Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland 2017

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van het waterschap en haar organen bij het college van Dijkgraaf en Heemraden. Dit volgt uit artikel 35, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 35 bevat bovendien de opdracht voor het bestuur van het waterschap om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld. Met bestuur van het waterschap wordt het Algemeen Bestuur bedoeld. Het college van Dijkgraaf en Heemraden dient de zorgplicht overeenkomstig de vastgestelde Archiefverordening uit te voeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Waterschapswet.

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het college van Dijkgraaf en Heemraden zijn belegd of daaraan gedelegeerd. (en ten aanzien waarvan de Algemene Vergadering geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (bevoegdheid op grond van artikel 36 van de Archiefwet, gedelegeerd aan Dijkgraaf en Heemraden bij besluit van 22 november 2016), de bevoegdheid tot het benoemen, schorsen en ontslaan van de waterschapsarchivaris (bevoegdheid op grond van artikel 37 derde lid van de Archiefwet, gedelegeerd aan Dijkgraaf en Heemraden bij besluit van 22 november 2016) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het college toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling).

Begrippen

Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’).

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het waterschap zijn eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen van het waterschap en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De archiefbewaarplaats van Waterschap Zuiderzeeland bevindt zich bij Het Flevolands Archief. De tarieven die Het Flevolands Archief in rekening brengt zijn opgenomen in het bezoekersreglement.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht college van Dijkgraaf en Heemraden

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het college van Dijkgraaf en Heemraden. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het college ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het college van Dijkgraaf en Heemraden ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van het waterschap.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van het waterschap in den brede. Het college van Dijkgraaf en Heemraden dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 2. Taken van de waterschapsarchivaris

Het eerste lid regelt de verplichting voor de waterschapsarchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het college van Dijkgraaf en Heemraden over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kan het college van Dijkgraaf en Heemraden (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hem opgedragen zorg. Het verslag wordt door het college van Dijkgraaf en Heemraden overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de Algemene Vergadering.

Uit de Archiefwet volgt verder dat als er een gediplomeerde waterschapsarchivaris is benoemd, deze de archiefbewaarplaats van het waterschap beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van het waterschap die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (Archiefwet artikel 37, eerste en tweede lid).

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de waterschapsarchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Op grond van het tweede lid kan de waterschapsarchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van Dijkgraaf en Heemraden over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door het college van Dijkgraaf en Heemraden

Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt Algemene Vergadering in de gelegenheid het college van Dijkgraaf en Heemraden te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Dit artikel uit de Gemeentewet is op grond van artikel 38 van de Archiefwet ook van toepassing op het waterschap. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten en waterschappen niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het college van Dijkgraaf en Heemraden in het kader van hun horizontale verantwoording aan de Algemene Vergadering aanbiedt.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor het archief van het waterschap en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke bescheiden betreft en opname naar oordeel van de waterschapsarchivaris gewenst is, kunnen ze worden opgenomen in het archief van het waterschap. De kaders waarbinnen de waterschapsarchivaris archiefbescheiden van particulieren kan opnemen worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief in een Acquisitieplan. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan het waterschap (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de Archiefwet).