Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Weert

Notitie informatieplicht en richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieWeert
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingNotitie informatieplicht en richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert
CiteertitelNotitie informatieplicht en richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpInformatieplicht

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Gemeentewet, art. 60
  2. Gemeentewet, art. 81
  3. Gemeentewet, art. 155
  4. Gemeentewet, art. 169
  5. Gemeentewet, art. 180

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

05-01-2004Nieuwe regeling

11-12-2003

Land van Weert, 24-12-2003

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Notitie informatieplicht en richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert

De raad van de gemeente Weert;

 

gezien het voorstel van het college van B&W van 30-09-2003

gelet op artikel 60, 81, 155 van de Gemeentewet en artikel 169 en 180 van de Gemeentewet;

 

Besluit:

 

vast te stellen de;

Notitie informatieplicht en richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert

Inleiding

In de nieuwe Gemeentewet, zoals deze vanaf 7 maart 2002 van kracht is, is aan het college van burgemeester en wethouders en aan de burgemeester de verplichting opgelegd de gemeenteraad alle informatie te verstrekken, die deze nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. Dit wordt de actieve informatieplicht genoemd. Deze plicht is in de Gemeentewet zeer open geformuleerd. Met onderhavige notitie wordt beoogd een richtlijn voor het hanteren van de actieve informatieplicht in de gemeente Weert te ontwerpen. Hierbij wordt tevens een aantal aan de informatieplicht gerelateerde onderwerpen behandeld, waarvan gebleken is, dat er behoefte bestaat aan duidelijkheid of structurering.

Wettelijk kader

Informatieverplichting

Artikelen in Gemeentewet

Omschrijving verplichting

Algemene actieve informatieplicht

169 lid 2

180 lid 2

alle inlichtingen, die de raad voor de uitoefening van zijn taak (kaderstellen, controleren, volksvertegen-woordigen en uitoefenen eigen bevoegdheden) nodig heeft

Bijzondere actieve informatieplicht

169 lid 4

indien de uitoefening van collegebevoegdheden ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben; hoorverplichting m.b.t. 4 bevoegdheden (zie besluit raad d.d. 3 april 2003, waarbij criteria terzake zijn vastgesteld)

Passieve informatieplicht

155

169 leden 3 en 4

180 lid 3

Informatie op verzoek (zoals aanvullende informatie over een onderwerp, waarover de raad reeds is geïnformeerd of vragen over bepaalde (bv. maatschappelijke) ontwikkelingen), tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang

Criteria raad voor kennisgeving door college

60 lid 1

81 lid 1

De raad kan regelen van welke besluiten van het college resp. de burgemeester aan de raadsleden kennisgeving dient te worden gedaan

Doelstelling, uitgangspunten, verantwoordelijkheid
Doelstelling

Doel van de informatieplicht van college/burgemeester jegens de raad is het vormgeven van een duale verhouding tussen raad en college (ontvlechting van posities (scheiden wethouderschap en raadslidmaatschap) en bevoegdheden) d.m.v. het bewerkstelligen van een informatieniveau van de raad, toegesneden op diens taken en bevoegdheden.

Uitgangspunten

Uitgangspunten:

  • ·

    Het college dient alle informatie te verstrekken, die de raad nodig heeft om zijn taken (kaderstellen, controleren, volksvertegenwoordigen en uitoefenen eigen bevoegdheden) naar behoren te kunnen vervullen. Hierdoor kan inhoud worden gegeven aan de verordenende en budgettaire bevoegdheden, het vaststellen van plannen, een raadsprogramma, de begroting, meerjarenraming en het nemen van besluiten. Ook informatie over actuele ontwikkelingen wordt verstrekt en informatie over aangelegenheden waaromtrent de raad geen bevoegdheden bezit, maar het college.

  • ·

    De actieve informatieplicht strekt zich uit over alle raads- en collegebevoegdheden.

  • ·

    Het gaat om informatieverstrekking gedurende het gehele beleidsproces, waarbij relevante informatie in een zo vroeg mogelijk stadium wordt verschaft. Tussentijds niet aan de raad de relevante informatie verschaffen is alleen acceptabel in geval van specifieke zwaarwegende omstandigheden.

  • ·

    Informatie wordt op hoofdlijnen verstrekt, behalve als een detail politiek relevant is of als er specifiek om wordt gevraagd. Dit zal zich m.n. voordoen in relatie tot de controlerende taak van de raad.

