Organisatiebesluit gemeente Weert 2013

1. Gebaseerd op de hoofdtaken genoemd in artikel 3 zijn de sectoren ingedeeld in afdelingen en teams.

2. Wijzigingen in de indeling van de organisatie in sectoren, afdelingen en teams, stelt het college vast op voorstel van het directieteam.

1. Onder verantwoordelijkheid van het college berust de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris.

2. Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris berust de dagelijkse leiding van een sector bij de directeur.

3. Onder verantwoordelijkheid van de directeur van de sector waarbinnen de afdeling valt, berust de dagelijkse leiding van de afdeling bij het afdelingshoofd.

4. Onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd van de afdeling waarbinnen het team valt, berust de dagelijkse leiding bij de teamleider.

1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: directeur sector Bedrijfsvoering, concerncontroller, hoofd Financiën, teamleider financiën, medewerker treasury, financieel consulent, kashouder, kassier en budgethouder.

2. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

3. De functies van directeur sector Bedrijfsvoering, concerncontroller, hoofd Financiën en financieel consulent zijn onverenigbaar met die van kashouder en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies van de kashouder en de kassier zijn onverenigbaar met het (sub) budgethouderschap.

4. De taken van de (sub)budgethouder zijn vastgelegd in het Besluit Regeling (sub)budgethouders.

1. Formele samenwerkingsverbanden met andere organisaties kennen een publiekrechtelijk en/of een privaatrechtelijk karakter.

2. Aan formele samenwerkingsverbanden ligt altijd een raads- of collegebesluit ten grondslag.

3. De juridische- en organisatorische vormgeving van, controle op, en verantwoording door, een formeel samenwerkingsverband met de gemeente als partner, valt onder de verantwoordelijkheid van directeur van de initiërende sector of de leidinggevende van de afdeling Concernstaf.

1. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het college.

2. De gemeentesecretaris geeft direct leiding aan de directeuren en is eindverantwoordelijk voor de hiërarchische leiding aan de ambtelijke organisatie.

3. De gemeentesecretaris is door burgemeester en wethouders aangewezen als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

4. De ondersteunende taken van de gemeentesecretaris aan college, burgemeester en de commissies worden vastgelegd in de nadere instructie voor de gemeentesecretaris conform artikel 103 lid 2 Gemeentewet.

5. Het college regelt, op voorstel van de gemeentesecretaris, de vervanging van de gemeentesecretaris.

6. De loco-secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid volledig.

1. De directeur is medeverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. De directeur is verantwoordelijk voor de aansturing van de sector.

3. De directeur is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de gemeentesecretaris.

4. De taken van de directeur zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.

5. De directeur regelt de plaatsvervanging in een aanwijzingsbesluit.

1. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de aansturing van de afdeling.

2. Het afdelingshoofd is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de directeur.

3. De taken van het afdelingshoofd zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.

4. Het afdelingshoofd regelt de plaatsvervanging in een aanwijzingsbesluit.

1. De teamleider is verantwoordelijk voor de aansturing van het team.

2. De teamleider is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het afdelingshoofd.

3. De taken van de teamleider zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.

1. De functie van concerncontroller is gepositioneerd binnen de afdeling Concernstaf.

2. De concerncontroller is adviseur van het directieteam.

3. De concerncontroller heeft de bevoegdheid om het college rechtstreeks te informeren en te adviseren.

4. De taken van de concerncontroller zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.

1. Voor de benoemingsprocedure van gemeentesecretaris, directeuren en afdelingshoofden worden een advies- en een selectiecommissie samengesteld.

2. De benoemingsprocedure en samenstelling van advies- en selectiecommissie voor gemeentesecretaris en directeuren wordt door het college vastgesteld.

3. De benoemingsprocedure en samenstelling van advies- en selectiecommissie voor afdelingshoofden wordt door het directieteam vastgesteld.

1. De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit de financiële administratie en de verbijzonderde administraties van afdelingen.

2. Ieder administratie wordt gevoerd in overeenstemming met het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Financiële beheersverordening gemeente Weert.

3. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administratie(s) en verstrekte informatie.

1. Het voeren van de financiële administratie van de gemeente is opgedragen aan de teamleider financiën.

2. De teamleider financiën draagt zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in de financiële administratie.

3. De teamleider financiën draagt zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de financiële administratie.

1. De uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort is opgedragen aan de medewerker treasury.

2. De medewerker treasury voert zijn taken uit onder toezicht van de directeur Bedrijfsvoering en binnen de kaders van de “Wet Financiering Decentrale Overheden”, de Financiële beheersverordening gemeente Weert” en het besluit “Treasurystatuut” en vertaalt in een periodiek liquiditeitenbeheer.

3. Het beheer van de geldmiddelen is opgedragen aan de kassier van de gemeente. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van de betalingen. De kassier voert de aan hem toegewezen taken uit onder toezicht van de teamleider Financiën en binnen de kaders van de Financiële beheersverordening gemeente Weert en het besluit “Treasurystatuut”.

4. De kashouder van een sector/concernstaf is belast met de bewaring van chartale gelden van die sector/concernstaf voorzover de sector/concernstaf de goedkeuring heeft van de directeur Bedrijfsvoering om chartale gelden aan te houden.

