Regeling budgetbeheer

Hoofdstuk 1 Inleiding

1.1 Algemeen

Op grond van artikel 24 van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Rivierenland dient het college van dijkgraaf en heemraden nadere invulling te geven aan een aantal aspecten van de administratieve organisatie. Deze aspecten betreffen met name regels die voor de ambtelijke organisatie gelden. Het college van dijkgraaf en heemraden heeft voor deze aspecten de regeling Financieel beheer vastgesteld.

Een belangrijk onderdeel van de regeling Financieel beheer bestaat uit de interne regelgeving ten aanzien van budgetbeheer, zoals:

• •

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende exploitatiebudgetten, voorzieningen en investeringskredieten;

• •

  de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• •

  de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatorische eenheden;

De regels hiervoor zijn samengevoegd in de afzonderlijke regeling Budgetbeheer. Deze regeling maakt echter een onlosmakelijk onderdeel uit van de regeling Financieel beheer.

1.2 Kader

Deze regeling is gebaseerd op de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en de ambtelijke organisatie zoals bepaald in:

• •

  De Waterschapswet;

• •

  Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Rivierenland zoals vastgesteld door het AB;

• •

  Delegatiebesluit Waterschap Rivierenland 2011

• •

  Ambtelijke bevoegdhedenregeling waterschap Rivierenland 2011

1.3 Ingangsdatum

• a.

  Deze regeling Budgetbeheer treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.

• b.

  De Regeling budgetbeheer, die is vastgesteld bij besluit van 15 december 2009 vervalt per voormelde datum , met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2011.

1.4 Wat wordt er in de Regeling budgetbeheer geregeld?

De uitvoering van het beleid wordt door het college van dijkgraaf en heemraden opgedragen aan het ambtelijke apparaat. De spelregels die hierbij van toepassing zijn, worden vastgelegd ten aanzien van respectievelijk budgethouderschap (hoofdstuk 2), delegatie, mandatering en het aangaan van verplichtingen (hoofdstuk 3), budgetbeheer en -compensatie (hoofdstuk 4 voor exploitatie en hoofdstuk 5 voor investeringen), en periodieke verslaglegging (hoofdstuk 6).

Hoofdstuk 2 Budgethouderschap

2.1 Definities

Budget

Onder de term budget wordt door Waterschap Rivierenland verstaan: een deel van de begroting (beheerproduct (exploitatie) of project (investering)) waarvoor een functionaris van het waterschap verantwoordelijk is gesteld. Een budget voor het realiseren van een investering wordt ook wel een krediet genoemd.

Tot het budget behoren de volgende aspecten:

• •

  De taakopdracht: de in de begroting opgenomen te bereiken doelstellingen, producten en prestaties, dan wel de in een geautoriseerd kredietvoorstel opgenomen investeringen.

• •

  De realisatietermijn: het budget geldt voor een begrotingsjaar en vervalt dus op 31 december van dat jaar. Een krediet kan een langere looptijd hebben.

• •

  De beschikbaar gestelde middelen: dit betreft de uren van de eigen organisatie en de financiële middelen, beide zoals opgenomen in de (gewijzigde) begroting, dan wel in een geautoriseerd kredietvoorstel.

Opbouw budget

De begroting is opgebouwd uit de budgetten van beheerproducten. Deze beheerproducten maken ieder deel uit van een programma. Dit betekent dat een programmabudget een optelling is van de budgetten van de beheerproducten, die onderdeel uitmaken van dat specifieke programma.

Budgetbeheer

Onder de term budgetbeheer wordt door Waterschap Rivierenland verstaan: de bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van de begroting.

Tot het budgetbeheer behoren de volgende aspecten:

• •

  De bevoegdheid tot het besteden van de beschikbaar gestelde middelen en het aangaan van verplichtingen.

• •

  De verantwoordelijkheid voor het realiseren van de begrote doelstellingen, producten, prestaties en investeringen en het rapporteren over de voortgang hiervan.

• •

  De verantwoordelijkheid voor het vóórkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget.

Budgethouder

De medewerker die de bevoegdheid krijgt om binnen het budget namens het waterschap verplichtingen aan te gaan en verantwoordelijk is voor de uitvoering van het budgetbeheer.