  • ·

    De raadsleden moeten o.b.v. de verstrekte informatie tenminste de volgende vragen kunnen beantwoorden (afhankelijk van het moment van informatieverstrekking in het besluitvormingsproces en de alsdan aan de orde zijnde rol van de raad):

    • -

      Wat is het doel van het beleid? / is het doel gehaald?

    • -

      Met welke middelen?

    • -

      Wat zijn de beoogde effecten? / Wat zijn de neveneffecten? / Zijn de effecten behaald?

    • -

      Past het beleid binnen de gestelde kaders?

Verantwoordelijkheid

De verantwoordelijkheid voor het invullen van de actieve informatieplicht is door de wetgever nadrukkelijk bij het college gelegd. De raad heeft hierin echter eveneens een actieve rol. De raad dient er op toe te zien voldoende informatie van het college te krijgen. Is dit niet het geval, dan vraagt de raad het college om aanvullende informatie en roept eventueel het college, de burgemeester of een portefeuillehouder ter (politieke) verantwoording.

Met welke stukken wordt invulling gegeven aan de actieve informatieplicht?
1. Begroting, jaarrekening en jaarverslag.

In het kader van de vaststelling van de begroting krijgt de raad zowel beleidsmatige als financiële informatie inzake de programma´s waaruit de begroting bestaat. In jaarrekening en jaarverslag legt het college aan de raad verantwoording af over het financieel beheer in het afgelopen begrotingsjaar; hierin worden de resultaten van het ingezette beleid zichtbaar. D.m.v. deze stukken wordt cruciale informatie aan de raad verstrekt.

2. Bestuursrapportages.

Tweemaal per jaar ontvangt de raad van het college een tussentijdse rapportage, de voorjaars- en najaarsrapportage, in welke rapportages naast de begroting en de jaarrekening de stand van zaken bij de voorbereiding en uitvoering van beleid, zowel beleidsmatig als financieel, wordt toegelicht.

3. Besluitenlijsten college met achterliggende stukken.

Van een collegevergadering worden geen notulen gemaakt, maar wel een besluitenlijst. Het college is ingevolge artikel 60, lid 3, Gemeentewet in beginsel verplicht de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar te maken. Op de besluitenlijst dienen alle collegebeslissingen te worden vermeld. Dit kunnen zijn besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, beslissingen tot feitelijk handelen, privaatrechtelijke beslissingen, afspraken (bv. het afleggen van een werkbezoek), procedurele beslissingen (bv. besluiten om beslissingen aan te houden) en principebeslissingen. De besluitenlijst is een middel voor de raad om het gehele besluitvormingsproces bij het college te kunnen volgen. Uitzonderingen op de verplichting tot openbaarmaking zijn beslissingen over zaken waaromtrent geheimhouding is opgelegd of waarbij sprake is van strijd met het openbaar belang. Met beide uitzonderingen dient het college terughoudend om te gaan; er dient sprake te zijn van zwaarwegende omstandigheden. M.b.t. de besluitenlijst als zodanig bestaat niet de mogelijkheid van vertrouwelijke kennisneming. Deze dient openbaar te zijn en wel voor een ieder. Het college kan voor wat betreft het invullen van zijn actieve informatieplicht richting raadsleden niet volstaan met verwijzen naar de besluitenlijst. Deze bevat niet voldoende informatie voor de raad. De achterliggende stukken vallen bovendien eveneens onder de informatieplicht.

4. Andere stukken.

Naast de hierboven onder 1 t/m 3 aangegeven categorieën stukken, waarmee systematisch invulling wordt gegeven aan de actieve informatieplicht jegens raadsleden, zullen er altijd nog andere specifieke onderwerpen of stukken zijn, waarvan het van belang is, dat het college de raad op de hoogte stelt. Gelet op het brede taakveld van de gemeente is het niet goed mogelijk om hiervan een limitatieve opsomming te geven en dienaangaande uitputtende afspraken te maken. Het college wordt dan ook geadviseerd om steeds aan de hand van de volgende criteria te bepalen of de raad terzake dient te worden geïnformeerd: politiek en/of bestuurlijk relevant, gevoelig, nieuw, beleidsincident, omvangrijk onderwerp, complex onderwerp, maatschappelijke en publicitaire consequenties, bestuurlijke/financiële/juridische aspecten, risico´s (proces, financieel, politiek gevoelig, integriteit bestuur aan de orde), betrokken belangen.

De raad wordt in ieder geval in de gelegenheid gesteld zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken aangaande alle zaken, die op grond van het raadsbesluit van 3 april 2003 onder de werking van artikel 169 lid 4 Gemeentewet vallen.

