Nota inkoop en aanbestedingsbeleid

Hoofdstuk 1 Inleiding

Professioneel inkopen en aanbesteden  is een manier van werken. Werken met een zichtbare meerwaarde. Professioneel inkopen en aanbesteden vraagt om kaders waarbinnen medewerkers opereren.

Bij de uitvoering van het inkopen en aanbesteden spelen juridische, ethische en economische beleidsuitgangspunten een belangrijke rol. Het gaat daarbij om het naleven van wet- en regelgeving, het integer werken en het zoveel mogelijk in concurrentie aanbesteden. Economisch gezien moet bij gunning natuurlijk worden gestreefd naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding en dienen bij aanbestedingen heldere selectie- en gunningcriteria te worden geformuleerd. Bij werken die een hoge mate van standaardisatie kennen of technisch goed gespecificeerd kunnen worden wordt gegund tegen de laagste prijs. In andere gevallen wordt de economisch meest voordelige aanbieding gegund.

Hoofdstuk 2 Doelstelling professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid

De voornaamste bestuurlijke redenen voor het vaststellen van een inkoop- en aanbestedingsbeleid hebben te maken met de (handhaving van) relevante wet- en regelgeving en het streven naar integriteit en efficiëntie.

Als inkopende partij dragen overheidsorganisaties een bijzondere verantwoordelijkheid; zij hebben namelijk de rol van wetgever en van handhaver. Om deze rollen geloofwaardig te kunnen vervullen, moeten alle overheidsorganisaties de bestaande wet- en regelgeving zorgvuldig naleven.

Naast de verscherpte aandacht die er op Europees  niveau is voor het naleven van de Europese richtlijnen voor aanbestedingen is er ook op nationaal niveau steeds meer aandacht voor de professionalisering van het inkopen en aanbesteden. En het blijkt dat nog steeds aandacht voor integer en efficiënt inkopen en aanbesteden nodig is.

Ook moet een overheid verantwoording kunnen afleggen over de besteding van publieke gelden. Meer nog dan voor private organisaties geldt dat de doelmatigheid van overheidsinkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn.

Een efficiënt ingericht en uitgevoerd inkoop- en aanbestedingsbeleid leidt niet alleen tot mogelijke besparingen, maar geeft tevens mogelijke zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en bestekken en daarmee meer kwaliteit voor de beste prijs.

Voor alle medewerkers in de organisatie is dit beleid de leidraad bij het inkopen en aanbesteden. Het zorgt dat iedereen op de hoogte is van de uitgangspunten die de organisatie hanteert.

Doelstelling van een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid is om te komen tot een eenduidig transparante werkwijze voor het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten van Waterschap Rivierenland.

Als algemene randvoorwaarde bij de uitvoering van de inkoopfunctie geldt, dat Europese en nationale regelgeving en dit waterschapsbeleid op het specifieke terrein van aanbestedingen, steeds in acht moeten worden genomen. 

Gelet op onze verantwoordelijkheid kunnen de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geformuleerd.

Bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen.

Waarborgen van de integriteit, zowel intern als extern. Als feiten en omstandigheden hiertoe aanleiding geven zal aan Bureau Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) een advies worden gevraagd over de integriteit van beoogde contractspartij (bijlage 2).

Bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van financiële middelen wordt bereikt.

Verantwoording van gevolgde aanbestedingsprocedures.

Alle opdrachten voor leveringen, diensten en werken dienen vooraf als verplichting te worden vastgelegd.

Voor de goede orde: de toepassing van deze nota is niet vrijblijvend. Het waterschap heeft de verplichting zich aan het vastgestelde beleid te houden. Het uiteindelijke doel is immers als waterschap een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan. Deze nota zal dan ook na vaststelling door het algemeen bestuur als onderdeel van het waterschapsbeleid voor alle afdelingen en medewerkers bindend zijn.