5. De kashouders zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor tijdige afstorting van overtollige gelden aan de kassier van de sector Bedrijfsvoering en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten

1. Het college wijst de ambtenaar als bedoeld in het tweede lid onder c van artikel 231 van de Gemeentewet aan.

2. Deze is als zodanig belast met het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

1. Het college wijst de ambtenaar bedoeld in het tweede lid, letter b van artikel 231 van de Gemeentewet aan.

2. Deze is als zodanig belast met alle aangelegenheden betreffende de heffing van de gemeentelijke belastingen en de Wet waardering onroerende zaken voor zover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

3. Voor zover de uitvoering, heffing en invordering van gemeentelijke belastingen niet is opgedragen aan anderen, is het hoofd van de afdeling Financiën bij uitsluiting verantwoordelijk voor:

• a.

  de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

• b.

  het voeren van procedures voor de (belasting)rechter;

1. De advisering door de ambtelijke organisatie is gericht op integrale beleids-advisering aan het college.

2. Bij verschil van mening tussen portefeuillehouder en ambtelijke organisatie over inhoud en/of noodzaak van een ambtelijk advies, heeft de ambtelijke organisatie het recht het advies via de gemeentesecretaris aan het college aan te bieden. Zowel ambtelijk advies als het standpunt van de portefeuillehouder wordt in dat geval in het voorstel verwerkt

1. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verlenen de burgemeester en het college mandaten en volmachten.

2. Verdere invulling van de (onder)mandatering wordt neergelegd door het bevoegde orgaan of functionaris in het (onder)mandaatbesluit.

3. (Onder)mandaat wordt uitgeoefend binnen de daartoe opgestelde (onder)mandatenregeling.

1. De begrotingscyclus bevat de volgende sturingsdocumenten:

• a)

  De voorjaarsnota; betreft een door de raad vast te stellen document inhoudende de kaderstelling waarbinnen het college de eerstvolgende programmabegroting voorbereidt.

• b)

  De programmabegroting; betreft een document waarbinnen door de raad meerjarig geldende programma’s als een vorm van opdrachtverstrekking tussen raad en college zijn benoemd en ten behoeve van de uitvoering zijn vertaald naar concreet geformuleerde jaarschijven, welke zijn voorzien van budgetten.

• c)

  De productenbegroting; betreft een nadere uitwerking op ambtelijk niveau van de jaarschijven uit de programmabegroting, waarbij middels de productenbegroting de opdrachtverstrekking tussen college en ambtelijke organisatie vorm krijgt.

2. De begrotingscyclus bevat de volgende verantwoordingsinstrumenten:

• a)

  De najaarsnota; betreft een rapportage waarmee het college de raad informeert over de realisatie van de programmabegroting van het lopende boekjaar.

• b)

  De jaarrekening en het jaarverslag; betreft het document waarmee het college verantwoording aflegt over de uitvoering van de programma’s.

• c)

  Drie tussentijdse financiële rapportages waarmee het college inzicht geeft over begroting en realisatie en voorstellen doet over bijstelling.

3. Bij het vaststellen van de kadernota stelt het college de jaarplanning voor de P&C-cyclus vast; daarin zijn de verantwoordingsmomenten opgenomen.

1. Op basis van de door de raad vastgestelde programmabegroting en het investeringsplan stelt het college de productenbegroting, de investeringskredieten voor prioriteiten en vervangingsinvesteringen vast.

2. Door middel van de vaststelling van de productenbegroting wijst het college de producten met bijbehorende budgetten en investeringskredieten toe aan betreffende budgethouders.

3. De (sub)budgethouder oefent de toegekende (sub)budgetbevoegdheden uit binnen de kaders van de Financiële beheersverordening Weert, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en -reglement, het (onder)mandaatbesluit en het Besluit regeling (sub)budgethouders.

1. De ambtelijke organisatie legt verantwoording af over de uitvoering van de productenbegroting en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

1. De uitvoering van de juridische kwaliteitszorg vindt plaats binnen de sectoren.

2. De directeur wijst daartoe een juridisch aanspreekpunt aan.

3. Sectoroverstijgende juridische kwaliteitszorg vindt plaats onder de regie van de afdeling concernstaf.

1. De gemeentesecretaris en de directeuren vormen gezamenlijk het directieteam.

2. De gemeentesecretaris is voorzitter van het directieteam.

3. De voorzitter van het directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast.

4. De concerncontroller is adviseur van het directieteam en neemt op eigen verzoek of op verzoek van het directieteam deel aan de vergadering van het directieteam.

5. Ieder lid van het directieteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.

6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het directieteam deel te nemen.

7. Het directieteam neemt, gehoord de meningsvorming binnen het directieteam, gezamenlijk de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming van het directieteam. De gemeentesecretaris heeft – indien de stemmen staken - de beslissende stem.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2. Het organisatiebesluit gemeente Weert, in werking getreden op 1 februari 2008, wordt ingetrokken met ingang van de dag van inwerkingtreding van het nieuwe organisatiebesluit.

3. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit gemeente Weert 2013’.