Hoeveel informatie moet worden verstrekt?

De actieve informatieplicht mag niet leiden tot het ongebreideld toezenden van informatie uit angst bij de wethouder politiek ter verantwoording te worden geroepen, onzekerheid over de vraag wie wanneer welke informatie dient te ontvangen of de wens de raad te committeren aan bepaalde besluitvorming. Door steeds na te gaan met welk doel en met het oog op welke bevoegdheid informatie aan de raad wordt verstrekt en door informatie op hoofdlijnen te verstrekken, ontstaat er een evenwicht tussen kwaliteit en kwantiteit.

Wijze van verstrekking

De volgende wijzen van informatievoorziening kunnen worden onderscheiden:

  • a.

    Oppapier (toezenden)

    Vanuit de VNG/Vernieuwingsimpuls wordt voor het verstrekken van schriftelijke informatie de volgende indeling geadviseerd, waarmee wij thans ervaring opdoen:

    • 1.

      Raads/commissie-informatiebrieven (doel: informeren; geschikt voor het verstrekken van incidentele informatie en het op de hoogte stellen van een bepaalde ontwikkeling via voortgangsbrieven);

    • 2.

      Raadsnotities (doel: informeren en gedachtenwisseling; geschikt voor beleidsnotities met projectmatige informatie en het toezenden van stukken met een oplegnotitie);

    • 3.

      Raadsconsultaties (doel: raad horen vóór collegebesluitvorming; zie raadsbesluit van 3 april 2003 terzake);

    • 4.

      Raadsvoorstellen (doel: besluitvorming; zie vernieuwde format).

      Deze lay-out wordt in de huidige situatie gebruikt voor stukken, die geagendeerd worden voor raadscommissie of raad, maar geadviseerd wordt deze ook te hanteren voor stukken, die ter kennis van de raadsleden worden gebracht, maar in dat stadium geen agendapunt vormen. Uiteraard kunnen naast deze indeling ook afschriften van documenten naar de raadsleden worden gezonden.

  • b.

    Op papier (ter inzage leggen)

    Achterliggende stukken, moeilijk reproduceerbare bijlagen, zaken met een minder urgent of evident important karakter. Thans worden alle ingekomen brieven, in raadscommissies door leden opgevraagde brieven, artikel 37/38-vragen en -antwoorden en verslagen van bepaalde gremia rondgezonden. Geadviseerd wordt om, vooruitlopend op implementatie van een RIS, de artikel 37/38-vragen en -antwoorden aan alle raadsleden en de in commissies opgevraagde antwoordbrieven aan de verzoeker te blijven toezenden, maar v.w.b. de overige genoemde documenten te volstaan met het ter inzage leggen ervan in combinatie met het toezenden van een lijst van in een bepaalde periode ter inzage liggende stukken, welke lijst onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt bijgehouden. De griffier zorgt voor het wekelijks rondmailen van de lijst.

  • c.

    Mondelinginvergaderingenvanraadscommissieofraad

    Geschikte werkwijze bij incidentele informatie, spoedeisendheid of politieke relevantie, onderwerp dat nog niet tot besluitvorming in het college heeft geleid;

  • d.

    Digitaal:

    De raadsleden zijn voorzien van portable computers met internetaansluiting en printer. Er zouden meer stukken dan thans gebruikelijk in digitale vorm beschikbaar gesteld kunnen worden. Gedacht kan worden aan de besluitenlijsten van het college, ingekomen en uitgaande brieven, verslagen van diverse gremia, vergaderstukken van commissies en raad. Voor de raadsleden heeft dat als voordelen, dat de informatie snel uitwisselbaar is, in een digitaal archief opgeslagen kan worden en d.m.v. een zoeksysteem en op locatie toegankelijk is. Momenteel wordt geïnventariseerd op welke wijze een verdere digitalisering vormgegeven kan worden. In hoofdzaak zijn er twee mogelijkheden: via autorisatie op intranet of d.m.v. een RaadsInformatieSysteem (RIS). In beide systemen is er sprake van het digitaal opslaan en toegankelijk zijn van documenten. Voor de vraag welke documenten dan op digitale wijze beschikbaar worden gesteld, zullen de uitgangspunten van deze richtlijn worden gehanteerd. Voor het voldoen aan de actieve informatieplicht is het niet relevant of dat digitaal of op papier geschiedt. Het toezenden op papier zal in elk geval voorlopig noodzakelijk blijven.

