Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Rivierenland

Ondertekening

Toelichting Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Rivierenland

Algemene toelichting

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Awb. De wet heeft zowel betrekking op geadresseerde verzending, bijvoorbeeld e-mail, als het op elektronische wijze openbaar maken van stukken. Het ziet zowel op de fase van de primaire bestuurlijke besluitvorming (aanvragen, vergunningen, e.d.), als op de bezwaarschriftenprocedure, de klachtenprocedure en het administratief beroep.

De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest. De wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer. Het bestuursorgaan moet kenbaar maken dat het via de elektronische weg bereikbaar is. Dit algemene kader kan door het bestuursorgaan nader worden ingevuld. Voor de bestuursorganen van het waterschap geeft de Regeling hieraan invulling. Elk bestuursorgaan, dat over een bepaalde bevoegdheid beschikt, moet zelf beslissen of de elektronische weg voor de uitoefening van die bevoegdheid is geopend. Een bestuursorgaan kan dat niet voor een ander bestuursorgaan doen. Dat betekent dat de verschillende bestuursorganen van Waterschap Rivierenland ieder voor zich de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Rivierenland moet vaststellen. Er is gekozen voor een gecombineerde ondertekening van de bestuursorganen, als teken dat zij dezelfde eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg.

Tot op heden is binnen het waterschap terughoudend omgegaan met het openstellen van de elektronische weg in het bestuurlijke verkeer. Waterschap Rivierenland heeft via zijn website en andere communicatiemiddelen kenbaar gemaakt via de elektronische weg bereikbaar te zijn voor een drietal diensten:

• •

  het indienen van een bezwaarschrift;

• •

  het indienen van een klaagschrift;

• •

  het indienen van een formulier tot melding van schade, overlast en gevaar.

Dat betekent dat het waterschap voor andere vormen van dienstverlening via de elektronische weg (nog) niet bereikbaar is. Het waterschap kan in de toekomst de elektronische dienstverlening uitbreiden. Daarnaast heeft het waterschap de elektronische weg opengesteld gekoppeld aan de algemene postbus van het waterschap.

De "Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Rivierenland" biedt de basis voor een verdere uitbreiding van de elektronische dienstverlening en creëert alsnog op een voor de burger  kenbare wijze een wettelijke basis voor de reeds bestaande producten van elektronische dienstverlening.

De "Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Rivierenland" is een aanvullende regeling op bestaande hogere wettelijke regelingen, zoals het Waterbesluit en de Waterregeling. Het Waterbesluit bepaalt in de artikelen 6.20 tot en met 6.23 dat de watervergunning langs elektronische weg kan worden aangevraagd. De Waterregeling geeft in de artikelen 6.19 en 6.20 aan, welke eisen gesteld worden aan een aanvraag langs elektronische weg.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

De Regeling gaat uit van het begrip elektronische post. Bij elektronische post kan onder andere gedacht worden aan aanvragen voor een bepaalde vergunning, het indienen van bezwaarschriften, klachten en zienswijzen. Deze elektronische post vereist ondertekening met een elektronische handtekening aangezien de wet dat vanwege vormvoorschriften voorschrijft. Daarnaast bestaat er elektronische post met een minder formeel karakter, waarvoor geen elektronische handtekening wordt vereist.

Artikel 2. Reikwijdte

De Regeling is van toepassing op het elektronisch verkeer. Uit de toelichting van het begrip elektronische post onder artikel 1 blijkt dat het daarbij gaat om berichten die via internet (de website van Waterschap Rivierenland of via een website verbonden met e-overheid, waarvan het waterschap gebruik maakt) worden uitgewisseld. Te denken valt daarbij aan websites, zoals overheid.nl, mijnoverheid.nl, antwoordvoorbedrijven.nl of het omgevingsloketonline.

Hoewel de verzending van berichten per fax eveneens een vorm van elektronisch verkeer is, is de Regeling hierop niet van toepassing. De ontvangst van berichten per fax wordt op dit moment namelijk bij Waterschap Rivierenland op een zelfde manier afgehandeld als de schriftelijke post. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, zijn eveneens uitgesloten.

Artikel 3. Ontvangen van elektronische post

Volgens artikel 2:13, tweede lid van de Awb is elektronisch verkeer niet mogelijk, wanneer in een wet of verordening is bepaald dat elektronisch verkeer niet is toegestaan, of wanneer een vormvoorschrift zich tegen elektronisch verkeer verzet. Ten aanzien van bezwaarschriften heeft de Afdeling bestuursrechtspraak bepaald dat geen wettelijk voorschrift zich verzet tegen de aanvaarding van bezwaarschriften per e-mail (ABRS 17 december 2003, JB 2004, 81).

In alle gevallen is elektronisch verkeer slechts mogelijk wanneer het bestuursorgaan dit kenbaar heeft gemaakt (het kenbaarheidsvereiste) en wordt voldaan aan de nadere eisen die zijn gesteld.

Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van afdeling 2.3 van de Awb. Het bestuursorgaan geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor zijn burgers via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, stelt dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg.