2.2 Schema budgetbeheer

Het budgetrecht is voorbehouden aan het algemeen bestuur. Voor de uitvoering van de begroting en overdracht van budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden gelden de volgende op- en overdrachtsmomenten:

Algemeen Bestuur

Budgetrecht: Vaststellen van de begroting en begrotingswijziging;

Volgt:

College van Dijkgraaf en Heemraden

Opdracht tot uitvoeren van de begroting met delegatie en mandaat van bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

Volgt:

Budgethouders

Opdracht tot uitvoeren van de begroting en mandaat van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Op basis van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling Waterschap Rivierenland  zijn bevoegdheden voor het verrichten van (privaatrechtelijke) (rechts)handelingen door het college van dijkgraaf en heemraden gemandateerd aan de secretaris-directeur en overige medewerkers. Het budgetrecht van investeringsprojecten wordt rechtstreeks bij de kredietverlening verleend aan de budgethouders van investeringsprojecten. Het budgetrecht van voorzieningen wordt rechtstreeks verleend aan de betreffende productverantwoordelijke budgethouder bij de besluitvorming door het algemeen bestuur inzake de instelling van een voorziening.

2.3 Aanwijzing budgethouders

Budgethouders exploitatiebudgetten

De begroting van Waterschap Rivierenland is opgebouwd uit beheerproducten. Deze beheerproducten zijn verdeeld over de afdelingen. Hiermee krijgen de afdelingshoofden automatisch de rol van budgethouder toegewezen. Voorafgaand aan het begrotingsjaar kan het afdelingshoofd aangeven dat het budgethouderschap, voor één of meerdere onder zijn of haar verantwoordelijkheid vallende producten, overgedragen wordt aan een teamleider van zijn of haar afdeling.

Op grond hiervan kunnen de volgende budgethouders onderscheiden worden:

• •

  Leden van de Directieraad;

• •

  Afdelingshoofden;

• •

  Teamleiders.

Budgethouders voorzieningen

Bij het instellen van een voorziening wordt de budgethouder van de betreffende voorziening aangewezen. Dit is de budgethouder van het beheerproduct waar de voorziening inhoudelijk aan is gerelateerd.

Budgetbeheerders voor projecten ten laste van voorzieningen

In de regel worden de uitgaven in enig jaar rechtstreeks ten laste van de betreffende voorziening gebracht. In een aantal gevallen (baggeren, wegreconstructie) worden de uitgaven in verband met de projectmatige aanpak in eerste instantie op projecten verantwoord. Aan het eind van het kalenderjaar worden de uitgaven op deze projecten tegengeboekt en ten laste van de voorziening gebracht.

Specifiek ten behoeve van het budgetbeheer van deze voorzieningen kan de budgethouder van de betreffende voorziening budgetbeheerders per project aanwijzen. De budgethouder blijft echter zelf verantwoordelijk voor het budget. De budgetbeheerder fungeert als projectleider/budgethouder van het specifieke project. Voor hem gelden dezelfde rechten en plichten als andere budgethouders. 

Budgethouders investeringsprojecten

Degene die bij het voorstel tot kredietverlening wordt aangewezen als budgethouder voor dat krediet, wordt eveneens als budgethouder aangeduid.

Verantwoordelijkheid budgethouders

Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende exploitatiebudget/voorziening, zal het college van dijkgraaf en heemraden of een hogere budgethouder (afdelingshoofd) zich onthouden van het aangaan van verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken lagere budgethouder (afdelingshoofd respectievelijk teamleider). Hetzelfde geldt voor de verhouding tussen de budgethouder van investeringsprojecten en de opdrachtgever van de projecten.

Tijdelijke vervanging van budgethouderschap

De bevoegdheden en verantwoordelijkheden behorende bij het budgethouderschap kunnen tijdelijk overgedragen worden.

Verticale vervanging vindt plaats doordat de mandaatgever de bevoegdheid van de gemandateerde kan uitoefenen. Verticale vervanging vindt bij exploitatiebudgetten/voorziening plaats bij de vervanging van een teamleider door een afdelingshoofd en bij de vervanging van een budgethouder van een investeringsproject door het betreffende afdelingshoofd. Een afdelingshoofd kan echter niet door een teamleider vervangen worden.

In de Ambtelijke bevoegdhedenregeling Waterschap Rivierenland is de horizontale plaatsvervanging geregeld. Plaatsvervanging van afdelingshoofden is mogelijk door andere afdelingshoofden. Plaatsvervanging van teamleiders is mogelijk door teamleiders binnen dezelfde afdeling onder voorwaarde dat de vervanger tevens budgethouder is. Horizontale vervanging van budgethouders van investeringsprojecten is niet mogelijk. Indien van horizontale plaatsvervanging gebruik wordt gemaakt, dient dit aan alle relevante partijen gemeld te worden.