Aan wie verstrekken?
Raadsleden

Omdat het van belang is, dat alle raadsleden over dezelfde informatie beschikken over een bepaald onderwerp, wordt informatie in het kader van de actieve informatieplicht door het college aan alle raadsleden verstrekt.

Commissieleden-niet-raadsleden

De actieve en passieve informatieplicht is in de Gemeentewet geformuleerd als een verplichting van het college jegens de raad en zijn individuele leden. De commissieleden-niet-raadsleden hebben in het gemeentelijk stelsel een andere positie dan raadsleden. Zij zijn niet democratisch verkozen en hebben niet de eed afgelegd. De bepalingen in de Gemeentewet zijn in beginsel niet op hen van toepassing. Uiteraard dienen zij wel over de informatie te beschikken, die zij nodig hebben om hun werk voor de raadscommissie naar behoren te kunnen invullen. Zij krijgen thans alle informatie, die naar de raadsleden wordt gezonden. Zij hebben momenteel geen toegang tot vertrouwelijke stukken. Deze situatie wordt vanwege de hierboven aangegeven omstandigheden gehandhaafd.

Grens actieve informatieplicht

De Gemeentewet geeft niet aan in welke gevallen het college niet actief informatie behoeft te verstrekken. Het ligt (vanwege de relatie met de artikelen 169 lid 3 en 180 lid 3 Gemeentewet) voor de hand, dat dit het geval is als er sprake is van strijd met het openbaar belang. Om hierop een beroep te kunnen doen, zal het college zwaarwegende omstandigheden moeten kunnen aanvoeren. Wanneer informatie niet verstrekt kan worden op grond van strijd met het openbaar belang, kan het college de raad voor zover mogelijk op hoofdlijnen van de zaak in kennis stellen.

 

Aan de andere kant moet worden bedacht, dat ook buiten de afspraken in de richtlijn, zoals vastgelegd in deze notitie, om het college resp. de burgemeester verplicht en verantwoordelijk blijft de raad actief te informeren.

Actieve informatieplicht in relatie tot agendering

Thans worden onderwerpen, terzake waarvan de raad geen (beslissings)bevoegdheid heeft, voor de commissie- en/of raadsagenda geagendeerd ´ter kennisname´. Dit leidt tot een onterechte belasting van de respectievelijke agenda´s. Het gaat hierbij bv. om besluiten van het college of overzichten van inspraakreacties, die ter kennis van commissie of raad worden gebracht. Om de raad te laten kennisnemen van een bepaald onderwerp, behoeft het niet per se te worden geagendeerd. Voorgesteld wordt om dit soort zaken voortaan niet meer te agenderen en de betreffende stukken, evenals thans gebruikelijk is, ter inzage te leggen en op de lijst met ter inzage liggende stukken te vermelden. Zodra RIS operationeel is, wordt deze informatie via die weg beschikbaar gesteld. Indien daar behoefte aan bestaat, zijn er diverse mogelijkheden om een onderwerp in een commissie of de raad te bespreken. Zo kan de agendacommissie worden voorgesteld om een onderwerp te agenderen en bij het ter vergadering vaststellen van de voorlopige agenda kan nog een onderwerp worden toegevoegd. Ook kan worden afgesproken een onderwerp voor een volgende vergadering te agenderen. M.b.t. de verslagen van regionale overlegstructuren en adviescommissies is reeds afgesproken deze werkwijze toe te passen. Dit werkt tot nog toe naar tevredenheid.

Geheimhouding

Het college kan op basis van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken, die aan het college worden overgelegd. Het college kan op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet m.b.t. aan de raad of de leden van de raad overgelegde stukken geheimhouding opleggen. Dit kan alleen op grond van een belang als genoemd in artikel 10 WOB (zie bijlage). Indien wordt overgegaan tot het opleggen van een geheimhoudingsplicht, dient het college wel aan te geven op welke grond dit gebeurt. De verplichting tot geheimhouding m.b.t. aan de raad overgelegde stukken vervalt indien deze niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd. De verplichting tot geheimhouding m.b.t. aan de leden van de raad overgelegde stukken vervalt als het college deze opheft of als het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd, aan de raad wordt voorgelegd en de raad deze opheft.

Het schenden van een opgelegde geheimhoudingsplicht is een misdrijf, strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Op grond hiervan wordt degene, die een geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, gestraft met een gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie.

Geheimhouding is een zwaar middel. Er kunnen discussies ontstaan over de vraag of de geheimhoudingsplicht geschonden is als er een (gering) deel van de informatie uitlekt. Wordt de vraag met ja beantwoord, dan kunnen er grote meningsverschillen bestaan over de vraag of men het raadslid strafrechtelijk moet laten vervolgen. Bij vertrouwelijk ter inzage geven wordt daarentegen uitsluitend een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid.

