur gelijktijdig met het vaststellen van de begroting de kredieten van het programma (doelen en financiële ruimte) vaststelt. Budgethouders kunnen pas over de investeringen beschikken nadat door het dagelijks bestuur de kredieten beschikbaar zijn gesteld.

  • 2.

    Voor de vervangingsinvesteringen geldt dat het dagelijks bestuur in de budgethoudersregeling heeft geregeld dat de benodigde budgetten via de programma’s ter beschikking worden gesteld aan de verantwoordelijke procesmanager.

  • 3.

    Voor de overige investeringen (niet vallende onder het programma) zal een afzonderlijke kredietaanvraag moeten worden ingediend (via het portefeuillehoudersoverleg en dagelijks bestuur) bij het algemeen bestuur. Na beschikbaar stellen van het krediet stelt de programmaeigenaar, procesmanager of de gemandateerde opdrachtgever het projectbudget beschikbaar aan de projectleider. Onderdeel van de kredietaanvraag zal de dekking van het krediet zijn.

Van belang is dat de besluitvorming omtrent de toegewezen kredieten ter registratie langs het proces beheren Financiën gaat .

Artikel 6. verantwoordelijkheden

De budgethouder is bij het “ramen” (begroten) verantwoordelijk voor de opgaaf van kosten en opbrengsten, de opgaaf van de inzet van uren en een opgaaf van investeringsprojecten.

De budgethouder is bij het “bewaken” en “afleggen van verantwoording” van het budget verantwoordelijk voor de uitgaven / inkomsten, waarbij een relatie met de resultaten en de voortgang van de realisatie van de resultaten wordt gelegd. .