Hoofdstuk 3 Organisatorische keuze voor inkopen en aanbesteden

3.1 Beleidsuitgangspunten

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de belangrijkste keuzes vast, die gelden voor de gehele organisatie. Dat betekent dat elke inkoop en aanbesteding uitgevoerd moet worden conform de kaders van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij het opstellen en het (gaan) hanteren daarvan is en wordt het waterschap gezien als een organisatie die:

• •

  Objectief, transparant, betrouwbaar en non discriminatoir is voor leveranciers en voor alle geïnteresseerden in het doen en laten van het waterschap;

• •

  De kwaliteit van inkoop- en aanbestedingsprocessen gewaarborgd heeft;

• •

  Met één gezicht naar buiten treedt, waar medewerkers dezelfde waarden en normen naar buiten uitdragen;

• •

  De risico’s voor medewerkers en voor de organisatie zoveel mogelijk afgedekt heeft;

• •

  De doelmatigheid hoog in het vaandel heeft staan;

• •

  Inkoopkennis (regelgeving, jurisprudentie, nieuwe contractvormen, ervaringen met leveranciers) beschikbaar heeft voor allen die betrokken zijn bij de inkoopactiviteiten;

• •

  Met inkoopactiviteiten het waterschapsbeleid op andere terreinen ondersteunt;

• •

  Decentraal werkt als het kan, centraal daar waar mogelijk;

• •

  Budgethouders verantwoordelijk laat zijn voor het realiseren van producten of diensten en voor het inzetten van middelen, die daarvoor nodig zijn, rekening houdend met de randvoorwaarden.

Waterschap Rivierenland heeft een deelnameverklaring “programma duurzaam inkopen”getekend. Deelname aan het programma Duurzaam inkopen laat de keuzevrijheid en verantwoordelijkheid van het waterschap voor de eigen inkopen en aanbesteding onveranderd.

3.2 Organisatievorm

De inkoopfunctie is het geheel aan activiteiten dat gericht is op het verwerven van goederen, diensten en werken en vormt een geïntegreerd onderdeel van het bedrijfsproces binnen de organisatie.

De organisatorische inpassing van die inkoopfunctie kent, in z'n algemeenheid, de basisvormen 'centraal' en 'decentraal', die elk z'n voor- en nadelen hebben. Het waterschap kiest voor de derde (tussen)vorm: ''de centraal gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie'. Hierbij ligt de nadruk niet op centralisatie, maar op één of andere vorm van gecoördineerd inkopen. Bij afdelingsoverschrijdende inkopen draagt de inkoopadviseur zorg voor het behalen van synergievoordelen, door het inkoopvolume te (laten) bundelen. De inhoudelijke kennis van de in te kopen producten wordt ingebracht door de medewerkers van de betrokken afdelingen.

In bijzondere situaties, zoals bij Europese aanbestedingen, richt de coördinerende taak zich op het bundelen en inbrengen van specialistische kennis. Bij overige werken en niet-afdelings-overschrijdende inkopen heeft de inkoopadviseur een adviserende rol. De uitvoering hiervan zal in de uitvoeringsregels worden beschreven.

De uitwerking van bovenstaande hoofdlijn komt op het volgende neer:

• •

  Standaardartikelen en -leveringen: Standaardartikelen en -leveringen, zoals b.v. kantoorartikelen, brandstof, bedrijfskleding e.d. worden centraal ingekocht via de inkoopadviseur.

• •

  Afdeling c.q. onderafdeling overschrijdend.

• •

  leveringen die geen standaardartikel zijn, maar toch regelmatig door meerdere afdelingen ingekocht worden. Te denken valt aan b.v. materieel. brandmeldingapparatuur inbraak- en bliksembeveiliging.

• •

  diensten die door meerdere afdelingen afgenomen worden en min of meer aan elkaar gelijk zijn, b.v. schoonmaakdiensten, controles van brandmeldingapparatuur inbraak- en bliksembeveiliging.

• •

  De inkoop daarvan wordt gemeld aan en gecoördineerd door de inkoopadviseur.

• •

  Europese aanbesteding van leveringen, diensten en werken: Europese aanbestedingen worden gemeld aan de inkoopadviseur, die het aanbestedingsproces ten aanzien van de regelgeving bewaakt en zorg draagt voor de bundeling en inbreng van de aanwezige kennis binnen de organisatie.

• •

  Overigen

  Overige artikelen en leveringen worden ingekocht door of namens de budgethouder.