In lid 1 wordt gesteld dat elektronische post (bijvoorbeeld aanvragen voor vergunningen, ontheffingen, subsidies, of het indienen van bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het bij het betreffende product of de betreffende dienst op de website van het waterschap of op een website verbonden met e-overheid geplaatste webformulier of voor een product of  dienst op een van die websites genoemd specifiek e-mailadres. Hieruit volgt dus dat als er geen webformulier op een website is geplaatst of geen specifiek e-mailadres op de website staat vermeld, het betreffende product niet elektronisch beschikbaar is bij Waterschap Rivierenland. Een voordeel van deze gestructureerde invoer is ook dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij Waterschap Rivierenland. Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij Waterschap Rivierenland, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

Hierbij is van belang dat het elektronische communicatiekanaal de papieren versie niet vervangt. Immers niet iedereen heeft toegang tot een computer. Het bestuursorgaan mag dus bepaalde zaken niet alleen langs elektronische weg verrichten.

Ook voor elektronische berichten geldt de doorzendplicht. Wanneer het bericht ten onrechte bij Waterschap Rivierenland terechtkomt, moet het worden doorgezonden naar het juiste bestuursorgaan. Op grond van artikel 4:3a van de Awb moet het bestuursorgaan de ontvangst van het elektronische bericht te bevestigen. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de ontvanger weet dat zijn bericht is gearriveerd. De ontvangstbevestiging kan per elektronische post, maar ook per gewone post verzonden worden.

Artikel 4. Identiteit zender

Het is niet nodig aan de identificatie van de zender hoge eisen te stellen als dit niet bij wet is verplicht.

Bij elektronische post is het vaak voldoende de naam en adres van de afzender te weten.

Wanneer het gaat om het aanvragen van bepaalde producten of diensten en de identiteit van de zender van belang is voor het gewenste product of de dienst, moeten tevens aanvullende gegevens worden vermeld, zoals de geboortedatum en het BSN van de afzender. De aanvullende eisen staan op de website van Waterschap Rivierenland, dan wel op de toepasselijke website verbonden aan e-overheid.

Artikel 5. Verzenden van elektronische post.

Elektronische post kan via de elektronische weg verzonden worden aan de burger. De burger moet dan wel nadrukkelijk kenbaar hebben gemaakt dat de elektronische weg openstaat. Dit blijkt niet uit de enkele aanwezigheid van een e-mailadres. De burger moet aangeven via de elektronische weg bereikbaar te willen zijn. Het is van belang de bereikbaarheid van de burger grondig te verifiëren wanneer sprake is van de verzending van een besluit, vanwege de termijnen die gaan lopen. Grondige verificatie kan bestaan uit het verzenden van een elektronisch bericht met een verzoek om een reactie of telefonische controle.

Artikel 6. Handtekening

Wanneer de wet een handtekening eist van de burger of het bestuursorgaan, dient een elektronische handtekening te worden bijgevoegd. Een elektronische handtekening moet voldoen aan de eisen gesteld in de Wet elektronische handtekeningen (Stb 2003, 200).

Onder een elektronische handtekening verstaat artikel 3.15a, vierde lid, BW: "een handtekening die bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar".

De elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, wanneer de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is. Hierbij wordt gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens worden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval. PKIoverheid en DigiD bieden een voldoende betrouwbare authentificatie. Er is dan sprake van een geavanceerde elektronische handtekening. Voor bedrijven wordt in de nabije toekomst waarschijnlijk eHerkenning ingevoerd. Een andere manier voor bedrijven om een handtekening van een voldoende betrouwbare authentificatie te voorzien is het gebruik maken van een unieke inlogcode en/of wachtwoord. Ook dan is er sprake van een geavanceerde handtekening.

Voor zowel de gewone elektronische handtekening (bijvoorbeeld een ingescande handtekening van een papieren drager) als de geavanceerde elektronische handtekening geldt dat de rechter uiteindelijk bepaalt of een elektronische handtekening rechtsgeldig is. Daarnaast onderkent de Wet elektronische handtekening de volgende twee aanvullende kwaliteitseisen:

• zij is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat dat voldoet aan strenge eisen zoals gesteld in de Telecommunicatiewet; en

• zij is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (bijv. een smartcard).

Mocht een elektronische handtekening, naast de eisen van een geavanceerde elektronische handtekening, ook aan de bovenstaande twee kwaliteitseisen voldoen, dan heeft de elektronische handtekening per definitie dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.

Waterschap Rivierenland eist van de burger voor het ondertekenen van elektronische post het gebruik van webformulieren in combinatie met DigiD. Op dit moment zijn de mogelijkheden bij het waterschap nog beperkt tot het indienen van een bezwaarschrift, het indienen van een klaagschrift en het indienen van een formulier tot melding van schade, overlast en gevaar. In de toekomst zullen deze mogelijkheden verder worden uitgebreid naar andere producten en diensten.

Op dit moment heeft het waterschap PKIoverheid nog niet geïmplementeerd. Zolang PKI Overheid nog niet werkzaam is, kan het bestuursorgaan volstaan met een gescande handtekening.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.