Vertrouwelijke stukken

Het college maakt thans ook gebruik van de mogelijkheid om informatie vertrouwelijk te verstrekken. Dit gebeurt als het college de informatie wel aan het raadslid wil verstrekken, maar wil voorkomen, dat de informatie via openbare raadscommissies en raadsvergadering of op andere wijze voor een ieder beschikbaar wordt.

 

Het vertrouwelijk ter beschikking stellen van informatie is een buitenwettelijke constructie. Er bestaan geen regels hoe hiermee om te gaan. In feite is er sprake van een ´gentlemen´s agreement´, inhoudende, dat er weliswaar informatie wordt verstrekt, maar dat deze door de ontvanger niet verder naar buiten mag worden gebracht.

Verslagen van stuurgroepen en andere overlegorganen

Bij besluit van 28 januari 2003 heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald de verslagen van adviescommissies aan het college openbaar te maken. Zij worden op de gemeentelijke website geplaatst en voor de raadsleden ter inzage gelegd. Indien er in de commissies vertrouwelijke zaken aan de orde komen, zal het college een verslag maken, dat een openbaar en een vertrouwelijk gedeelte kent. Met het vertrouwelijke gedeelte van het verslag wordt op dezelfde wijze omgegaan als met andersoortige vertrouwelijke stukken. Bij stuurgroepen wordt dezelfde werkwijze gehanteerd.

Besluitenlijsten en achterliggende stukken; hoe doen we het nu?

Het college hanteert thans nog de indeling openbaar, niet-openbaar en vertrouwelijk v.w.b. zijn besluitenlijsten. Uitgangspunt is, dat alle zaken op de openbare besluitenlijst worden gezet, tenzij het college van oordeel is, dat een onderwerp op de niet-openbare besluitenlijst dient te worden geplaatst. Dit is bv. het geval als er persoonlijke of financiële belangen van derden of financiële gemeentelijke belangen bij een beslissing zijn betrokken. Ook als de besluitvorming nog niet is afgerond of als het college een onderwerp aanhoudt, wordt dit op de niet-openbare besluitenlijst vermeld. Er zijn ook bepaalde incidentele aangelegenheden, die op de niet-openbare besluitenlijst worden gezet, zoals de eerste aanschrijving van een dwangsom of als er vóór openbaarheid gerichte voorlichting naar bv. wijk- en dorpsraden, een bewonerscommissie of een burger noodzakelijk is. Daarnaast hanteert het college een vertrouwelijke besluitenlijst, waarop interne personele aangelegenheden, besluiten om koninklijke onderscheidingen of erepenningen te verlenen worden gezet.

 

De openbare en niet-openbare besluitenlijsten worden aan de ambtelijke organisatie beschikbaar gesteld; de vertrouwelijke niet. Raadsleden krijgen de openbare besluitenlijst toegezonden, de andere besluitenlijsten niet. Overigens ontvangen raadsleden wel concept-persberichten aangaande het verlenen van koninklijke onderscheidingen of erepenningen, zodat zij daarvan op de hoogte zijn vóórdat de toekenning publiekelijk bekend is.

 

Er worden regelmatig verzoeken van raadsleden ontvangen om toezending van collegebesluiten van de openbare en niet-openbare besluitenlijsten en de achterliggende (ambtelijke) stukken. De stukken van de openbare lijst worden uiteraard zonder meer verstrekt. Inzake de niet-openbare besluiten met achterliggende stukken wordt momenteel de gedragslijn gehanteerd, dat deze vertrouwelijk ter inzage worden gelegd. Stukken, die in het dossier bij een raadsvoorstel zitten en die aanvankelijk op de niet-openbare besluitenlijst hebben gestaan, worden ook vertrouwelijk ter beschikking gesteld. Mocht een raadslid de stukken echt openbaar willen maken, dan dient hij/zij een WOB-verzoek daartoe tot het college te richten, dat in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing daaromtrent neemt o.b.v. de WOB.