  De overige diensten, onder het Europees drempelbedrag hebben een beperkte omvang. De 'inkoop' daarvan wordt uitgevoerd door of namens de budgethouder. Overige werken worden aanbesteed door of namens de budgethouder.

Bij alle activiteiten wordt ondersteuning en advies verleend door de inkoopadviseur.

3.3 Rol van de inkoopadviseur

De inkoopadviseur, coördineert het inkoopproces en is verantwoordelijk voor het commerciële traject bij afdelingsoverschrijdende zaken. Adviseert bij Europese aanbesteding (het ondersteunen en adviseren van gebruikers met betrekking tot het inkopen van goederen en diensten, leveranciersselectie en inkoopprocedures) en begeleidt het proces van de Europese aanbestedingen.; Bij overige werken en niet-afdelings-overschrijdende inkopen heeft de inkoopadviseur een adviserende rol. De uitvoering hiervan zal in de uitvoeringsregels worden beschreven.

3.4 Rol van de materiedeskundige

De materiedeskundige, stelt o.l.v. de inkoopadviseur artikelgroepen samen. Aan de hand van de artikelgroepen wordt zichtbaar welke producten bij welke leveranciers worden ingekocht. Het voordeel daarvan is dat de kwaliteit en de kosten van de in te kopen producten lager kunnen worden op basis van specifieke prijsafspraken. 

Hoofdstuk 4 Voorschriften Waterschap Rivierenland

4.1 Algemeen

In beginsel is Waterschap Rivierenland vrij om haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te bepalen. Ze zijn -met uitzondering van de Europese richtlijnen en de beginselen van behoorlijk bestuur- niet middels wetgeving gebonden. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een waterschap moet echter wel aan andere eisen voldoen dan het beleid van een particuliere organisatie, omdat het waterschap verantwoording moet afleggen aan belanghebbenden. Nadat telkens allereerst de vraag is gesteld of een Europese procedure verplicht is en deze vraag met nee is beantwoord dan wordt het navolgende van belang.

4.2 Standaardisatie

Voor leveringen van producten die bij Waterschap Rivierenland gestandaardiseerd zijn heeft het uit beheers- en exploitatie overwegingen de voorkeur om conform deze standaard te bestellen.

Afwijking van de standaardisatie in overleg met de materiedeskundigen.

4.3 Raamcontract

Een raamcontract regelt relaties (prijsniveau, kwaliteit) met leveranciers en aannemers op lange termijnbasis en legt de algemene voorwaarden vast voor de (deel)opdrachten. (De bevoegdheid om een raamcontract te mogen afsluiten is afhankelijk van het bedrag en  wordt opgenomen in de regeling financieel beheer die vanaf 2005 van kracht wordt)

Wanneer er sprake is van een raamcontract, zonder een bepaalde tijdsduur en niet duidelijk is of de Europese richtlijnen van toepassing zijn dan dient te worden nagegaan welk bedrag, over een periode van vier aaneensluitende jaren, met dit contract gemoeid is. Overschrijdt dit bedrag de drempel dan dient aanbesteding in overeenstemming met de Europese richtlijnen plaats te vinden.

4.4 Aanbestedingsprocedures

Definities

Uitgegaan dient te worden van de definities zoals die in het Uniform Aanbestedingsreglement (U.A.R.2001) genoemd worden. In het kort komt dit neer op:

• a.

  Openbare aanbesteding. Een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij iedereen kan inschrijven.

• b.

  Aanbesteding met voorafgaande selectie. Een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt, waarbij iedereen zich als gegadigde kan aanmelden. Daarna worden één of meerdere gegadigden tot inschrijving uitgenodigd.

• c.

  Onderhandse aanbesteding (meervoudige uitnodiging) Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal gegadigden tot inschrijving wordt uitgenodigd.

• d.

  Onderhandse aanbesteding na selectie (meervoudige uitnodiging na selectie) Een aanbesteding waarbij een beperkt aantal gegadigden in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of meerdere van hen tot inschrijving worden uitgenodigd.

Daarnaast kan gekozen worden voor de (e.) enkelvoudige uitnodiging (niet in U.A.R. 2001 opgenomen).