Het bovenstaande geldt ten aanzien van tijdelijke vervanging c.q. plaatsvervanging. Voor structurele wijzigingen wordt verwezen naar het gestelde in paragraaf 2.6.

2.4. Bevoegdheden budgethouders

Algemeen

De aan de budgethouders toe te kennen bevoegdheden hebben betrekking op de aanwending en inzet van het budget, voor zover door de budgethouder beïnvloedbaar, het aangaan van verplichtingen en de mogelijkheden tot compensatie tussen budgetten. In het algemeen geldt dat een budgethouder slechts een verplichting aan mag gaan, indien daarvoor een toereikend budget beschikbaar is. Tevens verplicht de budgethouder zich tot realisering van het product/project binnen het daarvoor vastgestelde budget.

Specifiek

Ter uitvoering van het budgethouderschap komen de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:

• a.

  De aanwending van de onder het beheerproduct/ voorziening vallende kostensoorten tot de in de vastgestelde begroting aangegeven en door de budgethouder te beïnvloeden bedragen. De budgethouders zijn eveneens bevoegd om op de opbrengstensoorten inkomsten te realiseren;

• b.

  De aanwending en inzet van mensuren tot de in de vastgestelde begroting opgenomen aantallen per product;

• c.

  Het in naam van het college van dijkgraaf en heemraden nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap en passend binnen de Ambtelijke bevoegdhedenregeling waterschap Rivierenland ;

• d.

  De budgethouder kan een overschrijding bij de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding bij de financiële middelen van een ander budget onder de voorwaarden zoals die zijn vastgelegd in de hoofdstukken over compensatie.

2.5 Verplichtingen budgethouder

Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de budgethouders de volgende verplichtingen:

• a.

  De budgethouder zorgt voor een adequate organisatie van de activiteiten van zijn organisatie-eenheid, passend binnen het beschikbaar gestelde budget;

• b.

  De budgethouder is zowel kwantitatief als kwalitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het product binnen het daarvoor vastgestelde budget;

• c.

  De budgethouder kan met andere organisatorische eenheden binnen het waterschap afspraken maken waarin wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren), tegen welke kwaliteit worden geleverd;

• d.

  De budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende product;

• e.

  De budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien ter zake een toereikend budget / kredietsaldo aanwezig is;

• f.

  De budgethouder dient een aangegane verplichting in het financiële systeem vast te leggen;

• g.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de rekenkundige juistheid van factuur of verplichting;

• h.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven, respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten;

• i.

  De budgethouder legt alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving vast in het financiële systeem;

• j.

  De budgethouder voorkomt budgetoverschrijdingen door tijdige en passende maatregelen te nemen;

• k.

  De budgethouder meldt elke (verwachte) budgetoverschrijding zo spoedig mogelijk aan zijn naast hogere budgethouder en neemt dit op in de eerstvolgende rapportage.

• l.

  De budgethouder draagt zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording.

2.6 Registratie en beheer van budgethouderschap

Budgetregistratie

De algemene registratie van budgetten is ondergebracht bij de afdeling financiën en houdt mede in het op centraal niveau bewaken van de begroting, inclusief de daaraan verbonden signaleringsfunctie (de registrerende en controlerende functie).

De afdeling financiën draagt zorg voor een goede informatievoorziening en voor ondersteuning bij de totstandkoming van de diverse documenten in het kader van de beleids- en verantwoordingscyclus.

Tekenbevoegdheden voor facturen en onkostendeclaraties

De budgethouders zijn alleen bevoegd tot het akkoordverklaren van facturen die ten laste van zijn of haar budget zullen komen. Dit wordt mede afgedwongen door de workflow in het financiële systeem.

Een uitzondering op deze regel geldt ten aanzien van facturen van bepaalde kostensoorten (de zogenaamde bulkfacturen zoals voor telefoon, energie, verzekeringen, etc). Besluitvorming voor aanwijzing van deze functionarissen vindt plaats door de directieraad.

Ook voor onkostendeclaraties van medewerkers van Waterschap Rivierenland wordt een uitzondering gemaakt. Om redenen van efficiëntie kunnen deze declaraties beoordeeld en voor akkoord verklaard worden door de teamleiders, ook als deze geen budgetverantwoordelijkheid hiertoe hebben.