 

Bij deze werkwijze moeten twee kanttekeningen worden geplaatst. Aangezien het wettelijk niet mogelijk is een vertrouwelijke besluitenlijst te hanteren, kan er nog slechts sprake zijn van een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. De Gemeentewet biedt de mogelijkheid geheimhouding op te leggen. Hiermee kan hetzelfde resultaat worden bereikt als thans met het vertrouwelijk ter beschikking stellen, met dit verschil, dat de status van de stukken en de positie van college en raad juridisch helder zijn. Bovendien zijn de gevallen waarin geheimhouding kan worden opgelegd limitatief in de wet opgesomd. Door het hanteren van deze gedragslijn wordt voorkomen, dat er een grijs gebied ontstaat waaromtrent uitvoerig afspraken moeten worden gemaakt tussen college en raad en op grond waarvan een raadslid in contacten met derden in een onduidelijke positie zit. Bovendien is niet-nakoming niet gesanctioneerd. Geheimhouding daarentegen verschaft wel de benodigde duidelijkheid.

 

Verzoeken van raadsleden om informatie dienen niet op basis van de WOB te worden beoordeeld, maar op grond van de (geest van de) Gemeentewet. Zoals uit deze notitie blijkt, ziet de WOB immers niet op de relatie college-raad, maar op de relatie bestuursorgaan-burger.

Besluitenlijsten en achterliggende stukken; hoe gaan we het doen?

Het college zal drie besluitenlijsten betreffende zijn vergaderingen hanteren:

  • 1.

    een openbare besluitenlijst: hierop worden in principe alle collegebesluiten vermeld.

  • 2.

    een niet-openbare besluitenlijst: conform artikel 60 lid 3 van de Gemeentewet worden hierop de aangelegenheden geplaatst, ten aanzien waarvan het college op basis van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding heeft opgelegd (stukken, die ter bespreking of besluitvorming zijn voorgelegd aan het college) of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. De niet-openbare besluitenlijst wordt vervolgens onder geheimhouding aan de leden van de raad verstrekt. Op grond van artikel 25 Gemeentewet kan door het college geheimhouding aan de raad worden opgelegd in de gevallen, als bedoeld in artikel 10 van de WOB. Het gaat daarbij om stukken, die aan de raad worden overgelegd; dit zijn veelal stukken die zijn gericht aan of vallen onder de (beslissings-)bevoegdheid van de raad. De term ´openbaar belang´ is een tamelijk zware term. Het is niet goed voorstelbaar, dat er gevallen zullen zijn, die niet onder artikel 10 WOB vallen en wel onder bedoelde term. In de meeste gevallen kan de informatie derhalve onder het opleggen van geheimhouding aan de raad worden verstrekt.

  • 3.

    een kabinetslijst: hierop worden uitsluitend gezet de interne personele aangelegenheden, voor zover zij individuele personen betreffen, bedrijfsvoeringsaspecten op personen gericht, alsmede het verlenen van koninklijke onderscheidingen en erepenningen.

     

Raadsleden ontvangen de openbare besluitenlijst zonder meer en de niet-openbare besluitenlijst onder geheimhouding. Zij kunnen de achterliggende stukken opvragen. De openbare stukken worden zonder beperkingen beschikbaar gesteld. De niet-openbare stukken onder geheimhouding en via de griffier. Hiervoor is een collegebesluit vereist. De reden voor het opleggen van geheimhouding wordt expliciet in het collegebesluit vermeld.

 

Pers en burgers moeten een beroep op de WOB doen om kennis te kunnen nemen van besluiten en stukken van de niet-openbare besluitenlijst.

 

Wanneer een voorstel aan de raad wordt voorgelegd, waarbij zich in het bijbehorende ter inzage te leggen dossier stukken bevinden, die eerder op de niet-openbare besluitenlijst hebben gestaan, wordt door de betreffende ambtenaar expliciet aangegeven of er nog redenen aanwezig zijn om voor deze stukken geheimhouding op te leggen. Wordt er niets vermeld, dan zijn de stukken daarmee gewoon openbaar.

 

De kabinetslijst is een zuiver intern werkende lijst, die noch voor raadsleden noch voor burgers en pers openbaar danwel bekend gemaakt wordt.

 

Het college zal informatie niet meer vertrouwelijk verstrekken.

 

Een raadslid hoeft voor zijn informatievoorziening geen beroep jegens college of burgemeester te doen op de WOB. Dit systeem past immers niet bij de bedoeling van Gemeentewet en WOB.

Passieve informatieplicht

De passieve informatieplicht hangt nauw samen met de verantwoordingsplicht van het college jegens raad en werkt complementair aan de invulling van de actieve informatieplicht. Zowel de raad, de fracties als de individuele raadsleden kunnen het college, de burgemeester of de afzonderlijke portefeuillehouders verzoeken om informatie (het verstrekken van inlichtingen). Een verzoek om informatie kan bestaan uit het stellen van mondelinge en schriftelijke vragen, maar ook uit het houden van een interpellatie, het voeren van een discussie in een vergadering van commissie en/of raad, het opvragen van stukken.