De aanbesteder onderhandelt met de door hem uitgekozen gegadigde (1 gegadigde).

4.5 Voorwaarden

De standaard leveringsvoorwaarden van Waterschap Rivierenland zijn van toepassing tenzij uitdrukkelijk anders iszijn  bepaald.De leveringsvoorwaarden worden door het college van dijkgraaf en heemraden vastgesteld. Deze voorwaarden gelden dan bij het aangaan van een contract. Zij moeten vooraf bij de leverancier kenbaar worden gemaakt.

Uitgangspunt is dat voor het leveren van producten of diensten de algemene voorwaarden van WSRL gelden, tenzij hier door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk van wordt afgeweken. Willen de algemene voorwaarden van WSRL gelden, dan moeten deze van toepassing worden verklaard. In de offerteaanvraag moet dit dus al vermeld worden en bij de opdrachtverlening moet het van toepassing zijn van de algemene voorwaarden van WSRL worden herhaald.

Het voordeel van het toepassen van algemene voorwaarden is dat risico's zoveel mogelijk worden beperkt, dat er tijd wordt bespaard omdat geen gedetailleerd contract opgesteld hoeft te worden en dat offertes van verschillende leveranciers beter vergeleken kunnen worden doordat ze gebaseerd zijn op dezelfde voorwaarden.

4.6 Drempelbedragen en uitgangspunten

Eenduidig kan niet worden aangegeven bij welke leveringen, diensten of werken en onder welke omstandigheden een bepaalde aanbestedingsprocedure het meest geschikt is. Belangrijk criterium is dat de inspanning en kosten die men steekt in de voorbereiding (bestek, offerteaanvraag, advertenties), en de capaciteit die men daarvoor nodig heeft, in verhouding moet staan tot de omvang van de levering, dienst of het werk.

Naarmate het volume en het risico toenemen, neemt ook de inspanning in de contractverwerving (het aanbesteden) toe.

In het kader van integraal management is het zaak de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie te leggen.

Met inachtneming van de voorschriften en voornoemde aspecten is hierna het te volgen aanbestedingsbeleid in een schema gezet:

Wijze van aanbesteding van Werken

In onderstaand schema zijn de bedragen inclusief BTW.

Wijze van inkopen en aanbesteding van Leveringen en Diensten

4.7 Tegemoetkoming inschrijvingskosten  (ontwerpkosten) 

In het UAR 2001 is in hoofdstuk VI, artikel 41 ev. standaard een regeling opgenomen voor (door inschrijvers aan wie de opdracht niet gegund wordt) ten behoeve van de inschrijving gemaakte kosten.

Het waterschap hanteert het beleid dat bij werken bij voorkeur geen tegemoetkoming inschrijvingskosten wordt toegekend (conform art. 41 UAR 2001). Bij complexe inkopen of aanbestedingen dient de afweging te worden gemaakt wel of niet de rekenvergoeding te verstrekken en dit dient dan ook vooraf kenbaar te worden gemaakt. Als besloten wordt om een rekenvergoeding te verstrekken dan alleen aan inschrijvers met de vijf laagste inschrijvingssommen.

Toepassingsbereik:

Volgens artikel 41 van het UAR 2001 wordt in dit artikel tot uitdrukking gebracht dat een tegemoetkoming in de gemaakte inschrijvingskosten wordt verstrekt behalve wanneer in de bekendmaking anders is bepaald.

In geval artikel 42 (tegemoetkoming van inschrijvingskosten) en artikel 43 (omvang van de vergoeding) van toepassing zijn, is bepaald dat in een aantal situaties geen vergoeding wordt gegeven. Vergoedingen van de inschrijvingskosten vindt overigens niet onbeperkt plaats. Vergoeding vindt slechts plaats aan de inschrijvers met de vijf laagste inschrijvingssommen. Daarbij gaat het om zowel de inschrijvingen overeenkomstig het bestek als om inschrijvingen inhoudende een alternatieve aanbieding. Degene aan wie het werk wordt opgedragen, doorgaans de laagste inschrijver, komt niet voor een afzonderlijke vergoeding in aanmerking. De vergoeding wordt geacht begrepen te zijn in de aanneemsom.

