Archiefverordening van Waterschap Rivierenland 2014

Geldend van 06-10-2014 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening van Waterschap Rivierenland 2014

Het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 12 augustus 2014,

gelet op artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid van de Archiefwet 1995

Besluit vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995; 

  • b.

    waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1,onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; 

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; 

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde archivaris bij het Regionaal Archief Rivierenland, gemeentearchief Nijmegen, gemeentearchief Gorinchem, streekarchief Bommelerwaard en streekarchief Land van Heusden en Altena;

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; 

  • f.

    beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; 

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

  • 1.

    De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats zijn de bewaarplaatsen van de statische archieven van het Waterschap Rivierenland en haar rechtsvoorgangers, die worden beheerd door:

  • -

    RAR (statische archieven van Waterschap Rivierenland, polderdistrict Tieler- en Culemborgerwaard, gedeelte statische archieven van polderdistrict Groot Maas en Waal, waterschap van de Linge, het Zuiveringschap Rivierenland en polderdistrict Betuwe);

  • -

    Gemeentearchief Nijmegen (gedeelte statische archieven van polderdistrict Groot Maas en Waal);

  • -

    Gemeentearchief Gorinchem (statische archieven van hoogheemraadschap van de Alblasserwaard en de Vijfheerenlanden);

  • -

    Streekarchief Land van Heusden en Altena (statische archieven van hoogheemraadschap Alm en Biesbosch).

 

  • 2.

    In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden.

Hoofdstuk III De zorg van het College van Dijkgraaf en Heemraden voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4 

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoudt van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van de overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen en voor het beheer van de archiefbezwaarplaats voorschriften vast.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag over hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij de verslagen over die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats. De archivaris van het RAR doet dit ook voor het uitgeoefende toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden.

Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris belast met beheer van de in de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 12

  • 1.

    Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

  • 2.

    Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

  • 3.

    De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de tarievenregeling van het RAR. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 13

De archivaris kan nadere regels stellen over de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 14

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 15

De archivaris van het RAR is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 16

De archivaris van het RAR is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 17

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris van het RAR of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris van het RAR en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 18

  • De archivaris van het RAR doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris van het RAR geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 19

De beheerder doet aan de archivaris van het RAR tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

  • 1.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • 2.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

  • 3.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • 4.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • 5.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

  • 6.

    overdracht van documenten, aan andere beheereenheden;

  • 7.

    vervanging van archiefbescheiden;

  • 8.

    conversie en migratie.

Artikel 20

De archivaris van het RAR doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 21

De Archiefverordening van het Waterschap Rivierenland 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 22

Deze verordening treedt in werking met ingang van 6 oktober 2014.

Artikel 23

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Waterschap Rivierenland 2014.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het waterschap 26 september 2014.
ir. R. Bleker, voorzitter
drs. H.C. Jongmans MPM, secretaris-directeur

Toelichting op de archiefverordening

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk:

  • 1.

    De regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen,

  • 2.

    Het beheer van de archiefbewaarplaats,

  • 3.

    Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. In hoofdstuk II is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld. Conform artikel 36 van de Archiefwet vindt deze plaats door het algemeen bestuur. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (nadere uitwerking van de Archiefwet). Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Voor zover de wet spreekt over ‘bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur.

 

Artikel 2

Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats kan eventueel ook plaatsvinden in een afzonderlijk besluit van het algemeen bestuur.

 

Artikel 3

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 4

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. In het tweede lid is bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

 

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Waterschap Rivierenland 2014, welke besluit vooraf gegaan is door het Besluit Documentair Informatiebeheer van het Waterschap Rivierenland Tiel 2005.

 

Artikel 9, artikel 14 en artikel 20

Het algemeen bestuur verneemt op die manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht.

 

Artikel 10

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

 

Artikel 12

De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten

 

Artikel 13

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.

 

Artikel 17

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

 

Artikel 19

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.