Kader

De passieve informatieplicht is neergelegd in de Gemeentewet en dient door de raad zelf verder uitgewerkt te worden. Dit is gebeurd in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad, d.m.v. werkafspraken (in het presidium van 4 december 2002, resulterend in brief 9 december 2002 van griffier aan raadsleden, zie bijlage) en in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003.

Aan wie?

In de agendacommissie is n.a.v. de evaluatie van het dualisme afgesproken, dat informatie, voortvloeiend uit een verzoek van een raadsfractie of raadslid om ambtelijke bijstand in de zin van de verordening, naar alle raadsleden wordt gezonden. Informatie n.a.v. andere verzoeken daartoe (zoals het opvragen van afschriften van stukken) alleen naar de verzoeker.

Besluitenlijsten college

Zie hierboven. De besluitenlijsten zijn ook van belang voor de invulling van de passieve informatieplicht van het college.

Bezwaar en beroep

Een raadslid, wiens verzoek om inlichtingen ingevolge de artt. 155, 169 en 180 wordt afgewezen met een beroep op een openbaar belang, kon onder de oude Gemeentewet tegen het negatieve besluit bezwaar maken en beroep instellen op grond van de Algemene wet bestuursrecht. De afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft op 17 mei 1999 uitgesproken, dat het niet mogelijk is beroep op de bestuursrechter in te stellen tegen de weigering inlichtingen te verstrekken. Raadsleden zijn dan niet-ontvankelijk. Een geschil over de toepassing van de informatieverplichting moet op politiek niveau worden uitgevochten, aldus de Afdeling.

Relatie met Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB)

De actieve en passieve informatieplicht regelt de informatierelatie tussen college, burgemeester en raad. De WOB daarentegen regelt de informatierelatie tussen bestuursorgaan en burger. De gemeentewettelijke informatieplicht houdt in, dat in principe alle informatie van burgemeester en college aan de raadsleden beschikbaar wordt gesteld en gaat daarmee beduidend verder dan de WOB, die een limitatieve opsomming van gevallen kent, waarin de informatie niet door een bestuursorgaan aan daarom verzoekende burgers behoeft te worden verstrekt. De Gemeentewet voorziet d.m.v. de artikelen, die zien op de actieve en passieve informatieplicht in een ´lex specialis´ t.o.v. de WOB. Dit betekent, dat er in bijzondere wetgeving een regeling bestaat voor daarin aangegeven specifieke gevallen, die vóórgaat op de algemene wetgeving van de WOB. Raadsleden bekleden in het gemeentelijk stelsel een belangrijke en bijzondere positie. Zij zijn als gekozen volksvertegenwoordigers verantwoordelijk voor het gevoerde bestuur en mogen voor wat betreft hun informatievergaring niet afhankelijk worden gesteld van de bepalingen van de WOB. Het college en de burgemeester hebben immers de mogelijkheid aan raadsleden geheimhouding op te leggen inzake een bepaald onderwerp.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Weert in zijn vergadering van 11 december 2003.

De griffier, De voorzitter,

Bijlage Richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert
  • 1.

    Het college verstrekt de raad/raadsleden in het kader van zijn actieve en passieve informatieplicht:

    • -

      gedurende het gehele beleidsproces

    • -

      zo vroeg mogelijk

    • -

      aan alle raadsleden

    • -

      alle informatie, die de raad nodig heeft om zijn taken (kaderstellen, controleren, volksvertegenwoordigen en uitoefenen eigen bevoegdheden) naar behoren te kunnen vervullen

    • -

      geen onderscheid wordt gemaakt tussen raads- en collegebevoegdheden.

       

  • 2.

    Het college verstrekt de informatie:

    • -

      op hoofdlijnen

    • -

      behalve als een detail politiek relevant wordt of als er specifiek om wordt gevraagd

    • -

      volledig

    • -

      qua hoeveelheid afgestemd op de aard van de zaak

    • -

      aangegeven wordt welke achterliggende stukken er zijn en waar deze ingezien of opgevraagd kunnen worden.

       

  • 3.