Voorts komt bij het doen van meer dan één inschrijving de desbetreffende inschrijver slechts voor één vergoeding op basis van de laagste inschrijvingssom in aanmerking. Betaling van vergoeding vindt plaats binnen acht weken na de opdrachtverlening.

[1]De gunningcriteria worden opgesteld door de projectleider c.q. het afdelingshoofd en zijn onderdeel van het bestek.

[2]Besteksbegroting  (moet passen binnen de raming voor dat onderdeel van het project zoals deze binnen het krediet is opgenomen).

Hoofdstuk 5 Europese Richtlijnen

5.1 Algemeen

Op het terrein van de overheidsopdrachten is in Nederland een aantal richtlijnen van de Europese Unie (EU) van kracht, met het doel de Europese markt voor overheidsopdrachten te liberaliseren. Dat houdt in dat de markt voor overheidsopdrachten zo doorzichtig mogelijk moet zijn om alle leveranciers, aannemers en dienstverleners in de EU gelijke kansen te geven een overheidsop­dracht te verwerven. In deze richtlijnen zijn specifieke aanbestedingsprocedures voorgeschreven om bevoordeling van nationale leveranciers, aannemers en dienstverleners tegen te gaan.

De richtlijnen zijn in ieder geval niet van toepassing op:

• •

  opdrachten beneden drempelbedragen, 

• •

  opdrachten door overheidsdiensten of nutsbedrijven die werkzaam zijn in de sectoren, water, energie, vervoer en telecommunicatie;

• •

  opdrachten in het kader van internationale overeenkomsten die door de staat geheim zijn verklaard; 

• •

  koop en huur van bestaande gebouwen; 

• •

  aankoop van grond.

5.2 Vooraankondiging

De vooraankondiging dient als informatie voor belangstellende ondernemers. Het is een mededeling dat een aanbestedende dienst het komende jaar bepaalde opdrachten heeft te vergeven. Om te bepalen of een vooraankondiging moet worden opgesteld, is de aanbestedende dienst in principe verplicht om zo spoedig mogelijk na het begin van het begrotingsjaar alle voorgenomen opdrachten die het drempelbedrag van € 200.000 zullen overschrijden, per categorie bij elkaar op te tellen. Indien hiermee de € 750.000 wordt overschreden (voor Leveringen en Diensten), moeten de aanbestedende diensten een vooraankondiging plaatsen in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (de zgn. enuntiatieve aankondiging). Gaat het om het uitvoeren van een werk, dan bedraagt het bedrag 5.000.000 SDR (€ 5.358.152).

Het geven van voorinformatie, d.w.z. voordat de opdracht is bekendgemaakt, is niet toegestaan. Het is in strijd met de richtlijn, aangezien dit kan leiden tot bevoordeling van één van de mogelijke aanbieders.

5.3 Drempelbedragen

Een opdracht voor het uitvoeren van een werk moet Europees worden aanbesteed als de waarde ligt boven de € 5.923.624,=. Voor leveringen en diensten is het drempelbedrag

€ 236.945,=. Dit zijn de drempelbedragen die sinds januari 2004 gelden. De drempelbedragen zijn exclusief BTW. De drempelbedragen worden door de EU iedere twee jaar vastgesteld.

Deze bedragen worden automatisch aangepast aan de wettelijke bedragen en vormen een onderdeel van dit aanbestedingsbeleid.

5.4 Raamcontract

Wanneer er sprake is van een raamcontract, zonder een bepaalde tijdsduur, en niet duidelijk is of de Europese richtlijnen van toepassing zijn dan dient nagegaan te worden welk bedrag, over een periode van vier aaneensluitende jaren, met dit contract gemoeid is. Overschrijdt dit bedrag de drempel dan dient aanbesteding in overeenstemming met de Europese richtlijnen plaats te vinden.

5.5 Procedures

Een opdracht voor een werk, levering of dienst die onder de werking van de richtlijn valt, moet worden aanbesteed via een van de vier procedures die de richtlijn aangeeft:

• a.

  de openbare procedure      

• b.

  de niet-openbare procedure

• c.

  de procedure van gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking; 

• d.

  de procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking.