Wijziging van het budgethouderschap

Het budgethouderschap van een investeringsproject kan na instemming van de opdrachtgever gewijzigd worden. Wanneer het budgethouderschap van een investeringsproject wijzigt, wordt het team financieel beleid hier schriftelijk van op de hoogte gesteld, naar aanleiding waarvan de workflow in het financiële systeem zal worden aangepast. In de, bij dit document behorende, bijlagen is een formulier opgenomen waarmee de wijziging kan worden doorgegeven. Het budgethouderschap van exploitatiebudgetten is gekoppeld aan de afdelingsverantwoordelijkheid voor bepaalde producten en dus aan de functie van afdelingshoofd. Wijziging hiervan is daarom alleen mogelijk bij het verleggen van productverantwoordelijkheid. Verticale verlegging naar de teamleider of van de teamleider naar het afdelingshoofd behoeft geen instemming. Horizontale verlegging zou een wijziging in de verdeling van de organisatieverantwoordelijkheden behelzen en behoeft instemming van het college van dijkgraaf en heemraden.

Het ten behoeve van het budgetbeheer van voorzieningen aanwijzen en wijzigen van budgetbeheerders per project vindt plaats door de betreffende productverantwoordelijke budgethouder. De aanwijzing of wijziging wordt schriftelijk vastgelegd in het wijzigingsformulier.

Beëindiging van het budgethouderschap

De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap, evenals het daarbij toegekende financieel mandaat, kunnen door de secretarisdirecteur, na overleg met de naast hogere budgethouder, worden beëindigd. Beëindiging vindt plaats indien er zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Bijvoorbeeld indien op enig moment blijkt dat er onvoldoende waarborgen bestaan dat de uitoefening van het budgethouderschap voldoende bekwaam en zorgvuldig wordt, of in de toekomst zal worden uitgevoerd.

Bij beëindiging van het budgethouderschap, zal de naast hogere budgethouder het budgethouderschap tijdelijk waarnemen, totdat de directieraad, een nieuwe budgethouder heeft aangewezen

Hoofdstuk 3 Overdracht budgettaire bevoegd- en verantwoordelijkheden

Hoofdstuk 4 Budgetregels m.b.t. exploitatie

4.1 Kader

Dit hoofdstuk gaat in op regels die betrekking hebben op de exploitatie. Algemene budgetregels zijn ook opgenomen in hoofdstuk 2, met name in de paragrafen 2.4 en 2.5. Dit hoofdstuk behandelt voornamelijk de regels ten aanzien van compensatie in de exploitatiebegroting.

Kosten en opbrengsten (=lasten en baten) die tot de exploitatie behoren, hebben uitsluitend betrekking op het betreffende begrotingsjaar. Een budget wordt voor het begrotingsjaar beschikbaar gesteld. Het restant van een budget mag niet in het volgende jaar benut worden. Exploitatiekosten worden verantwoord in het jaar dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Het exploitatiebudget is een deel van de naar beheerproducten ingedeelde begroting en bestaat uit zowel directe als indirecte kosten:

• •

  De directe kosten bestaan uit de kapitaallasten en de overige direct op het beheerproduct verantwoorde kosten;

• •

  De indirecte kosten zijn alle kosten die via het uurtarief van een afdeling of via doorbelasting aan een beheerproduct worden toegerekend.

De budgethouder is degene die de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om een vastgesteld budget te beheren en onder eerdergenoemde voorwaarden verplichtingen aan mag gaan. Voor exploitatiebudgetten is dat altijd een teamleider of afdelingshoofd. Bij toewijzing van een budget worden alle factoren die betrekking hebben op het beheerproduct en voor zover ze kunnen worden beïnvloed door de budgethouder, als één geheel aan de budgethouder opgedragen. Deze factoren zijn: beheer van personeel (inzet van mensuren), beheer van financiën en beheer van technische middelen en de aan het product ten grondslag liggende prestaties.

4.2 Algemene regels voor compensatie binnen de begroting

In de loop van het jaar kan blijken dat voor bepaalde beheerproducten de middelen niet toereikend zijn, maar dat er wel ruimte aanwezig is binnen andere budgetten van andere beheerproducten. Compensatie tussen beheerproducten kan dan uitkomst bieden.

Compensatie voor dreigende overschrijdingen van het productbudget dient gezocht te worden:

• a.

  In het budget van andere producten binnen hetzelfde team binnen hetzelfde programma;

• b.