    De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd d.m.v.:

    • -

      begroting

    • -

      jaarrekening

    • -

      jaarverslag

    • -

      bestuursrapportages

    • -

      besluitenlijsten van het college met achterliggende stukken

    • -

      andersoortige stukken. Hierbij bepaalt het college aan de hand van de volgende criteria of de raad terzake dient te worden geïnformeerd: politiek en/of bestuurlijk relevant, gevoelig, nieuw, beleidsincident, omvangrijk onderwerp, complex onderwerp, maatschappelijke en publicitaire consequenties, bestuurlijke/financiële/juridische aspecten, risico´s (proces, financieel, politiek gevoelig, integriteit bestuur aan de orde), betrokken belangen.

    • -

      het in de gelegenheid stellen van de raad om zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken aangaande alle zaken, die op grond van het raadsbesluit van 3 april 2003 onder de werking van artikel 169 lid 4 Gemeentewet vallen.

       

  • 4.

    Het college verstrekt de leden van de raad zo spoedig mogelijk na vaststelling, doch uiterlijk een week na de collegevergadering, zijn openbare en niet-openbare besluitenlijsten. De laatste wordt onder geheimhouding verstrekt. De commissieleden-niet-raadsleden ontvangen de openbare besluitenlijst.

     

  • 5.

    Het college plaatst zijn besluiten op een openbare besluitenlijst, tenzij openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang of als er reden is voor het opleggen van geheimhouding als bedoeld in artikel 60 lid 3 juncto artikel 55 Gemeentewet. Door besluiten op de niet-openbare besluitenlijst te plaatsen, besluit het college tevens op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding op te leggen. Het gaat dan om stukken, die ter bespreking of besluitvorming aan het college zijn voorgelegd.

     

    Daarnaast hanteert het college een “kabinetslijst”. Hierop worden uitsluitend de interne personele aangelegenheden, voor zover deze individuele personen betreffen, bedrijfsvoeringsaspecten op personen gericht, koninklijke onderscheidingen en erepenningen gezet.

     

    De besluiten op de openbare en op de niet-openbare besluitenlijsten worden met alle bijbehorende stukken aan een raadslid op verzoek ter beschikking gesteld. Betreft het openbare stukken, dan wordt de informatie zonder beperkingen beschikbaar gesteld. Betreft het niet-openbare stukken, dan worden deze onder geheimhouding ingevolge artikel 55 Gemeentewet (voor zover het stukken zijn, die aan het college zijn voorgelegd ter bespreking of besluitvorming) dan wel artikel 25 Gemeentewet (voor zover het stukken betreft, die aan de raad worden overgelegd, veelal zijn dit stukken die gericht zijn aan of vallen onder de (beslissings-)bevoegdheid van de raad) via de griffier beschikbaar gesteld. Hiertoe is een collegebesluit vereist. De reden voor het opleggen van geheimhouding wordt expliciet door het college in zijn besluit vermeld. Laatstgenoemde stukken worden niet ter kennis gebracht van commissieleden-niet-raadsleden. De kabinetslijst met achterliggende stukken wordt niet bekend gemaakt.

 

  • 6.

    Wanneer een voorstel aan de raad wordt voorgelegd, waarbij zich in het bijbehorende ter inzage te leggen dossier stukken bevinden, die eerder op de niet-openbare besluitenlijst hebben gestaan, wordt door de betreffende ambtenaar expliciet aangegeven of deze stukken nog steeds onder geheimhouding dienen te worden behandeld. Wordt er niets vermeld, dan zijn de stukken daarmee gewoon openbaar.

     

  • 7.

    Informatie wordt door het college niet vertrouwelijk aan de raad ter beschikking gesteld.

     

  • 8.

    Een raadslid hoeft voor zijn informatievoorziening richting college of burgemeester nooit een beroep te doen op de Wet openbaarheid van bestuur.

     

  • 9.

    Onderwerpen, terzake waarvan de raad geen (beslissings)bevoegdheid heeft, worden niet meer voor de commissie- en/of raadsagenda geagendeerd ´ter kennisname´. De stukken betreffende dit soort zaken worden in de leeszaal ter inzage gelegd. Ook alle ingekomen brieven, in raadscommissies door leden opgevraagde brieven, artikel 37/38-vragen en -antwoorden en verslagen van overleggremia worden ter inzage gelegd, evenals achterliggende stukken, moeilijk reproduceerbare bijlagen, zaken met een minder urgent of evident important karakter. De griffier verstrekt wekelijks via email een lijst met alle ter inzage liggende stukken aan de raadsleden.

     

  • 10.

    Het college maakt de verslagen van adviescommissies, stuurgroepen en andere overlegorganen openbaar. Indien er redenen aanwezig zijn om een niet-openbaar verslag te hanteren, wordt dit onder geheimhouding aan de raadsleden verstrekt.