De twee laatstgenoemde procedures kunnen slechts in de door de richtlijn genoemde situaties worden toegepast. De openbare procedure en de niet-openbare procedure vormen dan ook de hoofdregel. De keuze tussen deze twee procedures is vrij. Deze procedures beginnen met een publicatie in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap (de oproep tot mededinging).

a. De openbare procedure

Bij deze procedure kunnen alle belangstellenden direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie. De aanbestedende dienst moet rechtstreeks uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en gunningcriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, een keuze maken aan wie hij de opdracht gunt.

b. De niet-openbare procedure

Anders dan de naam doet vermoeden is deze procedure eigenlijk ook een openbare procedure, zij het dan dat er een aanbesteding is in twee fasen. In de eerste fase kunnen belangstellenden zich, naar aanleiding van een publicatie, als gegadigde aanmelden. Vervolgens selecteert de aanbestedende dienst, op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria. De aanbestedende dienst nodigt vervolgens een aantal gegadigden uit een offerte in te dienen. Uit deze offertes maakt de aanbestedende dienst, ook weer op grond van vooraf gepubliceerde objectieve gunningcriteria, een keuze aan wie hij de opdracht gunt.

c. De onderhandelingsprocedure na voorafgaande bekendmaking

Na een publicatie selecteert de aanbestedende dienst op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria één of meer gegadigden en stelt in overleg en langs de weg van onderhandelingen de contractuele voorwaarden vast.

d. De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

In deze procedure onderhandelt de aanbestedende dienst rechtstreeks met de door hem uitgekozen gegadigde(n) over de inhoud van het contract zonder de opdracht te publiceren.

Om de concurrentie te bevorderen en de controle achteraf mogelijk te maken, kent de richtlijn drie momenten van publicatie in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap:

• •

  de vooraankondiging;                 

• •

  de oproep tot mededinging;                 

• •

  de gunning van de opdracht.

De verschillende publicaties kunnen opgesteld worden aan de hand van in de richtlijn opgenomen modellen.

5.6 Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen, die gelden voor het selecteren van bedrijven. Het gaat hier om objectieve criteria die opgesteld moeten worden door de aanbestedende dienst en die vooraf bekend gemaakt moeten worden.

5.7 Gunningcriteria

De gunningcriteria gelden voor het selecteren van de aanbieding. De richtlijnen kennen gunningcriteria op grond waarvan een opdracht moet worden gegund:

• •

  de laagste prijs;

• •

  de economisch meest voordelige aanbieding.

Hierbij kunnen aspecten als onder meer after sales-service, levertijd, exploitatiekosten en kwaliteit een rol spelen. De gunningcriteria moeten vooraf worden bekendgemaakt.

5.8 Selectie en Gunningcriteria

Voor elke vorm zijn in het UAR 2001 voor werken voorschriften opgenomen.

5.9 Aanbestedingsdossier

Het aanbestedingsdossier speelt bij aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern) maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen er bij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Daarom dient bij elke aanbestedingsprocedure een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd.

De dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris die is belast met de uitvoering van de aanbesteding. De aanbestedingsdossiers dienen inzichtelijk en volledig te zijn.

Het aanbestedingsdossier zal na afloop van het aanbestedingsproces centraal worden gearchiveerd.

Hoofdstuk 6 Evaluatie

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient na een bepaalde periode te worden geëvalueerd.

1. Elke aanbesteding dient te worden geregistreerd;

2. Er dient een aanbestedingsdossier te worden bijgehouden;

3. Bij wijzigingen van de UAR dient het aanbestedingsbeleid geëvalueerd te worden;

4. Evaluatie dient om de 3 jaar plaats te vinden oftewel eerder als de regelgeving wezenlijk verandert;

5. Er wordt een evaluatieformulier opgesteld, hiervoor wordt een format ontwikkeld.

Bijlage 1 Toelichting Aanbestedingsvormen

Bijlage 2 Definities en begrippen

Bijlage 3 Overzicht leveringen, diensten en werken

Dienst 1B van de richtlijn:

Voor de diensten genoemd in bijlage 1B geldt de beperkte procedure (alleen publicatie achteraf).