  In het budget van andere producten binnen dezelfde afdeling binnen hetzelfde programma;

• c.

  In het budget van andere producten van andere afdelingen binnen hetzelfde programma;

Compensatie is toegestaan:

• •

  ter uitvoering van het bestaande beleid en zolang het voorgenomen beleid gerealiseerd wordt

• •

  ten laste van productbudgetten waarvan het product al gerealiseerd is of nog kan worden gerealiseerd

• •

  tussen verschillende opbrengstsoorten

• •

  tussen verschillende kostensoorten.

Compensatie tussen kapitaallasten en overige kostensoorten mag alleen indien de te compenseren overschrijding incidenteel van aard is. Voor deze soort compensatie is altijd vooraf instemming van de Directieraad vereist. De budgetcompensatie tussen kapitaallasten en overige kostensoorten wordt altijd in een formulier budgetcompensatie vastgelegd. De budgethouder draagt zorg voor een zorgvuldige administratieve afhandeling.

Compensatie is niet toegestaan:

• •

  tussen kosten en opbrengsten

• •

  ter uitvoering van nieuw beleid en beleidsintensivering

• •

  met het meerdere van begrote opbrengsten

• •

  met opbrengsten die niet zijn begroot. Dat wil zeggen dat niet begrote opbrengsten niet kunnen leiden tot verhoging van het kostenbudget.

4.3 Specifieke compensatieregels

Compensatie met post Onvoorzien

Indien compensatie binnen hetzelfde programma niet mogelijk is, komt de in de begroting opgenomen post Onvoorzien voor budgetcompensatie in aanmerking.

Hiervoor gelden de volgende regels:

• •

  Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorzien, worden in alle gevallen ter goedkeuring voorgelegd aan het college van dijkgraaf en heemraden.

• •

  In het voorstel motiveert de budgethouder waarom budgetcompensatie binnen de reguliere budgetten niet mogelijk is. Het voorstel wordt getoetst door het team financieel beleid en voorzien van een advies.

Compensatie met ander programmabudget

In de loop van het jaar kan ook blijken dat voor bepaalde programma's de middelen niet toereikend zijn, maar dat er wel ruimte aanwezig is binnen andere programma's. Compensatie tussen programma's kan dan uitkomst bieden. Het af- en overschrijven van bedragen tussen programma's dient geautoriseerd te worden door het algemeen bestuur.

Autorisatie

Voor het af- en overschrijven van bedragen tussen begrotingsposten is toestemming nodig. De benodigde autorisatie voor de compensatie is afhankelijk van de soort compensatie.

Indien de budgetcompensatie een bedrag van € 50.000 overschrijdt, is naast onderstaande autorisatie, tevens toestemming vereist van de naast hoger gelegen budgethouder.

Voor compensatie tussen kapitaallasten en overige kosten is altijd vooraf toestemming nodig van de directieraad.

De benodigde autorisaties staan in onderstaande tabel samengevat (igv budgetcompensatie hoger dan € 50.000 dan ook instemming naasthogere budgethouder).

4.4 Vastleggen van de compensatie

Voor compensatie van een verwachte budgetoverschrijding wordt advies ingewonnen van het team financieel beleid. De budgethouder die gebruik maakt van de mogelijkheden van compensatieregeling, is voorts gehouden de wijze van compenseren vast te leggen op een daarvoor ontwikkeld compensatieformulier en te voorzien van een motivering. Alle bij de compensatie betrokken budgethouders, dienen voor akkoord te paraferen.

In de bijlagen zijn het compensatieformulier en formulier voor budgetcompensatie opgenomen. Het team financieel beleid zal het verzoek tot compensatie beoordelen, zodra zij het volledig ingevulde en ondertekende formulier ontvangt, en verwerken indien de compensatie binnen de gemaakte afspraken blijft.

De mutaties in de post onvoorzien als gevolg van de besluitvorming door het college van dijkgraaf en heemraden worden door het team financieel beleid vastgelegd in de financiële administratie.

Hoofdstuk 5 Budgetregels m.b.t. investeringen

 5.1 Algemeen

Een krediet is een door het algemeen bestuur (of in geval van mandatering door het algemeen bestuur), door het college van dijkgraaf en heemraden of directieraad verleend investeringsbudget voor een bepaald project en geldt als maximumbedrag voor de investering.

In het kader van de rechtmatigheid wordt er onderscheid gemaakt in het bruto krediet, (het krediet voor uitgaven), de subsidies en/of bijdragen van derden en de te dekken netto investering (bruto krediet minus subsidies en/of bijdragen).

Het bruto kredietbedrag is gebaseerd op het kostenbudget. Hierin zijn alle verwachte kosten op het project opgenomen, inclusief de kosten die worden gesubsidieerd, of de kosten die voor derden worden gemaakt.

De te dekken netto investering is gebaseerd op het bruto kredietbedrag na aftrek van de verwachte subsidies/bijdragen van derden.

De rechtmatigheid van investeringsuitgaven wordt getoetst aan het verleende bruto krediet.

5.2 Kredietafwijkingen

Het is de budgethouder niet toegestaan een toegekend krediet te overschrijden. Het is wel mogelijk dreigende kredietoverschrijdingen te dekken uit een voorgenomen investering binnen hetzelfde programma.

Een dreigende kredietoverschrijding en het voorstel tot dekking dient voorgelegd te worden aan het bevoegde orgaan, in de regel het algemeen bestuur. Indien het aanvullende krediet gedekt wordt uit opgenomen investeringsramingen binnen hetzelfde programma, die bij de begrotingsvaststelling zijn geautoriseerd aan het college van dijkgraaf en heemraden en mogelijk doorgemandateerd aan de directieraad, dan mogen deze laatste organen het aanvullende krediet beschikbaar stellen.

Bij de melding van de dreigende kredietoverschrijding dient door de budgethouder (projectleider) in overleg met het team financieel beleid een voorstel gedaan te worden voor de dekking van de (eventuele extra) kapitaallasten. Eventuele noodzakelijke verhogingen van het uitvoeringskrediet dienen door de budgethouder onderbouwd te worden aangevraagd.

Ondanks het feit dat kredietoverschrijdingen niet zijn toegestaan, kunnen er bijzondere omstandigheden zijn (bijvoorbeeld noodmaatregelen bij calamiteiten) waardoor er tijdelijk sprake is van een kredietoverschrijding. In die gevallen wordt de overschrijding achteraf gemeld in de eerstvolgende vergadering van het bestuur. Hierbij wordt een aanvullend krediet en dekkingsvoorstel aan het bestuur aangeboden.

Hoofdstuk 6 Periodieke verslaglegging

In het algemeen moet de budgethouder/budgetbeheerder naar zijn/haar hiërarchisch leidinggevende, naar de directieraad, naar het college van dijkgraaf en heemraden en naar het algemeen bestuur alle openheid en transparantie betrachten die nodig is om op elk niveau voldoende inzicht te hebben in de voortgang van het realiseren van de begroting. Hiertoe dienen de reguliere bestuursrapportages, maar ook de al dan niet reguliere overlegsituaties.

6.1 Verantwoording door budgethouder

Hoewel het college van dijkgraaf en heemraden de uitvoering van de begroting heeft opgedragen aan het ambtelijk apparaat, blijft het college hiervoor integraal verantwoordelijk. Om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen moet het ambtelijk apparaat verantwoording afleggen aan het college over de wijze waarop zij uitvoering heeft gegeven aan deze opdracht. De budgethouder houdt daartoe zijn/haar direct leidinggevende op de hoogte van de voortgang en informeert hem/haar tijdig bij een dreigende overschrijding.

Daarnaast wordt de voortgang van de uitvoering van de producten en projecten door de budgethouder opgenomen in de bestuursrapportages en de jaarrekening.

6.2 Verantwoording door college van dijkgraaf en heemraden

Door middel van het ter vaststelling overleggen van de jaarrekening legt het college van dijkgraaf en heemraden na afloop van het begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur.

Tussentijds legt het college van dijkgraaf en heemraden verantwoording af aan het algemeen bestuur middels bestuursrapportages. Hierin staan onder andere de volgende onderwerpen:

• •

  de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen en;

• •

  de uitvoering van de investeringen.

6.3 Décharge

Jaarlijks legt het college van dijkgraaf en heemraden de jaarrekening en het verslag over het gevoerde beheer voor aan het algemeen bestuur.  Door vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur wordt aan het college van dijkgraaf en heemraden décharge verleend.

Redactionele opmerking: De volgende bijlagen zijn opgenomen in de bijlagen (zie hieronder of in de rechterkolom):

Bijlage 1: Mutatieformulier budgethouder investeringen

Bijlage 2: Mutatieformulier budgethouder projecten voorzieningen

Bijlage 3: Formulier budgetcompensatie